近年の人手不足や業務の多様化により、できるだけ購買業務におけるコストや手間を削減したいと考えている管理職や経営者の方も多いでしょう。そこで、コスト削減につながる方法として「共同購買」の活用を検討している方もいるはずです。
しかし、自社に共同購買を取り入れることはハードルが高いとされています。
この記事では、共同購買の概要を解説した上で、ハードルが高いとされる理由や実現できた場合の利点について解説します。ぜひ参考にしてください。
共同購買は、複数の企業や組織が協力して製品やサービスを一括購入することで、コスト削減を目指す購買方法です。共同購買を活用することで、大量購入による割引や交渉力の強化につながりやすく、購買コストを下げられます。理由としては、購買先にとっても大量受注が保証されるため、価格を下げるインセンティブが働くためです。
共同購買はさまざまな業界で利用されており、共同で仕入れることで個々の組織では達成できない価格での購入が可能になります。
アメリカの医療業界では、共同購買を積極的に利用する取り組みが進んでいます。GPO（Group Purchasing Organization＝共同購買組織）という組織を通して、医療機関が共同購買を行う仕組みが発展していることが特徴です。
GPOとは、アメリカで長い歴史がある共同購買手法で、現在では大小合わせて約600社のGPOが存在し、アメリカの病院の90％以上がGPOによる共同購買を活用しています。具体的には医薬品や医療機器、消耗品などを共同購買することでコスト削減を実現しています。
GPOはアメリカでは普及している一方で、日本では普及が進んでいません。しかし、日本ではDPC包括支払制度や包括払い（DRG）などの制度の利用が進んでおり、医療費の一定化や管理の円滑化を目指しています。今後は、日本でもコスト削減のための共同購買やGPOの展開が期待されています。
共同購買事業は、企業や団体に所属している会員や組合員が必要とする商品や材料をまとめて購入し、分配する事業のことです。個人で仕入れる場合と比較して、大量購入による価格交渉や取引条件の交渉がしやすくなります。
また、購買プロセスの効率化や価格交渉を代行してくれるため、小規模な企業でも大企業と同等の購買条件で商品を購入できる可能性が高まります。共同購買事業を提供する代表的な例としては、建築業界の資材や液体燃料、飲料業界での原料が一般的です。
コスト削減や効率化などメリットが多い共同購買ですが、ハードルが高い購買方法とされています。主な理由は以下の通りです。
ここでは、それぞれを詳しく見ていきましょう。
共同購買では、複数の組織が同時に意思決定を行う必要があるため、自社が欲しいタイミングで購買を実行するのが難しいです。各組織によって購買プロセスや承認フロー、在庫状況が異なることから、一括して購入するタイミングを合わせることが困難でしょう。
たとえば、飲料メーカーが原料を共同購買する場合、原料の消費量や製造を開始する時期が異なるため、購入のタイミングを合わせるハードルは高いです。
共同購買を行う際、小規模な企業と大企業を比べると予算や購入量が異なるため、企業によってコスト削減や交渉力などの恩恵が均等に受けられにくいです。
たとえば、共同購買にて部品を1,000個購入する大企業と10個購入する小規模事業者では、コスト削減の恩恵は相対的に小規模事業者の方が受けやすくなります。購買力がある企業にとっては、共同購買の特性上、単独で購買するよりも安価で購買できる可能性が低いといえるでしょう。
また、購買力がある企業は、共同するほかの企業と比べて積極的なコミュニケーションや段取りが求められがちです。コスト削減における恩恵の少なさやコミュニケーションの手間、自社の購買力を鑑みると、購買力がある企業が共同購買を利用する必要性はあまりないでしょう。
企業規模によるコスト負担の不均等さをなくすためには、大企業の参加メリットを模索する必要があります。
共同購買には多数の企業間での調整が必要となるため、やり取りや段取りが手間となる場合があります。企業ごとに購買プロセスや資材が必要なタイミング、支払い条件などの調整が必要となり、担当者の業務量が増大するでしょう。
また、コミュニケーションの手段としてメールや電話を使っている場合は属人化に陥りやすく、担当者にしか業務内容や進捗がわからなくなるというリスクも考えられます。
このように、共同購買では購買を実施するまでの調整や担当者ごとのやり取りが負担になる可能性があるでしょう。
共同購買によるコスト削減効果は参加している組織の規模や状況によって異なるため、継続性を欠くとも考えられます。購買コストの削減は、組織にとって経営を最適化するために長期間持続的に行う必要があるでしょう。
共同購買では参加組織の規模や状況が上手く合致した場合、大きなコスト削減効果が見込めるものの、一時的なものです。継続性や再現性に乏しいため、購買管理システムの導入によって適正価格の仕入れを効率化したり、他の購買方法と併用したりする必要があります。
また、共同購買のハードルを下げるためには、参加する企業が継続的に恩恵を受けられる仕組みづくりが必要です。
前項では共同購買を活用するハードルの高さを解説しましたが、共同購買の実現で得られる以下のような利点は無視できません。
それぞれ詳しく解説していきます。
共同購買による大きな利点は、自社のみで購入する場合と比較して購買コストを抑えられることです。一般的にサプライヤーは大量で安定的な販売を望んでいるため、共同購買で大量に販売できる場合は割引や条件の優遇などを積極的に検討する傾向にあります。
また、サプライヤーは大量販売に加えて、共同購買に参加しているさまざまな企業と接点を持てるという利点があります。そのため、大幅な値下げを要求しても、取引に応じてくれる場合もあるでしょう。
さらに、協力企業が持つ購買プロセスや工程を簡略化できるシステムを利用して、さらなるコスト削減に期待できる場合もあります。
共同購買を活用することで、サプライヤーの選定から発注、支払いまでのプロセスを参加企業と統合でき、取引に必要な事務作業の工数を削減できます。複数の注文を一つの方法にまとめることで、発注書作成や発送手配、支払い処理の回数が減少し、事務作業の負担を軽減できるでしょう。
ただし、参加している企業とのコミュニケーションや段取りは単独購買よりも多くなる傾向にあるため、事務作業の工数は削減できるものの、業務量はさほど変わらないケースが多いでしょう。業務効率化を目的に共同購買を活用することは、あまりおすすめできません。
共同購買を利用することで、参加企業の購買基準や購買サイクルを知れる可能性があります。共同購買では他社の購買情報を共有する場合があり、そのときに他社の発注量や購買サイクル、価格交渉の方法などの情報を得られるためです。ただし、自社の情報や購買状況も他社に知られることは理解しておく必要があるでしょう。
また、共同購買は企業間や担当者間の交流のきっかけとなり、信頼関係の構築につながる場合があります。
共同購買をこれから始める企業やすでに採用している企業は、購買管理システムの導入によるさらなるコスト削減をおすすめします。共同購買だけでは長期的なコスト削減効果は見込めないため、購買管理システムを利用した継続性・再現性のあるコスト削減が有効です。
購買する品目や自社の購買状況、子会社・他社の購買データを分析した上で、購買管理システムと共同購買どちらがよいのか見極めながら使い分けるとよいでしょう。
ビズネットでは、業務効率化や適正価格の仕入れなどを促進する「購買管理プラットフォーム」を提供しています。購買プロセスを標準化して、継続的なコスト削減を図れるシステムです。
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また、購買管理プラットフォームの導入によって注文から支払いまでのプロセスややり取りの業務コストも削減できるため、購買業務に必要な手間と時間も削減することができます。
共同購買は複数の企業が協力してまとめて購買することで、コスト削減を実現できる方法です。しかし実際には、企業規模によるコスト負担の差や複数企業とのコミュニケーションの手間、継続性の欠如などの課題があります。
それでも購買コストや手間の削減を目指したい企業はビズネットが提供する「購買管理プラットフォーム」を導入し、これらの課題を解決することが可能です。共同購買の効率化を目指す企業は、ビズネットまでお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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