企業は業態・業種関係なく、購買業務に対して多くのリソースを割く必要があります。特に購買対象の部品や資材が多岐にわたる製造業においては購買業務の重要性が高いため、業務が煩雑化されやすく、コストもかかりやすいです。
そのため、製造業を営む企業の中には、購買業務の効率化やコスト削減を実現するために購買管理システムの導入を考えている企業もいるでしょう
今回は、製造業を営む企業に向けて、製造業ならではの購買業務の特性を解説した上で、購買管理システムの選定ポイントを紹介します。
また、購買管理システムの概要や基本的な選び方も解説しますので、製造業を営む企業の購買担当者はぜひ参考にしてください。
購買管理システムとは、直接材や間接材など企業に必要な資材を購買する際に、購入価格・納期・品質を適切に管理し、購買業務全体の効率化を実現するシステムです。特に購買する部品や資材が多岐にわたる製造業においては、導入が不可欠といっても過言ではないシステムといえるでしょう。
購買管理システムを導入することで、的確なサプライヤーの選定や適正価格での購買、請求処理の一本化などが実現できるため、購買コストの削減が期待できます。加えて、属人化の防止や業務効率化につながり、企業の利益に大きく寄与するでしょう。
ただし、自社に最適な購買管理システムを導入できなければ、購買管理システムの恩恵を最大限に受けることはできません。そのため、さまざまなポイントを押さえた上で購買管理システムを選ぶ必要があります。
購買管理システムの選定は、主に以下のようなポイントに沿って行うのが一般的です。
購買管理システムには、扱える品目の多さや利用できる機能の豊富さが求められます。もし業務に必要な資材の一部を扱っていない場合、対象品目の購買業務は別で作業することになってしまい、全体的な業務効率を損なうでしょう。
ただし、取り扱い品目の豊富さだけで決めるのではなく、自社に必要な資材を網羅的に購買できるのかを確認することが大切です。
また、見積依頼や受発注といった購買業務における基本的な機能に加えて、横断検索や価格比較などコスト削減や業務効率化につながる機能を備えているかも選定ポイントになります。
購買管理システムを選定するにあたっては、会計システムや在庫管理システムといった自社の既存システムと連携できるかについても考慮する必要があります。
たとえば、請求処理を一本化できる購買管理システムと会計システムを連携することで、購買管理システム上の請求データにもとづいて、会計システム上に費目設定や仕訳作業が自動的に取り込むことができるようになります。既存システムと連携ができなければ、手作業による工程が発生するだけでなく、人的ミスも多くなり業務効率の妨げとなるでしょう。
また、既存システムにSAPなどの大手企業が開発したERPパッケージを導入している場合は、連携可能な購買管理システムの選択肢も多くなるでしょう、もし自社独自のシステムを採用している場合は、連携作業が行える技術を有した企業のサービスを選定することをおすすめします。
購買管理システムの選定では、自社が採用している購買業務プロセスとの相性も重要なポイントです。いくら魅力的な機能を備えた購買管理システムであっても、現行の購買プロセスに合わない場合は、システムの利点を最大限に活かせません。
現行業務との親和性が高い購買管理システムを選定することも、円滑に導入を進める上で重要なポイントになるでしょう。
製造業では、他の業界に比べて数多くの部品・資材を購買対象とするほか、多数の取引先が存在することから、他の業界にはない購買業務の特性があります。
製造業を主要なビジネスとする企業は国内外に多数の拠点を持っていることが多く、拠点ごとに独自の購買業務フローが存在することがあります。また、拠点ごとに製造する品目や仕入先が異なるため、購買プロセスが拠点ごとに確立されているケースもあるでしょう。
このような場合、購買部門は各拠点の業務プロセスを理解した上で異なった対応やコミュニケーションが求められ、業務全体が煩雑になりがちです。また、拠点が多いことによって全社的に業務フローを統一する、システムを導入するといった取り組みが現場の反発により遅々として進まないリスクもあるでしょう。
製造業においては、製造過程で必要になる部品や材料といった直接材はもちろん、試薬や燃料、設備品といった間接材も必要です。
また、直接材・間接材ともに多種多様であり、それに伴い仕入先の数も多くなります。そのため、他の業界、業種における購買業務よりも業務量が多くなりがちで、現場の負荷も大きいといえるでしょう。
また、仕入先ごとに発注の手順や取引方法が異なることから、業務プロセスが複雑化する傾向があります。複雑化した業務は発注漏れなどの人的ミスにもつながることから、現場の購買部門は少なからずプレッシャーになるでしょう。
製造業の購買業務では、社内外を問わずさまざまな関係者とのやり通りが発生します。そのため、一度定めた手順やプロセスを柔軟に変えることができず、結果的にスムーズな購買につながらないケースがあります。
特に長期にわたって取引のあるサプライヤーへの購買では、長年の慣習やすでに使われているシステムに加え、サプライヤーの理解も必要になることから、抜本的にプロセスを変えることは難しいでしょう。このような状況を業界用語で「かたい」と表現し、購買業務における課題となっているのです。
購買管理システムの選定においては、製造業独自の業務プロセスや特性も踏まえた上で検討することが重要です。先ほど紹介した購買管理システムの基本的な選定ポイントに加えて、以下のポイントも重視するとよいでしょう。
実際に購買管理システムを使用するのは、現場の購買・調達部門であるため、彼らにとってシステムの使い勝手がよいことが必須といえるでしょう。もし操作性が悪く、マニュアルも難解なシステムであれば、多くの学習コストがかかるほか、現場でのシステムに対する不満が高まり、導入のために期間やコストをかけたにもかかわらず業務に定着しない可能性があります。
システムの導入にあたっては、操作や入力に手間がかからないか、操作が直感的にわかりやすいかなど、現場視点で検討を進めることが重要です。
また、購買管理システムに限らず、導入前にシステムの使い勝手や操作性を判断することは難しいため、検討の段階でデモの実施を打診するとよいでしょう。
集中購買の方式を取り入れている企業では、購買部門の業務負荷が高まりやすい傾向にあります。特に製造業では購買対象となる品目が多岐にわたるため、その傾向が強いといえるでしょう。
集中購買を無理なく実現するためには、多種多様な品目や取引先の情報を可視化し、リアルタイムでの情報連携ができるなど数々の機能を備えている必要があります。また、購買業務全体がペーパーレスで完結することも一つのポイントになるでしょう。
一般的に購買管理システムは導入して終わりではなく、長期にわたって使い続けることが前提です。購買管理システムの稼働後はシステム面でのトラブル対応、操作方法に対する問合せ、バージョンアップ作業の実施などといったサポートが欠かせません。
たとえば、問合せを受けられるサポート体制があるか、導入時のオンボーディング支援があるか、新たな機能追加などの説明はあるか、担当営業が付くかなど、サポート体制の充実度が確認できるサービスを検討することが重要です。
特に製造業では、購買管理システムのトラブルは部品や資材の供給停止につながり、多大な損害に直結する可能性があります。サポート体制を十分に確認した上で、購買管理システムを選定しましょう。
購買業務には業務効率化のニーズが多くあるため、さまざまな購買管理システムがリリースされています。しかし、製造業の購買業務においては、業界の特性に適した購買管理システムの導入が求められるでしょう。
購買管理システムは、ビズネットが提供している「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。「購買管理プラットフォーム」は、BtoBビジネスにおける購買管理の一元化を支援するサービスで、商材や取引先ごとに業務フローを変えることなくワンストップでの購買を実現できます。
大同特殊鋼様や矢崎総業様、ホギメディカル様など製造業の導入実績も多くあり、製造業向けのサプライヤーも多くそろっております。また、先述の購買管理システムの選び方や選定ポイントを考慮すると、導入のメリットは大きいといえるでしょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」についての詳しい資料はこちらから無料でダウンロードできます。
ここでは、「購買管理プラットフォーム」の特徴と導入事例について解説します。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」には、製造業における購買業務の効率化につながる機能が多数あります。その一つが、「請求の一元化」です。集中購買を採用することがある製造業においては、取引先各社から届く請求書の処理も現場の負担を増やす原因となります。
「購買管理プラットフォーム」を経由した支払いは運営元のビズネットがとりまとめて請求するため、購買部門の負荷軽減につながるでしょう。
さらに、導入後のサポートが手厚いことも嬉しいポイントです。導入後も研修や改善提案を受けられるため、現場のユーザーも安心感を持って導入できるでしょう。
「購買管理プラットフォーム」は幅広い業界で導入されていますが、ここでは製造業であるニッスイ様の事例を紹介します。
ニッスイ様の購買業務では、約100か所に及ぶ事業所や工場などからFAXやメールで寄せられる発注依頼、拠点ごとの請求データ作成などにより重荷になっている状況が続いていました。そこでビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入し、拠点ごとの購買業務プロセスや支払い業務を統一しました。
これによって、発注や支払いにかかる時間が短縮されたことに加え、全社で購買プロセスが一元化され、人的ミス防止や統制強化につながったのです。「購買管理プラットフォーム」によって、購買業務の負荷軽減とコンプライアンス強化を実現した事例といえるでしょう。
製造業の購買管理業務は、多種多様な資材の購買や、多数の取引先・拠点とのやり取りなどがあることにより業務量が多く、複雑化されやすいです。
そのため、製造業を営む企業は、購買管理システムの導入が必要になるでしょう。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、業務プロセス全体の一元化や既存システムとの円滑な連携が可能であるため、購買業務の効率化が実現できます。この機会にぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」をご検討ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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