BtoB向けのEC市場の拡大や購買管理システムの導入企業数の増加などを背景に、カタログ購買の注目度が高まっています。カタログ購買を導入することで、購買業務に関する効率化やコスト削減の効果も見込まれます。
今回は、カタログ購買の概要や種類、メリット・デメリットについて解説します。さらに、有効活用するためのポイントや、購買管理システムの搭載機能についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
カタログ購買とは、購買する製品情報をまとめた電子カタログを利用して、発注できるシステム・サービスを指します。カタログ購買は、購買の発注処理や検収処理といった一連のプロセスを一元管理できる「購買管理システム」の機能の一つです。
購買する製品の規格や単価を、仕入れ先とあらかじめ決めておくカタログ購買を利用すれば、購買業務がスムーズに行えるため業務効率化を実現できます。
カタログ購買の種類は、「パンチアウトカタログ」と「ローカルカタログ」の大きく2つに分かれます。ここでは、それぞれの特徴を確認しましょう。
パンチアウトカタログとは、買い手側の企業の購買管理システムを経由し、サプライヤーが提供・管理しているECサイト（パンチアウトサイト）を利用して、製品を購入できる形式のカタログ購買です。コスト削減や発注ミス・重複発注の防止につながるため、購買管理システムを利用する企業の多くは、パンチアウトカタログを採用している傾向にあります。
また、サプライヤー側によるパンチアウトカタログのメンテナンスやアップデート作業によって、商品・在庫に関する情報をリアルタイムで取得できる特徴もあります。
ローカルカタログ（CIFカタログ）とは、製品・サービスに関するデータを含んだ静的ファイルを指します。ローカルカタログを利用してカタログ購買を実施する仕組みとしては、購買管理システムにカタログファイルを登録・公開することで、システム内での発注手続き等を行えるというものです。サプライヤーがECサイトや販売サイトを持っていない場合やパンチアウトに対応していない場合にローカルカタログを利用することが多いです。
ただし、パンチアウトカタログのように商品・在庫に関する情報はリアルタイムで反映されず、サプライヤーか顧客側で定期的に最新版へのアップデートなどが必要となります。
カタログ購買に取り組むことには、以下3つのメリットがあります。
いずれのメリットも、企業の経営基盤を強化するために重要なものばかりです。それぞれのメリットについて確認していきましょう。
カタログ購買を活用することで、類似製品の比較検討や、購入頻度の高い製品の把握が容易になります。なかでも、消耗品や工具といった「間接材」は、仕入れ先や品目の管理が複雑化しやすく、調達プロセスが明確化されていないケースも多い傾向です。
カタログ購買では購買管理システムを利用することになるため、仕入れ先情報や購買状況などを一元管理でき、間接材の購買コスト削減にもつながるというメリットがあります。たとえば、複数のサプライヤーの中から、類似する間接材の最安値品を選定することも、カタログ購買であればスムーズに実行できるでしょう。
間接材のコスト削減方法について知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。
「間接材のコスト削減方法とは？企業の間接材コストに関するよくある課題」
カタログ購買では、発注等の手続きをシステム上で行えるため、購買部門の業務効率化を実現できるメリットがあります。従来の購買では、電話やメール、FAXを利用しており、依頼から発注、納品までの購買における人的コストが多いことが課題でした。
特に企業内に複数の部署がある場合、それぞれの部署で間接材を購入しているために、余計な購買コストが発生しているケースも少なくありません。しかし、カタログ購買であれば、システム上で購買に関するプロセスを統一できるほか、進捗確認もリアルタイムで行えます。
購買業務の効率化を考えている企業は、以下の記事もご参照ください。
「購買業務を効率化する方法とは？購買調達を改善する上で考えられる企業課題も紹介！」
サプライチェーンとは、製品における調達・製造・販売・消費という一連のプロセスを指す言葉です。サプライチェーンの最適化を図り、工程全体の効率化や価値向上を目指す必要性が増している中で、調達プロセスを担う購買部門の重要性は高いと言えるでしょう。
カタログ購買の導入により、在庫管理や購買承認プロセスの適正化を図れ、サプライチェーンの最適化にも貢献できるメリットがあります。たとえば、在庫管理を適正化した場合、サプライヤーに都度見積もりするような手間を削減して、購買業務にかかるコストを最小限に抑えられます。
サプライチェーンの概要について詳しく知りたい人は、以下の記事をご覧ください。
「サプライチェーンとは？簡単に言うと？概要や具体例について徹底解説」
カタログ購買に取り組むことには、デメリットも伴います。デメリットの内容をしっかりと把握して、システム導入の検討材料として活かしましょう。
カタログ購買は、購買管理システムを経由して利用するため、このシステムの維持・管理に一定のコストがかかることはデメリットといえるでしょう。とはいえ、購買管理システムにはカタログ購買以外にも複数の機能が備わっているので、自社のニーズに合わせて利用できます。
購買管理システムに備わっている具体的な機能例としては、承認機能、予算設定、費目設定、請求処理の一元化や、会計システムとの連携などが挙げられます。そのため、結果として購買業務にかかる時間・人的コストの削減や、人的エラーを発生させるリスクの低減が見込まれることはポイントです。
自社にとって必要な設備投資の一環として捉え、購買管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
購買管理システムは、カタログ購買が備わっており購買コストを3分の1まで削減可能なビズネットの「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。
カタログ購買を利用する企業の多くが、長期間にわたって固定したサプライヤーと取引する傾向にあります。しかし、高品質なモノを低コストで仕入れるためには、新規サプライヤーを開拓する継続的な取り組みが不可欠です。
購買管理システムによっては、複数のサプライヤー商品をかんたんに比較検討できる最適な検索機能を備えているので、自社にとって最良なコスト・品質の商品をスムーズに選定できます。既存サプライヤーに依存することなく、常に最良のサプライヤー商品を選べる購買管理システムを導入しましょう。
カタログ購買を有効活用するために、押さえておきたいポイントは以下のとおりです。
それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
カタログが登録・改定された経緯を把握するためにも、カタログは適切に管理することが重要です。仮に、適切なカタログ管理がされていない場合、カタログ購買の担当者が変更された際に、登録・改訂の経緯が分からない状態に陥ってしまいます。
日頃からカタログを適切に管理していれば、サプライヤーから契約内容の改定に関する申し入れがあった場合も、過去の経緯を踏まえて的確に交渉できるでしょう。近年は、原材料の高騰などを背景に、値上げに踏み切らざるを得ないサプライヤーが増えつつあるため、交渉を有利に進めるためにも購買情報を蓄積しておくことが重要です。
カタログ購買を活用する上で、社内向けのルールを策定し、関係者間で共有しておきましょう。事前にルールを決めておくことでスムーズな運用が可能となり、属人化の防止にもつながります。
たとえば、注文変更・キャンセルを行う操作や、エラー発生時の対応に関するルールを決めておけば、購買担当者からの問い合わせも減り、管理者側の手間も削減できます。
近年は、サイバー攻撃の脅威が増しているため、カタログ購買の機能を搭載している購買管理システムのセキュリティ体制を確認しておくことが重要です。導入企業数などで信頼性をチェックするほか、サポート体制についても確認しておくことをおすすめします。
なお、運用後のサポート体制が充実している購買管理システムであれば、不明点があっても適切に支援をしてもらえるため安心です。
カタログ購買で蓄積したデータの調査・分析を定期的に行い、必要に応じて新規サプライヤーの開拓を行いましょう。新規サプライヤーを開拓することで、既存サプライヤーとの競争環境の形成や、既存サプライヤーに対する定量評価が可能になるなどのメリットがあります。
対象の原材料や部品にもよりますが、新規サプライヤーの開拓に向けて、行政機関などが主催している商談会への参加も検討してみるとよいでしょう。
前述のとおり、カタログ購買は購買管理システムに組み込まれた機能の一つです。購買管理システムでは、カタログ購買以外にも以下のような機能を搭載しています。
購買管理システムを選定する際は、「自社の課題解決に適したシステムであるか」「既存システムとの連携が可能か」といったポイントを確認しておきましょう。たとえば、既存の会計システムとの連携が可能な購買管理システムであれば、自社のDX化も推進できます。
購買管理システムの概要や種類、メリット・デメリットについては、以下の記事をご参照ください。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
購買管理システムの導入を検討しているのであれば、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。ITトレンドの2023年度購買管理システム部門で16社中の中から年間ランキング1位を獲得。「購買管理プラットフォーム」の大きな特徴は、30以上の各専門サプライヤーから、5,000万品目以上の様々な商品を会員様向けのディスカウント価格で購入できることです。
また、ユーザーカタログ機能を利用すれば、既存取引先様の商材を「購買管理プラットフォーム」に登録することで既存取引先の購買が可能となり、購買業務の効率化を図れます。さらに、購買情報の可視化により、全社的なガバナンスを実現できるほか、サプライヤー側も受注管理が一元化し、受注情報がデジタル化されることで業務効率化できることもメリットです。
「購買管理プラットフォーム」には、その他にも以下のような特徴があります。
自社の課題に合わせて活用できる機能が豊富に備わっている「購買管理プラットフォーム」の導入を、ぜひご検討ください。
企業がカタログ購買に取り組むことで、間接材の購買コストの削減や、購買業務の効率化といったメリットが期待できます。ただし、カタログ購買を有効活用するには、カタログ管理を徹底するほか、社内向けルールの策定や、新規サプライヤーの開拓などのポイントを押さえておく必要があります。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、5,000万品目以上の各サプライヤー商品をディスカウント価格で購入できる上、ユーザーカタログ機能の利用による業務効率化なども実現できます。システムの導入・運用に際してのサポート体制も整っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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