近年、原材料費や人件費の高騰により、多くの企業がコスト負担の増加に直面しています。事業活動における利益率を向上させるために、業務コストの削減を図りたいと考える人も多いでしょう。
今回は、業務コストの概要と削減のメリットを解説し、具体的なアイデアを紹介します。併せて、業務コスト削減の進め方や成功事例も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
業務コストとは、企業が製品を生産し、サービスを提供するために必要な全ての経費のことです。具体的には、エネルギーコストや人件費、原材料費などが含まれます。
業務コストを細かく見ていくと、以下のようなコストがあります。
上記で挙げたコスト要素が合算されることで、最終的な業務コストが決定されます。
業務コストは、各種費用項目を詳細に追跡し、合計することで算出されます。各項目のコストの詳細を理解することで、無駄なコストを特定し、削減の機会を見つけることが可能です。
コスト分析では、「コストドライバー」と呼ばれる、コストを増加させる要素を特定し、各コスト項目の全体に占める割合を理解することが重要です。これにより、コスト削減の優先順位を決定して、効果的なコスト管理戦略を立案できます。
ここでは、業務コストを削減するメリットを3つ紹介します。
業務コストを削減することで、企業の利益を向上させることが可能です。競争が激しい業界や市場が縮小しつつある業界は、売上増加による利益の向上が難しい場合が多いですが、コスト削減により売上を変えずに増益を実現できます。
また、利益が増えることで金融機関や株主からの評価が高まり、事業拡大に向けた動きを積極化できます。
業務コストの削減を実現する過程で、業務効率化を促進できることも大きなメリットです。たとえば、業務フローを見直すことで、過剰在庫や時間外労働にかかるコストの削減が可能になります。
業務の効率化が進むと、企業の利益の拡大や従業員満足度の向上にもつながり、結果として人材定着率の向上が期待できます。
業務コストの削減によって増えた利益を、新規事業や研究開発費に投資できる点もメリットです。
社内で使うITツールへの投資や、優秀な人材の採用などにコストを振り分けることで、企業の将来的な成長基盤を築くことができるでしょう。
業務コストには原材料費や人件費、エネルギーコストなどが含まれています。ここでは、それぞれのコストを削減するアイデアをパターン別に紹介します。
原材料費を削減には、主に以下の方法があります。
サプライヤーとの仕入れ価格交渉では、独占禁止法や下請法など法的なリスクを伴うため注意が必要です。
取引するサプライヤーや品目が多い場合は、従来の管理方法を見直し、消耗品費をオンラインで購入するなどして、コスト削減を目指すことが大切です。そこで、購買プロセスを一元管理できる「購買管理システム」を導入し、管理方法の見直しから行うとよいでしょう。
下記の記事では、「購買管理システムの種類や導入のメリット」について解説しているので、ぜひ参考にしてください。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
なお、ビズネットではコスト削減に関する動画セミナーのコンテンツも提供しています。参加費は無料でいつでもご覧いただけますので、ぜひ以下のリンクより詳細をチェックしてみてください。
動画セミナー「今さら聞けない！コスト削減の基本セミナー～購買管理編～」
人件費の削減には、主に以下の方法があります。
業務フローを見直し、マニュアルを導入・整備することで、情報共有やノウハウの蓄積がスムーズになり、無駄な作業時間や社員教育のコストを削減できます。
交通費・営業費の見直しでは、オンライン営業を推進し、余分な交通費を削減する方法が効果的です。さらに、アウトソーシングを活用することで、業務の一部を外部企業に委託し、人材の採用や教育にかかるコストを減らすことが可能となります。
なお、アウトソーシングと混同されやすい用語に「BPO」があります。BPOとアウトソーシングの違いについては、下記の記事で解説しているので、ぜひ参考してください。
「BPOとアウトソーシングの違いとは？BPOを導入するメリット・注意点・業務例も紹介」
エネルギーコストを削減する具体的な方法として、以下が挙げられます。
電力会社・プロバイダ契約、空調システムの見直しによってエネルギーコストの削減が可能です。
業務コスト削減は、以下の5つのステップで実行できます。
まずは、現状のコストを把握するために、全ての支出を詳細に洗い出しましょう。その後、コスト削減の効果を最大化するため、業務コスト削減における優先順位を設定します。
なお、大きな割合を占めるコストや、削減が難しいコストを切り分けて考えることも重要です。
コストを把握した後、すぐに削減できそうなコストをリストアップしましょう。たとえば、消耗品費やエネルギーコストは、適切に対処することで早期に削減できます。
一方で人件費は、業務改善を通じてコスト削減を図る必要があるため、中長期的な視点を取り組む必要があります。
業務コスト削減の対象を決めたら、コスト削減に関する具体的な目標と方法を設定しましょう。ただし、自社の事業に合った削減目標や方法を策定しないと、従業員のモチベーションが低下する恐れがあるため注意が必要です。
なお、コスト削減の目標と方法は、具体的かつ実現可能であることが重要となります。
業務コスト削減の目標と方法を設定した後は、社内関係者に周知しましょう。社内での連携が取れていないと、コスト削減の活動が難航する可能性があります。
たとえば、急に消耗品の購入手続きが難しくなると、従業員のモチベーションが低下することもあります。こうした事態を防ぐため、具体的なルールやマニュアルを制定し、従業員の混乱と不満を解消するよう努めましょう。
業務コスト削減を実行した後は、その効果を検証します。1ヵ月ごと、あるいは3ヵ月ごとなど、定期的に効果を検証することで結果を比較しやすくなります。
改善すべきポイントがあればフィードバックし、実行プランを見直しましょう。また、特定の部署や人員に過剰な負担がかかっていないかもチェックしておくことをおすすめします。
ここでは、ビズネットの購買管理システム「購買管理プラットフォーム」を活用し、業務コスト削減を実現した事例を2つ紹介します。
なお、「購買管理プラットフォーム」は、消耗品や工具といった間接材の購買プロセスを一元管理できるシステムです。14,000社以上の導入実績があり、ITトレンドの購買システム部門で年間ランキング1位を獲得するなど、その高い機能性と使いやすさが評価されています。
詳しいサービス内容については、以下より資料ダウンロードいただけます。
株式会社ファクトリージャパングループ様は、店舗数が毎年1.5倍のペースで増加する中、本社購買部門が各店舗の業務用品や販売商品を取りまとめていたため、以下のような課題を抱えていました。
業務負担を軽減するため、購買管理プラットフォームを導入し、備品の発注をシステム化しました。その結果、各店舗の利用状況や注文データを簡単に確認できる体制が整い、物流センターを活用した商品の保管と店舗への定期配送も実現しています。
これにより、店舗用業務品の調達管理工数を削減し、購買部門の業務負荷を年間270時間削減。さらに、店舗への配送コストも削減され、同社にとって大きな改善効果をもたらしました。
株式会社ファクトリージャパングループ様の導入事例の詳細は、以下よりご覧いただけます。
株式会社大林組様は、発注元や発注方法が多岐にわたることで業務が複雑化し、人件費が増大する課題を抱えていました。また、封筒などのオリジナル商品の管理や社内配送コストの最適化、購入状況のデータ抽出に大きな労力を要する課題も抱えていました。
この課題を解決するため、同社では購買管理プラットフォームを導入し、に間接材の調達と購買を一元化。また、「物流代行サービスオプション」を利用し、オリジナル商品の管理や社内配送業務を一元化。さらに、管理機能「Bizm@nage」を用いて購買状況を一元管理したことで、データ抽出の労力を削減しました。
結果として、調達業務や業務フローが大幅に簡素化され、業務コストと人件費を年間約9,000万円削減。また、小口出金に伴う請求処理業務も効率化され、工数の削減に成功しました。
株式会社大林組様の導入事例の詳細は、以下よりご覧いただけます。
業務コストを削減することで、「企業の利益向上」「業務効率化の促進」を実現できます。具体的な方法として、原材料費や消耗品費の削減、人件費の削減などが挙げられます。
購買プロセスで業務コスト削減を図りたい方は、ぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。「購買管理プラットフォーム」は、以下の特徴を備えたSaaS型の購買管理システムです。
自社の課題を丁寧にヒアリングしたうえで、最適なプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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