現代のビジネス環境では、企業の生産性と効率化が求められる中で、業務フローのシステム化が注目されています。これは、時間とコストを節約し、よりスムーズな業務運営を可能にするための手段です。しかし、導入には慎重な計画と実装が求められ、その利点とデメリットを理解した上での取り組みが必要です。
本稿では、業務フローシステム化の意義、メリット・デメリット、導入時のポイント、そして成功事例を紹介し、企業が業務フローシステム化をどのように進めていくべきかを詳しく解説していきます。
社内に課題は数あれどどの問題に手を付けようか迷うことも多くあることでしょう。
間接材の調達・購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
一方で、改善することで社内の生産性が上がりコストの削減を実現できるにもかかわらず、
何から手をつけていいのかわからず多くの企業で見て見ぬふりをされている領域であるとも言われています。
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業務フローのシステム化は効率化と透明性を実現する手法です。企業の業務プロセスをデジタル化して自動化することで、業務遂行の迅速性やデータの正確性、そして全体の生産性向上に対する要請から進められています。
製造業は伝統的に多くの手作業と複雑な業務プロセスを必要とする分野です。製品設計から生産、品質管理、配送まで、多くのステップが絡み合っており、これら全てを効率的に運用し、整合性を保つことは大きな課題となっています。
そのため、特に製造業では、生産ラインの効率化、在庫管理の最適化、サプライチェーンの可視化など、業務フローシステム化によって得られる利点は大きいです。例えば、製品の製造過程をデジタル化することで、その進行状況をリアルタイムに把握し、必要に応じて迅速に対応することが可能となります。
新型コロナウイルスの影響で広がったリモートワークの導入は、業務フローシステム化の必要性をさらに推進しています。
近年はリモートワークを導入する企業が増えており、自宅や地方、海外からでも、同じ業務フローを共有し、一緒に仕事を進めることが求められていることから、製造業を含む多くの企業が、業務フローシステム化を積極的に検討し、導入に向けた取り組みを進めているのです。この動きは、競争優位を維持し、事業の成長と拡大を実現するための重要なステップとなっています。
業務フローをシステム化することを推進している一方で、導入コストや運用に関する知識・スキル、従業員の適応性などの課題も浮上しています。これらを克服し、システムを最大限に活用するためには、導入前の準備や導入後の運用・評価に関する適切な計画と支援体制が必要です。
これから業務フローシステム化を進める企業にとっては、導入の目的や期待する効果を明確にし、それを達成するための具体的な業務フローシステムの要件を定義することが重要となります。そして、導入後は、システムの運用とその結果を定期的に評価し、必要に応じて業務フローやシステムを見直す柔軟性を持ちながら行ってください。
業務フローのシステム化がもたらす効果は多岐にわたります。その中でも特に注目されるのが、業務の効率化や効率化によるコスト削減、情報の一元化による可視化やエラーの軽減、そして社員の負担軽減などです。これらは、企業の生産性向上、業績改善、そして組織の活性化につながります。
これらの効果は、企業全体の生産性を向上させ、業績を改善するだけでなく、従業員の満足度を高め、組織の活性化に寄与します。各企業や業界の特性に合わせてシステム化の対象や方法を選ぶことで、これらの効果を最大限に引き出すことが可能です。特に、短期間での結果が求められる製造業や、顧客対応の質がビジネスに直結するサービス業では、業務フローのシステム化は不可欠な手段となっています。
各項目の詳しい内容については、以下の業務フローをシステム化するメリットで説明していきます。
業務フローをシステム化することは、社員の負担を軽減し、働きやすい環境を作り出す大きなメリットをもたらします。
まず、業務フローをシステム化することで、手作業による作業やエラーが大幅に減少します。これは、ルーチンワークの自動化により、社員が重複する作業やミスを防ぐことができるためです。結果として、社員の作業効率が向上し、より重要な業務に集中する時間が増えます。
さらに、システム化された業務フローは、新規の社員でも短期間で学ぶことができ、研修期間の短縮に繋がります。また、業務の進行状況をリアルタイムで把握できるため、スケジュール管理やプロジェクト管理が容易になります。
また、システム化は業務の透明性を高め、社員間のコミュニケーションを改善します。誰が何をやっているのか、どの作業が進行中でどの作業が完了しているのかが一目でわかるため、無駄な誤解を避けることができます。
これらの要素が組み合わさることで、社員にストレスを感じにくい、より働きやすい環境を享受できます。これは、社員の満足度やエンゲージメントを向上させ、組織全体の生産性を向上させることにつながります。
システム化により、複雑な業務フローも自動化できます。これにより、手動で行っていた一部の作業が短縮または省略化され、全体の業務時間が削減されます。
例えば、製造業の場合、在庫管理や生産スケジュールの調整など、従来は人間が手作業で行っていた作業を自動化し、時間と人手を大幅に節約することが可能です。また、一貫した業務フローを維持することで、ワークフローの混乱を防ぎ、業務全体のスムーズな進行を支援します。
業務フローをシステム化することで、手動で行っていた業務を自動化し、業務プロセスのスピードアップと無駄の排除が可能です。これにより、人的リソースをより価値ある業務に専念させることができ、全体としての業務の効率化とコスト削減が実現します。
例えば、製造業では、生産ラインの管理や在庫の管理、供給チェーンの管理など、複雑で多岐にわたる業務が存在します。これらの業務を人手で行うと、時間とコストが大量にかかるだけでなく、ミスが生じる可能性もあります。
業務フローのシステム化により、これらの業務を自動化することができます。購買管理システムを導入することで、購買状況の確認や発注をデジタル化し、大幅な労力の削減が可能となります。また、生産スケジューリングシステムを利用すれば、生産計画の立案や調整を効率的に行うことができます。
システム化により、企業内の情報が一元化され、全ての情報に対するアクセスが容易になります。また、業務の進捗状況や結果をリアルタイムで把握することも簡単にできるようになっていきます。
これにより、業務の進行状況やパフォーマンス指標（KPI）を確認しやすくなり、迅速な意思決定や問題の早期発見、必要な改善措置を素早く行うことが可能になります。製造業では、部品の在庫状況や生産ラインの稼働状況など、リアルタイムの情報が経営判断に直結します。
業務フローをシステム化することで、人為的なミスや手作業による誤りを大幅に減らすことができ、手作業によるエラーを軽減し、品質の一貫性を保つことが可能になります。また、データの一元管理により、二重入力や情報の抜け漏れなどのミスを防止できます。
例えば、自動車製造などの製造業では、部品の在庫管理や生産スケジュールの設定など、人間が手作業で行うとミスが起こりやすい作業を自動化することで、エラーを軽減し、製品の品質を保つことが可能となります。
ルーチンワークや複雑な手作業を自動化することで、社員の業務負担を軽減します。これにより、社員はより創造的なコア業務や高度なスキルを必要とするタスクに時間とエネルギーを集中することができます。
製造業においても、例えば複雑な在庫管理や製造スケジュールの調整から解放されたスタッフは、新製品の開発や業務改善活動、顧客対応など、より付加価値の高い業務に専念できます。また、ワークフローが明確になることで、業務の理解が深まり、働きやすさの向上にもつながります。
製造業におけるシステム化の初期導入コストは、生産ラインの機械やシステムをデジタル化するための設備投資、新たなソフトウェアの購入やライセンス費用、システム導入に伴う業務の停止や遅延による潜在的な損失など、さまざまな要素から成り立ちます。
これらは一時的に大きな出費を必要としますが、一方で業務効率化による生産性の向上やエラー減少による品質改善など、長期的な視点でのリターンも大きいと言えます。
製造業では、専門的な知識を持つIT部門が存在しない場合もあり、システムの運用や保守に困難を伴うことがあります。システム化により新たな技術やツールを導入するため、それらを適切に運用・保守する知識やスキルが必要となる点はデメリットと言えるかもしれません。
しかし、システムベンダーからのサポートやアウトソーシング、または専門的な研修を受けることで、この問題は解決可能です。また、保守や運用の負担を軽減するために、クラウドベースのソリューションを選択する企業も増えています。
製造業での新しいシステムの導入は、従業員にとって大きな変化をもたらします。特に生産ラインで働く従業員にとっては、従来の手作業から機械やシステムの操作に移行することは、一定の学習と習熟を必要とするため、その点をデメリットと捉える方もいることでしょう。
したがって、従業員の適応性を担保するために、十分な研修とサポート体制の整備が必要です。また、システム導入の目的とメリットを従業員に理解してもらうことで、適応のスムーズさを促すことができます。
製造業では、生産ラインの各工程が一つの大きな業務フローを形成しています。システム化導入前には、この生産ラインの全体像を把握し、各工程の役割と業務フローを詳細に理解することが重要です。これにより、冗長な作業や非効率なプロセス、そして潜在的なボトルネックを洗い出し、見直すことが可能となります。さらに、これらの情報はシステム導入後の業務改善や問題解決にも有用となります。
製造業で重要となるのは、自社の製造プロセスや特性に合ったシステムを選ぶことです。例えば、製品によっては一つひとつ手作業で仕上げる必要がある場合や、一方で大量生産を行う製品では、その要件は大きく異なります。また、品質管理の厳格さ、生産量、在庫管理の方法など、業務の特性によって必要なシステムの機能も変わります。これらの要素を踏まえた上で、最適なシステムを選定しましょう。
製造業での新システムの導入は、従業員全員が新たな業務フローに適応することを求められます。特に生産ラインの現場では、従来の手作業から機械操作への移行が伴う場合もあり、十分な研修とサポート体制が必要となります。また、新しいシステムの使い方だけでなく、なぜそのシステムが必要なのか、どのように業務改善につながるのかを理解してもらうことも重要です。
製造業では、一部の工程や製品ラインからシステム化を始めるという方法が有効です。これにより、初期の問題を早期に検出し・修正して、全体のリスクを最小化することができます。また、一部の業務にシステムを導入した後、その結果を評価し、成功点と改善点を理解することで、次のステップに向けて改善点を明確にすることができます。
システム導入後には、定期的な評価とフィードバックが必要です。製造現場での生産量、品質、エラー率などをモニタリングし、システムが想定した効果を発揮しているかを検証しましょう。また、従業員からのフィードバックも重要で、彼らの経験や視点から新たな改善点を見つけることができます。
最終的には、業務フローシステム化は単なる技術の導入ではなく、企業文化や働き方の変革をもたらすものです。したがって、全社員が新しいシステムと業務フローを受け入れ、活用することが、真の成功につながります。製造業における業務フローシステム化は、コスト削減や効率化だけでなく、より高品質な製品の提供、迅速な顧客対応、そして組織全体の生産性向上に寄与する重要な手段となります。
これらの事例は、業務フローのシステム化が購買管理をはじめとした各種業務の効率化にどのように寄与するかを示しています。適切なシステムを導入することで、業務効率はもちろん、顧客満足度の向上や業績の改善につながることが確認できます。
国内約100拠点からの消耗品の調達業務を一手に担当していた同社では、各拠点からの発注方法が異なり、仕入先に対しても異なる発注形式を取らなければならないという課題がありました。また、それぞれの拠点からの請求データ作成にも多大な業務工数がかかっていました。これらの一連の業務に人間が関与していたため、発注漏れや誤発注の問題も頻発していました。
そこで、同社は集中購買・ペーパーレス化、各拠点での発注方法の一元化、発注漏れや誤発注のミスの撲滅を目指しました。さらに、支払業務や価格交渉の一元化、同種品の価格比較ツールとしての利用も視野に入れ、インターネットを活用した調達について考えました。その結果、ビズネットの購買管理プラットフォームの導入を決定しました。
「ISシステム」と名付けられたこの購買管理プラットフォームは、2011年から運用が始まり、自社工場と全国の協力会社で使用する工場消耗品の調達に利用されています。これにより、工場消耗品の統一購買と業務効率の向上を実現しています。
以上のように、業務フローをシステム化することで、購買管理の効率化とエラーの削減を実現し、業務の運用を大幅に改善することが可能です。
さまざまなアイテム（消耗品、工具、機器、備品）の購入プロセスは、基幹システムを使用すると要求部門と購買部門の間でワークフローが複雑化し、発注から納品までに時間がかかる問題がありました。また、要求部門がECサイトを直接利用することもあり、その場合、購買部門は購入実績を把握することが難しかったです。
さらに、要求部門がECサイトを利用すると、複数の請求書を費目ごとに分類し、システムへの入力が必要となるため手間がかかりました。購買部門でも、市場価格の確認や複数のサプライヤーから見積もりを取得し価格比較を行うための工数が増えていました。
新たに購買管理プラットフォームを導入し、商品の購入から納品までのプロセスを一括で管理することにしました。これにより、要求部門による価格比較を容易にし、購買部門の業務を効率化することが可能になりました。
さらに、購入実績の一元管理も容易になり、費目入力も購入時に可能となりました。これにより、請求書が到着した際の分類作業が大幅に簡素化されました。
また、商品を事前に選定し、横串検索機能を使うことで見積もりを取る手間を省き、最安値の商品を即座に見つけ出せるようになりました。そして、ビズネットがプラットフォーム上で請求を一括管理することで業務効率が向上しました。
購買管理プラットフォームの導入により、1件あたりの購買業務にかかる時間が19分から6分に短縮されました。また、発注までの工数の削減により、商品の購入から納品までの日数が12日から最短翌日~7日に短縮されました。
以前は発注ごとに請求書が届いていたが、ビズネットで請求書を一括管理することで、請求書処理業務の負担が大幅に軽減されました。2022年度は5月からの購買管理プラットフォームの導入により、約171時間の業務時間が削減されるなど、効率化と時間節約の両面で明確な効果が見られました。
同社では電設材料の調達にはFAXや電話など、時間のかかる伝統的な方法が主に用いられており、購買業務において多くの時間が費やされていました。また、各購入時には自社システムへの手動での検収・支払処理が必須であり、作業負荷が高い状況が続いています。
さらに、サプライヤー側も受注、伝票の作成、出荷などを手作業で行っているため、効率化が求められていました。
FAXやメール、電話を介した電設材料の調達を、電子カタログ化することによってビズネットの購買管理プラットフォーム上で一元的に行えるよう改善しました。
このプラットフォームと社内システムを連携させ、検収・会計情報の取り込み作業をデジタル化することで、検収・支払い処理の最適化を実現することができました。
購買業務における各取引の処理時間が約1/3に短縮することができました。購買システムの一元化により、FAX、メール、電話による発注が不要になります。また、検収・支払情報の手動入力による負担を大幅に軽減し、作業効率の向上を達成することができたとのことです。
AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の活用は、業務フローシステム化の最新のトレンドです。これらの技術は、ルーチン業務の自動化を可能にし、より高度な業務効率化を実現します。
AIとRPAは、製造業における生産ラインの自動化だけでなく、バックオフィス業務の効率化にも利用されています。
例えば、購買部門では、RPAを活用して注文書や請求書の作成、納品スケジュールの管理などの繰り返し性の高い作業を自動化することが可能です。また、AIは大量のデータからパターンを学習し、異常検知や需要予測などを行うことで、購買プロセスの効率化をさらに推進します。
クラウドサービスやSaaS（Software as a Service）は、低コストで高機能なシステムを導入する手段として注目されています。これらのサービスは、初期投資を抑えつつ、最新の機能を利用することが可能です。
クラウドサービスとSaaSの利用は、製造業でも急速に進んでいます。特に、ERP（Enterprise Resource Planning）システムやCRM（Customer Relationship Management）システムなどのビジネスアプリケーションをSaaSで導入することで、低コストで最新の機能を活用することが可能です。また、これらのシステムはリモートからでもアクセス可能なため、リモートワークにも対応しています。
新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及したことを受け、在宅でも安全に業務を行うためのシステムが求められています。これらのシステムは、リモートでの情報共有やコミュニケーションを可能にし、作業効率を向上させます。
製造業においてもリモートワークは新たな働き方として定着しつつあります。生産ラインの管理やオフィス業務、顧客対応など、多様な業務に対応したリモートワーク対応のシステムが求められています。これらのシステムは、クラウドサービスやVPN（Virtual Private Network）を活用し、安全にリモートから業務を行うことが可能です。
業務フローのシステム化と特にを検討すべき業務の一つとして間接材の購買業務が挙げられます。
間接材の購買業務は現場での業務状況が見えないことも多く、現場での業務は煩雑で時間のかかる状況にも関わらず経営層からは課題がある事自体が認識されていないケースも多いと言われています。しかも間接材は直接材の購買の4倍の発注数があると言われており、課題に気づかず放置することで、大きなコストの浪費に繋がってしまいます。
購買管理システムの導入は、コスト削減と業務効率化を実現する一方で、サプライチェーンの透明性を高める効果もあります。適切なシステムを選定・導入することで、調達から支払いまでのプロセスを一元管理し、効率的な購買業務を実現します。
購買管理システムの導入は、製造業におけるコスト削減と効率化のための重要な取り組みです。例えば、ある大手自動車メーカーでは、購買管理システムを導入することで、部品の調達から支払いまでのプロセスを一元化し、調達コストを大幅に削減しました。また、このシステムにより、サプライチェーン全体の透明性が向上し、リスク管理の精度も向上しました。
システム化による業務効率化を追求するなら、購買管理プラットフォームの導入を検討すると良いでしょう。ビズネットの購買管理プラットフォームなら、業務フローの一元管理と効率化を実現することが可能です。さらなる詳細は以下のリンクからご覧いただけます。
https://www2.biznet.co.jp/procurement/
ビズネットの購買管理プラットフォームは、調達から発注、受領、支払いまでの一連の購買業務を一元化し、管理を容易にします。手作業によるミスを軽減し、業務効率を大幅に向上させることができます。
また、このプラットフォームは、適切な購買管理によって生じる節約効果を明確に示すことができ、企業全体のコスト削減に寄与します。そのため、業績改善や競争力強化を目指す企業にとって、非常に有効なツールといえるでしょう。
なお、ビズネットの購買管理プラットフォームは購買分析機能も備えています。これにより、企業全体の購買データを基にした詳細な分析結果を提供し、より効率的な購買活動をサポートします。
業務フローシステム化は、企業の業務効率化や生産性向上に大きく寄与します。しかし、その導入には慎重な計画と段階的な進行が必要となります。その中で、ビズネットの購買管理プラットフォームは、その過程を効率的に進めるための強力なツールとなるでしょう。今後の企業活動において、業務フローシステム化は必要不可欠な要素となりますので、ぜひ導入を検討してみてください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
社内に課題は数あれどどの問題に手を付けようか迷うことも多くあることでしょう。
間接材の調達・購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
一方で、改善することで社内の生産性が上がりコストの削減を実現できるにもかかわらず、
何から手をつけていいのかわからず多くの企業で見て見ぬふりをされている領域であるとも言われています。
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