購買管理は、企業の経営コストに大きく影響する重要な業務です。企業競争力を高めるために、購買管理の最適化を図れる「購買管理システム」について詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか。
今回は、購買管理システムの概要を紹介した上で、購買管理システムの世界的なシェアや種類についても解説します。さらに、購買管理システムの主な機能や導入するメリット・デメリット、選定時のポイント、導入・運用の流れなども紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
購買管理システムとは、原材料・部品などの「直接材」や工具・器具・消耗品・事務用品・補修用品などの「間接材」の発注から支払いまでの購買に関する一連の業務を電子化し、購買業務フローの効率化や購買管理の最適化を図るシステムのことです。
企業が生産活動を行う際には、商品を作ったり、企業活動を運営したりするために必要な資材を購入する必要があります。このような購買のフローが煩雑化していると、無駄なコストが増えるほか、業務上のミスやコンプライアンス問題など、リスクがつきまといます。
購買管理システムを導入することによって、企業内で行われているあらゆる資材の購買状況をリアルタイムで可視化して把握することができるようになります。それにより、コストカットや業務負担の軽減などを実現できることが、購買管理システムの大きな魅力です。
購買管理をアナログな管理方法で運用し続けてしまうと、以下のようなさまざまな問題が発生します。
購買管理システムを活用することで、相見積もりやサプライヤーへの発注業務などを効率化でき、調達・購買に携わる担当者のパフォーマンスを底上げすることが可能となります。
購買調達DXの詳細については、以下の記事をご覧ください。
「購買調達のDX化を実現するには？日本企業における購買調達DXの現状をもとに解説」
なお、弊社では「DX化の価値に関するお役立ち資料」をご用意しております。ぜひ以下のリンクよりダウンロードをしてご活用ください。
「お役立ち資料 調達・購買担当者なら知っておきたいDX化の価値を紹介」
そもそも購買とはどのようなものなのでしょうか。企業がビジネスを継続するためには、何らかの形で資材を購入する必要があります。
たとえば、製造業であれば製品を組み立てるための原材料や資材が必要です。製造業以外の業界でも、オフィス用品や什器などを購入することがあるでしょう。このように、企業活動全般に必要な物品を購入する業務を一般的に「購買」と呼びます。
購買について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
「購買とは？購買と調達の違い・具体的な業務内容も併せて紹介！」
ここでは、企業における購買方法についていくつか代表的なものを紹介します。
分散購買は、組織内で異なる部門や拠点が独自に商品やサービスを調達する購買方法です。分散購買では、各部門は責任を持って購買を行うことから、各部門が独自に取引先の開拓や取引条件の設定を行うことが特徴です。製造業においては、工場ごとに生産している製品が異なる場合、分散購買の方式を取るケースがあります。
分散購買では柔軟性のある調達が可能ですが、購買業務が各部門で個別最適化しがちです。そのため、組織全体で見た場合、業務の効率性が損なわれる可能性があることに注意しましょう。
集中購買は、商品やサービスを一つの拠点や部門に集約した形で調達する方法です。集中購買では、取引先との交渉や契約が一つの拠点に集約され、購買業務全体の効率化を図れます。また、組織全体で一貫性のある購買管理が可能になることもメリットです。
一方で、一つの拠点ですべての購買業務に対応することから、購買対象の物品や関係する取引先が多い場合は、それに比例して業務量も多くなることに注意が必要です。
集中購買の詳しい内容については、以下の記事をご参照ください。
「集中購買のシステム化で購買のコストダウンを実現！集中購買の概要や分散購買との違いも紹介」
共同購買は、複数の組織が共同で物品やサービスを購入する方法です。共同購買を行うことで、ボリュームディスカウントによる割引や大口顧客のような待遇といった恩恵を享受できます。
共同購買を検討する際には、まず信頼のおける個人や企業との連携を図ることが重要です。さらに、丁寧にコミュニケーションをとりながら必要な物品の仕様、取引条件などについて合意形成を行う必要があります。
共同購買の詳しい内容については、以下の記事をご参照ください。
「共同購買とは？共同購買はハードルが高い購買方法とされる4つの理由」
購買管理システムが対象とする業務範囲は、企業の購買活動における一連のプロセス全体をカバーします。具体的には、購買依頼の発生から最終的な支払い処理まで、購買に関わるすべての工程を対象としています。
まず、各部門からの購買依頼の受付から始まり、購買要求の仕様確認、複数サプライヤーへの見積もり依頼、見積もり内容の比較検討、発注先の選定といった初期段階の業務が含まれます。次に、正式な発注処理、納品された物品の受入検収、請求書の受領から支払い処理まで、購買業務における後工程も管理対象です。
さらに、購買管理システムでは、これらの業務プロセスに付随する承認ワークフローや契約管理、購買データの蓄積・分析といった機能もシステムの種類によっては提供されます。承認ワークフローでは、金額や商品の種類に応じた適切な承認ルートを設定し、ガバナンスを強化できます。契約管理では、サプライヤーとの契約内容や契約期間を一元管理し、更新時期の通知なども自動化することが可能です。
また、購買データの蓄積により、過去の取引実績や価格推移、サプライヤーごとの評価といった情報を分析できるようになります。これにより、適正価格の把握やコスト削減の機会発見、優良サプライヤーの選定などに役立てられるでしょう。また内部監査の際に購買データの調査などを実施する企業もあるため購買データの蓄積や可視化は重要な要素になります。
このように、購買管理システムは単なる発注ツールではなく、購買活動全体を戦略的に管理し、企業の調達力を強化するための包括的なプラットフォームとして機能します。システムの対象範囲を正しく理解することで、自社の購買業務のどの部分を効率化できるかを明確にでき、導入効果を最大化することにつながります。
購買管理の基本的な業務フローは、購買依頼から支払いまでの一連のプロセスで構成されています。ここでは、購買管理システムを活用した場合の具体的な流れについて解説します。
まず、購買プロセスの起点となるのが「購買依頼」です。各部署で必要としている物品の種類、数量、希望納期などを明確にし、購買部門に対して購買依頼書を提出します。購買管理システムを利用している場合、システム上で申請フォームに必要事項を入力するだけで依頼が完了するため、紙ベースでの申請に比べて大幅に時間を短縮できます。
次に、購買部門は受け取った依頼内容に基づいて「見積もり作成依頼」を行います。購入対象の物品を取り扱う複数のサプライヤーに対して見積もりを依頼する「相見積もり」を実施することが一般的です。購買管理システムでは、登録されているサプライヤー情報から適切な取引先を選定し、一括で見積もり依頼を送信できる機能を備えているものもあります。
サプライヤーから見積もりが提出されたら、「発注先の選定」を行います。価格だけでなく、納期、品質、過去の取引実績なども考慮して総合的に判断します。購買管理システムのデータ分析機能を活用すれば、各サプライヤーの見積もり内容を一覧で比較でき、意思決定のスピードと精度が向上するでしょう。
発注先が決定したら、「発注処理」を実施します。選定したサプライヤーに対して正式な発注書を送付し、購買契約を締結します。システム上で発注処理を行えば、発注データが自動的に記録され、後の工程でも参照できるため、情報の一貫性が保たれます。
商品が到着したら、「納品及び検収」のステップに進みます。発注した物品が注文内容通りの数量、品質、納期で納品されたかを確認し、問題がなければ検収処理を完了します。購買管理システムでは、発注データと照合しながら検収を行えるため、納品ミスや数量相違を早期に発見できます。
最後に、「請求書の受領及び支払い処理」を行います。検収が完了した後、サプライヤーから請求書を受領し、内容を確認した上で支払いを実行します。購買管理システムと会計システムを連携させることで、請求データを自動で取り込み、支払い処理の効率化とミス防止を実現できるでしょう。
このように、購買管理は複数の工程から成る一連のプロセスであり、各ステップで適切な管理と記録が求められます。購買管理システムを導入することで、これらすべての工程を可視化し、業務効率化とガバナンス強化を同時に実現することが可能です。
購買管理システムを導入することで解決できる課題は、主に業務の属人化、購買情報の分散、調達に関わるコスト管理の複雑化の三つに集約されます。特にアナログ運用を続けている企業では、購買履歴が担当者単位で散在し、組織として最適な購買判断が行いづらい状況が発生しがちです。
また、仕入れ価格のばらつきや発注ミスによる追加コストなど、企業全体の収益に影響する問題も見落とされやすくなります。購買管理システムでは購買実績を一元化し、担当者に依存しない運用体制を整えられるため、意思決定のスピードと正確性を高めることが可能です。
さらに、見積もりから発注、検収、請求処理までの一連の流れを標準化することで、購買部門の工数削減とガバナンス強化にも寄与します。
ここでは、購買管理システムを導入することによって期待できる4つのメリットについて見ていきましょう。
手作業や紙を主体とするようなアナログな進め方で購買業務を行っている場合、業務全体の様子が外から見えづらくなっている場合があります。このような業務フローが可視化されていないケースでは、「業務そのものが複雑になる」、「業務が属人化する」などの弊害が見られるでしょう。
購買管理システムを導入することによって、システム上で業務の状況が見えるようになるため、誰が何をやっているかをリアルタイムで把握することが可能です。さらに、業務がオンラインで完結することで業務フローの簡素化にもつながるでしょう。
なお、購買業務における業務フローを確認したい場合は、以下をご覧ください。
「購買管理の業務フローの基本｜効果的な業務フローの作成方法や購買管理システムの導入についても解説」
また、購買業務を効率化したい場合は、以下で詳しく解説しています。
「購買業務を効率化する方法とは？購買調達を改善する上で考えられる企業課題も紹介！」
購買管理システムの導入により購買業務のフローが可視化されると、購買システムの不正利用防止といったガバナンス強化の観点でもメリットがあります。
従来の紙や人手を介した業務フローでは外部からカネやモノの流れが把握しづらく、ブラックボックス化しがちです。業務の中身が外から見えづらい場合、私的な物品の購買などの不正行為が起こりやすくなる可能性があります。購買業務におけるよくある不正については、以下の記事をご覧ください。
「購買業務に関する不正事例｜従業員に購買調達に係るコンプライアンスの徹底を！」
従業員が不正行為を行わないようにするためには、適切に教育することもちろん、不正が起こらないよう内部統制を実施したり、購買管理システムを導入したりすることが大切です。購買管理システムによって購買業務が可視化されていれば、そもそも不正行為に手を染める動機が起こりにくくなり、組織全体のガバナンス強化につながるでしょう。
購買業務における内部統制については、以下の記事で詳しく解説しています。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
購買管理システムによって、見積もりや発注などのさまざまな業務をインターネット上のやりとりで完結できるようになります。
たとえば、請求書などをPDFファイルのまま仕入れ先の業者に送付できるなど、これまでは紙ベースで行っていた業務をペーパーレス化することが可能です。これにより、業務効率化を実現するとともに、紙資源の節約によるコスト削減につながります。
購買管理を手作業で行う場合、エクセルでデータ入力を行うことが多くなります。仕入れ金額や購入金額などは、たとえ一桁でも入力が間違っていると正しいデータになりません。また、間違いが発生したとしても、どの過程でヒューマンエラーが発生したのかを特定するのは困難でしょう。
その点、購買管理システムを導入すればアナログの作業によるヒューマンエラーを防止できることはもちろん、データの整合性を取りやすくなり、エクセル作業にかかる多大な工数を削減できます。
購買管理システムの市場は、さまざまなベンダーによって提供されています。特に以下の各ベンダーは、特性や機能、ユーザビリティ、価格、サポート体制などにより異なるシェアを持っています。
それぞれのシステムは一長一短であるため、使用を検討するにあたってはそれぞれの機能や特性、価格、サポート体制などを比較検討することが求められます。
ここでは、購買管理システムのサービスの内容を分ける3つの要素を紹介します。
購買管理システムで取り扱う資材の種類によって、システムの仕様も変わってきます。
資材によるシステムの種類は主に3種類あり、直接材を扱うシステム、間接材を扱うシステム、直接材・間接材いずれも取り扱うハイブリッド型の3つです。
直接材（直接資材）とは、商品生産に投入する必要がある資材のことを指します。具体的な種類としては、原材料・部品・素材などが挙げられます。また、商品生産以外に必要になる資材のことを指す間接材（副資材）の種類は、消耗品・燃料・工具・器具・各種備品などが当たります。
直接材を取り扱う場合は、定期的にまとまった数の資材を仕入れるためのシステムが必要です。間接材は都度発注を行うものが多いため、需要が生まれた際に効率的に発注を行えるシステムが必要となります。なお、直接材と間接材の両方をシステム上で取り扱いたい場合は、ハイブリッド型のシステムがよいでしょう。
購買管理システムの連携先については、何を重要視するかによってシステムの仕様が異なります。主に既存の取引先との取引に特化したシステム、カタログ販売に特化したシステム、どちらの機能も備えたハイブリッド型のシステムの3つの種類に分かれます。
既存の取引先との取引に特化したシステムの場合、取引先との交渉フローをスムーズに行える機能が実装されています。その他、取引先の選定に役立つデータを蓄積して一覧化できる機能なども備えています。
カタログ販売に特化したシステムについては、基本的に「パンチアウト連携」と呼ばれる、外部のECサイトと連携し、その情報を元に発注や申請を行える仕様となっています、パンチアウト連携では、連携している各サプライヤーへの発注商品を購買管理システム内で一元管理できるため、購入商品をまとめて管理することが可能です。
既存の取引先との取引に特化したシステムとカタログ販売に特化したシステムの良いところ取りをしたい場合には、ハイブリッド型の購買管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
購買管理システムの種類は、データ管理や構築方法によっても変わってきます。具体的には、すでに稼働しているクラウドサービスを活用してデータ管理を行うSaaS型システムと、自社内のインフラを活用してシステム構築を行うオンプレミス型システムの2種類が挙げられます。
クラウド型の代表として、SaaS（Software as a Service）と呼ばれる購買管理システムの提供形態があります。SaaSとは、ベンダーが提供するシステムのリソースをインターネットのクラウドを通じて利用できるソフトウェアのことです。
導入・運用のコストは、物理サーバーを導入する初期費用がかからず、サーバーを設置するためのスペースを確保する必要もないため、初期費用ゼロ・月額課金のみやすべて無料での提供により、安価に運用できるという特徴があります。
セキュリティ面では、購買管理システムを提供するベンダー側で対策が行われるため、利用する企業は特にセキュリティ対策を意識せずとも問題ありません。
ただし、クラウド型のシステムはログインパスワードがあれば第三者でも侵入できてしまうため、社内のパスワード管理を怠った場合は、不正アクセスの被害を受ける恐れがあるため注意が必要です。
必要な運用設計のための情報がそろっていれば、導入期間は数日～2ヶ月程度と短いこともクラウド型サービスの特徴です。このように、クラウド型のサービスは導入までの障壁が低いため、申込み後にすぐ利用できます。
一方で、クラウド型サービスはカスタマイズ性に優れないことに注意が必要です。また、場合によってはベンダー側で大規模障害が発生した場合などにシステムの利用ができなくなるリスクがあることにも留意する必要があるでしょう。
オンプレミス型の購買管理システムは、自社内に独自サーバーを設置してシステム構築・管理・運用を行うことが特徴です。
オンプレミス型ではハードウェアを導入する必要があることから、初期費用には200万円前後かかるケースが一般的です。運用についてはソフトウェアのライセンスを購入する必要があるほか、PC・サーバー設置スペースの確保・保守エンジニアの確保なども検討しなければなりません。
セキュリティ面は自社の独自ネットワークで管理を行うことから、ネットを通じた情報漏洩のリスクは低いです。その分、サーバーの温度調節・災害の対策・セキュリティソフトの更新といった安全管理は自社内で完結させる必要があるため、メンテナンスは必須となります。
導入期間はシステム構築や各種設備の準備が必要となるため、数ヶ月程度の期間を考えておく必要があるといえるでしょう。
一方で、クラウド型システムに比べてオンプレミス型システムは、カスタマイズの自由度が高いことが特徴です。オンプレミス型では、自社で必要とする要件を満たす購買管理システムを構築できるという利点があります。
障害対応については、本番機から予備機に切り替えるシステム仕様を構築する、サーバーの障害対応に業績があるベンダーに別途アウトソーシングを依頼するといった、対策を立てておく必要があることに留意しましょう。
購買管理システムを選定する際には、クラウド型とオンプレミス型のどちらが自社に適しているかを判断する必要があります。
クラウド型は初期費用が抑えやすく導入スピードも早いため、短期間で業務効率化を進めたい企業に向いています。
一方、オンプレミス型は自社に合わせた細かなカスタマイズが可能で、セキュリティポリシーの厳しい企業で採用されるケースが多く見られます。
両者には明確な特徴があるため、自社の予算、運用体制、セキュリティ要件を踏まえて検討することが重要です。
購買管理システムの主な機能として、以下の8つが挙げられます。
【主な機能一覧】
自社の課題解決に役立つ機能を見つけるためにも、ぜひチェックしてみてください。
なお、弊社では「購買管理の始め方に関する資料」をご用意しております。ぜひ以下のリンクよりダウンロードをしてご活用ください。
カタログ購買機能とは、企業が用意した商品カタログや、サプライヤーから提供されたカタログをシステムに取り込むことで、自社の社員が簡単に商品を選んで発注できる機能のことです。
ニーズの高い物品をカタログとして登録することで、商品検索の手間などを省けるため、定期的に購買する物品の手配を効率化できるでしょう。
横串検索機能とは、異なる部署やカテゴリをまたいで、複数の購買データを横断的に検索できる機能のことです。過去の購買記録や取引先データをシステム全体で横断的に検索することで、情報収集を効率化できます。
また、購買管理システムによっては、連携サプライヤーの最安値商品を探すシーンなどでも活用されています。横串検索機能を利用できれば、業務効率化や購買コストの削減を図れるでしょう。
契約管理機能とは、サプライヤーとの契約書や条件を一元管理し、契約内容に基づいた取引を確実に行うための機能のことです。取引先との契約データをシステム上で保持すれば、業務の属人化も防げます。
契約更新あるいは満了のタイミングに合わせて、自動的に通知してくれる機能が搭載されたシステムもあり、契約に関するトラブル防止に役立てられるでしょう。
受入検収機能とは、発注した商品やサービスが納品された際に、その内容・数量が発注内容と一致しているかを確認する機能のことです。納期の確認や検収漏れのリマインドなどを実施できることもポイントです。
取引しているサプライヤーや商品が多岐にわたる場合も、システムを利用して情報を確認できるので、検収を効率的に行えるでしょう。
データ分析機能とは、購買データを収集・分析し、インサイトを可視化するための機能のことです。この機能を活用すれば、購買トレンドや価格変動、サプライヤーのパフォーマンスを把握できるようになり、より効果的な購買戦略の立案へと役立てられます。
特に近年は、物価上昇の影響で調達コストが増加していることを課題に掲げる企業が少なくありません。企業競争力を高めるためにも、データ分析機能を活用して有用性の高い購買戦略を練る重要性が増しています。
承認ワークフロー機能とは、発注や契約などの購買プロセスにおける承認手続きを自動化する機能のことです。手動による承認ミスや業務遅延を防ぐ効果があるほか、承認履歴のトラッキングができるため、内部統制の強化にも寄与できることがポイントです。
外部カタログサイトとの連携機能は、システムがサプライヤーやオンラインマーケットプレイスのカタログに直接アクセスし、そこで提供されている商品やサービスを簡単に発注できる機能です。
購買対象のECサイトを一元化し、購買担当者が目的の商品・サービスをより短時間で発注できるようになるので、購買業務の効率化を図れるでしょう。
見積もり及び発注機能は、サプライヤーに対して見積もりを依頼し、受領した見積もり内容に基づいて発注処理を行う機能です。この機能を活用すれば、複数のサプライヤーから提供された価格や条件を比較検討して、最適なサプライヤーを選定しやすくなります。
また、複数の取引先への見積もり依頼や発注をシステム上で行うことで、手続きのスピードアップと効率化を図れることもポイントです。
購買管理システムの導入を検討する際、費用相場と導入コストの全体像を把握することは重要な判断材料となります。システムの種類や規模によって費用は大きく異なるため、自社の予算や要件に合わせた選定が求められます。
SaaS型の購買管理システムは、初期費用を抑えられることが大きな特徴です。ベンダーによっては初期費用が無料、あるいは数十万円程度に設定されています。月額利用料は、ユーザー数や利用する機能の範囲によって変動しますが、一般的には月額数万円から数十万円程度が相場です。
たとえば、小規模企業向けのプランでは月額3万円から5万円程度、中規模企業向けでは月額10万円から30万円程度、大規模企業向けでは月額50万円以上となるケースもあります。また、利用するユーザー数に応じた従量課金制を採用しているベンダーでは、企業規模に応じて柔軟にコストを調整できる点がメリットです。
オンプレミス型の購買管理システムは、初期投資が大きくなる傾向があります。システム本体のライセンス費用に加えて、サーバーやネットワーク機器などのハードウェア購入費、システム構築費用が必要となるため、初期費用は200万円から1,000万円以上となることが一般的です。
また、運用フェーズでは保守費用として年間で初期費用の10%から20%程度が発生します。さらに、専任のIT担当者を配置する場合は、その人件費も考慮する必要があります。ただし、長期的に見た場合、月額利用料が発生しないため、大規模企業や長期間の利用を前提とする場合は、トータルコストがSaaS型よりも低くなる可能性があります。
購買管理システムの導入コストを検討する際には、初期費用だけでなくTCO(Total Cost of Ownership)の観点から総合的に判断することが重要です。TCOには、初期費用、月額利用料、保守費用、カスタマイズ費用、トレーニング費用、将来的なアップグレード費用などが含まれます。
特に注意すべきは、隠れたコストの存在です。たとえば、既存システムとの連携に追加費用が発生する場合や、従業員向けのトレーニングに予想以上の時間とコストがかかる場合があります。また、システム導入に伴う業務フローの見直しや、マニュアル作成などにも一定のリソースが必要となるでしょう。
さらに、導入後の運用コストも見落としてはなりません。システムの利用が拡大するにつれて、ユーザー数の増加やストレージ容量の追加などで追加費用が発生する可能性があります。そのため、将来的な事業拡大を見据えた費用計画を立てることが賢明です。
購買管理システムの導入によって期待できる効果を金額換算し、投資対効果(ROI)を算出することも重要です。たとえば、購買業務の効率化により削減できる人件費、発注ミスの減少によるコスト削減、ボリュームディスカウントの活用による調達コストの低減などを具体的な数値で評価します。
一般的に、購買管理システムの導入により、購買業務にかかる工数を30%から50%削減できるといわれています。また、購買データの可視化により、年間で数百万円から数千万円のコスト削減を実現した事例も少なくありません。自社の購買規模や業務量に応じて、どの程度の効果が見込めるかを事前に試算しておくとよいでしょう。
購買管理システムの導入によってメリットが期待できる一方で、注意すべきデメリットもあります。
購買管理システムの導入には、まとまった初期費用がかかる場合があります。たとえば、オンプレミス型システムを選択した場合は、専用のハードウェアやソフトウェアの費用を初期コストとして見込む必要があります。
そのため、システム導入にかけられる予算をはじめ、自社が購買管理システムに求めるニーズやシステム導入により達成したい目標などを吟味した上でシステムを導入することが重要です。
購買業務における目標の設定方法がわからない方は、以下の記事をご覧ください。
「購買業務の目標設定についてどう考える？購買部を管理している管理職・役職の人に向けて徹底解説」
購買管理システムはアナログな業務進行に慣れている担当者からすると、操作方法を覚える必要が出てくることから現場から懸念の声が上がる可能性があります。
そのため、購買管理システムの導入を行う際には各部門の担当者に利便性などを伝え、操作方法を伝える講習会を実施するといった、早期に社内でシステム利用ができる体制と意識を作ることが重要です。
購買管理システムを導入する場合には、既存の仕入れ先にも協力してもらう必要があります。たとえば、すでに利用しているシステムがある場合、購買管理システムとの連携を行う必要があるでしょう。そのため、事前に仕入れ先の業者と打ち合わせを行い認識合わせしておかないと、購買管理システムの導入に手間取る可能性があります。
購買管理システムを選ぶ際にクラウド型システムを選択すれば、自社向けに設定を完了した後、数日～2ヶ月程度で利用を開始できます。一方で、オンプレミス型システムを選択する場合は、導入までにある程度の時間がかかることに注意が必要です。
サーバーの設置や開発構築の時間、各部門への落とし込みを考慮すると数ヶ月かかるケースもあるため、早めに購買管理システムを活用したい場合はクラウド型システムの検討をおすすめします。
購買管理システムを選定する際のポイントとして、以下の5つが挙げられます。
自社の購買管理に適したシステムを選定するためにも、それぞれのポイントをしっかりと確認しておきましょう。
なお、弊社では購買管理システムを選定する際の選び方や基準について解説したホワイトペーパーをご用意しております。購買管理システムとは何か、また、導入すべき企業や導入メリットについてもご紹介しております。以下より無料でダウンロードいただけますのでぜひご活用ください。
自社が抱える課題やニーズに応える機能を、購買管理システムが備えているかを確認することは重要です。そのため、まずは現在の購買業務でどのような課題を抱えているのかを具体的に洗い出しておきましょう。企業が抱える購買業務の課題例としては、納期遅延や在庫過多、発注ミスなどが挙げられます。
次に、それらの課題の解決に向けて、購買管理システムが備えている機能を比較検討していきます。たとえば、発注ミスが課題となっている場合、見積もり及び発注機能やカタログ購買機能を搭載したシステムを選ぶことで、自社の課題解決につなげられる可能性があります。
購買管理システムを提供しているベンダーの信頼性もチェックしておきたいところです。具体的には、ベンダーの過去の実績やサービスの品質、サポート体制などを調べることで、そのベンダーから長期的に安定したサービスを提供してもらえるか否かの判断材料として役立てられます。
同業他社や業界での導入実績、ユーザーからの評価などを参考にするのも手です。特に導入実績が多いシステムは、搭載機能やサポート体制が充実していることも見込まれます。
システム導入時の初期コストだけでなく、運用にかかるトータルコスト（TCO: Total Cost of Ownership）を考慮することが重要です。具体的には、保守・サポート費用やトレーニング費用、将来的なアップグレード・カスタマイズにかかる費用などが含まれます。
たとえば、クラウド型システムは月額利用料金制のため、自社で必要な機能のみを利用する場合はコスト負担を抑えられる可能性があります。また、システムの保守やバージョンアップといった対応はベンダー側で実施してくれるため、オンプレミス型のシステムのように専門のIT人材を雇用する必要もありません。
すでに導入しているERPや会計システムなどと、購買管理システムとの連携がスムーズに行えるかを確認することもポイントです。既存システムとの連携が可能なら、手動でのデータ移行や二重入力といった非効率を防げます。
購買管理システムの導入後も、システム間のデータ連携が円滑に行われることで、業務効率が大幅に向上する見込みがあります。例を挙げると、購買管理システムと会計システムを連携した場合、購買の受注・出荷データを自動で取り込めるため、後工程の請求・支払いといった業務の効率化を図れます。
購買管理システムを導入した後も、ベンダーからの適切なサポートが受けられるかどうかは重要です。そのため、「トラブルが発生した場合に迅速かつ丁寧に対応してくれるか」「システムの操作方法に関する教育が充実しているか」といったポイントを押さえて、システム選定に活かしましょう。
特に、大規模なシステムではユーザーが習熟するまでに時間を要することが多く、長期的なサポート体制の有無は大きな選定ポイントとなります。社員向けの説明会や改善提案などを実施してくれるベンダーなら、安心してシステム導入に踏み切れるでしょう。
購買管理システムの導入は、大企業だけでなく中小企業にとっても有効な手段となり得ます。しかし、すべての企業に適しているわけではなく、自社の状況や課題に応じて導入の必要性を判断することが重要です。ここでは、購買管理システムが向いている企業と向いていない企業の特徴について解説します。
まず、購買業務に多くの時間と人的リソースを割いている企業には、購買管理システムの導入が効果的です。購買依頼から支払いまでの一連のプロセスを手作業で行っている場合、システム化により大幅な業務効率化が期待できます。特に、月間の購買件数が数十件以上ある企業では、システム導入による効果が顕著に現れるでしょう。
次に、複数の拠点や部門を持つ企業にも適しています。各拠点で個別に購買業務を行っている場合、購買情報が分散し、全社的なコスト管理が困難になりがちです。購買管理システムを導入することで、全拠点の購買データを一元管理でき、ボリュームディスカウントの活用や購買戦略の最適化が可能となります。
また、ガバナンス強化を図りたい企業にも向いています。購買業務の透明性を高め、不正利用や無駄な支出を防ぐためには、システムによる可視化が有効です。特に、成長フェーズにある企業では、早期に適切な管理体制を整えることが重要でしょう。
その他としては製造業や建設業、医療業界など、工場が建設現場、医療機関などの業界も適しています。現場がある企業は購買品も多品種で仕入金額も多い傾向があります。なお、IT業界やコンサルティング業界など購買するものが限定的な業界では府不必要な場合があります。
さらに、既存の業務システム(ERPや会計システムなど)を導入している企業にもおすすめです。購買管理システムを既存システムと連携させることで、データの二重入力を避け、業務全体の効率化を実現できます。
一方で、購買業務の規模が非常に小さい企業には、システム導入のメリットが限定的となる場合があります。たとえば、月間の購買件数が数件程度で、取引先も限られている場合、システム導入のコストや手間に見合う効果が得られない可能性があります。
また、IT リテラシーが低く、システム導入に対する社内の抵抗感が強い企業も注意が必要です。システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ効果は発揮されません。そのため、導入前に十分なトレーニングや啓蒙活動を行う必要がありますが、それが困難な場合は導入を見送る方が賢明でしょう。
さらに、短期的なコスト削減を最優先する企業にも向いていない場合があります。購買管理システムの導入には初期投資が必要であり、効果が現れるまでにある程度の時間を要します。そのため、即座にコスト削減を実現したい場合は、他の施策を優先すべきかもしれません。
中小企業が購買管理システムの導入を検討する際には、まず自社の購買業務の現状を正確に把握することが重要です。購買件数、取引先の数、業務にかかる時間、発生している課題などを定量的に評価しましょう。
その上で、システム導入により期待できる効果を試算します。業務時間の削減、コスト削減、ガバナンス強化などを具体的な数値で評価し、投資対効果を判断します。
また、SaaS型のクラウドシステムを選択することで、初期投資を抑えつつ、スモールスタートで導入することも可能です。まずは一部の部門や拠点で試験導入し、効果を確認してから全社展開するといったアプローチも有効でしょう。
最終的には、自社の成長戦略や経営方針と照らし合わせて、購買管理システムの導入が本当に必要かどうかを総合的に判断することが求められます。
購買管理システムを導入する際の流れは、以下の通りです。
【購買管理システムを導入する流れ】
| 手順 | 概要 |
| 問い合わせ | まず購買管理システムを扱う企業に問い合わせを行います。 |
| ヒアリング | システムを提供する企業の担当者と打ち合わせを行い、具体的な要望や現状の課題などを伝えます。 |
| 提案 | ヒアリングの結果に基づいて、システムを提供する企業からの提案を受けます。 |
| 交渉 | 提案を受けた企業に対して価格やシステムへの実装機能に関する交渉を行います。 |
| テスト導入 | 一部の部署や部門にシステムを導入し、効果測定を行います。この段階で業務への適合性を確認し、改善点を洗い出します。 |
| 導入審議 | テスト導入の結果に基づいて、全社への導入が適切かどうかを審議します。 |
| 導入準備 | 導入審議の結果、システムの導入が承認されたら導入の準備に入ります。具体的には、ユーザーへのBi研修実施などが挙げられます。 |
| 利用開始 | 導入準備後は本格的な利用開始となります。開始後しばらくは慣れないユーザーのサポートや問い合わせ対応が多くなるでしょう。 |
購買管理システムを運用する際の流れは、基本的に以下の通りです。
【購買管理システムを運用する際の流れ】
| 手順 | 概要 |
| 購買依頼 | 各部署で必要としている物品の数量や品目をとりまとめ、購買部門に対して購買依頼書を発行します。 |
| 見積もり作成依頼 | 購入対象の物品を販売する取引先に対して見積もり作成依頼を出します。複数の取引先に見積りを依頼する「相見積もり」を行うすることが一般的です。 |
| 依頼先の選定 | 各取引先からの見積もり結果を比較して、発注先の選定を行います。購買管理システムのデータ上で見積り確認を行うため、スムーズに比較することが可能です。 |
| 発注 | 依頼先の選定が完了した後は、選定した取引先に発注します。 |
| 納品及び検収 | 発注した物品が納期通りに決められた数量、品質で納品されたかを確認し、検収処理を行います。 |
| 請求書の受領及び処理 | 検収が問題なく完了すれば、取引先から請求書を受領して支払いを行います。ここでも、購買管理システムを利用して請求関連の手続きを一元化すれば、従来よりも大幅な業務効率化が見込めるでしょう。 |
「購買管理プラットフォーム」は、購買業務の一元化を図ることで業務全体の効率化を実現できる購買管理システムです。商材や取引先によって発注の手順を変えることなく、ワンストップでの購買を実現できます。
「購買管理プラットフォーム」は、購買業務の効率化に資する多彩な機能や特徴を備えています。特に提携先のサプライヤーから特別価格で購入できる仕組みや各請求書をとりまとめて一括請求できるサービスは、コスト削減と業務効率化の両面で効果を発揮するでしょう。
また、「購買管理プラットフォーム」は製造業を中心に数多く企業が導入した実績があるため、安心して導入できることもうれしいポイントです。
詳しいサービス内容については、以下より資料ダウンロードの上ご覧いただけます。
「購買管理プラットフォーム」は、購買業務を効率化するためのさまざまな仕組みが備わっています。その中でも、特筆すべき機能の一つが「請求書の一元化」です。製造業など多くのサプライヤーと取引を行うケースでは、取引先から届く大量の請求書が現場の負担となることがあります。
しかし、「購買管理プラットフォーム」では、運営元であるビズネットが取りまとめて請求するため、一元化され購買部門の負担が軽減されるでしょう。
さらに、導入後のサポートが充実していることも魅力です。具体的には、ユーザー向け説明会や改善提案が提供されるため、現場のユーザーは安心してシステムを導入できるでしょう。また、すでに稼働している購買や会計システムとの円滑な連携も可能であるため、既存の慣れた仕組みを残しつつ、よりスムーズな購買活動が可能です。
ここでは、「購買管理プラットフォーム」の導入事例について代表的なものをいくつか紹介します。
大手私鉄の小田急電鉄様では、物品の購入を要求する部門が既存の基幹システムを介さずにECサイトからの購買を行っていたために、購買業務全体の可視化ができていないことが課題でした。
そこで、組織全体でワンストップでの購買活動が可能なシステムを探していたところ、ニーズに合致したのが「購買管理プラットフォーム」です。導入後は購入から納品までをシステム上で完結でき、課題となっていた購買業務全体の可視化も実現しました。
また、1件あたりの発注にかかる時間も従来の3分の1以下になるなど、業務効率化の面でも大きな効果を発揮しています。
小田急電鉄株式会社様の詳しい導入事例はこちらよりご覧いただけます。
「小田急電鉄株式会社様｜購買管理プラットフォームの導入事例」
大手ゼネコンである大林組様では、間接材の購買業務における取引先と発注方法が多岐にわたることから、購買業務が複雑化し人件費の増加につながっていました。
この状況を解消するために「購買管理プラットフォーム」を採用し、間接材購買の一元管理と簡素化を実現しました。また、業務フローの一元化のみならず、購買した物品の管理や社内配送についても組織全体での一元化に成功しています。
そのため大林組様では、「購買管理プラットフォーム」の導入によって年間で約9,000万円のコスト削減を実現しました。
株式会社大林組様の導入事例はこちらよりご覧いただけます。
「株式会社大林組様｜購買管理プラットフォームの導入事例」
今回、購買管理システムの概要やメリット・デメリットなどについて詳しく解説しました。自社のニーズに合致した購買管理システムを採用することで、不必要なコストや作業時間を削減できるだけでなく、より効率的な資材供給も可能となります
購買管理をアナログからデジタルへ移行を希望する企業の担当者や経営者の方は、ビズネットが提供する「購買管理プラットフォーム」の導入がおすすめです。
購買管理プラットフォームの優れた特性や機能、サポート体制を活用することで、購買プロセスの効率化やコスト削減に寄与し、最終的には企業全体の利益につながるでしょう。「購買管理プラットフォーム」の導入をこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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