集中購買のメリットと実践方法とは？分散購買との違いやコスト削減と効率化を実現する戦略をご紹介

集中購買とは、企業が全ての購買活動を一元化し、一括で取引を行うことによりコストを削減し、業務効率を向上させる戦略です。この手法は、様々な部門や事業所に散在する購買活動を一箇所、つまり中央の購買部門に集約することを指します。これにより、全体の購買活動が統一され、最適化されます。

集中購買は、購買戦略の一つとして広く採用されています。その主な理由は、大量購入によるコスト削減と業務効率の向上にあります。具体的には、全社のニーズを一元化して一括購入することで、量による割引や交渉力の向上が期待できます。これにより、購入単価を下げることが可能となり、結果的に企業全体のコスト削減に寄与します。

また、集中購買によるもう一つの利点は、業務の統一化による業務効率の向上です。購買業務を一箇所に集中することで、業務プロセスが統一され、無駄な作業が排除されます。さらに、購買データも一元化されるため、分析や管理が容易になり、より効果的な購買戦略の策定が可能となります。

しかし、集中購買はすべての企業やすべての状況に適しているわけではありません。集中購買を行うと、サプライヤーへの依存度が高まり、供給リスクが増大する可能性があります。また、各部門や拠点の独自のニーズに対応する柔軟性が低下する可能性も考えられます。したがって、集中購買を採用する際は、これらのリスクを考慮に入れ、適切なバランスを見つけることが重要です。

購買管理は、企業の財務状況と業績に大きく影響します。適切な購買管理を行うことで、不必要なコストを削減し、必要な商品やサービスを適時に確保することができます。また、サプライヤーとの良好な関係を維持することで、品質の高い商品やサービスを確保し、企業の競争力を高めることができます。

一方で、購買管理が不適切であると、コストの増大や供給の遅延など、企業活動に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、購買管理は企業運営の重要な一部であり、その方法を適切に選択・運用することが求められます。

コスト削減

集中購買の最大のメリットは、コスト削減の機会が大幅に増えることです。大量に商品やサービスを一箇所から購入することで、単価を下げることが可能です。これは、大量購入によるボリュームディスカウントや、購買力を駆使した交渉により実現することができます。また、購買業務を一元化することで、重複した業務を排除し、人件費を削減するとともに業務の効率化が可能となります。

交渉力の向上

集中購買はサプライヤーに対する交渉力を大幅に向上させます。大量に商品やサービスを購入することで、企業はサプライヤーに対してより良い取引条件、例えばより低い価格やより良い支払条件を引き出す力を持ちます。

業務効率の向上

購買業務を一箇所に集中させることで、購買プロセスの一貫性と透明性が向上します。これにより、購買に関する決定が迅速に行われ、購買プロセス全体がスムーズに進行し、結果的には業務効率が向上します。

サプライヤーとの関係強化

集中購買は、特定のサプライヤーとの長期的な関係を構築するための機会を提供します。これにより、安定した供給、アフターサービスの向上、製品の品質向上などの利点を享受できます。

しかし、集中購買には以下のようなデメリットも存在します。

サプライヤーリスクの増大

集中購買は特定のサプライヤーに大きく依存するため、そのサプライヤーが供給を停止したり、価格を一方的に引き上げたりするリスクが増大します。これは、自然災害や経済的な問題など、サプライヤー側の予期せぬ問題が発生した場合に特に顕著になります。

柔軟性の低下

全ての購買活動を一箇所で管理することで、急な需要の変動や市場の変化に対応する柔軟性が低下する可能性があります。例えば、新たな製品やサービスの試用、あるいは新たなサプライヤーとのビジネスチャンスを逃すことがあります。また、一つの購買部門が全ての購買活動を管理するため、その部門の意思決定過程に遅延が生じた場合、企業全体の業績に影響を及ぼす可能性があります。

社内調整が必要

集中購買を実施するためには、全社的な購買方針の統一や、各部門間の調整が必要になります。これには時間と労力が必要となる場合があり、また、各部門のニーズを均等に満たすことが困難になることもあります。集中購買を進めるにあたっては、全社的なコミュニケーションと調整が重要となります。

購買の依頼を請ける部門の負荷増加

購買の依頼の数が多い場合、それを処理する業務を請け負う部門の業務量も比例して多くなります。管理や処理の方法を適切に設定しないと業務が回らず発注・納品の遅延の発生、

また当該部門の他の業務にも影響を及ぼすことが考えられます。

これらのメリットとデメリットを理解した上で、集中購買の採用を検討することが重要です。そして、それが企業の目標とビジョンに合っているかどうかを確認することが求められます。

集中購買と分散購買は、企業の購買管理における二つの基本的なアプローチであり、それぞれ特性と利点、欠点を持っています。その違いを理解することは、適切な購買戦略を立案し、企業の目標を達成するために重要です。

集中購買は、一つの部署や担当者が全社の購買活動を統一して管理する方法を指します。

これは、全社的な規模の経済を享受し、購買の効率性と統一性を向上させることを目指します。具体的には、単価の低減、交渉力の強化、業務効率の向上、サプライヤーとの長期的な関係構築などが挙げられます。しかし、これにはサプライヤーリスクの増大、柔軟性の低下、社内調整の必要性などのデメリットもあります。

一方、分散購買とは各部署や担当者が自分たちのニーズに合わせて独立して購買を行う方法です。

これにより、各部署は自分たちの具体的なニーズを直接満たすことができ、迅速な決定と短いリードタイムを実現できます。また、市場の変動や新たなビジネスチャンスに対する柔軟性も保てます。しかし、分散購買は企業の規模が大きいほど全体としての購買効率が低下する可能性があり、コスト削減の機会を見逃すこともあります。

これらの違いを理解し、組織の規模、業務の特性、購買する商品やサービスの種類などを考慮に入れて、適切な購買戦略を選択することが求められます。どちらのアプローチを採用するにせよ、それが企業全体の目標と戦略に沿っていることを確認することが重要です。

分散購買とは、各部署が自身のニーズに応じて独立して購買活動を行う方式です。このアプローチの一番の利点は、各部署が自身の具体的なニーズに対応した商品やサービスを直接、そして迅速に購入できることです。これは、部署によるニーズの具体性と、迅速な決定を可能にします。

たとえば、製造業で考えてみましょう。製造業では、多くの部署が特定の部品、素材、機器などを必要とします。これらのニーズは部署により大きく異なることがあり、特定の専門知識を必要とすることもあります。この場合、分散購買は各部署が自身の専門知識を活用して、最適な購買決定を行うことを可能にします。

製造ラインの管理者は特定の部品の品質や性能について深い理解を持っているかもしれません。彼らはその知識を活用して、その部品を直接購入することで、製造プロセスの効率性や品質を最大化することができます。

また、分散購買はより迅速な決定を可能にします。各部署が自分たちのニーズに直接対応できるため、企業全体の購買プロセスを通じて承認を得る必要がなくなります。これは、購買のリードタイムを短縮し、部門がより敏捷に動くことを可能にします。

しかし、分散購買には欠点もあります。例えば、購買のコスト削減の機会を見逃す可能性があります。同じ商品でも単価が違ってきたり、仕入れ先を変えることで仕入れ商品の型が少し違っていたりして不要なものを購入する場合もあります。全社的な規模の経済を享受することが難しいため、単価が高くなることもがあります。また、各部署が独自の購買活動を行うため、全体としての購買の透明性や一貫性が欠け不正防止やコンプライアンスの遵守の徹底が難しくなるることがあります。

分散購買には以下のようなメリットがあります。

迅速な決定と実行

分散購買の最大のメリットの一つは、迅速な決定と実行が可能となることです。各部署が直接、自分たちの必要な商品やサービスを購入できるため、長い承認プロセスを経ることなく即座に対応することができます。これは特に急速に変化する市場環境下での対応力を強化します。

具体的なニーズへの対応

各部署が自分たちの具体的なニーズに合わせて最適な商品やサービスを選択できるため、より細かいニーズを満たすことが可能となります。専門性の高い購買品や特殊な条件を必要とする場合、部署ごとの分散購買が有効となることが多いです。

しかし、分散購買には以下のようなデメリットも存在します。

全社的な視点での購買活動ができない

一方で、分散購買は全社的な視点での購買活動の最適化を困難にします。各部署が個別に購買を行うため、全体としての戦略的視野や規模の経済を享受することが難しくなります。

全体的なコストの増大

各部署が独自に購買を行うため、全体としてのコストが増大する可能性があります。特に、大量購入による割引や一括購買による運送費の削減など、集中購買で享受できるコスト削減の機会を逃す可能性があります。また仕入先によって単価にばらつきがある場合もあるため、無駄なコストが多くかかる場合もあります。

購買の重複やムダの発生

各部署間での情報共有が不十分となると、同じ商品やサービスの購入が重複するなど、ムダな購買が生じる可能性があります。これは、リソースの無駄遣いを引き起こし、全体としての業績に影響を与えることがあります。

コンプライアンス遵守、不正防止の徹底が難しい

分散購買では購買業務の履歴が一括で管理されない状態になることは珍しくありません。

また、現場での現金での支払が発生し現金の管理の手間なども発生します。こういった特性からコンプライアンス違反や不正を完全に防ぐのが難しく、問題が発生してもすぐには気付くのが難しくなります。

集中購買と分散購買、どちらを採用すべきかについては、企業の規模、業種、商品やサービスの種類、組織の文化など、多くの要素によって左右されます。そして、それらは一概にどちらが優れているとは言えません。

集中購買が有効である場合

例えば、大規模な製造業の企業では、原材料や部品などの大量購入が日常的に行われます。これらの企業では、集中購買による大量購入のメリットを享受できる可能性が高いです。大量の購入により単価を下げ、また、購買部門の効率化により業務コストも削減できます。さらに、特定のサプライヤーとの長期的な取引関係を築くことで、安定供給やアフターサービスの向上などの利点も期待できます。

分散購買が有効である場合

一方、製造業でもプロトタイプ開発や短期間のプロジェクトなど、スピーディな意思決定と柔軟な対応が求められる場面もあります。このような場合、各部署が自分たちの具体的なニーズに応じて自由に購買できる分散購買が適しているかもしれません。特に、新製品の開発や新しい技術の導入など、未知の領域に挑む際には、各部署が自分たちのニーズに応じて最適な材料や部品、サービスを直接選択・購入できることが重要となるでしょう。

また、スタートアップ企業の場合、事業展開がスピーディで、部署間のコミュニケーションも密であることから、分散購買が適していると言えます。各部署が直接、必要な商品やサービスを即座に購入できることで、新しいビジネスチャンスへの迅速な対応が可能となります。

ビズネットの購買管理プラットフォームでは分散購買のメリットを享受しつつ、価格の適正化やガバナンス強化などのデメリットをカバーする機能があります。

メリットとデメリットを理解した上でのルール作りの必要性

いずれの方式を採用するにせよ、そのメリットを最大限に活用し、デメリットを最小限に抑えるための適切な管理体制やルール作りが必要です。例えば、集中購買の場合、特定のサプライヤーへの依存を避けるためのリスク管理策や、急な需要の変動に対応するための柔軟性を確保する策が必要となります。また、分散購買の場合でも、全体としての購買コストが増大しないような監視体制や、各部署間での情報共有を促進する仕組みが求められます。

ハイブリッド方式（集中購買×分散購買）が有効である場合

集中購買と分散購買は相反する概念ではありますが、それらを組み合わせて利用するハイブリッド方式を採用する企業も増えてきています。

例えば、一部の共通する商品やサービスについては集中購買を行い、それ以外の特定のニーズに応じた購買については各部署が自由に行えるようにするといった方法です。これにより、集中購買と分散購買のメリットを両方享受し、企業のニーズに最適化した購買体制を構築することが可能となります。

製造業の場合、例えば、大量に必要な原材料や部品は集中購買でコスト削減を図り、一方で研究開発部門など特定のニーズを持つ部署は分散購買を行うことで、各部署のニーズに迅速に対応するといった方法が考えられます。

これらの選択肢から最適な購買戦略を選ぶためには、自社のビジネスモデルや組織文化、業務フローを深く理解し、それに基づいた判断が求められます。そして、その選択は定常的に見直し、ビジネス環境の変化に適応する柔軟性も必要となるでしょう。

システム導入により良いとこ取りの運用も可能

購買業務を最適に実施する手段として購買管理システム(例：ビズネットの「購買管理プラットフォーム」等)を導入することが挙げられます。
事前に本社の管理部門によりサプライヤーの選定や価格交渉をすることにより、現場では
デメリットで挙げられた要素を最小化してそのメリットを享受することが可能です。それらのサービスについて調べてみるのも良いでしょう。

集中購買を成功させるためには以下の要素が重要となります。

社内での購買方針統一

全社的な視点で購買活動を行うためには、社内での購買方針の統一が必要です。これは、経営層から中間管理職、そして現場の従業員まで、全員が同じ目標に向かって行動できるようにするためのものです。購買方針の統一を通じて、各部署が異なる方針に基づいて購買を行うといった混乱を避けることができます。また、これにより全社的なコスト削減を達成するための共通の理解と協力を促進することができます。

適切なサプライヤーの選定

集中購買の成功は適切なサプライヤー選定に大きく依存します。安定した供給能力、高品質な商品やサービス、適切な価格など、購買ニーズに合ったサプライヤーを選定することが重要です。これは、市場調査やサプライヤー評価、サプライヤーとの関係構築等を通じて実現することができます。

効果的なコミュニケーション

集中購買では購買部門と他の部門とのコミュニケーションが重要となります。各部門の購買ニーズを正確に把握し、それに応じた購買活動を行うためには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。これには、定期的なミーティング、透明性のある情報共有、明確なフィードバックループの構築などが含まれます。

継続的な見直しと改善

集中購買は一度設定した方針をそのまま続けるものではありません。継続的な見直しと改善を行うことで、より効果的な購買活動を行うことが可能となります。これは、定期的なパフォーマンス評価、コスト分析、市場動向の監視、サプライヤーのパフォーマンスの評価などを通じて実現することができます。

リスク管理の重視

集中購買では特定のサプライヤーへの依存度が高くなるため、サプライヤーリスクを適切に管理することが重要です。サプライヤーが突如として供給を停止したり、品質問題が発生したりするリスクを軽減するためには、事前のリスク評価や複数のサプライヤーとの契約など、リスク分散策を検討することが求められます。

内部制御の確立

集中購買を成功させるためには、強固な内部制御の確立も必要です。これには、適切な調達プロセスの設定、財務監査の実施、不適切な行為を防ぐための内部規則の整備などが含まれます。これらの内部制御は、企業の購買活動が法規制や業界のベストプラクティスに準拠していることを確保し、組織の信頼性を維持するために重要です。

人材育成と教育

集中購買を担当するスタッフの資質とスキルは、その成功に大きな影響を与えます。購買専門家の育成や継続的な教育を通じて、社内の購買知識とスキルを向上させることが重要です。これにより、より適切な購買決定を行い、サプライヤーとの交渉における優位性を確保することができます。

集中購買を具体的に実践するには以下のステップを踏むことが一般的です。これらのステップを踏むことで、集中購買の効果を最大限に引き出すことが可能となります。

社内の購買ニーズの把握

まずは、社内の各部署がどのような商品やサービスをどれだけ必要としているのかを把握することが重要です。これにより、一部門だけではなく全社レベルでの購買計画を立てることが可能となります。

サプライヤーとの交渉

次に、把握したニーズに基づいて適切なサプライヤーを選定し、価格や納期などの条件を交渉します。集中購買では、大量購入による価格削減や交渉力の強化が期待できます。

長期契約の活用

取引量が大きい場合、長期契約を結ぶことでさらなるコスト削減や安定供給が期待できます。サプライヤーとの信頼関係を構築することで、より良い取引条件を得られる可能性もあります。

パフォーマンスのモニタリング

契約を結んだ後も、サプライヤーのパフォーマンスを定期的にモニタリングすることが重要です。品質、納期、サービスなどの観点から評価を行い、必要に応じて改善を求めることが求められます。

デジタル化と集中購買は、購買管理の効率と効果を最大化する強力な組み合わせと言えます。特にビズネットの購買管理プラットフォームのような購買管理サービスの活用は、集中購買を行う企業にとって重要な要素となります。

以下に、購買管理サービスを含むデジタル化手法が集中購買にどのように貢献するかを詳しく説明します。

デジタル技術を活用した購買管理の効率化

デジタル技術の活用は、購買プロセス全体を通じて効率化を実現します。特に、購買管理サービスは、購買ニーズの把握やサプライヤーへの契約・価格交渉、商品の価格比較などの工数の価格プロセスを最適化することができます。また、事前に管理部門においてサプライヤーとの契約や交渉を済ませ、社内購買ルールを設定に落とし込むことで、現場にシステムを利用しての購買商品の選定・比較、承認、発注などを任せることが可能になります。これにより分散購買のメリットである小回りの効く購買業務も享受しつつ、作業時間の大幅な削減や、人為的なエラーの減少が期待できます。

クラウドベースの購買管理システム

クラウドベースの購買管理システムは、購買データを一元化してリアルタイムに共有する能力を提供します。特に、購買管理プラットフォームは、必要な情報をいつでもどこからでもアクセス可能にし、迅速かつ精確な意思決定をサポートします。

データ分析による最適な購買戦略の策定

デジタル技術の進化は、購買データの詳細な分析を可能にし、より洗練された購買戦略の策定を可能にします。購買管理プラットフォームは、過去の購買パターン、市場動向、サプライヤーのパフォーマンスなど、大量のデータを収集・分析し、これらの情報に基づいて最適な購買戦略を策定する手助けをします。

これらのデジタル化による効果を最大限に活用することで、集中購買の効果を一層高め、企業の競争力を向上させることができます。ただし、購買管理プラットフォームなどのシステムを効果的に利用するためには、適切な導入と運用、社員のトレーニングが不可欠であることを忘れてはなりません。

ここでは、集中購買を成功させた企業の事例をご紹介します。購買戦略の一つとして、集中購買は多くの企業によって採用されています。

以下では、大手企業がどのように集中購買を成功させたのか、その事例を詳しくご紹介します。この事例を参考に、ご自身の企業の購買管理に役立ててください。

ニッスイの購買管理システム導入による集中購買の成功事例

ニッスイは水産事業・加工食品事業等の食品の製造を行う企業です。ニッスイでは以前より集中購買を行っていましたが管理担当の部門が各拠点からの発注依頼を手作業で取りまとめを行い、発注先に合わせて電話・FAX・メール等の方法で発注を行っていたために多くの工数がかかっていました。また、一部で分散購買方式での発注が残っているという課題もありました。

工数の削減、集中購買のさらなる推進、発注漏れや誤発注などの課題を解決するためにビズネットの「購買管理プラットフォーム」の活用が決まりました。結果として、支払業務時間を年間約500時間削減、紙の利用：年間約6万枚を削減、また分散購買により発生していた各工場での価格交渉削減時間を年間約525時間削減することに成功しました。

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東京電力パワーグリッドの購買管理システム導入による集中購買の成功事例

東京電力パワーグリッドは電気の送配電設備の維持・運用や送配電サービスを提供している企業です。電設材料を個別にFAXやメール、電話で発注を行う頻度が増加しており発注に時間がかかりミスが発生しやすいだけでなく、購買を行うごとに自社システムに手作業で検収・支払情報の入力が必要になり、処理工数が増加していました。そこでビズネットの「購買管理プラットフォーム」を活用し、事前に取引先の企業の商品を電子カタログ化、会計データの社内システムへの連携を行い1件の購買で発生する件の購買で発生する商品選定・発注～支払いまでの作業時間を1/3に削減することができました。

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小田急電鉄の購買管理システム導入による集中購買の成功事例

小田急電鉄は鉄道事業、不動産業等を行う企業です。購買する資材によって要求部門が直接ECサイトで購入したり、基幹システム経由で購買申請を行うなど方法が統一されていませんでした。ビズネットの購買管理プラットフォームを活用することで導入方法が統一され、これまでの運用で課題であった現場の購買状況の把握や時間と手間のかかる基幹システムへの入力業務の簡素化を実現しました。こういった機能の活用で１件あたりの購買業務にかかる時間を19分から6分へと時間短縮を実現しました。

また、発注までの業務工数が削減されたことで購買備品の納期がこれまで12日程度かかっていたのに対し、導入後は翌日~7日程度に短縮することができました。

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パナソニックの集中購買成功事例

パナソニックは、電子製品から家電まで多岐にわたる製品群を扱う大手企業です。かつては各部門が独自の購買活動を行っていましたが、組織全体の視点から最適な購買戦略を立てるため、集中購買に移行しました。これにより、一つのサプライヤーからの大量購入による価格交渉や、購買業務の効率化を達成しました。さらに、全社的な視点で購買活動を見直すことにより、製品の品質向上や新たなビジネスチャンスの発見にもつながりました。

トヨタの集中購買成功事例

トヨタは自動車製造業界のリーダーであり、その集中購買の戦略は非常に成功しています。自動車部品はその製造プロセスと品質が重要なため、トヨタは信頼できるサプライヤーとの強固な関係を通じて、高品質な部品を確保しています。また、一つのサプライヤーから大量に部品を購入することで、購買コストを大幅に削減しています。これらの戦略は、トヨタが常に高品質でコスト効率の良い自動車を生産し続けるための一因となっています。

日立の集中購買成功事例

日立は、情報通信から社会インフラ、エレクトロニクスなど、幅広い事業を展開しています。購買活動の多様性と規模を考えると、集中購買の導入は極めて効果的でした。一元化した購買活動により、より強力な交渉力をサプライヤーに対して持つことが可能となり、コストの削減を実現しました。さらに、集中購買によって得られるデータは、将来の購買戦略の策定や、新たなビジネスチャンスの発見に活用されています。

プロクター・アンド・ギャンブル(P&G)の集中購買成功事例

P&Gはグローバルに展開する消費財メーカーで、その事業規模と商品の多様性から、購買活動は非常に複雑です。しかし、購買管理プラットフォームを導入することで、集中購買を効果的に行い、大幅なコスト削減を達成しました。プラットフォームを通じて全社的に一元管理された購買データは、より効果的な価格交渉や、最適なサプライヤーの選定に活用されています。

シェルの集中購買成功事例

石油・エネルギー大手のシェルは、購買管理プラットフォームを導入して供給チェーン全体の可視化と効率化を図りました。これにより、サプライヤーとの交渉力を強化し、大規模な購買によるコスト削減を実現しました。また、プラットフォームによるデータ管理と分析機能を活用することで、予測購買を導入し、供給不足や過剰在庫のリスクを低減しています。

各事例の総括

これらの事例から分かるように、集中購買は、購買コストの削減、効率化、そしてサプライヤーとの関係強化に対して有効な戦略です。ただし、これらの事例に見られるように、集中購買を成功させるには、社内の購買ニーズの正確な把握、適切なサプライヤーの選定、効果的なコミュニケーション、そして継続的な見直しと改善が必要です。

集中購買の成功は、単に購買活動を一元化するだけではなく、全社規模での購買戦略の見直しと、その戦略に基づいた具体的な行動を伴います。また、デジタル化の進展により、購買データの分析や管理が容易になり、より効率的かつ戦略的な集中購買が可能となっています。

これらの成功事例は、集中購買の有用性を明示的に示していますが、それぞれの企業の状況やニーズにより、最適な購買戦略は異なります。したがって、集中購買を検討する際は、自社のビジネスモデルや購買ニーズをしっかりと理解し、適切な戦略を設計することが重要です。