業務効率化の課題を把握し、自社の改善活動に活かしたいという方も多いのではないでしょうか。企業が業務効率化に取り組めば、限られた人的リソースを有効活用できるようになります。
この記事では、業務効率化の概要やメリットを紹介した上で、業務効率化における課題について詳しく解説します。また、業務効率化の課題抽出に役立つフレームワークのほか、具体的な進め方や対策なども解説するので、ぜひ参考にしてください。
そもそも業務効率化とは、業務上のムリ・ムダ・ムラを取り除き、非効率的な業務を改善する取り組みのことです。一口に業務効率化といっても、規模や方法はさまざまです。
たとえば、あまり費用をかけることなく、従業員がスムーズに業務へ取り組めるように工夫することも、業務効率化の一環です。一方、購買業務を一元管理できる「購買管理システム」などのIT技術を活用し、業務フローの最適化を図るという方法もあります。
なお、業務効率化と混同されやすい用語として、生産性向上がありますが、両者は目的やアプローチが異なります。生産性向上は、社員1人当たりのアウトプットの質・量を高めることを指します。それに対し、業務効率化は業務プロセスを改善する活動であり、生産性向上の実現に向けた一つの手段ともいえます。
調達・購買部門における業務効率化について知りたい方は、以下の資料をぜひご確認ください。
「お役立ち資料 調達・購買部門における業務効率化のポイントとは」
業務効率化のメリットとして、以下の3つが挙げられます。
まず、業務効率化を図ることで、コスト削減や利益向上につながるというメリットがあります。コストを削減すれば、新製品の開発や設備投資への予算を確保しやすくなるため、自社の成長も促進できるでしょう。
ちなみに、業務効率化に取り組む上で、経営層は「総資産利益率（ROA）」をどれほどアップできたかという点も注視する必要があります。総資産利益率（ROA）とは、利益を総資産（自己資本＋負債）で割って求める指標で、売上高利益率あるいは資産回転率を上げることでアップさせられます。
また、業務効率化を推進することで、従業員が働きやすい環境に整備できることもメリットです。コア業務に注力できるようになるほか、コスト削減で得た資金を社内環境整備や福利厚生、給与に反映すれば、従業員の定着率アップを図れるでしょう。
さらに、業務効率化に取り組むプロセスにおいて、新たなビジネスアイデアが生まれやすくなるメリットがあります。新しいビジネスアイデアを積極的に取り入れて変革を継続することで、経営体質の強化にもつながります。
ここからは、業務効率化における課題について詳しく解説します。自社に当てはまる課題がないか、ぜひ確認してみてください。
アナログ業務に大きく手間を取られているために、業務効率化を達成できていないケースは少なくありません。紙の書類の作成・管理や、手作業での処理・管理など、アナログな業務が多いほど、業務効率は低下しやすい傾向です。
具体的には、アナログ業務が多いために書類申請の遅れや入力ミス、伝達漏れなどが発生しやすくなり、結果的に業務の遅延を招いてしまいます。場合によっては、顧客対応のスピードを遅らせる要因にもなってしまうでしょう。
また、紙ベースで書類を保管している場合は、パソコンのような検索機能を使えないので、必要な情報を探すのに余計な時間がかかってしまうことも課題です。
ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方や効果について知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。
「ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方とその効果とは？業務効率や生産性に対する影響について解説」
業務が属人化していることも、業務効率化を妨げる課題の一つです。特定の担当社員のみが業務内容を把握する属人化に陥っている場合、その社員の不在時の業務効率が落ちてしまいます。
また、業務で必要な知識やノウハウが共有されていないために、ほかの社員が適切に対応できないという問題もあります。このような業務の属人化が深刻化すると、新入社員への引き継ぎが困難になり、組織運営にも影響を及ぼします。
部署ごとにシステムを運用している場合、独自の機能追加などが実行され、システムが複雑化しやすい傾向にあります。とくに、システムを長く運用していると、当初の担当SEの転籍やシステム開発会社の体制変更により、ブラックボックス化してしまうことに注意が必要です。
システムがブラックボックス化すると、「組織横断的なデータの活用ができない」「保守運用のコストが増大する」といった課題が生じます。こうした状況を避けるためにも、システムの機能や運用状況は常に可視化しておくことが大切です。
業務効率化に取り組んでいるにもかかわらず、十分な成果が出ないときは、PDCAを回せていない可能性があります。PDCAは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（検証）」「Action（改善）」のプロセスを繰り返し、業務の質を段階的に高める手法です。
なかでも、計画・実行は行うものの、検証の段階まで至らないというケースは少なくありません。検証プロセスを着実に実施するためには、明確な評価基準の設定や精度の高いデータの活用などを行うことが重要です。
課題が不明瞭なまま業務効率化に取り組もうとしても、最適な対策を選択するのは難しいでしょう。ここでは、業務効率化の課題抽出に活用できるフレームワークを3つ紹介します。
BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）とは、ビジネス上の業務フローを図式化する手法です。国際規格のISO/IEC 19510として登録されており、プロジェクトマネージャーやビジネスアナリストなどに利用されています。
BPMNを活用し、上流工程から下流工程までのプロセスを図で可視化すれば、業務効率化が可能なプロセスを抽出しやすくなります。
ECRS（イクルス）は、以下のような業務改善の4原則について表すフレームワークです。
| 原則 | 概要 |
| Eliminate（排除） | 業務の目的や理由を整理した上で、不必要な業務を排除する。 |
| Combine（統合・分離） | 類似する業務の一本化による業務効率化を図る。あるいは、業務の効率性を考慮して分離する。 |
| Rearrange（入替え・代替） | 業務の順番や場所、担当者の入れ替えなどで、業務効率化を図る。 |
| Simplify（簡素化） | 業務のパターン化や、機器導入による自動化を図り、業務を単純化する。 |
ECRSのフレームワークで業務フローを可視化することで、不必要な業務の排除や簡略化といった戦略に活かせるでしょう。
ロジックツリーとは、課題の原因を分析して真因を特定するというフレームワークで、ロジカルシンキングの一手法です。ロジックツリーには、以下のような4つの種類があります。
| 種類 | 概要 |
| 要素分解ツリー（Whatツリー） | 構成要素を分解して、網羅的に把握するためのロジックツリー |
| 原因追求ツリー（Whyツリー） | 問題を分解して階層化し、根本原因を追及するためのロジックツリー |
| 問題解決ツリー（Howツリー） | 問題に対する解決策の洗い出しや、優先順位付けを行うためのロジックツリー |
| KPIツリー | 問題解決ツリーに具体的な数値目標を設定して、日々の業務と紐付けるためのロジックツリー |
上表のとおり、ロジックツリーの種類によって目的は異なるため、課題抽出したい業務の内容などに合わせて使い分ける必要があります。
業務効率化を進める際は、以下4つのステップで取り組みます。
はじめに、業務の流れやプロセスを可視化します。具体的には、業務のフローチャートや社員のスキルマップなどを作成し、誰がどの程度の業務負荷を負っているのかを客観的に把握します。
次に、効率化する業務を洗い出した上で、優先順位付けを行いましょう。その際、「すぐに効率化できる業務」や「効率化に期間を要する業務」などに分類することで、優先すべき業務を検討しやすくなります。
続いて、あらかじめ現場の社員の意見を収集した上で、業務効率化の方法を決めていきます。とくに、業務への取り組み方が大きく変わるような機械やシステムを導入する際は、慎重に検討することが重要です。
最後に、業務効率化した効果について検証します。収集したデータをもとに評価を行い、次回の業務へフィードバックすれば、業務効率化のさらなる促進へとつなげられます。
ここからは、業務効率化に向けた対策を4つ解説します。自社で取り組める対策がないか、ぜひご確認ください。
なお、業務改善アイデアの出し方や具体例、提案方法などについては、以下の記事よりご覧いただけます。
「業務改善のアイデアと実践例18選！効果的な提案方法で生産性アップを実現」
ITシステムなどを導入し、デジタル化を推進することで業務効率化を図れます。たとえば、購買プロセスの一元管理が可能な「購買管理システム」を導入した場合、購買情報のスムーズな共有なども可能です。
また、既存システムが古く、操作性に難があるときは、リプレイスを検討してもよいでしょう。たとえば、購買管理システムの場合、オンプレミス型だとメンテナンスやバックアップなどに多くの作業がかかることが考えられます。また、古いシステムの場合は法改正に合わせた更新ができずに業務が非効率になる恐れもあります。システムのリプレイスは、このような問題を解決するために有効な対策といえます。
購買管理システムのリプレイスをするメリットや注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。
「購買管理システムをリプレイスするメリットは？見直し・乗り換えのポイントや注意点も」
業務効率化に向けて、非効率的な業務の見直しは不可欠です。まずは、非効率に陥っているノンコア業務を棚卸しして改善できる箇所を洗い出しましょう。
非効率的な業務の見直し例として、以下のような取り組みが挙げられます。
上記のような見直しを定期的に行うことで、業務のスリム化を図れ、コア業務に注力できるようになります。
業務マニュアル・フローチャートを作成し、それらに基づいて業務を進めることでムダを省け、結果的に業務効率化を達成できます。
業務マニュアルを作成する際は、詳細な作業手順やルールを記載することがポイントです。一方、フローチャートを作成する際は、業務プロセス全体の流れを視覚化するように気をつけましょう。
業務マニュアル・フローチャートを定期的に整備しておけば、新人教育や業務引き継ぎの効率化、属人化の解消などにも役立ちます。
BPM（Business Process Management：業務プロセス管理）とは、業務プロセスの可視化・分析を行い、最適化する取り組みのことです。企業がBPMに取り組めば、業務の進め方を最適化できるため、より成果を出しやすい業務環境へ改善することが可能です。
なお、BPMを導入する際は、その目的を明確化しておくことが大切です。また、BPM 導入による業務改善の効果を高めるためにも、PDCAサイクルは継続的に回しましょう。
業務効率化における課題として、アナログ業務の多さや業務の属人化、既存システムのブラックボックス化などが挙げられます。業務効率化の進め方や具体的な対策を押さえて、自社の業務内容の改善・見直しに取り組むことが重要です。
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この記事の監修者
ビズネット株式会社
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