業務コストを効率的に管理して削減することは、企業が持続的に成長して競争力を維持する上で不可欠なことです。本記事では、業務コストの概念、それを削減する具体的な手法、そして、その一例として多くの企業で業務コストのムダを生む課題として認識されていない間接材購買業務とその改善方法のについて詳しく解説します。
間接材購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
「これが普通」だと思っている業務が人手とコストを奪うムダの温床になっています。
ビズネットの『購買管理プラットフォーム』が、これらの課題を解決します。
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業務コストとは、企業が製品を生産し、サービスを提供するために必要な全ての経費のことを指します。業務コストにはエネルギーコストや人件費、原材料費などが含まれます。
従業員の給与や社会保険料、原材料や部品の購入費用、設備の設置やメンテナンスに関わるコストはもちろんのこと、電気やガス、水道などのようなエネルギーコスト（光熱費）、交通費や通信費、そしてその他の運営コスト（例えばレンタルスペースの費用や行政手数料など）も該当します。これら全ての要素が合計されて、業務コストが形成されます。
業務コストは企業の収益性に直接影響を及ぼします。業務コストが高いと製品やサービスの価格を上げなければならず、その結果、顧客が減少して売上が下がる可能性があります。また、高いコストは利益率を低下させ、企業の成長と繁栄を阻害します。
一方、コストを適切に管理して必要な投資を行いながら業務コストを削減できれば、利益率が向上し、競争力が強化されます。
業務コストの算出は、各種費用項目を詳細に追跡し、それらを合計することで行います。それぞれの経費項目がどの程度のコストを発生させているのかを理解することで、無駄なコストを特定し、削減の機会を見つけることができます。
分析には、コストドライバー（コストを増加させる要素）の識別や、各コスト項目が全体に占める割合の理解が必要です。これにより、コスト削減の優先順位を決定し、効果的なコスト管理戦略を立てることができます。
高い業務コストは、一見ただの運営経費の一部かもしれませんが、深刻な問題を引き起こす可能性があります。
第一に、高い業務コストは利益の圧迫をもたらします。つまり、売上が増えてもその多くがコストとして消えてしまい、結果的に純利益が少なくなるという状況です。
さらに、高コスト体質の企業は、価格競争力を維持するのが難しくなります。自社の製品やサービスの価格を上げざるを得ないと、消費者はより安価な競合他社の製品やサービスを選ぶ可能性が高まります。
また、不必要に高い業務コストは企業の成長の妨げともなります。新たな投資や事業拡大のための資金を吸収し、その可能性を制限するからです。
業務コスト削減は企業成長に直結します。まず、コスト削減に成功すれば、企業の利益率が上昇します。これは、同じ売上でも純利益が増えるということを意味します。
高い利益率は企業の財務健全性を示し、株主に対する配当や再投資の余地を生み出します。その結果、新たな投資や新規の事業展開の機会が増え、企業の成長を促進します。
また、業務コストを適切に管理することは、企業が市場の変動や予期しない出来事に対応できる柔軟性を保つためにも不可欠です。
業務コスト削減のための手法と戦略は多岐にわたります。
業務プロセスの最適化は、不必要なステップを削除し、時間とリソースを節約するのに有効です。リソース管理の効率化は、人員配置、設備利用、時間管理など、企業資源全体の最適な利用を可能にします。
サプライチェーンの改善は、原材料の購入から製品の配送までの全てのプロセスをスムーズにし、コストを抑えます。また、エネルギー効率の向上は長期的な視点でのコスト削減に寄与します。無駄の削減は、企業が行っている活動全てに関連する可能性があり、不必要なコストを削減するための標準的なアプローチとなります。
近年では、業務のデジタル化が重要な戦略となっています。デジタル化は業務の効率化と透明性の向上を可能にし、間接的なコスト削減に寄与します。
一例として多くの企業でこれまで課題として認識されてこなかった間接材の購買業務のデジタル化が挙げられます。直接材については多くの企業で改善が重ねられてきましたが、間接材については直接材の4倍の発注量があると言われているのにも関わらず、組織の末端の部署やチームで購買が行われるために業務状況の把握が困難で改善することが困難でした。近年では、購買管理サービス(例：ビズネットの購買管理プラットフォームなど)の活用により、業務をデジタル化し購買プロセスの可視化・集中管理が可能になったことで、より効率的な購買業務が可能になりました。これにより、企業は必要な資源を適切な価格で購入し、コストを最小限に抑えるほか、人的なリソースをコアな業務に割くことができるようになりました。
業務プロセスの見直しは、企業が現在の運用を評価し、無駄なタスクを削減して効率を向上させるための重要なステップです。これにより、企業は製品やサービスの提供に必要な時間を短縮し、業務コストの削減を実現することができます。さらに、プロセスの見直しは企業の生産性を高め、顧客へのサービスレベルを改善するという二重の利点をもたらします。
プロセスマッピングは、業務フローを視覚的に示すことで、ボトルネックや非効率的なプロセスを明確に特定する手法です。これにより企業は、適切な解決策を計画し、問題点を効果的に解消することが可能となります。また、プロセスマッピングは、業務全体の流れを理解し、各部門間の調整を最適化するための基盤となります。
業務自動化は、繰り返しの手作業を省き、時間とコストの削減に大いに貢献します。特に定型的な作業や一部の決定作業は自動化により高い効率を生むことが可能で、それにより従業員はより重要かつ高度な業務に集中できるようになります。
一例としてビズネットの「購買管理プラットフォーム」のような購買管理サービスを活用すれば、間接材購買業務における取引先・商品選定から、注文、承認申請、請求までのプロセスを大幅に削減ができ、企業の業務フローをスムーズにするとともに、間違いのリスクを減らし、さらなるコスト削減を実現できます。また、プラットフォームを活用すれば、データの一元管理も可能となり、情報の透明性を確保し、より適切な意思決定を助けます。
企業の成功は、人的、物的、時間といったリソースの効率的な管理に大いに依存します。人的リソースについては、適切な人員配置やスキルセットの活用が重要で、これにより業務の効率化と生産性の向上が期待できます。
物的リソースについては、物資や機器の最適な管理と使用が不必要なコストを削減し、効率性を高めます。時間リソースに関しては、業務スケジュールの管理と最適化により、作業の遅延を防ぎ、リソースの浪費を避けることができます。
企業の成功にはリソースの適切な割り当てとスケジューリングが不可欠です。これにより、業務の優先順位を明確にし、重要なプロジェクトに必要なリソースが確保されます。
また、スケジューリングを通じて、各タスクの期限を管理し、時間の使用を最適化することができます。これらの手法は、業務の効率を最大化し、業務コストを最小化する効果を持ちます。
リモートワークは、業務コスト削減に大いに寄与します。例えばリモートワークはオフィススペースのレンタル費用や、通勤に関連する交通費などのコストを大幅に削減することが可能となります。
また、従業員は通勤時間を節約し、その時間をより生産的な作業に使うことができます。これにより、全体的な生産性が向上します。さらに、リモートワークは従業員の満足度を向上させ、長期的には人材のリテンション向上や採用力強化にも寄与すると考えられます。
サプライチェーンコストの評価と分析は、コスト削減の可能性を明らかにするために欠かせません。これには原材料費、製造費、運送費、保管費などが含まれます。これらのコストを詳細に追跡し、理解することで、改善の余地がある領域を特定できます。
例えば、特定の供給元からの原材料費が平均的な市場価格よりも高い場合、他の供給元を探すか、価格交渉を行うことでコストを削減することが可能になります。
価格ネゴシエーションはサプライチェーンコストを削減する効果的な手段です。効果的なネゴシエーションを行うためには、市場情報の収集と分析が不可欠で、これにより競争的な価格を確保できます。
また、長期契約を結ぶことで、将来の価格変動のリスクを抑え、安定した価格を確保することができます。これにより、予測可能なコスト構造を確立し、長期的なビジネス計画の策定を容易にすることが可能です。
間接材購買業務における購買管理サービスのようなデジタルツールの活用は、サプライチェーン管理の効率化とコスト削減を可能にします。これらのツールを使用すると、供給元とのコミュニケーション、注文管理、在庫管理、輸送スケジューリングなどのプロセスを自動化し、最適化できます。
結果として、ミスを減らし、作業時間を削減し、全体的なサプライチェーンコストを下げることが可能になります。
エネルギー効率を改善すると、エネルギーコストを大幅に削減することが可能となります。これは、製品の製造に必要なエネルギーを最小限に抑えることから始まります。
例えば、エネルギー効率の高い機器の導入、設備のメンテナンスと更新、またはエネルギー管理システムの導入などが考えられます。これらの取り組みは、企業の環境負荷を軽減すると同時に、電力やガス、水道などの使用量を削減し、結果的に業務コストを下げます。
業務コストを最小限に抑えるための主要な戦略のひとつが、生産プロセスや業務フローにおける無駄の削減です。これは、組織が現在行っているさまざまな活動を詳細に分析し、その中から重複するタスクや不必要な手続き、過剰な在庫といった非効率的な要素を見つけ出し、排除または最小化するプロセスです。
無駄を見つけるためには、業務フロー全体を通じて価値を創出しない活動を特定することが重要です。これには、製品の過剰な在庫による保管コストの増加、必要以上の手間をかけて行われる手続きや業務、それぞれのタスク間で情報が不十分に共有されていることによる時間の無駄などが含まれます。
これらの無駄を排除するためには、リーン思考や改善サイクル（PDCAサイクル）といった戦略的アプローチの導入が有効です。
リサイクルやエネルギー効率の高い設備の導入などの環境に優しい取り組みは、初期投資が必要な場合もありますが、長期的に見ればコスト削減につながります。
例えば、リサイクル可能な材料の使用や廃棄物のリサイクルは、廃棄物処理コストの削減や新たな収益源となる可能性があります。また、エネルギー効率の高い設備の導入は、エネルギーコストの継続的な削減をもたらします。これらの環境に優しいプラクティスは、企業の持続可能性を高め、企業イメージの向上にも寄与します。
業務削減を達成するために用いられるフレームワークには、以下のようなものが存在します。これらのフレームワークを理解し適用することで、企業は業務削減を効果的に実現することが可能となります。
このフレームワークは無駄を削減し、価値を最大化することを目指します。リーンマネジメントでは、プロセス内で価値を生み出していない業務を特定し、それらを削減または排除します。これにより、時間とリソースの節約が可能となります。
シックス・シグマは、業務プロセスの改善に向けた統計的な手法を用いるフレームワークです。このフレームワークでは、プロセスのバリエーションと欠陥を減らすことにより、生産性を向上しコストを削減します。
BPRは、企業が業務プロセスを根本から見直し、より効率的で効果的なものに再設計するためのフレームワークです。このアプローチは、業務の簡素化と自動化を通じて、大幅な業務削減を目指します。
アジャイルは、主にソフトウェア開発における作業の効率化を目指すフレームワークですが、他の多くの業務にも応用可能です。アジャイルでは、作業を小さな部分に分割し、それぞれを迅速に実施・評価します。これにより、適応性が高まり、無駄な作業を削減できます。
製造業の業務削減に役立つフレームワークには以下のようなものがあります。これらのフレームワークを適用することで、製造業の業務削減と生産性向上を実現することができます。
リーン製造は、製造業で最も広く使用されているフレームワークの一つで、全ての無駄を排除し価値を最大化することを目指します。これには、製品の製造プロセスを見直し、過剰な在庫の削減、作業の流れの改善、品質の向上などが含まれます。
トヨタ生産方式は、リーン製造の源泉とも言えるフレームワークで、連続的な改善（Kaizen）、自動化によるヒューマンエラーの排除（Jidoka）、ジャストインタイム生産（JIT）などの原則に基づいています。これらのアプローチを組み合わせることで、製造プロセスの効率化とコスト削減が可能となります。
総合生産管理は、製造プロセス全体の効率を最大化することを目指すフレームワークです。このアプローチは、すべての従業員が機器の維持と改善に参加することで、ダウンタイムを削減し、生産性を向上させることを目指しています。
世界の有名企業では、様々な取り組みを通じて業務コスト削減を実現しています。例えば、大手製造業企業では、リーン製造の原則を採用し、生産ラインの無駄を削減し、効率を大幅に向上させました。また、多くのIT企業はクラウドベースのソリューションを導入し、ITインフラストラクチャのコストを削減し、スケーラビリティを向上させています。
ビズネットの購買管理プラットフォームを活用してコスト削減を実現した成功事例を、こちらでご紹介していきましょう。
本社購買部門が各店舗の業務用品や販売商品の手作業による定期集計を行っていましたが、毎年店舗数が1.5倍に増えるという速度により、購買部門の業務負荷が増大していました。問題となっていたのは店舗の備品や販売商品の在庫管理、発注量の把握、そして商品の迅速かつ適切な納品と配送コストの削減です。
この問題を解決するために、購買管理プラットフォームを利用して備品の発注をシステム化しました。これにより、各店舗の利用状況や注文データを簡単に確認できるようになりました。さらに、物流センターを利用して商品の保管と店舗への定期配送を実施しました。
この取り組みにより、店舗用の業務品調達管理工数が大幅に削減されました。具体的には、購買部門の業務負荷が年間270時間削減されました。さらに、店舗への配送コストも削減でき、大きな経済効果を実現しました。
詳細はこちら
https://www2.biznet.co.jp/case/266/
複数の発注元と多様な発注方法により、業務が複雑化し、人件費が増大していました。また、ユニフォームや帳票、封筒などのオリジナル商品の管理や社内配送コストの最適化、さらに購入状況のデータ抽出も大きな労力を要していました。
購買管理プラットフォームを活用して間接材の調達と購買を一元化し、業務を効率化しました。「物流代行サービスオプション」によりオリジナル商品の管理や社内配送の業務も一元化しました。さらに、「Bizm@nage」という購買管理プラットフォームの管理機能を用いて購買状況を一元管理し、データ抽出の労力を大幅に削減しました。
この結果、調達業務や業務フローが大幅に簡素化され、効率が向上しました。また、業務コストや人件費が年間で約9,000万円削減され、莫大なコスト削減が実現しました。さらに、小口出金に伴う請求処理業務も効率化され、工数が大幅に削減されました。
詳細はこちら
https://www2.biznet.co.jp/case/335/
多くの調達先からの荷受けが頻繁に行われ、業務負担が増していました。また、店舗用品の保管スペースが不足している問題に直面していました。さらに、経理部門は毎月約1万件の請求書を処理しなければならず、その負担が増していました。
購買管理プラットフォームを導入することで、購買窓口を一元化しました。加えて、物流代行サービス（オプションサービス）を活用して店舗用品を管理し、月1回の定期配送を実施することで、保管スペースの問題を解消しました。また、購買管理プラットフォームを活用して請求書を一元管理し、請求処理を効率化しました。
これらの改善策の結果、調達先の統一により荷受けの回数が大幅に減少し、業務負担が軽減されました。物流代行サービスの導入により、店舗用品の保管スペースを確保できるようになりました。そして、経理部門への請求書が毎月20件にまで削減され、請求処理のコストが大幅に削減されました。
これらの事例から学べる主な教訓は、業務コスト削減は全社的な取り組みであり、全ての部門が関与しなければならないということです。
また、コスト削減は一時的な目標ではなく、継続的な努力と改善が必要です。さらに、テクノロジーの活用はコスト削減の重要な手段であり、購買管理プラットフォームなどのデジタルツールは業務プロセスの効率化とコスト削減を可能にします。
最後に、コスト削減は企業の競争力を向上させ、持続可能な成長を支える重要な要素であることを理解することが重要です。
企業の長期的な成功と成長は、業務コストの効果的な管理と深く結びついています。コストを効率的に削減することで、企業は他の重要な事業領域への投資を増やし、結果として更なる成長と競争力の強化を達成することができます。
業務コスト削減は一過性の措置ではなく、継続的な取り組みが必要です。これには、絶えずコストを見直し、最適化の可能性を追求するプロセスが求められます。
ビズネットの購買管理プラットフォームはこのコスト削減戦略における強力なツールとなります。データの可視化、業務の自動化、サプライチェーン管理の効率化などを通じて、業務コストを大きく減らすことが可能になります。これらのデジタルソリューションは進化し続け、その使用範囲は更に広がります。結果として、企業のコスト削減と生産性の向上は加速度的に進行します。
結局のところ、業務コスト削減は企業の競争力を強化し、成長を促進する不可欠な要素です。これを実現するためには、業務プロセスの最適化、リソースの効率的な管理、サプライチェーンの改善、エネルギー効率の向上などの手段があります。これらの戦略を実行し支える重要なツールとして購買管理プラットフォームが活用されます。これらの方法とツールを適切に利用することで、企業は業務コスト削減を達成し、持続的な成功を享受することが可能となります。
詳しくはビズネットの購買管理プラットフォームをご覧ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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