調達コストを削減する3つの方法｜成功のポイントと価格交渉時の注意点

調達コストの削減は、企業の購買部門にとって重要な課題といえます。近年は、物流コストの上昇や資源価格の高騰など、調達のコストアップに影響する要素が多くなっているためです。

物流コストの上昇に関しては、労働力不足に起因した運賃の値上げが行われているのが現状です。また、資源価格については、脱炭素化に向けて再生エネルギーの生成・貯蔵に必要な銅やニッケルなどの需要が世界的に高まり、価格の高騰が目立っています。

調達コストを削減できれば、物流コストや資源価格のコスト増加分の価格転嫁を抑制できるため、収益性の維持・改善が見込めます。なかでも、直接材コストの削減はスピーディーに対応しづらい傾向ですが、間接材コストの削減は即座に対応が可能です。

実際に調達コストを削減する方法として、以下3つが挙げられます。

1. 業務効率化による人件費削減
2. 購買プロセスの明確化によるコスト削減
3. 「カタログ購買」による間接材購入コストの削減

以下の項目では、削減方法について詳しく見ていきましょう。

1.業務効率化による人件費削減

調達に関する業務のペーパーレス化の推進や業務プロセスの改善を進めることで、業務の効率化を実現でき、調達における人件費の削減につながります。ペーパーレス化すれば、受発注時の転記ミスの防止や業務属人化の解消も期待できるでしょう。

また、従来のデジタル化は、紙の書類や電話連絡をデジタルに置き換えることをメインとしていましたが、近年は請求や購入明細データの確認なども一元的にクラウド上で管理できるようになっています。特に社内での申請・承認業務の電子化により業務効率化を実現すれば、業務全般にかかるコスト削減が見込めます。

調達に関する具体的な業務について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事もご参照ください。
「調達業務とは？基本的な業務内容や必要スキル、業務効率化する方法について解説」

2.購買プロセスの明確化によるコスト削減

購買プロセスを明確化することで、購買部門によるスムーズな発注や発注ミスの抑止につながり、無駄なコストを削減できます。

たとえば、調達に関する情報がブラックボックス化していると、資材の必要量を把握できていないために無駄な発注などを行うリスクが高まるでしょう。特に間接材の調達に関しては、購買プロセスがないことが原因で余分な発注や高値での発注が起きやすいです。

このような事態を抑止するためには、購買活動に対して内部統制を実施し、購買プロセスを明確化することが重要です。また、購買情報や購入者、購入日といった情報をしっかりと管理するために、購買管理システムを導入するのも一つの手です。

購買プロセスの内部統制については、ぜひ以下の記事をご覧ください。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」

3.「カタログ購買」による間接材購入コストの削減

間接材の購買コスト削減に向けて、「カタログ購買」を導入するのもおすすめです。カタログ購買とは、購買する間接材の情報を社内用の電子カタログにまとめておき、その電子カタログをもとに発注するシステムのことです。

カタログ購買では、自社とサプライヤー間の取引における資材の単価や規格を事前に決められるため、購買活動を円滑にできるメリットがあります。また、類似商品を横断的に検索できるため、低価格かつ自社のニーズに合った商品を効率的に探せる点も魅力です。

調達コストの削減を成功させるためには、主に3つのポイントに気を付ける必要があります。以下で詳しく見ていきましょう。

サプライヤーの特性・状況を把握する

自社の調達コストを抑えるためには、まずサプライヤーの特性や状況を的確に把握することが大切です。特にサプライヤーが提供している資材やサービスの「コスト構造」に着目するとよいでしょう。

たとえば、人件費や機械の減価償却といった固定費を中心に価格が構成されている資材は、サプライヤー側にとって固定費の回収が最優先である資材と考えるのが通常です。その場合、単純な単価に対する値下げ交渉では通じない可能性があるため、発注量の確保による「ボリュームディスカウント要求」を行うことが有効と考えられます。

そのほか、ベンチマーク価格やサプライヤー間の競合も確認しておくとよいでしょう。汎用性の高い資材であれば、相見積もりを通じてベンチマーク価格を把握し、価格の引き下げれるかどうかを判断することが可能です。

自社の交渉力・問題点を把握する

サプライヤーを知ることと同時に、自社の交渉力・問題点を把握することも、調達コストを削減する上で重要なポイントです。自社の交渉力が強い場合は、サプライヤーに対する優位性を活用し、価格の引き下げについて交渉しやすいでしょう。

一方、自社の交渉力が低く、サプライヤーが優位になっている場合は、調達する資材の質・量の必要性を見直すなど、別の戦略を練る必要があります。

また、調達コストの高止まりを招いている問題点を探ることも、調達コストの削減における大切なポイントです。たとえば、価格を見直すルールを明確化していないケースや、類似の資材を各部署で発注しているケースでは、調達コストの高止まりを招きやすいので注意しましょう。

全社一丸で交渉に臨む

調達コストの削減に向けて価格交渉を成功させるには、全社一丸となって交渉に臨むことが重要です。これは末端の従業員だけが価格交渉を行ったとしても、意思決定者までに情報が伝わりにくく、本気で価格を下げるような動きにつながらないためです。

そのため、自社の裁量のある役員を交渉の場に付かせるといった策を講じ、サプライヤー側の意思決定者も巻き込む必要があります。また、自社の上層部とサプライヤーの関係により価格交渉が中途半端にならないように、価格交渉を成功させるという意思を購買担当者から営業、経営層まで統一することも大切です。

サプライヤーによっては、自社が価格交渉を行うことで、営業部門経由で交渉に対して圧力をかけてくる可能性もあります。自社の価格交渉の目的や目標を関係者間で共有しておくことで、円滑な価格交渉を実現しやすくなるでしょう。

調達コストの削減に向けて価格交渉する際は、前述のとおり、サプライヤーの特性や自社の交渉力などを把握しておくことが大切です。ただし、過度な価格交渉を続けると、サプライヤーとの関係が悪化したり、品質が低下したりしてしまうおそれがある点は、十分に留意しておきましょう。

過度な価格交渉の例としては、サプライヤー側のマージン（利益）を削り、無理に資材の価格引き下げを要求しているようなケースが挙げられます。仮に一時的な調達コストの削減が実現できたとしても、中長期的に見るとサプライヤーとの関係が悪化して、自社との取引に支障を来すおそれもあります。

そのため、資材の価格引き下げを要求する際は、そもそも交渉余地のある資材なのかという点を市場の動向などをもとに見極めることが重要です。場合によっては、価格交渉以外のコスト削減の方法を探る必要があるでしょう。

「購買管理プラットフォーム」の購買管理機能は、企業ルールに合わせて運用設定や承認設定などを行い、社内発注者や承認ルートをしっかりと管理できるため、購買プロセスの明確化が可能となり、調達コストの削減につなげられるでしょう。

また、EC未対応の既存取引先企業を含めて電子カタログ化して管理できるため、カタログ購買による業務効率化を実現できます。発注ミスの軽減や購買情報の可視化にもつながるため、属人化の解消も可能です。

「購買管理プラットフォーム」の導入事例

購買管理プラットフォームを導入した「小田急電鉄株式会社様」では、購買業務の効率化に成功しています。同社では、購買部門での都度見積もりによる価格比較や発注から納品までのフローに課題を抱えていました。

しかし、「購買管理プラットフォーム」を導入したことで、横串検索機能の活用により見積もりが不要になったほか、商品購入から納品までのフローがプラットフォーム上で完結するようになりました。結果的に、商品購入から納品までの納期を短縮でき、1件の発注にかかる時間を3分の1以下にまで縮小し、人件コストの削減を実現しています。

また、株式会社大林組様では、購買管理プラットフォームの導入により間接材の調達・購買を一元化でき、業務コストや人件費などを含めて年間9,000万円以上のコスト削減を実現しています。

調達コストを削減する方法として、「業務効率化による人件費削減」「購買プロセスの明確化によるコスト削減」などが挙げられます。また、サプライヤーの特性や自社の交渉力・問題点を把握した上での価格交渉も、調達コスト削減には重要なポイントです。

ただし、過度な価格交渉は、サプライヤーとの関係性を悪化させるおそれがあります。そのため、購買管理システムを導入するといった別のアプローチから、調達コストの削減を実現していくことも重要です。

これまで14,000社以上の企業様で導入いただいているビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、会員様向けにディスカウントされた商品を購入できるため、調達コストの削減に貢献します。導入・運用に際しては手厚いサポート体制を敷いているため、調達コスト削減を検討している方はぜひ導入をご検討ください。