間接材購買の管理において、まだ改善の余地が残されている企業が多いのが現状です。間接材購買の業務効率化を図るため、購買管理システムの導入を検討している購買担当や管理職の方もいるでしょう。
今回は、間接材購買が抱える課題から、購買管理システムを導入するメリット・デメリットを紹介します。併せて、購買管理システムの基本機能や選び方のポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
間接材購買とは、企業の売上や戦略に直接関わらない「経費購買品」を調達することを指します。具体例には、工具や保安資材、事務用品、消耗品、燃料、販促品などが挙げられます。
一方、製品の生産に直接関わる原材料や資材などは「直接材」と呼ばれ、購買部門が一元的に管理することが一般的です。
間接材は個人または各部署で購買活動を行うことが多く、こうした活動が調達コストを膨らませる要因となっています。
多くの企業で間接材購買の一元化が進んでいない理由には、間接材で取り扱う品目や取引サプライヤーが多岐にわたり、管理が煩雑化しやすいことが挙げられます。
さらに直接材とは異なり、企業の売上や戦略に直結しないことから、コストの見直しの優先順位が低くなってしまうことも、理由の一つといえるでしょう。
近年、物価上昇によって間接材購買にかかるコスト負担が増しているため、間接材購買の最適化は急務となっています。また、人手不足問題の解決や内部統制の強化のためにも、間接材購買の最適化は重要な取り組みとなります。
ただし、間接材の購買を単に一括管理するだけでは、オペレーションコストがかえって増加する可能性があるので注意が必要です。
たとえば、事業所ごとに行われていたオフィス用品の購買業務を、本社の総務部が一手に引き受けた場合、全国の事業所に関するオフィス用品の手配業務が集中してしまいます。
このようにオペレーションコストが増えると、総務部の担当者の残業時間が増えてしまい、本来の担当であるコア業務に支障をきたすおそれがあります。これは、購入コストは下がったものの、「見えないコスト」が増えた状態といえます。
このような問題を回避するために有効な「購買管理システム」について、次の項目で見ていきましょう。
間接材購買を単に集約するだけでは、たとえ購入コストを抑えられても、オペレーションコストが増加してしまう結果となりかねません。そこで導入を検討したいのが「購買管理システム」です。
購買管理システムを導入することで、システム上での効率的な購買が可能となり、オペレーションコストの増加を回避できます。
特に近年では、SaaS型の購買管理システムが注目されています。システムによっては初期費用を抑えられる点や、インターネット環境があればどこでも利用できる点が、大企業・中小企業問わず導入が進んでいる理由です。
競合他社に対する優位性を確保するためにも、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、間接材の購買業務を効率化できるSaaS型の購買管理システムです。
「購買管理プラットフォーム」の導入によって、オペレーションコストの増加を回避できる事や購買管理の一元化を実現できるほか、以下のようなメリットもあります。
詳しいサービス内容については、以下より資料ダウンロードいただけます。
なお、購選定のポイントをまとめた「購買管理システム選定ガイド」も提供しています。自社のニーズに即したシステムの導入に必要な内容となっておりますので、ぜひチェックしてみてください。
ここでは、間接材購買に特化したシステムを導入するメリットを紹介します。
間接材購買に特化したシステム導入することで、個人や各部署で行っていた間接材購買を一元化し、調達プロセスを改善できます。その結果、大幅な効率化を実現できるでしょう。
間接材の選定や発注がシステム上でのスムーズに行えるため、発注までの時間が減り、リードタイムの短縮効果も期待できます。
システムを導入して間接材の購買先を集約することで、最安値で商品を購入できるようになる点もメリットといえます。1回あたりの取引量が増えることから、サプライヤーに対して適正な価格交渉をしやすくなるためです。
また、ペーパーレス化による発注書や帳票の印刷コストの削減も期待できます。紙媒体での管理ではなくなるので、社外からでも購買状況をすぐに確認でき、タイムロスが発生しません。
購買管理システムを導入すれば、購買承認フローを適切に管理できるため、内部統制を強化することが可能です。個人や部署単位で間接材を購買する体制の場合、調達ルールが遵守されず、不正が発生するリスクがあります。
購買管理システムには、企業ルールに合わせて承認設定をカスタマイズできる機能もあります。自社の人員構成に適した承認設定を行うことで、スムーズかつ安全な調達活動を実現できます。
購買プロセスにおける内部統制の必要性や不正のリスクについては、下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
なお、お役立ち資料として「調達・購買部門のための内部統制ガイド」をご用意いたしました。ぜひ以下よりダウンロードのうえ、自社の調達・購買部門の改善にお役立てください。
購買管理システムの導入により、ヒューマンエラーを削減できるメリットもあります。システムを活用することで、入力作業などを減らし、関係者間で購買情報をリアルタイムで共有できるためです。
発注履歴や納入状況を即座に把握できるようになり、人的なミスの防止につながるでしょう。また、購買データがシステム上で管理されることで、属人化の防止にもつながります。
間接材購買に特化した購買管理システムの基本的な機能は、以下のとおりです。
| 機能 | 概要 |
| カタログ購買 | 取引先企業の商材を電子カタログ化することで、発注ミスの軽減や購買情報の蓄積が可能となる |
| 横串検索機能 | 複数のサプライヤー間の商品を横断的に検索することで、最安値商品を迅速に探せる |
| 承認ワークフロー | システム内で購買に関する申請・承認を行えるため、業務効率化や内部統制の強化を図れる |
| システム連携機能 | 既存の会計システムなどと連携させることで、一気通貫の業務プロセスを構築できる |
ここからは、間接材購買を効率化できる「購買管理システム」を選ぶポイントを3つ紹介します。
大前提として、自社の課題解決が可能な購買管理システムを選ぶことが重要です。たとえば、「請求書処理の時間を短縮したい」「発注から納品までの購買フローを最適化したい」など、課題に応じたシステムを選定する必要があります。
一口に購買管理システムといっても、間接材購買に特化したシステムや、直接材と間接材の購買に対応したシステム、特定の業務を効率化できるシステムなどがあります。間接材購買に特化したシステムを選べば、幅広いサプライヤーから最安値の商品を簡単に見つけられるでしょう。
このように自社の課題を見極めたうえで、最適な購買管理システムを選ぶことが大切です。
購買管理システムを選ぶ際は、間接材の選定から発注、納品までの一連の購買プロセスをカバーするシステムを選ぶ必要があります。
たとえば、見積査定業務など特定業務に特化したシステムでは、機能に制限があるため、購買業務全体の効率化を達成できない可能性があります。そのため、自社のルールに合わせた運用設定などが行えるシステムを選ぶことが重要です。
購買業務は、請求や支払いなどの後工程が必ず発生します。そのため、既存の会計システムと連携できる購買管理システムを選ぶことが重要です。
会計システムと連携して、購買の請求情報を会計システムに自動で取り込めば、業務の効率化・コスト削減を実現できるでしょう。
豊富な機能を搭載している購買管理システムであっても、操作性が悪ければ運用が難しくなります。そのため、導入企業数が多いかどうか、そのシステムの操作性や機能性の評価を確認したうえで選定しましょう。
また、システムの導入と運用を円滑に行うために、システム提供元のサポート体制が充実しているかを確認することも重要です。充実したサポートがあれば、余分な工数をかけずに済みます。
間接材購買のシステム導入を検討している方におすすめなのが、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」です。購買管理プラットフォームは、間接材に特化したSaaS型の購買管理システムで、すでに14,000社以上の企業様に導入いただいています。
「購買管理プラットフォーム」には、以下のような特徴・メリットがあります。
上記のとおり、購買管理プラットフォームではディスカウント価格でサプライヤーの商品を購入でき、さらに既存会計システムとの連携も可能です。導入・運用に向けたサポートも行っているので、購買管理システムを初めて利用する方でもご安心ください。
間接材購買を一元化する購買管理システムを導入することで、業務の効率化や調達コストの削減、内部統制の強化といったメリットが期待できます。システムを導入する際は、「自社の課題解決に適しているか」「一連の購買プロセスに対応しているか」といったポイントを押さえて選びましょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、すでに14,000社以上の企業様に導入いただいているSaaS型の購買管理システムです。最安値商品のワンクリック検索や、自社のルールに合わせた運用・承認設定も行えます。
導入・運用に向けたサポート体制も充実していますので、まずはお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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