調達システムを最大限に活用するには、その効果を理解し、適切な導入方法を把握することが重要です。そのための手引きとなるべく、本記事では、調達システムの基本的な機能とメリット、成功的な導入に向けたポイントについて詳しく解説します。また、各業界での具体的な導入事例を通じて、その効果を具体的にご理解いただくことを目指します。
間接材購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
「これが普通」だと思っている業務が人手とコストを奪うムダの温床になっています。
ビズネットの『購買管理プラットフォーム』が、これらの課題を解決します。
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調達システムとは、企業の購買業務を一元的に管理するためのシステムのことを指します。購買情報の一元管理や、業務の自動化によるコスト削減、供給リスクの管理等、様々な効果を実現することが可能です。このようなシステムは、経営リソースの最適化に大きく貢献し、企業の競争力を強化する重要なツールとなります。
それでは、製造業の事例を見てみましょう。
大手自動車製造企業では、国内外の多数のパートナーから部品を調達するため、膨大な数量の注文や請求、納品スケジュールの管理が必要となります。ここで調達システムが導入されると、これらの業務を一元化し自動化することで、人間が行う作業時間を大幅に削減し、またエラーの発生を抑えることができます。
結果として、企業は業務の効率化を達成し、コスト削減という直接的な利益を得ることが可能です。
また、調達システムは、購買情報の透明性を向上させる役割も果たします。購買情報が一元管理されることで、過去の注文履歴や納期遅延の傾向、価格変動等の情報が容易に把握でき、より適切な購買決定を行うことが可能となります。
近年、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及するとともに、サプライチェーンも一段とグローバル化しました。これに伴い、調達業務の複雑さは増しています。そのため、効率的で透明性の高い調達業務を実現するためには、調達システムの導入が不可欠となり、その重要性はますます高まっています。
調達システムを導入すると、各部門が独立して行っていた調達業務が一元化され、データが集約されます。これは、調達活動全体を通してデータを追跡し、分析する能力を提供します。
例えば、部品の購入履歴や供給業者のパフォーマンス、価格変動の傾向などを可視化し、情報に基づいた意思決定をサポートします。さらに、データの透明性を向上させることで、調達業務のボトルネックや改善の余地を見つけやすくなり、結果として組織全体のパフォーマンスを向上させることが可能になります。
物品の購入価格の最適化はビジネスににおいて重要な課題のひとつです。企業のコスト削減に直接貢献することで利益の増加につながります。
この問題解決の一つの方法が、サービス提供者による事前交渉によるボリュームディスカウントの活用です。ボリュームディスカウントとは、大量購入に対して提供される割引のことを指します。これは、サプライヤーが大量販売による経済の規模を享受し、その恩恵を顧客に還元する形をとります。
サービス提供者は一般的に、企業が個々に購入するよりも大量の商品やサービスを購入する能力があるため、これによりボリュームディスカウントを引き出すことができます。さらに、彼らは専門的な知識とネゴシエーションスキルを持っており、これにより最適な価格を確保することが可能となります。
その結果、企業はサービス提供者を通じて商品やサービスを購入することで、購入価格を大幅に削減でき、経済的な効率を向上させることができます。これは、企業が自分たちで交渉するよりも遥かに効果的な方法であり、購入価格の最適化に役立つ重要な戦略となります。
調達システムは、注文書作成や納期管理、請求書処理などの繰り返しの作業を自動化し、作業効率を大幅に向上させます。
また、機械学習を活用したシステムでは、過去のデータから最適な注文量やタイミングを予測する機能も持つ場合があります。これらの自動化と効率化は、人的エラーの減少や業務時間の削減につながり、結果としてコスト削減に貢献します。
調達システムを使用することで、納入遅延や品質問題などのリスク情報をリアルタイムに把握し、対応策を迅速に講じることが可能になります。
特に、複数の供給業者から大量の部品を調達する製造業では、適時にリスク情報を取得し対応することで、生産ラインの停止や出荷遅延を防ぐことができます。
調達システムは、企業のコンプライアンス要件やサステナビリティ政策にも対応します。特定の業者が環境や社会に対して負の影響を及ぼしていないかを確認したり、また、調達プロセスが会社の規則や法定から逸脱を防ぐ機能を備えています。
調達システムは法令遵守をサポートします。例えば、管理者が企業の調達・購買のルールを適用し、発注者にそれに則って調達業務を行わせたり、業務の可視化や記録を残すことで不正な取引の抑止や防止の効果が期待できます。これは、リスクの低減だけでなく、企業が社会的な信用を維持するためにも重要な機能となります。
さらに、グリーン調達の推進については、各サプライヤーの環境保護に関するパフォーマンスを追跡して、優先的に環境に配慮したサプライヤーと取引を進めることを支援します。このような機能により、企業はサステナビリティ目標を達成し、企業イメージの向上や社会的責任の遵守に寄与することが可能です。
これらのポイントを押さえ、慎重に計画を立て、実行することで、調達システムの導入は企業の調達プロセスを効果的に改善し、全体的な業績向上に貢献することが可能となります。
調達システムを導入する前に、現在の調達プロセスを完全に理解し、その効率性や問題点を詳細に分析することが重要です。調達プロセスのマッピングを行い、購買から納品、承認、支払いまでの全ステップを明確にするとともに、これらのプロセスが目標とする結果にどのように影響するかを理解する必要があります。また、これにより不必要なステップを省くことで、プロセスを効率化し、時間とリソースの節約が可能となります。
企業のニーズや目標に最適な調達システムを選ぶためには、事前に明確な要件定義を行うことが重要です。要件定義では、システムが果たすべき主要な機能（例えば、注文処理、納品追跡、支払い処理、レポート生成、サプライヤー管理など）と、企業の特定のニーズ（例えば、特定のレポート形式、特定の承認フローなど）を特定します。さらに、将来の事業成長や変化に対応できるシステムの柔軟性とスケーラビリティも選定基準として考慮する必要があります。
サプライヤー（仕入先）との連携は、業務効率化、コスト削減、品質管理、そして新たなビジネスチャンスの創出において重要な役割を果たします。
サプライヤーと密接に連携することで、情報共有がスムーズになり、調達プロセスが効率化されます。これにより、発注から納品までの時間が短縮され、業務の生産性が向上します。
また、サプライヤーとの強固な関係を構築することで、年間の発注量、価格や配送条件などの交渉を行うことが可能になります。これは、サプライヤーの生産効率にも繋がり購入費用の削減や物流コストの軽減につながります。
さらに、仕入先との緊密な連携により、製品やサービスの品質に対する直接的な影響力を持つことが可能になります。これにより、製品の品質を一貫して維持し、顧客満足度を高めることができます。
その他、サプライヤーとの連携は、新しい市場へのアクセスや、新しい商品やサービスの開発、技術革新など、新たなビジネスチャンスを創出する可能性をもたらします。
以上のように、サプライヤーとの連携は、ビジネスにとって多大な利益をもたらします。そのため、サプライヤーとの強いパートナーシップを維持し、継続的に関係を強化することが重要となります。
新しいシステムの導入は、従業員の業務に大きな影響を及ぼします。システム導入にあたっては、従業員が新しいツールを理解し、効果的に使用できるようにするための適切なトレーニングとサポート体制の整備が必要です。研修は、システムの基本的な使い方から、各機能の詳細、問題発生時の対処法まで、全面的にカバーするべきです。
さらに、システム導入後も、従業員が迅速にサポートを受けられる体制を確保することが重要です。例えば、社内または社外にヘルプデスクを設置したり、FAQリストを作成したり、トラブルシューティングのガイドラインを提供したりすることで、従業員が新しいシステムに対応しやすくなります。また、新しい調達システムの利点と使い方を理解するための定期的な研修やワークショップも有効です。
株式会社ニッスイの原料開発部では、約100の工場や事業所から消耗品の発注依頼をまとめて取り扱っていました。発注方法は電話、FAX、メールなど多種多様で、それに応じて発注が必要でした。
また、仕入先からの請求では、拠点ごとに請求データを作成するなど、大量の作業時間がかかっていたとのことです。発注から請求に至るまでの流れで手作業が必要で、結果として「発注漏れ」や「誤発注」が頻発していた実情がありました。
そこで、調達システムとしてビズネットの購買管理プラットフォームを導入することにより、各拠点から消耗品の発注を行うオペレーションの統一を行い、支払い業務を一元化しました。
結果として、発注時の価格交渉時間が年間約525時間削減、支払業務が全事務所で年間約500時間削減できたほか、オペレーション・発注方法を統一することができ、誤発注防止や発注統制の強化が実現できました。
事例詳細はこちら
https://www2.biznet.co.jp/case/328/
株式会社ファクトリージャパングループ本社の購買部門では、各店舗の業務用品や販売商品の発注を手動で定期的にまとめていたものの、毎年1.5倍のペースで店舗数が増えることで購買部門の作業負担が増大していました。また、店舗の備品や販売商品の在庫管理と発注量の把握、さらに店舗への適切かつ迅速な配送とそのコスト削減も課題となっていたとのことです。
そこで、ビズネットの購買管理プラットフォームを導入し、備品の発注をシステム化することで、各店舗の利用状況を把握し、注文データの確認を容易にすることができました。さらに、物流センターで商品を一時的に預かり、店舗への定期配送を行うことで、配送コストを削減することも可能となりました。
これにより、購買管理プラットフォームの導入により、店舗の業務用品調達管理工数を大幅に削減することができたとのことです。また、購買部門の業務負担を年間270時間減らすことが可能となり、店舗への配送コストも削減できたそうです。
事例詳細はこちら
https://www2.biznet.co.jp/case/266/
小田急電鉄株式会社では、消耗品、工具、機器、備品の購入プロセスは、基幹システム上で実行されていたましたが、このワークフローは要求部門と購買部門の間で展開され、発注から納品までの時間が長引くことが問題となっていました。
また、要求部門がＥＣサイトを利用して直接購入するケースも存在し、その際の購入履歴が購買部門に共有されていませんでした。さらに、ＥＣサイトを通じた購入時には、複数の請求書を費目ごとに分類し、システムへの入力が求められていました。加えて、購買部門は市場価格と複数のサプライヤーからの見積りを都度比較していたため、作業量が膨大になっていたとのことです。
ビズネットの購買管理プラットフォームを導入した後は、商品の購入から納品までの一連の流れをシームレスに行えるように改善しました。また、横串検索機能により、要求部門が価格を比較することが可能となり、購買部門の労力を削減しました。購入履歴は一括管理でき、また、購入時に費目を入力できるようになりました。
これにより、請求書が届いた際の作業をより簡易化しました。商品の選定を事前に行い、横串検索機能を使用して最安値の商品をすぐに見つけられるようになったとのことです。そして、ビズネットの購買管理プラットフォーム上で請求を一元管理することで業務を効率化しました。
事例詳細はこちら
https://www2.biznet.co.jp/case/653/
調達システム導入の成功には、経営陣からの強い支援と理解が必要です。そのため、計画の初期段階から経営陣を巻き込み、システム導入の目的や期待する成果を明確に伝えることが重要です。
導入プロジェクトの成功は、強いリーダーシップと組織的な協調性に大きく依存します。責任者やチームメンバーは、導入目標を共有し、課題解決に向けた行動を促す役割を果たします。
早期導入の鍵は、事前に必要な機能を詳細に定義し、それを満たすシステムを選択することです。このアプローチは、適切な調達システムの選択に大きな影響を与えます。
適切な機能を備えた調達システムを選ぶことは、企業のニーズに合わせてシステムをカスタマイズする時間とコストを大幅に削減します。また、既存のプロセスに適合するシステムを選ぶことで、社内の学習カーブが緩和され、スタッフの抵抗感も減少します。これにより、システムの導入と採用が迅速に行われ、効果を早期に体感することが可能です。
必要な機能が備わった調達システムは、初期導入だけでなく、長期的な効率化や生産性向上にも寄与します。システムが企業の要件を満たしていれば、将来的に新たな機能を追加する必要が生じても、システムを全面的に再設計する必要がなく、拡張やアップグレードが容易になります。
したがって、早期導入を成功させるためには、具体的な要件に基づいて機能を洗い出し、それらを満たす調達システムを選択することが重要です。
一度にすべての機能を導入するのではなく、段階的な導入と評価が効果的です。これにより、導入の進捗を把握し、必要な調整を行うことができます。
システム導入後も、業務の改善とシステムのアップデートは継続的に行うべきです。市場環境や業務要件の変化に対応し、最適なパフォーマンスを維持するためには、定期的な見直しと改善が必要です。
調達システムの導入を検討する際、購買管理システムの評価は必須となります。その中でも特に、ビズネットの購買管理プラットフォームは高度な機能を提供しており、企業の調達業務を大幅に効率化し、コスト削減を実現することが可能です。
ビズネットのシステムは自動化機能やデータ分析機能、リスク管理機能などを統合しており、これらの機能が相互に連携し合うことで、業務の流れをスムーズにし、誤りを最小限に抑えることができます。また、自社の業務状況に合わせてカスタマイズが可能であり、変わりゆくビジネス環境に対応する柔軟性も持っているのがメリットです。
ビズネットのプラットフォームは、調達や購入までのプロセスを効率化させるだけではなく、ステークホルダー間のコミュニケーションも効率化し、意思決定を迅速化する機能も備えています。これにより、企業は調達業務をより戦略的に、そしてより効果的に運用することが可能です。
したがって、調達システムの導入を検討している企業は、ビズネットの購買管理プラットフォームを詳細にチェックすることを強くおすすめします。それは、企業の調達業務を次のレベルに引き上げるための最初の一歩となるでしょう。
詳細な情報や具体的な機能は、ビズネットの購買管理プラットフォームのウェブサイトをご覧ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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