購買管理の5原則とは、適正な購買業務を実施するために定めた基本のルールのことです。この5原則を守ることで、購買におけるコスト削減や経営資源の効率化といったメリットが見込まれます。
この記事では、購買管理の5原則について詳しく解説した上で、その必要性や守るために気をつけたいポイントを紹介します。また、購買管理の5原則の遵守に役立つ「購買管理システム」の選び方や、具体例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
これら5つの項目の詳細について、詳しく確認していきましょう。
なお、購買管理の基本的な流れやポイントについては、以下の記事をご参照ください。
「【2025年版】購買管理とは？基本的な流れや4つのポイント」
安定的な購買調達を実現するためには、信頼の置ける取引先を選定することが重要です。たとえば、適正な取引先を選定する際の手法として、相手企業の社会的信用や倒産リスク、支払い能力などに関する「与信管理」が挙げられます。社内調査や外部調査で資材供給の安定性や取引実績を調べ、信用性の高さを見極めることで、リスクを最小限に抑えられます。
また、適切な調達ルート・購入方法で仕入れた資材を取引しているかということも確認が必要です。具体例を挙げると、下請法に抵触するような購入方法で資材を仕入れている場合、自社のブランドイメージにも影響するおそれがあります。そのため、取引先が法令を遵守した適切な購買活動を実施しているかをチェックしなければなりません。
購入する資材が、自社が求める品質基準を満たしているかを確認することも、購買管理における必須事項です。たとえ安価な資材であっても、自社の品質基準を満たしていない場合は、取引先の再選定などが必要となります。
品質トラブルなどを回避するためにも、取引先の品質管理体制や、技術力に関する事前の確認も不可欠です。この確認を実施することで、自社における後工程での不良品の発生リスクを抑制するとともに、安定した生産体制の確保にもつながります。
また、品質と価格のバランスが取れているかということもチェックしておきたいところです。価格に対して品質が見合っていない場合は、契約条件や取引先の見直しも検討しましょう。
安定的な供給を実現しつつ、在庫コストを抑えるには、適正な数量の決定・確保がカギを握ります。必要以上に在庫を抱えた場合、保管コストが発生するほか、劣化した資材の処分にかかるコストなども発生し、全体的なコスト増を招いてしまいます。
一方で、在庫が不足した場合、業務の停滞や生産プロセスの乱れといった問題につながります。取引先の提供体制を確認するとともに、自社の在庫管理体制の整備も必要です。
資材の供給体制の安定化を図るため、場合によっては2社購買も検討するとよいでしょう。2社購買とは、同一の資材を複数の取引先から調達して、サプライチェーンリスクなどに備える取り組みのことです。2社購買の詳細やメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「2社購買とは？実施するメリット・デメリットやその他購買手法の特徴も解説」
発注から納品までのリードタイムを把握した上で、適正な納期を設定する必要があります。取引先に対しても、自社の生産計画に合わせた納期遵守を前提にしてもらいましょう。納期に乱れが生じると、資材の不足や重複の原因にもなり得ます。
一方で、生産上のリスクを抑えるためにイレギュラーな事態が発生した際の対策についても検討しておくことが重要です。具体的には、以下のような対策を講じるとよいでしょう。
納期管理の詳細や管理のコツについて知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。
「納期管理とは？遅延につながる主な原因や管理のコツをご紹介！」
資材の市場価格や品質を踏まえた上で、適正な価格に設定されているかを確認することが大切です。場合によっては、データに基づいた価格交渉を行い、取引先に価格設定の見直しを検討してもらいましょう。
ただし、下請法や独占禁止法に違反しないように注意しつつ、なるべく安価な資材を仕入れることが重要です。以下のような価格交渉や発注を控えることで、健全な取引関係を維持できます。
それでは、なぜ購買管理の5原則を守る必要があるのでしょうか。購買管理の5原則を守ることで生じる具体的なメリットは以下のとおりです。
まずは、購買管理の5原則の遵守により、最適な価格や品質で資材を調達できるため、購買に関するコストを削減できるというメリットがあります。
また、適切なタイミングで必要な資材を仕入れられるので、在庫管理などに余計な工数を割かずに済み、経営資源を効率的に活用できることも利点です。さらに、購買管理によって購買プロセスが可視化され、内部統制を強化できるという側面もあります。
調達コストを削減する方法や、内部統制の必要性に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
「調達コストを削減する3つの方法｜成功のポイントと価格交渉時の注意点」
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
ここからは、購買管理の5原則を守るためのポイントを5つ紹介します。
購買に関するシステムを活用することで、購買管理の5原則に則った業務を効率的に実行できます。たとえば、購買管理システムは、商品の選定・発注から支払い処理までを一元管理でき、購買プロセスの透明性の確保や迅速な意思決定に役立てられます。
また、その他のシステムとして、在庫管理と購買プロセスを統合して管理できる「ERPシステム」や、サプライヤーへの発注・請求書処理などを自動化できる「Web-EDI」を活用するのも一つの方法です。
購買管理システムやEDIの詳細、ERPを導入するメリットなどに関しては、以下の記事をご参照ください。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
「購買システムにおけるEDIとは？利用するメリットやデメリット、選び方をご紹介」
「ERPを導入するメリットや連携可能な購買管理システムの機能・選び方について解説」
過去の取引履歴や与信管理結果、相見積もり情報など、購買に関するデータを一元管理できる体制に見直すことも大切です。データ管理体制を整備することで、購買時の比較・検討や取引先選定をスムーズに行えるほか、他部署とのデータ共有も容易になります。
購買データの管理体制の見直しにより、より精度が高い購買業務を実現でき、業務の無駄を省くことにもつながります。
購買管理を徹底するには、内部統制が取れた状態であることが前提です。その際のルール・仕組みとして機能する「購買管理規定」を策定する必要があります。
購買管理規定で定める主な内容として、以下が挙げられます。
なお、調達・購買部門は金銭や資材を取り扱うため、担当者による不正が起きやすいとされています。ビズネットでは、内部統制の構築に役立つお役立ち資料をご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
購買業務が煩雑化しないように、業務フローの最適化を図ることも重要です。たとえば、「ペーパーレス化を促進してシステム上で対応できるようにする」「迅速なコミュニケーションを可能にするチャットツールを活用する」などの方法が挙げられます。
また、担当者に依存せず業務を遂行するためのフローチャートの作成や、部署間の連携を取りやすい環境の整備なども有効です。業務フローの可視化や標準化を推進することで、属人化リスクの低減も期待できます。
企業経営を健全な状態に保つため、ガバナンス強化に取り組むことも不可欠です。一例として、購買担当者を定期的に異動させて、サプライヤーとの癒着・不正を防ぐことが挙げられます。
なお、購買管理システムを導入していれば、過去の購買データなども蓄積されているため、業務の標準化という点でも役立つでしょう。
前述の購買管理システムを選ぶ際は、以下4つのポイントを確認しておきましょう。
まずは、購買管理システムが自社のニーズに適した仕様かを確認することが重要です。一口に購買管理システムといっても、オールラウンドタイプや間接材に特化したタイプ、特定業務に特化したタイプなど、さまざまな種類があります。たとえば、改善余地の大きい間接材の購買を最適化したいというニーズがある場合は、間接材に特化した購買管理システムを選ぶ必要があります。
また、インターネットを介して利用できる「クラウド型」、あるいは自社でサーバー環境を構築して利用する「オンプレミス型」のどちらのシステムかということも、チェックしておきましょう。
クラウド型の購買管理システムなら、導入・運用までのコストを抑えられる上、保守・メンテナンスもシステム提供事業者が実施するため、自社の負担を大幅に減らせます。特に社内のリソースが限られているような場合は、クラウド型のシステムを選ぶことをおすすめします。
併せて、「既存システムとの連携に対応しているか」「スムーズに導入するためのサポート体制が整っているか」というポイントも確認しておくことで、円滑な導入・立ち上げを目指せるでしょう。
多くの購買・調達部門は、直接材の購買管理をコア業務としており、間接材の購買管理に注力できていません。取引先の選定や品質の確保に関する5原則を遵守しつつ、適正な購買管理を実現するには、間接材購買を改善することが不可欠です。
14,000社以上が導入しているビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、クラウド型の購買管理システムで、5,000万品目以上のサプライヤー商品を会員様向けのディスカウント価格で購入できます。最安値商品を横断的にワンクリックで検索できるなど、機能も充実しているため、間接材購買の大幅な業務効率化を実現できます。
「購買管理プラットフォーム」には、以下のような特徴もあります。
「購買管理プラットフォーム」なら、自社のルールに合わせた各種設定や既存システムとの連携により、購買管理の最適化を図れます。また、導入費用・月額基本料については無料なので、コスト負担を抑えて購買管理システムを運用したいという方にもおすすめです。
購買管理の5原則を守るには、購買に関するシステムの活用やデータ管理体制の見直し、業務フローの最適化などが必要です。購買管理システムを選ぶ際は、「自社のニーズに適した仕様か」「スムーズに導入できるか」といったポイントを押さえておきましょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、間接材購買における業務効率化を実現し、購買管理の5原則の遵守にも役立てられる購買管理システムです。導入・運用に際し、万全のサポート体制が整っていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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