備品消耗品の購買業務 1件の発注にかかる時間を１/3以下に！購買業務時間を2年間で約654時間削減
小田急電鉄株式会社様では、交通サービス事業本部の各部で駅を含む100以上の拠点で現場資材の購買業務が日々発生していました。購買する資材によって要求部門が直接ECサイトで購入したり、基幹システム経由で購買申請を行うなど方法が統一されていませんでした。
それぞれの発注方法に課題があり、まず要求部門がECサイトで直接発注する方法では購買部門が購買実績を把握するのが難しく、複数のサプライヤーから届く請求書を要求部門で購入商品の費目ごとに仕分けて、基幹システムに入力するという手間のかかる作業が発生するという課題がありました。
一方で、基幹システムでの購買申請を行う方法ではシステムの操作の複雑さが課題になっており、社員の負荷になるだけでなく、発注までに時間がかかり納期にも影響を及ぼしていました。
加えて、複数のサプライヤーから都度見積もりを行うため同一商品でも一貫した価格での購買ができないという点でも購買業務の見直しの必要性を感じていました。
導入の決め手となったポイントは下記の3点です。
・特に購買部門、要求部門間に跨る基幹システムの煩雑さが課題であり、購入申請ワークフロー機能、商品の事前選定と横串検索機能でそれを簡潔化できる運用が可能であった点
・これまで社内で利用してきた現場資材サプライヤーのＥＣサイトとビズネットの購買管理プラットフォームが連携しており必要な物品が購入できる点
・購入した商品の請求は、ビズネットが月毎にまとめて請求する点
購買管理プラットフォームの導入後は購買の可視化と商品の事前選定によって、要求部門の社員が直接プラットフォーム上で商品を探す運用が可能になり、これまで購買部門で複数のサプライヤーから見積りを取っていた商品の比較作業を「横串検索機能」を使うことによってワンクリックで完結できるようになりました。
そして購買管理プラットフォーム上で、購買履歴が購入作業時に紐づけた備品の費目情報とともに全て自動で記録されるため、購買部門の悩みの一つであった基幹システムへの入力業務も削減することができました。
また承認ワークフロー機能を使うことで、内部統制が図れるとともに、プラットフォーム上で完結できるようになりました。
請求書については各要求部門へ月毎に購入した商品をまとめて一括請求するので、一件ごとの請求処理が省け、社員の業務負担が軽減されました。
こういった機能の活用で１件あたりの購買業務にかかる時間を32分から9分へと時間短縮を実現しました。
また、購買業務に関わる社員が10名から5名に省力化されました。
さらに、発注までの業務工数が削減されたことで購買備品の納期がこれまで9～25日程度かかっていたのに対し、導入後は3～10日程度に短縮することができました。
当初見込んでいた効果以外にも、これまでは発注ごとに請求書の処理が必要だったところを、導入後は購買管理プラットフォーム上で行った購買についてはビズネットがすべて取りまとめて請求を行うので請求書の処理業務も含め効率化に成功しています。
2021年4月より購買管理プラットフォームの利用を開始し2023年3月までで購買業務時間を約654時間の削減を実現しました。
2021年度：187時間
2022年度：467時間
今後のビズネット活用についてはどのようにお考えですか？
社内での利用部門を拡大しての運用を考えています。それにあたって、新たに利用を開始する部門に合わせて必要な備品をまんべんなく購入できるよう購買管理プラットフォームに連携させるサプライヤーの拡充も視野に入れており、さらなるサービスの活用を見込んでいます。
小田急電鉄株式会社様
| 従業員数 |
3,758名 |
|---|---|
| 事業内容 |
鉄道事業、不動産業、その他事業 |
| 設立年月日 |
1948年6月1日（前身の小田原急行鉄道は1923年5月1日設立） |
| URL |
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