資材調達とはどんな仕事?業務内容と求められる能力

コラム

「資材調達」は一言でいうと「仕入れ業務」のことです。しかし、ただ単に仕入れるだけではありません。「必要なものを」「必要なときに」「必要な量だけ」「高品質なものを」「安定的に」「できるだけ安く」仕入れられることが資材調達の重要な仕事です。資材調達は企業活動において欠かせない重要な業務です。今回は、資材調達とは具体的にどのような仕事なのか、業務内容と求められる能力、およびどのような人が向いているかについて解説します。

資材調達は製造業の「要」ともいえる業務

資材調達とは、通常自社製品の製造に必要な材料を仕入れる業務のことです。製造業ではない企業においても、オフィスで使用する文房具や消耗品などを仕入れなければなりません。そのため、企業には何らかの仕入れ業務が必ず生じるため資材調達の業務は、基本的にすべての企業において必要とされる業務です。しかし、特に製造業においては重要性が大きく資材調達部や資材購買部などの専門部門で業務を担当します。なお、仕入れが製造業と並んで重要な小売業では、仕入れ担当者が商品部と呼ばれる仕入れ専門部門に所属して仕入れ業務を行います。仕入れの重要性が比較的低い企業は専門部門ではなく総務部門や、少額な場合は各部門が直接外部業者から仕入れます。

製造業では資材調達の業務は製品の生産・品質・価格に大きく影響

製造業では、何らかの資材(原材料や部品)を仕入れて製品を製造します。生産計画に基づいて、品質のよい資材を、必要なときに、必要な量だけ、適切な価格で仕入れられなければ、製品の生産・品質・価格などに大きく影響します。そのため資材調達は製造業には重要な業務です。

資材調達の業務は多岐にわたる

資材調達の具体的な業務内容について紹介します。

  • 仕入れ先の開拓、選定

既存の仕入れ先から購入するだけでなく、新しい仕入れ先を探し出すことも資材調達の大切な業務です。仕入れ先が多ければより選択肢も多くなるため、比較検討が可能となります。また、仕入れ先同士の競争も生まれますから、価格交渉をしやすくできます。

  • 見積価格の評価と価格交渉

仕入れ先を選定するためには、複数の企業へ見積もりを依頼し、それぞれの「見積価格」「品質」「納期」「技術サポート」などを総合的に評価して仕入れ先を決定します。仕入れ先の選定にあたっては1社に限定すると突発的な理由で資材の調達ができなくなる可能性があります。別の仕入れ先から同等品質の資材を仕入れできるようにしておかなければなりません。

  • 社内他部門との連携

資材調達は、主に製造部といった社内の別の部門から依頼を受けて行う業務です。そのため、「何をいくつ購入するのか」「いつ届くのか」といった他部門とのやり取りが欠かせません。仕入れ先会社だけでなく社内他部門とのコミュニケーションも重要です。

  • 注文書の作成、送付

必要な物を調達するためには、仕入れ先へ「何を」「いくつ」購入するのかを連絡しなければなりません。現在は、多くの企業がシステム化されており、コンピューターへの入力で自動的に注文書が作成され送付されます。

  • 納期・数量管理

製造に関わる資材調達では納期や数量が守られないと製造がストップするため納期と数量の管理は極めて重要です。納期や数量に問題が生じないようにするとともに、何らかの問題が起きそうなことがないかの情報収集能力が求められます。

  • 受入検査、検収

届いた資材を受け取り、数量や品質に問題がないか検収を行います。

  • 入庫管理、在庫管理、出庫管理

仕入れた資材は、いったん倉庫に置かれ必要に応じて倉庫から払い出されます。問題が起きていないかを把握し、管理します。

資材調達業務に必要な4つの能力

資材調達の仕事に向いている人とは、どのような人物なのでしょうか。次は、資材調達の仕事に求められる能力を紹介します。

1.あらゆる関係者と良好な関係を保つ「コミュニケーション力」

社内はもちろん、社外の人々と連絡を取り合い、調整するのが資材調達の仕事です。そのため、数多くの関係者と良好な関係を保つ「コミュニケーション力」が必要です。また、能力とは異なりますが、少なくとも人と接することが好きでなければなりません。

2.価格交渉を有利に進められる「交渉力」

コミュニケーションがとれるだけでは資材調達の業務は務まりません。そのうえで、「交渉力」にも長けていることが必要です。仕入れ先との利害が相反する価格をできるだけ安くする交渉力が求められます。ただし、価格交渉を厳しくやりすぎると長期的な関係が悪化してしまいかねません。そのため、仕入れ先の原価計算根拠まで理解したうえで信頼関係を壊さない程度の最低価格を引き出せる交渉力が求められます。

3.国内外から正確な情報を素早く入手する「情報収集力」

複数の仕入れ先を比較するためには、それぞれの仕入れ先の品質や価格を調査しなければなりません。また、新しく開拓する仕入れ先を探すためにも情報収集は欠かせません。複数の仕入れ先から原材料・部品をより安く、より早く仕入れるのが資材調達の仕事です。そのため正確な情報を素早く収集できる能力は重要なスキルです。

4.小さなミスも逃さない「注意力」

資材調達業務にミスが生じると製造がストップしたり、品質に問題が生じたりするため、ミスを犯さない注意力が必要です。

資材調達業務に必要な3つの知識

資材調達の担当者に求められる知識がたくさんありますが、そのなかから特に必要と考えられる知識を3つ紹介します。

1.原価計算の知識

資材調達の担当者は、仕入れ先に対して圧倒的に強い立場です。そのため強い立場を利用して価格を一方的に下げる交渉を行いますが、その場合は単なる買いたたきになって長期的な信頼関係を築くことが難しくなります。仕入れ先を単なる外注先と考えないで、すぐれた資材を提供してくれる対等なパートナーとして長期的にWin-Winの関係を構築することが重要です。そのためこれから必要とされるのは、コストを正確に把握できる原価計算知識です。

2.経済情勢・社会情勢・市場動向に関する知識

資源に乏しい日本は、海外から輸入しなければならない資材(原材料)が存在します。各国の経済や社会情勢に関する情報収集力とそれを分析できる知識が求められます。また、市場の変化は速まっています。資材調達の担当者も自社製品の市場動向に関してしっかりした知識を元に情報収集をする必要があります。

3.コストダウンに必要な知識

資材調達で最も重要な仕事は、品質のよい資材をできるだけ安く仕入れることです。そのためには、コストダウンに関する知識を持って仕入れ先に対してコストダウン要求できるのが理想です。また、常にコストダウンができないかを考えることも重要です。

副資材について

副資材とは、生産に直接使用する原材料や部品の直接材以外に工場で使用している工作機械や備品などに必要な補充、修理、操業のために使用する資材のことです。副資材は、直接材に比べると価格も安く、製品の品質に直接影響するわけではありません。しかし、副資材も直接材と同様に、ひとつでも欠けると製造に影響します。副資材であっても、在庫を切らさないよう適切に管理しなければなりません。

副資材の仕入れの問題点

直接材は基本的に、特定の仕入れ先から大量もしくは定期的に調達します。そのため、調達過程のシステム化は企業としてもメリットが大きく、早くから行われてきました。一方で副資材に関しては多品目で不定期に仕入れることからシステム化が進んでいない問題がありました。しかし、インターネットを利用して、副資材を効率よく購入できるようになっています。今後は、副資材の調達を合理化することも重要です。

資材調達は会社の利益に直結する

「何を」「どこから」「いくら」で仕入れるかによってコストや品質が変わってきます。企業にとって資材調達の業務は、利益に直結する業務です。特に製造業では利益・品質に大きく影響します。資材調達は目立つ仕事ではありませんが企業の活動を円滑に進めるために必要で重要な業務です。