購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！

購買管理システムとは、原材料・部品などの「直接材」や工具・器具・消耗品・事務用品・補修用品などの「間接材」の発注から支払いまでの購買に関する一連の業務を電子化し、購買業務フローの効率化や購買管理の最適化を図るシステムのことです。

企業が生産活動を行う際には、商品を作ったり、企業活動を運営したりするために必要な資材を購入する必要があります。このような購買のフローが煩雑化していると、無駄なコストが増えるほか、業務上のミスやコンプライアンス問題など、リスクがつきまといます。

購買管理システムを導入することによって、企業内で行われているあらゆる資材の購買状況をリアルタイムで可視化して把握することができるようになります。それにより、コストカットや業務負担の軽減などを実現できることが、購買管理システムの大きな魅力です。

購買管理システムの必要性

購買管理をアナログな管理方法で運用し続けてしまうと、以下のようなさまざまな問題が発生します。

• 購買や請求書の処理に工数がかかり、現場の発注担当者のコア業務の時間を圧迫してしまう
• 購買管理の担当者ごとに業務が属人化されてしまい、個人のスキルや経験によって成果にばらつきが出てしまう
• 購買管理の履歴が共有されていないために、購買実績の見える化ができていない
• 購買管理の業務が可視化されていないため、担当者の適切な業務評価を行うことが難しい
• 購買管理のデータが一元化されていないため、調達した資材のコスト管理が煩雑になり、無駄なコストがかかっていても発見しにくい
• 非効率なアナログ業務に担当者が追われてしまい、本来行うべき新規サプライヤーの開拓やコスト改善の取り組みに手が回らない

購買管理システムを活用することで、相見積もりやサプライヤーへの発注業務などを効率化でき、調達・購買に携わる担当者のパフォーマンスを底上げすることが可能となります。

購買調達DXの詳細については、以下の記事をご覧ください。
「購買調達のDX化を実現するには？日本企業における購買調達DXの現状をもとに解説」

そもそも購買とは

そもそも購買とはどのようなものなのでしょうか。企業がビジネスを継続するためには、何らかの形で資材を購入する必要があります。

たとえば、製造業であれば製品を組み立てるための原材料や資材が必要です。製造業以外の業界でも、オフィス用品や什器などを購入することがあるでしょう。このように、企業活動全般に必要な物品を購入する業務を一般的に「購買」と呼びます。

購買について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
「購買とは？購買と調達の違い・具体的な業務内容も併せて紹介！」

企業における購買方法の種類

ここでは、企業における購買方法についていくつか代表的なものを紹介します。

分散購買

分散購買は、組織内で異なる部門や拠点が独自に商品やサービスを調達する購買方法です。分散購買では、各部門は責任を持って購買を行うことから、各部門が独自に取引先の開拓や取引条件の設定を行うことが特徴です。製造業においては、工場ごとに生産している製品が異なる場合、分散購買の方式を取るケースがあります。

分散購買では柔軟性のある調達が可能ですが、購買業務が各部門で個別最適化しがちです。そのため、組織全体で見た場合、業務の効率性が損なわれる可能性があることに注意しましょう。

集中購買

集中購買は、商品やサービスを一つの拠点や部門に集約した形で調達する方法です。集中購買では、取引先との交渉や契約が一つの拠点に集約され、購買業務全体の効率化を図れます。また、組織全体で一貫性のある購買管理が可能になることもメリットです。

一方で、一つの拠点ですべての購買業務に対応することから、購買対象の物品や関係する取引先が多い場合は、それに比例して業務量も多くなることに注意が必要です。

集中購買の詳しい内容については、以下の記事をご参照ください。
「集中購買のシステム化で購買のコストダウンを実現！集中購買の概要や分散購買との違いも紹介」

共同購買

共同購買は、複数の組織が共同で物品やサービスを購入する方法です。共同購買を行うことで、ボリュームディスカウントによる割引や大口顧客のような待遇といった恩恵を享受できます。

共同購買を検討する際には、まず信頼のおける個人や企業との連携を図ることが重要です。さらに、丁寧にコミュニケーションをとりながら必要な物品の仕様、取引条件などについて合意形成を行う必要があります。

共同購買の詳しい内容については、以下の記事をご参照ください。
「共同購買とは？共同購買はハードルが高い購買方法とされる4つの理由」

購買管理システムの市場は、さまざまなベンダーによって提供されています。特に以下の各ベンダーは、特性や機能、ユーザビリティ、価格、サポート体制などにより異なるシェアを持っています。

• SAP（エスエーピー）
• Oracle（オラクル）
• Coupa（クーパ）
• GEP（ジーイーピー）
• SAP Ariba（エスエーピーアリバ）
• Zycus（ザイカス）
• Tradeshift（トレードシフト）

それぞれのシステムは一長一短であるため、使用を検討するにあたってはそれぞれの機能や特性、価格、サポート体制などを比較検討することが求められます。

ここでは、購買管理システムのサービスの内容を分ける3つの要素を紹介します。

購買管理システムで取り扱う資材による種類

購買管理システムで取り扱う資材の種類によって、システムの仕様も変わってきます。

資材によるシステムの種類は主に3種類あり、直接材を扱うシステム、間接材を扱うシステム、直接材・間接材いずれも取り扱うハイブリッド型の3つです。

直接材（直接資材）とは、商品生産に投入する必要がある資材のことを指します。具体的な種類としては、原材料・部品・素材などが挙げられます。また、商品生産以外に必要になる資材のことを指す間接材（副資材）の種類は、消耗品・燃料・工具・器具・各種備品などが当たります。

直接材を取り扱う場合は、定期的にまとまった数の資材を仕入れるためのシステムが必要です。間接材は都度発注を行うものが多いため、需要が生まれた際に効率的に発注を行えるシステムが必要となります。なお、直接材と間接材の両方をシステム上で取り扱いたい場合は、ハイブリッド型のシステムがよいでしょう。

購買管理システムの連携先による種類

購買管理システムの連携先については、何を重要視するかによってシステムの仕様が異なります。主に既存の取引先との取引に特化したシステム、カタログ販売に特化したシステム、どちらの機能も備えたハイブリッド型のシステムの3つの種類に分かれます。

既存の取引先との取引に特化したシステムの場合、取引先との交渉フローをスムーズに行える機能が実装されています。その他、取引先の選定に役立つデータを蓄積して一覧化できる機能なども備えています。

カタログ販売に特化したシステムについては、基本的に「パンチアウト連携」と呼ばれる、外部のECサイトと連携し、その情報を元に発注や申請を行える仕様となっています、パンチアウト連携では、連携している各サプライヤーへの発注商品を購買管理システム内で一元管理できるため、購入商品をまとめて管理することが可能です。

既存の取引先との取引に特化したシステムとカタログ販売に特化したシステムの良いところ取りをしたい場合には、ハイブリッド型の購買管理システムの導入を検討するとよいでしょう。

購買管理システムのデータ管理や構築方法による種類

購買管理システムの種類は、データ管理や構築方法によっても変わってきます。具体的には、すでに稼働しているクラウドサービスを活用してデータ管理を行うSaaS型システムと、自社内のインフラを活用してシステム構築を行うオンプレミス型システムの2種類が挙げられます。

クラウド（SaaS）型

クラウド型の代表として、SaaS（Software as a Service）と呼ばれる購買管理システムの提供形態があります。SaaSとは、ベンダーが提供するシステムのリソースをインターネットのクラウドを通じて利用できるソフトウェアのことです。

導入・運用のコストは、物理サーバーを導入する初期費用がかからず、サーバーを設置するためのスペースを確保する必要もないため、初期費用ゼロ・月額課金のみやすべて無料での提供により、安価に運用できるという特徴があります。

セキュリティ面では、購買管理システムを提供するベンダー側で対策が行われるため、利用する企業は特にセキュリティ対策を意識せずとも問題ありません。

ただし、クラウド型のシステムはログインパスワードがあれば第三者でも侵入できてしまうため、社内のパスワード管理を怠った場合は、不正アクセスの被害を受ける恐れがあるため注意が必要です。

必要な運用設計のための情報がそろっていれば、導入期間は数日～2ヶ月程度と短いこともクラウド型サービスの特徴です。このように、クラウド型のサービスは導入までの障壁が低いため、申込み後にすぐ利用できます。

一方で、クラウド型サービスはカスタマイズ性に優れないことに注意が必要です。また、場合によってはベンダー側で大規模障害が発生した場合などにシステムの利用ができなくなるリスクがあることにも留意する必要があるでしょう。

オンプレミス型

オンプレミス型の購買管理システムは、自社内に独自サーバーを設置してシステム構築・管理・運用を行うことが特徴です。

オンプレミス型ではハードウェアを導入する必要があることから、初期費用には200万円前後かかるケースが一般的です。運用についてはソフトウェアのライセンスを購入する必要があるほか、PC・サーバー設置スペースの確保・保守エンジニアの確保なども検討しなければなりません。

セキュリティ面は自社の独自ネットワークで管理を行うことから、ネットを通じた情報漏洩のリスクは低いです。その分、サーバーの温度調節・災害の対策・セキュリティソフトの更新といった安全管理は自社内で完結させる必要があるため、メンテナンスは必須となります。

導入期間はシステム構築や各種設備の準備が必要となるため、数ヶ月程度の期間を考えておく必要があるといえるでしょう。

一方で、クラウド型システムに比べてオンプレミス型システムは、カスタマイズの自由度が高いことが特徴です。オンプレミス型では、自社で必要とする要件を満たす購買管理システムを構築できるという利点があります。

障害対応については、本番機から予備機に切り替えるシステム仕様を構築する、サーバーの障害対応に業績があるベンダーに別途アウトソーシングを依頼するといった、対策を立てておく必要があることに留意しましょう。

購買管理システムが持つ機能は、用途や企業の規模、開発元の企業によってさまざまです。ここでは、購買管理システムが備えておくべき主要な機能について解説します。

【購買管理システムの主な機能】

ここでは、購買管理システムを導入することによって期待できる4つのメリットについて見ていきましょう。

1.業務フローの可視化による管理業務の効率化

手作業や紙を主体とするようなアナログな進め方で購買業務を行っている場合、業務全体の様子が外から見えづらくなっている場合があります。このような業務フローが可視化されていないケースでは、業務そのものが複雑になる、業務が属人化するなどの弊害が見られるでしょう。

購買管理システムを導入することによって、システム上で業務の状況が見えるようになるため、誰が何をやっているかをリアルタイムで把握することが可能です。さらに、業務がオンラインで完結することで業務フローの簡素化にもつながるでしょう。

なお、購買業務における業務フローを確認したい場合は、以下をご覧ください。
「購買管理の業務フローの基本｜効果的な業務フローの作成方法や購買管理システムの導入についても解説」

また、購買業務を効率化したい場合は、以下で詳しく解説しています。
「購買業務を効率化する方法とは？購買調達を改善する上で考えられる企業課題も紹介！」

2.ガバナンスの強化（不正利用の防止）

購買管理システムの導入により購買業務のフローが可視化されると、購買システムの不正利用防止といったガバナンス強化の観点でもメリットがあります。

従来の紙や人手を介した業務フローでは外部からカネやモノの流れが把握しづらく、ブラックボックス化しがちです。業務の中身が外から見えづらい場合、私的な物品の購買などの不正行為が起こりやすくなる可能性があります。購買業務におけるよくある不正については、以下の記事をご覧ください。
「購買業務に関する不正事例｜従業員に購買調達に係るコンプライアンスの徹底を！」

従業員が不正行為を行わないようにするためには、適切に教育することもちろん、不正が起こらないよう内部統制を実施したり、購買管理システムを導入したりすることが大切です。購買管理システムによって購買業務が可視化されていれば、そもそも不正行為に手を染める動機が起こりにくくなり、組織全体のガバナンス強化につながるでしょう。

購買業務における内部統制については、以下の記事で詳しく解説しています。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」

3.ペーパーレス化を推進できる

購買管理システムによって、見積もりや発注などのさまざまな業務をインターネット上のやりとりで完結できるようになります。

たとえば、請求書などをPDFファイルのまま仕入れ先の業者に送付できるなど、これまでは紙ベースで行っていた業務をペーパーレス化することが可能です。これにより、業務効率化を実現するとともに、紙資源の節約によるコスト削減につながります。

4.ヒューマンエラーを防止できる

購買管理を手作業で行う場合、エクセルでデータ入力を行うことが多くなります。仕入れ金額や購入金額などは、たとえ一桁でも入力が間違っていると正しいデータになりません。また、間違いが発生したとしても、どの過程でヒューマンエラーが発生したのかを特定するのは困難でしょう。

その点、購買管理システムを導入すればアナログの作業によるヒューマンエラーを防止できることはもちろん、データの整合性を取りやすくなり、エクセル作業にかかる多大な工数を削減できます。

購買管理システムの導入によってメリットが期待できる一方で、注意すべきデメリットもあります。

1.導入及び運用にまとまった費用がかかる場合がある

購買管理システムの導入には、まとまった初期費用がかかる場合があります。たとえば、オンプレミス型システムを選択した場合は、専用のハードウェアやソフトウェアの費用を初期コストとして見込む必要があります。

そのため、システム導入にかけられる予算をはじめ、自社が購買管理システムに求めるニーズやシステム導入により達成したい目標などを吟味した上でシステムを導入することが重要です。

購買業務における目標の設定方法がわからない方は、以下の記事をご覧ください。
「購買業務の目標設定についてどう考える？購買部を管理している管理職・役職の人に向けて徹底解説」

2.操作方法を覚える必要がある

購買管理システムはアナログな業務進行に慣れている担当者からすると、操作方法を覚える必要が出てくることから現場から懸念の声が上がる可能性があります。

そのため、購買管理システムの導入を行う際には各部門の担当者に利便性などを伝え、操作方法を伝える講習会を実施するといった、早期に社内でシステム利用ができる体制と意識を作ることが重要です。

3.仕入れ先に協力してもらう必要がある

購買管理システムを導入する場合には、既存の仕入れ先にも協力してもらう必要があります。たとえば、すでに利用しているシステムがある場合、購買管理システムとの連携を行う必要があるでしょう。そのため、事前に仕入れ先の業者と打ち合わせを行い認識合わせしておかないと、購買管理システムの導入に手間取る可能性があります。

4.導入までにある程度の時間がかかる場合がある

購買管理システムを選ぶ際にクラウド型システムを選択すれば、自社向けに設定を完了した後、数日～2ヶ月程度で利用を開始できます。一方で、オンプレミス型システムを選択する場合は、導入までにある程度の時間がかかることに注意が必要です。

サーバーの設置や開発構築の時間、各部門への落とし込みを考慮すると数ヶ月かかるケースもあるため、早めに購買管理システムを活用したい場合はクラウド型システムの検討をおすすめします。

購買管理システムを選定する際、具体的にはどのような点を考慮すればよいのでしょうか。選定時のポイントとしては、主に以下の通りです。

その中でも業界を問わず重要なのは、「課題解決につながるか」というポイントです。購買業務における課題は、業界や業種、企業によってさまざまです。抱えている課題によって購買管理システムに求められる役割も異なるため、それぞれの現場が持つ課題の解決に直結した購買管理システムを選定することが重要です。

また、購買管理システムを導入したい現場の特性を考慮することも重要といえます。たとえば、製造業の現場では購入する物品や取引先が多岐にわたることから、購買データの可視化や一元化が解決すべき課題となるでしょう。

製造業における購買管理システムの選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
「【製造業向け】購買管理システムの選定方法｜製造業における購買業務の特性をもとに解説」

購買管理システムの選定する際の選び方や基準について解説したホワイトペーパーをご用意しております。
購買管理システムとは何か、また、導入すべき企業や導入メリットについてもご紹介しております。
以下より無料でダウンロードいただけます。
「購買管理システム選定ガイド」

購買管理システムを導入する際の流れは、以下の通りです。

【購買管理システムを導入する流れ】

購買管理システムを運用する際の流れは、基本的に以下の通りです。

【購買管理システムを運用する際の流れ】

「購買管理プラットフォーム」は、購買業務の一元化を図ることで業務全体の効率化を実現できる購買管理システムです。商材や取引先によって発注の手順を変えることなく、ワンストップでの購買を実現できます。

「購買管理プラットフォーム」は、購買業務の効率化に資する多彩な機能や特徴を備えています。特に提携先のサプライヤーから特別価格で購入できる仕組みや各請求書をとりまとめて一括請求できるサービスは、コスト削減と業務効率化の両面で効果を発揮するでしょう。

また、「購買管理プラットフォーム」は製造業を中心に数多く企業が導入した実績があるため、安心して導入できることもうれしいポイントです。

ビズネットの購買管理プラットフォームの特徴

「購買管理プラットフォーム」は、購買業務を効率化するためのさまざまな仕組みが備わっています。その中でも、特筆すべき機能の一つが「請求書の一元化」です。製造業など多くのサプライヤーと取引を行うケースでは、取引先から届く大量の請求書が現場の負担となることがあります。

しかし、「購買管理プラットフォーム」では、運営元であるビズネットが取りまとめて請求するため、一元化され購買部門の負担が軽減されるでしょう。

さらに、導入後のサポートが充実していることも魅力です。具体的には、ユーザー向け説明会や改善提案が提供されるため、現場のユーザーは安心してシステムを導入できるでしょう。また、すでに稼働している購買や会計システムとの円滑な連携も可能であるため、既存の慣れた仕組みを残しつつ、よりスムーズな購買活動が可能です。

購買管理プラットフォームの導入事例

ここでは、「購買管理プラットフォーム」の導入事例について代表的なものをいくつか紹介します。

導入事例➀：小田急電鉄株式会社様

大手私鉄の小田急電鉄様では、物品の購入を要求する部門が既存の基幹システムを介さずにECサイトからの購買を行っていたために、購買業務全体の可視化ができていないことが課題でした。

そこで、組織全体でワンストップでの購買活動が可能なシステムを探していたところ、ニーズに合致したのが「購買管理プラットフォーム」です。導入後は購入から納品までをシステム上で完結でき、課題となっていた購買業務全体の可視化も実現しました。

また、1件あたりの発注にかかる時間も従来の3分の1以下になるなど、業務効率化の面でも大きな効果を発揮しています。

導入事例②：株式会社大林組様

大手ゼネコンである大林組様では、間接材の購買業務における取引先と発注方法が多岐にわたることから、購買業務が複雑化し人件費の増加につながっていました。

この状況を解消するために「購買管理プラットフォーム」を採用し、間接材購買の一元管理と簡素化を実現しました。また、業務フローの一元化のみならず、購買した物品の管理や社内配送についても組織全体での一元化に成功しています。

そのため大林組様では、「購買管理プラットフォーム」の導入によって年間で約9,000万円のコスト削減を実現しました。

今回、購買管理システムの概要やメリット・デメリットなどについて詳しく解説しました。自社のニーズに合致した購買管理システムを採用することで、不必要なコストや作業時間を削減できるだけでなく、より効率的な資材供給も可能となります

購買管理をアナログからデジタルへ移行を希望する企業の担当者や経営者の方は、ビズネットが提供する「購買管理プラットフォーム」の導入がおすすめです。

購買管理プラットフォームの優れた特性や機能、サポート体制を活用することで、購買プロセスの効率化やコスト削減に寄与し、最終的には企業全体の利益につながるでしょう。「購買管理プラットフォーム」の導入をこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。