購買・調達業務を一元管理できる「調達システム」は、業務効率化や調達コスト削減に役立つツールです。調達システムの機能や選定のポイントを把握し、導入判断の材料にしたいという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、調達システムの概要や代表的な機能を解説した上で、導入するメリットや選び方のポイントについて紹介します。併せて、調達システム導入の成功事例3選や、導入を成功させるコツについても解説するので、ぜひ参考にしてください。
調達システムとは、企業の購買業務を一元的に管理するためのシステムを指します。購買情報の一元管理や、業務の自動化によるコスト削減、サプライチェーンリスクの管理などにより、業務効率化の効果が見込まれます。企業にとって、調達システムは経営リソースの最適化に大きく貢献し、自社の競争力を高める重要なツールといえるでしょう。
なお、一口に調達システムといっても、一般的な調達システムと、政府電子調達システム（GEPS）には違いがあります。前述したような一般的な調達システムは、製品製造などに必要な資材を調達するために、民間企業が利用することが基本です。
一方、政府電子調達システムは、簡易な公共工事を含む「物品・役務」を調達するために、政府機関が共同利用することに違いがあります。
調達システムが重要な理由として、業務効率化を実現できることが挙げられます。たとえば、大手の自動車製造企業では、国内外の多数のパートナーから部品を調達するため、膨大な数量の注文や請求、納品スケジュールの管理といった業務が必要です。
そこで、調達システムを導入すれば、これらの業務を一元管理・自動化でき、作業時間の大幅な削減やエラー抑止を図れます。結果として企業は、業務効率化を達成し、コスト削減により直接的な利益を得ることが可能です。
また、調達システムは、購買情報の透明性を向上させる役割も果たします。購買情報が一元管理されることで、過去の注文履歴や納期遅延の傾向、価格変動などの情報を容易に把握でき、より適切な意思決定に役立てられるでしょう。
なお、昨今はリモートワークが普及するとともに、サプライチェーンのグローバル化も進行しています。複雑性を増す調達業務において、効率的かつ透明性の高い業務を実現するためには、調達システムの導入が不可欠です。
次に、調達システムの代表的な機能を4つ紹介します。
| 機能 | 概要 |
| 横串検索機能 | 連携する複数のサプライヤーの商品をシステム上で横断的に検索できる機能。さらに最安値検索機能で価格が安い順番に商品を表示し選定できる。 |
| カタログ購買機能 | 商品情報がまとめられたWEBカタログを利用して、効率的に商品を選べる機能 |
| 承認ワークフロー機能 | 調達プロセスで発生する発注・契約などにおける承認手続きを自動化できる機能 |
| システム連携機能 | 自社で運用する既存システムと連携させて、調達業務の効率化を図れる機能 |
上表で挙げた横串検索機能やカタログ購買機能などを活用すれば、必要な資材を安価かつ効率的に選定できます。カタログ購買機能の詳細やメリットについては、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
「カタログ購買とは？メリットや活用するポイント、購買管理システムの機能も解説」
ここからは、調達システムを導入する5つのメリットを見ていきましょう。
調達システムを導入すれば、各部門が独立して実施していた調達業務を一元化でき、データの集約・可視化が可能です。そのため、調達プロセス全体を通してデータを追跡し、分析する能力を確保できます。たとえば、調達システムを活用して、部品の購入履歴やサプライヤーのパフォーマンス、価格変動の傾向を可視化した場合、情報に基づいた適切な意思決定につなげられます。
とくに生産に直接関わらない「間接材」は品目・点数の多さゆえに、過剰在庫なども発生しやすいため、一元管理によって適正な在庫管理を実現できるのは大きなメリットです。過去の購入履歴が保存されているので、サプライヤー間の納期や価格の違いを比較検討でき、購買計画にも役立てられるでしょう。
また、データの透明性を向上させることで、調達業務のボトルネックや改善点を発見しやすくなり、組織全体のパフォーマンスの向上も図れます。
調達システムを活用すれば、類似する資材の価格を容易に比較できるようになり、調達コストを下げられるメリットがあります。システムによっては、ワンクリックで最安値商品を選定できるので、業務効率化を図れるのも特徴です。
また、サプライヤーとの交渉次第では、調達システムで同じ資材を大量に購入することで「ボリュームディスカウント」を実現できる可能性があります。ボリュームディスカウントとは、大量購入に対して提供される割引のことで調達コストを削減するためにも重要な取引戦略です。
ビズネットでは、1回あたり500万円以上のお取引に関して、連携サプライヤーとの個別交渉を行い、掲載価格よりもさらにお得な価格でご提供できる場合がある、「大口取引サービス」を行っております。
また、各サプライヤーとの事前交渉により、会員様向けに特別価格を設定している商品も多数ございます。コスト削減と業務効率化を同時に実現可能です。
その他、購買管理プラットフォームのサービス内容について詳しくは、資料ダウンロードの上ご確認いただけます。
調達システムは、注文書作成や納期管理、請求書処理などの繰り返しの作業を自動化し、作業効率を大幅に向上させられます。たとえば、システム連携機能によって会計システムを連携させた場合、実績データの取り込みを自動化し、支払い処理工数を削減できるでしょう。
また、機械学習を活用した調達システムには、過去のデータから最適な注文量やタイミングを予測できる機能が備わっているケースもあります。これらの自動化と効率化は、人的エラーの減少や業務時間の削減につながり、結果としてコスト削減に貢献します。
なお、東京電力パワーグリッド株式会社様では、調達システムと社内システムを連携して、検収・会計情報の取り込み作業をデジタル化した結果、手入力のミスがゼロになった事例もあります。この詳細については、以下の導入事例をご覧ください。
ビズネットでは、購買管理におけるコスト削減の動画セミナーを無料でご提供しています。再現性の高いコスト削減方法を知りたい方や、調達業務の一元化を検討している方は、ぜひご活用ください。
サプライチェーンリスクとは、サプライヤーから商品を供給してもらう上で発生する可能性があるリスクのことです。万一、サプライチェーンの停止により必要な資材が届かなかった場合、自社の生産工程にも多大な影響を及ぼすおそれがあります。
調達システムを使用すれば、納入遅延や品質問題といったリスク情報をリアルタイムに把握し、対応策を迅速に講じることが可能です。とくに複数のサプライヤーから大量の部品を調達する製造業では、リスク情報を随時取得して対応することで、生産ラインの停止や出荷遅延を防げるメリットがあります。
サプライチェーンリスクの詳細や種類、具体的なマネジメント方法を知りたい方は、ぜひ以下の記事をご参照ください。
「サプライチェーンリスクとは？リスクの種類や具体的なマネジメント方法」
調達システムは、企業のコンプライアンス要件やサステナビリティ政策にも対応します。具体的には、特定のサプライヤーが環境や社会に対して悪影響を及ぼしていないかの確認や、調達プロセスが自社の規則や法定に反しないように管理することが可能です。
さらに、企業の調達・購買のルールに則って発注者に調達業務を行わせることで、業務の可視化やトレーサビリティの確保が可能になります。その結果、不正な取引の抑止や防止の効果が期待できる上、企業の社会的な信用の維持にも役立てられます。
また、グリーン調達の推進に役立つことも調達システムのメリットです。各サプライヤーの環境保護に関するパフォーマンスを追跡し、環境に配慮したサプライヤーと優先的に取引を進められるようになります。これにより、企業はサステナビリティ目標を達成できるほか、企業イメージの向上や社会的責任の遵守も果たせます。
グリーン調達の目的・基準やメリット、流れなどについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「グリーン調達の目的・基準とは？取り組むメリットや流れ、規格をわかりやすく解説」
続いて、調達システムの選び方のポイントを解説します。自社の業務に適した調達システムを導入するためにも、ぜひチェックしてください。
最適な調達システムを選定するには、自社の業種・製品に適しているかを確認することが大切です。事前に業務プロセスの整理・見直しや、システムに要求する機能の定義などを行っておくとよいでしょう。
業務プロセスの整理・見直しでは、調達プロセスをマッピングした上で、購買から納品、承認、支払いまでの全ステップを明確にし、その効率性や問題点を詳細に分析する必要があります。場合によっては、不必要なステップを省略することで、調達プロセスを効率化するとともに、時間とリソースの節約も可能となります。
また、システムに要求する機能を定義する際は、システムの主要な機能（注文処理、納品追跡、支払い処理、レポート生成、サプライヤー管理など）と、企業におけるニーズ（特定のレポート形式、特定の承認フローなど）を特定しましょう。
さらに、将来の事業成長や変化に対応できるシステムの柔軟性・スケーラビリティなども考慮すれば、企業のニーズや目標に適した調達システムを選定しやすくなります。
他部門との連携性を維持・向上させるためにも、購買情報などをリアルタイムで共有できる調達システムを選ぶことが重要です。調達システムには、自社でサーバー構築や保守・管理をする必要のある「オンプレミス型」と、事業者が提供するシステムをインターネット上で利用できる「クラウド型」があります。
このうちクラウド型の調達システムを導入した場合は、インターネット環境さえあれば、関係者が社外にいても購買情報の確認や承認プロセスの実行が可能となります。
調達システムの導入実績が豊富であるかということも、確認すべきポイントです。すでに導入実績の多い調達システムなら、サポート体制の充実度やカスタマイズの柔軟性に期待が持てるでしょう。
調達システムのサポート体制が整っていない場合は、従業員が新しいシステムを効果的に使用するためのトレーニングや研修を実施しなければなりません。運用に際して、ヘルプデスクの設置やFAQリスト作成、トラブルシューティングのガイドライン提供といった負担が増えることも問題です。
なお、自社と同じ業界や類似業界の導入実績を参考にすることで、自社に適した調達システムか否かを判断しやすくなります。
ここでは、調達システム導入の成功事例を3つの業界ごとに紹介します。今回の導入事例で紹介するビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、すでに14,000社以上の企業様にご利用いただいており、ITトレンドの購買管理システム部門で年間ランキング1位を獲得した実績もある調達システムです。
以下のリンクでは、「購買管理プラットフォーム」のその他の導入事例も掲載していますので、ぜひチェックしてみてください。
株式会社ニッスイ様の原料開発部では、約100拠点の消耗品の発注依頼の取りまとめや、異なる方式での発注、拠点ごとの請求データ作成などに多くの時間を要していました。そこで、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入し、各拠点から消耗品を発注するためのオペレーションの統一や、支払い業務の一元化を図りました。
その結果、発注時の価格交渉時間を年間約525時間削減し、支払い業務を全事務所で年間約500時間削減することに成功しています。また、オペレーション・発注方法の統一により、誤発注防止や発注統制の強化も実現できました。
株式会社ファクトリージャパングループ様は、スポーツ・美容に特化したさまざまなブランドサロンを国内外に展開する企業です。本社購買部門において、各店舗の業務用品や物販品の発注を手動で取りまとめていましたが、店舗数の増加にともない、作業負荷が増加。また、店舗の備品・販売商品の在庫管理や発注量の把握、配送手配、配送コストの削減なども課題としていました。
同社では、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入で備品の発注をシステム化したことで、各店舗の利用状況や注文データの確認が容易に行えるようになりました。さらに、物流センターで商品を一時的に預かり、店舗へ定期配送する体制にしたことで、配送コストも削減。結果として、購買部門の業務負荷を年間270時間も削減し、効率化を達成しています。
「株式会社ファクトリージャパングループ様の導入事例はこちら」
小田急電鉄株式会社様では、消耗品・工具・機器・備品を基幹システム上で購入する際、ワークフローが要求部門と購買部門をまたぐために、リードタイムが長期化するという課題を抱えていました。また、要求部門がECサイトを利用した際の購入実績の未把握や、ECサイト利用時に発生する請求書のシステム入力の手間、サプライヤー提示の見積内容の比較検討なども課題でした。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入により、商品の購入から納品までのプロセスを一気通貫で行えるように改善。また、横串検索機能による価格比較や、購入履歴の一括管理、購入時の事前の費目入力などにより、購買部門の負担を大幅に削減できました。
結果的に、1件あたりの購買業務にかかる時間を3分の1以下に減らしたほか、購買業務時間を2年間で約654時間も削減することに成功しています。
調達システム導入を成功させるコツとして、以下の3つが挙げられます。
調達システムの導入・立ち上げをスムーズに行うためにも、経営層の理解とサポートを得ることは重要です。システム導入を計画している段階から経営層を巻き込み、その目的や効果について明確に伝えておきましょう。
また、チームメンバーで導入目標を共有し、その達成に向けて足並みを揃えることも不可欠です。システム導入におけるプロジェクトの責任者は、強いリーダーシップを発揮してチームを牽引し、調達システム利用の効果を最大化させる必要があります。
さらに、市場環境や業務要件の変化に対応し、最適なパフォーマンスを維持するためにも、調達システムのアップデートは継続する必要があります。ただし、クラウド型の調達システムを導入した場合は、システム提供事業者がアップデート作業をしてくれるので、自社の負担を大きく減らせるでしょう。
調達システムを導入するメリットとして、一元管理による情報の可視化や資材の購入価格の最適化、サプライチェーンリスクの低減などが挙げられます。システムを選定する際は、「自社の業種・製品に適しているか」「システム導入の実績が豊富か」といったポイントを押さえておきましょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、製造業・サービス業・運輸業など幅広い業界で導入実績のある調達システムで、すでに14,000社以上の企業様にご利用いただいています。直接材の4倍の発注数があるとされる「間接材」の調達業務に特化しており、5,000万品目以上のサプライヤー商品を、会員様向けのディスカウント価格で購入することが可能です。
また、最安値商品を横断的にワンクリックで検索できるほか、自社のルールに合わせた各種設定や、既存システムとの連携なども行えます。導入費用・月額基本料については無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
PAGE TOP
