「購買業務のやりがいは？」「購買業務の担当者にはどんなスキルが必要？」といった
疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。購買業務は、適切な資材を仕入れることで企業の利益率アップを達成できるなど、大きなやりがいのある業務です。
この記事では、購買業務の概要を紹介した上で、購買業務・調達業務のやりがいや難しいところ、担当者に求められるスキルなどを詳しく解説します。購買業務の改善に活かせるヒントを知りたいという方は、ぜひ最後までご覧ください。
購買業務とは、企業活動に必要な原材料や部品、備品などを購入する業務のことです。購買担当者は、適切な価格や時期に自社が求める品質水準の資材を仕入れる役割を担います。
また、一口に購買業務といっても、さまざまな分野で活躍できることがポイントです。たとえば、製造業の場合、産業用機器や医療用機器、自動車、輸送機器といった分野で購買業務に携われます。
このように、購買業務は幅広い分野で必要不可欠なので、自身の関心が高い分野でも活躍できる可能性が高いでしょう。
購買業務の基本的な内容として、以下が挙げられます。
| 業務内容 | 概要 |
| 見積評価・価格交渉 | 設計部門や製造部門が求める要求仕様をもとに見積依頼書を作成し、価格・納期・品質などの条件を踏まえて見積内容を評価する。必要に応じて価格交渉も実施。 |
| 発注 | 選定したサプライヤーへ正式な発注を行う。取引条件や支払い方法、納期などを記した基本契約書を、双方合意の上で取り交わす。 |
| 納入処理・検収 | 資材の納期管理や、品質チェックを行う。品質不適合品がある場合は、サプライヤーに対して交換・修正などを依頼する。 |
調達は、事業戦略に基づいてサプライヤーの選定や価格交渉を行う業務です。購買よりも担当する業務の幅が広く、人材調達のほか、リース・レンタルなどの方法による調達も含みます。
一方、購買業務は基本的に購入によって資材を調達するものであり、日常業務の一環として行う点に違いがあります。なお、購買の詳細や調達との違いについては、ぜひ以下の記事もご参照ください。
「購買とは？購買と調達の違い・具体的な仕事内容も併せて紹介！」
ここからは、購買業務・調達業務のやりがいを5つ紹介します。具体的なやりがいについて把握することで、業務のモチベーション向上にもつながるでしょう。
購買・調達の業務では、高品質かつ低価格の資材を適切な数量で仕入れることで、企業の利益率向上に貢献できるというやりがいがあります。仕入れる資材の品質をなるべく下げずに、仕入れ価格の低いものを選定することが使命といえるでしょう。
自社の条件に見合ったよい資材を見つけるためにも、サプライヤーに関する情報収集や、比較検討は欠かせません。業務担当者として求められる適切な知識やスキルを身につけて仕事の成果を出すことで、社内における自身の評価を高めることにもつながります。
購買・調達業務では、要求部門やサプライヤーなど、社内外のさまざまな人とコミュニケーションを取れることにもやりがいを見出せます。
例を挙げると、社内の研究開発部門、生産部門などの要望を汲みつつ、必要な資材を適切なタイミングで購入できるように調整することが当てはまります。具体的には、サプライヤーの選定や発注、購買計画のほか、必要に応じた国際購買や外注管理などが挙げられます。
そのため、社外のサプライヤーとはビジネスパートナーとして良好な関係を構築し、自社の品質基準をクリアした資材を安定的に供給してもらうことが重要です。
なお、サプライヤーを選定する際は、以下のような項目をチェックしておきましょう。
信頼性の高い仕入れ先を選ぶために役立つ「サプライヤー評価」については、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
「サプライヤー評価とは？取り組むメリットや具体的な評価基準、評価する際のコツについて解説」
コストダウンを提案し、自身が中心となって推進して実現できれば、大きな達成感を味わえることもやりがいの一つです。たとえば、機械部品の調達先を国内から海外へ切り替える場合、重要部品であれば綿密な評価やスケジュール管理などが不可欠です。ステークホルダーとの交渉や調整を乗り越えて、コストダウンを実現できれば、大きな自信につながるでしょう。
なお、サプライヤーの回答価格の可否を判断するためには、コスト査定を行わなければなりません。従来はベテラン社員の経験や勘に頼る部分もありましたが、昨今は過去の購買実績や仕様情報といった客観的なデータを参考にして判断する必要があります。
購買コストダウンの手法について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。
「購買コストダウンの手法一覧｜購買コストを削減したいと考えている企業に向けて一挙紹介」
なお、ビズネットでは購買管理における効率的なコスト削減の動画セミナーを無料でご提供しています。インターネット環境があれば、いつでもどこでもご覧いただけますのでぜひご活用ください。
購買業務において、資材に関する幅広い知識を身につけて社内の関連部門と共有すれば、商品開発などの活動にも貢献できます。そのため、購買担当者はサプライヤーの工場見学や製品説明会への参加によって知識を蓄積し、必要な情報を提供することが大切です。
ちなみに、新たな製品の開発段階から、購買部門が戦略的に携わることを「開発購買」と呼びます。開発購買では、適切な資材の提案や、サプライヤー候補の情報提供などを行います。このように上流段階から参画すれば、新製品のスムーズなコストダウンを目指せるでしょう。
開発購買の詳細や成功事例については、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
「開発購買とは？上手く進まない理由や開発購買における購買部門の役割」
購買・調達業務を進める中で、国内だけでなく、必要に応じて海外のサプライヤーと取引を行うケースも少なくありません。たとえば、日本国内では入手が難しい特殊技術製品を購入するため、海外サプライヤーとの取引を成功できれば、仕事のやりがいを得られるでしょう。
とはいえ、国内サプライヤーのように品質・納期が徹底されていない海外サプライヤーもいるので、購買業務としての難易度は高めです。コストダウンを課題としている場合は、海外調達を検討する前に、まず国内調達の効率化などに取り組むことが先決といえます。
海外調達のメリット・デメリットや注意点などを知りたい方は、ぜひ以下の記事をご参照ください。
「海外調達とは？メリットやデメリットから実行時の詳しいフロー、注意点まで解説」
前述のとおり、購買業務・調達業務には大きなやりがいがある一方で、以下のような難しさもあります。
購買・調達業務では書類作成や事務作業の量が多いことから、担当者の負担が大きい傾向にあります。主な書類として、基本契約書や見積書、注文書、納品書など多くの種類がある上、国税法に基づいて一定期間は保管する義務もあります。
また、設定した期日までにサプライヤーから資材を調達できるように、納期を管理することも大きな負担になります。納期を厳守できるように調整することはもちろん、場合によっては納期短縮の交渉も行わなければなりません。
さらに、膨大な量の資材調達や請求処理などによって業務が煩雑化するとミスが発生しやすいことも購買・調達業務の難しさといえるでしょう。たとえば、サプライヤーごとに発注方法が異なる場合、発注忘れや請求書の紛失といったトラブルが発生するリスクが高まります。
続いて、購買業務・調達業務で求められる4つのスキルについて見ていきましょう。
企業は、低コストかつ高品質の原材料や部品を、安定して仕入れる必要があります。しかし、これらの資材の価格は外的要因などで大きく変動するリスクがあるため、購買業務・調達業務の担当者は、市場動向をキャッチアップするスキルを備えていなければなりません。
市場動向をキャッチアップするスキルが備わっていれば、以下のような対応が可能です。
これらの対応が可能となることで、適切な価格やタイミングで資材を仕入れやすくなります。
購買業務・調達業務の担当者は、社内外の多くの関係者と接する機会が多いため、コミュニケーションスキルが不可欠です。たとえば、要求部門が仕入れを希望する部品のコストを削減したい場合、代替案や仕様変更について提案しなければならないケースもあります。品質とコストの両面から十分に検討しつつ、最良の部品を購入できるように調整する必要があります。
また、納品トラブルが発生した際などに、関係部門とサプライヤーの仲介役として、調整や折衝を行うことも担当者の業務です。優れたコミュニケーションスキルを持っていれば、スムーズな提案や調整を行えます。
なるべく価格を抑えて資材を購入できるように、価格交渉をするスキルも求められます。とはいえ、合理的な理由のない価格低減の要請などを行うと、下請法や独占禁止法に違反するおそれがあります。一方的に価格低減を求めるのではなく、パートナーとしてのサプライヤーの立場を尊重しつつ、場合によっては原料の変更なども含めて価格交渉しなければなりません。
取引量が多い場合は、「梱包方法を変更して1回当たりの輸送量を増やす」といった内容を提案するのも一つの方法です。サプライヤーのみに負荷を課すのではなく、自社側からも適切にサポートすることで、価格交渉に応じてもらいやすくなります。
生産計画などに基づいて資材を仕入れられるように、スケジュール管理のスキルを持っていることが重要です。時期によっては、1人の購買担当者が数千件の購買案件を同時並行で管理することも少なくありません。
もしも購買案件の重要性や緊急性を誤って判断すると、必要な部品が届かず、生産ラインが停止してしまうおそれもあります。購買・調達業務の担当者は、部門内での進捗共有の体制なども整備しつつ、適切にスケジュールを管理する必要があります。
前述のとおり、やりがいのある購買業務にも難しい業務はあるため、業務の一元管理が可能な「購買管理システム」を導入することも一つの方法です。多くの購買・調達部門は、直接材の購入をコア業務と位置付けており、間接材には注力できていないのが実状です。しかし、間接材の発注数は直接材の4倍とされており、購買担当者の負担も大きいといわれています。
そこで、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入すれば、すでに価格交渉された会員価格で、品質も担保された5,000万品目以上の間接材を購買管理することが可能です。さらに、要求部門からの直接発注が可能で、購買部の業務が大幅に削減できる効果を期待できます。
「購買管理プラットフォーム」のその他の特徴として、以下が挙げられます。
上記のとおり、「購買管理プラットフォーム」なら最安値商品のワンクリック検索や、自社のルールに合わせた各種設定を行えます。導入費用・月額基本料に関しては無料なので、導入にかかるコスト負担も抑えられるでしょう。
購買業務・調達業務のやりがいとして、利益率を上げて会社に貢献できることや、コストダウンの実現で達成感を得られることなどが挙げられます。一方で、担当者にとって負担の大きい業務があるほか、市場動向のキャッチアップスキルやコミュニケーションスキル、交渉スキルを備えておく必要があります。
購買・調達業務の担当者の負担を減らすために、業務効率化したいという方は、ぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。30社超のサプライヤーと連携している当システムでは、ディスカウント価格での間接材の購入や、要求部門からの直接発注なども可能です。
自社の課題やニーズをヒアリングした上で最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
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