間接材はオフィス用品や什器など直接売上につながらない資材であるものの、ビジネスの継続には必要不可欠です。そのため、どの企業においても、間接材のコストは積極的に削減すべき対象となります。
この記事では、間接材の調達コストを削減するために解決すべき課題と具体的な解決方法について解説します。
ビジネスの現場で間接材の購買を担当されている方、全社的な間接材コストの削減を検討している企業の管理職・役員の方にとって役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
企業が購入する資材は、大きく「直接材」と「間接材」に大別できます。直接材とは、主に製品の部品や材料など売上に直接関与する物品のことです。そのため、製品価格の内訳に直接材のコストも含まれており、コスト削減はもちろん、品質や納期といった側面も考慮する必要があります。
一方で間接材は、製品の材料や部品ではなく、備品や消耗品といった物品のことです。基本的には経費で精算されるため、間接材コストを削減することは企業利益につながります。
基本的に純利益を上げるためには売上増加またはコスト削減の両方が必要ですが、一般的にはコスト削減の方が取り組みやすいとされています。たとえば、売上の利益率が3%の企業であれば、3万円の利益を出すのに100万円の売上が必要ですが、コスト削減では間接材の支出を3万円削減するだけで同じ効果が得られます。
そのため、間接材のコスト削減は、企業の純利益向上において効果的な手段といえるでしょう。
間接材の調達コストを削減するためには、解決すべき課題がいくつかあります。ここでは、間接材のコスト削減においてよくみられる課題について代表的なものを紹介します。
間接材は、一般的なイメージとしてオフィスで使う文房具などをイメージすることが多いでしょう。しかし、実際には機器の修理や清掃といったサービスも含まれるため、種類は多岐にわたります。また、間接材の種類が多いということは、取引先もそれに比例して多くなるのが一般的です。
取り扱う間接材の種類と関係する取引先が多くなると、発注方法の管理や取引先の情報といった調達に必要な情報の管理が必然的に増え、業務負担が増大します。
それに加えて、間接材の購買業務をアナログなやり方で行っている場合、社内での申請や承認、見積依頼が多数行き交うことで、状況把握が難しくなり、属人化を招くことも少なくありません。
大規模な取引となることが多い直接材と違い、間接材は部署や個人単位での調達となるケースが多いため、一元管理が難しいことも課題の一つです。たとえば、従業員が使用する備品などは、各自から出された申請に対して上長が承認するという業務フローになっているケースが多いでしょう。
また、拠点が各地に点在している企業は、間接材の取引先も拠点ごとに異なります。直接材の場合は本社の集中購買により手配可能ですが、多種である間接材は担当部署だけでは手が回らないことも少なくないため、各拠点で調達をすることがほとんどです。
そのため、いざ管理を一元化しようとしても、取引先が異なることにより上手くいかないケースが多いです。組織全体で間接材の購買状況を可視化するためには、一元的に管理できるシステムの導入が求められるでしょう。
一般的に間接材はオフィス用品や什器などの物品がイメージされがちですが、広義では業務委託やサービスなども含まれています。それぞれの単価が決まっている物品とは違い、サービスの費用は都度見積もりが必要であることから、相場がわかりづらく十分なコスト削減が進んでいないケースがあるのです。
また、提供する企業が少ないサービスの場合、取引先の言い値で手配せざるを得ないケースもあるでしょう。
直接材については製品化のための情報収集の一環として調査・分析を行うため、社内に一定の専門性があるでしょう。
一方で間接材については、ただ購買するだけで物品の対象について深く知ろうとしないケースや、業務委託やサービスなど普段取り扱わないものが対象であるケースが多いです。そのため、購入する商品やサービスに対する専門性が不足し、価格交渉や取引先の選定が進まないことも少なくありません。
また、調達する側の知識が浅いことが取引先に知られてしまうと、足元を見られる状況となり、値下げ交渉をしたとしても効果が得られないことも考えられます。
間接材の調達においては、各担当者に対してコスト削減の動機づけが難しいことも課題の一つです。間接材は単価ベースでのコスト削減効果が小さく、仮にコスト削減につなげられたとしても、それが社内で評価されることは少ないでしょう。
そのため、従業員は間接材のコスト削減に対してモチベーションが上がりづらく、積極的に取り組まないことが考えられます。また、年功序列を前提した評価体系といった根本的な部分も、従業員のコスト削減意識の向上につながらない理由の一つといえるでしょう。
間接材の調達においては、主に5つのコスト削減方法があります。
間接材のコストを削減するためには、間接材の購買状況について可視化することが重要です。具体的には「どの部署が、どの品目を、どこの業者から、どれだけ購入しているか」といった情報を明確します。これらの情報が把握しきれていないと、購入に値する物品かどうかを洗い出せず、コスト削減につなげることができません。
間接材の購買状況が可視化できれば、同じ品目にもかかわらず異なる仕入れ先から購入しているなど、コスト削減につながる情報を得ることができます。
間接材を購入する際の業務フローは、部署によってバラバラかつ個別最適となっているケースが多くあります。たとえば、ある部署ではエクセルで管理している一方で、他のある部署では紙の申請書で業務を進めているケースがあるでしょう。
部署によって購買プロセスが異なると購買の進捗や全体像が見えづらいため、コスト削減に向けた対策が立てにくくなります。
そのため、間接材調達におけるコストを削減するためには、組織全体で購買プロセスを標準化することが重要です。購買プロセスが統一されていれば、業務フローがよりシンプルになり、手続きや承認にかかる人件費の削減につながるでしょう。
また、部署ごとの購買実態も把握しやすくなり、コスト削減に向けた課題も把握しやすくなります。だだし、購買プロセスの標準化を実現するにあたって、コンプライアンス問題を回避するために内部統制も実施する必要があることは覚えておきましょう。購買業務における内部統制については、以下の記事をご覧ください。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
間接材を取り扱う複数の取引先の間に競争を促すことも、間接材のコスト削減における必要な施策の一つです。
間接材のコストが高止まりする原因の一つに、間接材を取り扱う複数の取引先の間で競争原理が働いていないケースがあります。これは一つひとつの購入額が大きくないことから、購買担当者が相見積もりの取得を省略してしまうことが要因として考えられるでしょう。
複数の取引先に相見積もりを依頼すれば、価格の比較検討ができることはもちろん、価格競争力を持つ取引先を新たに見つけられる可能性があるほか、既存の取引先に対して値引き交渉をしやすくなります。
加えて、サプライヤーに間接材に対してもコストを追求するという印象を与えられ、今後の取引によい緊張感が生まれるでしょう。
間接材の定義を再検討することも、コスト削減につながります。部署によって間接材の定義が異なるなど、どこまでを間接材と扱うかは社内で曖昧になりがちです。社内で間接材の認識が異なると、組織全体のコスト削減に対する策を立案しにくくなるため、まずは全社的に間接材に対する認識を統一することが求められます。
たとえば、間接材としては不適切な品目まで調達対象に含まれていないか、機器の修理費用や清掃費用といったサービスも見落としていないかなどの観点で間接材と扱う対象を全社的に見直すことが重要です。
間接材の範囲を再検討することで、間接材の要否に対する認識が組織全体で一致し、余分な間接材の購入を抑えられます。
購買管理システムを導入することで、間接材調達にかかる費用を大幅に削減することが可能です。手作業や人手を介して間接材の調達を行っている場合、十分な価格交渉ができていない、担当者での立て替えが発生しているなどの問題が生じているケースがあるでしょう。
購買管理システムを導入することで、一連の作業がシステム上でできるほか、効率的な商品選定や請求の一元化が実現できるため、従業員の立て替えを回避することはもちろん、業務効率化により価格交渉にあてるリソースも確保できるでしょう。
サービスによっては、特別価格で間接材を購入できるケースもあるため、直接的なコスト削減にもつながります。
間接材のコストを削減するために購買管理システムを導入する場合は、「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。「購買管理プラットフォーム」は14,000社以上の大企業・中堅企業が採用している購買管理システムで、多岐にわたる間接材とその取引先を一元的に管理できます。
商品や取引先に応じて業務フローを変える必要がなく、すべてシステム上で業務を完結できるため、調達業務にかかる人的コストを削減することが可能です。
また、ビズネットが会員向けに独自でサプライヤーと価格交渉を行っており、間接材を特別価格で調達できるため、間接材の調達コスト削減に大きく寄与するでしょう。実際に購買管理プラットフォームを導入した私立大学様においては、購買状況の把握や請求処理の負担軽減はもちろん、調達コストの削減を実現しています。
さらに、システム上で用意されたカタログから多種多様な商品を選択でき、相見積もりや相場の把握をスムーズに行えるのも魅力です。
間接材の調達コストを削減するためには、業務全体の可視化や管理の一元化が欠かせません。それらを実現するために有効な選択肢となるのが、購買管理システムの導入です。
本記事で紹介した「購買管理プラットフォーム」は、調達業務の一元化や特別価格の適用などを通して、組織全体の間接材コスト低減に大きく貢献します。ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
PAGE TOP
