集中購買は、主に複数の拠点を有する企業が採用している購買方法です。大量発注により値引き交渉が優位に働きやすいため、分散購買に比べて購買コストの削減効果が期待できます。
とはいえ、購買を担当する部署に業務が集中するため、業務効率化を推進しないと業務コストの増大や従業員の負担につながりやすいです。そのため、集中購買を採用している企業は、購買業務のシステム化を検討する必要があるでしょう。
今回は、集中購買の概要やメリット・デメリットを解説した上で、集中購買をシステム化する「購買管理システム」について紹介します。自社に合った購買管理システムの選び方についても詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
ここでは、集中購買の概要や分散購買との違いについて詳しく解説します。
そもそも購買とは、自社の生産や業務において必要となる商品・サービスを仕入れる工程のことを指します。購買の方法はさまざまあり、「集中購買」も購買方法の一種です。
集中購買とは、社内の一箇所の窓口で集中的に資材を調達する方法で、複数の拠点を有する企業が主に採用しています。「中央購買」と呼ばれる場合もあります。
企業の購買方法には、集中購買に対極する「分散購買」と呼ばれる方法があります。両者の違いは「発注する窓口の数」です。前述のとおり、集中購買は全事業所の直接材・間接材（副資材）などを、一つの窓口に集約して一括で購買する方法を指します。
一方、分散購買は各々の事業所や部署単位で発注窓口を持ち、異なる取引先からそれぞれの必要なタイミングで購買する方法のことです。
一般的に、高額資材や全事業所で使用される汎用資材、輸入資材などをメインで購買する場合は集中購買が向いており、低額資材や発注量が少ない特殊資材、定価で仕入れても影響の少ない資材などを購買する場合は分散購買が向いてます。
集中購買のメリットとデメリットは、それぞれ以下が挙げられます。
集中購買のメリットとデメリットについて、以下の項目で詳しく確認しましょう。
集中購買のメリットは、以下の2つです。
集中購買では、全事業所で使う共通の資材などを、取引先を絞り込んだ状態で一括購入するため、値引きや取引条件を有利に進められるというメリットがあります。
また、一元管理によって購買業務の見える化や内部統制、業務改善などを図りやすいため、購買業務の標準化・効率化の実現が可能です。購買データにもとづいた分析も行いやすいため、効率的な発注や円滑な価格交渉により購買にかかるコスト削減も狙えます。
また、サプライヤーにとっても集中購買は窓口が一本化されるため、人的ミスの削減や大量発注による大口取引の確保、顧客離反の予防といったメリットもあります。
集中購買のデメリットは、以下の2つです。
集中購買では購買を一本化するため、分散購買と比べると発注から納品までにやや時間がかかる傾向です。
分散購買の場合は各拠点で判断して資材を仕入れることが可能ですが、集中購買の場合は各拠点から購買依頼書を受け取った上で発注を行う必要があります。購買に至るまでの工数が分散購買に比べて多いため、納入までに時間がかかるのです。
加えて、購買先であるサプライヤーと届け先の拠点との距離が離れている場合は、運搬にも時間がかかるでしょう。
また、各事業所の発注を集約して管理していることから、緊急で資材が欲しい場合や納入された資材が誤っていた場合などに、柔軟性のある対応ができないデメリットもあります。
集中購買を効率化するには、資材の一括購入と購買データの一元管理ができるシステムの導入が重要なポイントになります。その課題を解決できるのが「購買管理システム」です。
購買管理システムとは、サプライヤーの選定や見積もり、注文伝票・仕入伝票の作成など、購買にまつわる一連の業務を一元管理できるシステムを指します。購買管理システムを導入すれば、発注業務にかかる業務コストの削減や、適正価格での仕入れによる購買コストの削減、購買実績の管理などをスムーズに行えるメリットがあります。
特に大企業の場合、間接材は多品種で小ロットが多いため、全貌を把握することが難しく、各事業部・工場などで購入した実績を可視化できていないケースが多い傾向です。また大企業なら間接材の費用だけでも、年間数千万円～数億円払っている場合もあります。
ビズネットが提供する「購買管理プラットフォーム」なら、購入した資材をスムーズに確認できるため、各部署で購入している製品を把握し、集中購買すべき製品を見つけやすくなるでしょう。
一口に購買管理システムといっても、自社で採用している購買プロセスや事業規模などによって選ぶべきシステムは変わってきます。自社に適した購買管理システムの選び方のポイントとしては、以下5つが挙げられます。
上記のとおり、自社における購買プロセスや既存システム、サポートの充実度などと照らし合わせた上で、ベストな購買管理システムを選ぶ必要があります。詳しい選び方について、以下で確認しましょう。
購買管理システムを導入する際は、自社で採用している購買プロセスに適合したシステムであることが最も重要です。たとえば、製造業で資材を購入する場合、注文先と長期的な契約を結んで定期的に発注するケースと、見積もりを都度取って発注するケースがあります。
それに応じて購買管理システムの中には定期購買に特化したシステム、もしくは見積もり依頼後の発注に特化したシステムがあるため、自社で採用している購買プロセスと照合した上で最適なシステムを選ぶことが大切です。
また、すでに集中購買を取り入れているのであれば、購買部門の負担を減らし、仕入値の交渉・改定を行うソーシング業務に注力できるような購買管理システムがよいでしょう。
在庫管理システムや経費精算システムといった既存システムと連携が可能な購買管理システムなら、システム導入のハードルを下げた状態で、さらに業務を効率化できます。
特に経費精算システムとの連携が可能であれば、購買業務はもちろん、請求・支払いの後工程も一元管理できるため、業務コストの削減効果が見込めるでしょう。
ただし、連携できるシステムは、購買管理システムのサービスを提供している企業によって異なります。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」の場合は、HUE PurchaseやSAPARIBA、ORACLEのERP、さらに自社開発基幹システムなどとの連携が可能です。
※ビズネットでは連携できるシステムを順次増やしておりますのでご相談ください。
自社に合った購買管理システムを選ぶにあたり、自社で調達する資材を網羅できるシステムを選定することが大切です。理由としては、購買管理システムには「間接材購買に特化したシステム」や「直接材購買に特化したシステム」があるためです。たとえば、間接材購買のみに購買管理システムを利用したい場合は、前者の購買管理システムを導入しなければなりません。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」では、EC未対応の既存取引先企業の商品もカタログ化できるため、自社に必要な資材を直接材と間接材ともにシステム一つで購買できます。
また、各専門分野のサプライヤーと事前に取り決めたディスカウント特別価格で、最大5,000万アイテムを全社購入できる仕組みを採用しているため、自社の購買コストを削減する一助にもなり得るでしょう。
購買管理システムを選ぶ上で、サポート体制が充実しているかという点も重要なポイントです。具体的には、システム導入時の立ち上げ支援や、運用時における不明点の問い合わせ対応などが挙げられます。
サポート体制が整っていないと、システムの使用方法がわからない場合や不具合が発生した場合に、購買業務が滞ってしまい、後工程へ大きく影響することも少なくありません。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」の場合は、オンボーディング担当者による導入支援はもちろん、運用時のコールセンターによる支援、社員様向けの説明会や改善提案などを実施しています。購買管理システムの導入から運用まで、一気通貫でサポートが可能です。
購買管理システムの導入実績が豊富であることも、自社に見合ったシステムを選ぶために重要です。導入実績が豊富であるほど安心感につながり、自社のニーズに合致したシステムを導入しやすくなるでしょう。
また、導入実績を確認する際は、自社の規模や業種、購買プロセスが似ている事例を確認することをおすすめします、導入後の効果や改善点をより具体的にイメージしやすくなるほか、対象サービスに自社に似た企業に購買管理システムを導入した経験があることを意味するため、より信頼できます。
集中購買のシステム化を図りたい企業におすすめなのが、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」です。このサービスは、これまで14,000社以上の大企業・中堅企業様に採用されています。
購買管理プラットフォームでは、調達購買の見える化や企業ルールに則った管理機能の設定が可能であるほか、連携サプライヤーの商品を横断的に検索できるため、集中購買の業務効率化に役立てられます。物品選定や請求書処理などの購買プロセスを一元管理し、購買に要する時間を短縮できることも魅力です。
導入事例として、東京電力パワーグリッド株式会社様では、購買業務におけるFAX・電話による発注や、検収・支払い処理の自社システムへの手入力など、非効率な業務に対する課題を抱えていました。
しかし、購買管理プラットフォームを導入したことで、FAX・電話での発注を購買システムが代替できたほか、検収・支払情報に関するシステムへの手入力による作業負担を減らすことに成功しています。これにより、購買業務にかかる時間を3分の1にまで短縮できました。
発注窓口を一本化できる集中購買をシステム化すれば、業務の標準化・効率化を図れ、コスト削減につなげられるメリットがあります。ただし、購買管理システムを導入するには既存システムとの連携性や、サポートの充実度を確認することが大切です。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、ORACLEをはじめとしたERPや自社開発基幹システムと連携できる上、導入・運用に際してワンストップでのサポートが可能です。購買プロセスを一元化し、集中購買の業務効率を向上させたいという購買担当者は、ぜひ「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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