業務プロセスの改善に取り組み、事業の利益向上を図りたい方も多いのではないでしょうか。昨今は、企業成長や事業拡大により業務プロセスが複雑化した企業も増えており、改善を実行する必要性が高まっています。
今回は、業務プロセスの改善の概要や目的を解説した上で、具体的な改善の進め方を5つのステップで紹介します。併せて、業務プロセスの改善を成功させるためのポイントについても解説するので、ぜひ参考にしてください。
そもそも業務プロセスは、企業・組織における目的達成のために必要な業務の一連の流れを指します。業種や企業規模にもよりますが、部門・部署に応じて、役割や作業が割り振られていることが一般的です。各従業員が業務プロセスを遂行することで、製品やサービスによる企業価値を提供できます。
業務プロセスの改善とは、効率化やコストダウン、省力化などによって、目的達成に向けた活動を改善することを指します。企業における売上・利益の向上を、より低リスク・低コスト・低負荷で達成することが重要です。
なお、業務プロセスと混同しやすい用語として、業務フローがあります。業務フローは「特定の業務における具体的な手順や流れ」を示すものです。一方、業務プロセスは「より広範な視点での業務全体の流れ」を表します。
また、業務の内容やフローを抜本的に改善する「BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」という用語もあります。業務プロセスの改善では、部分的な改善をメインとしているため、両者には違いがあります。
BPRの具体的な手法やメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
「BPRとは？促進する具体的な手法やメリット・デメリット、実行の流れをわかりやすく解説」
業務プロセスの改善が求められている理由として、企業成長や事業拡大とともに複雑化した業務プロセスを、簡素化する必要性が高まっていることが挙げられます。複雑化したプロセスを放置すると重複した作業が生じやすくなり、効率が下がるほか、ミスの増加にもつながります。
また、深刻な人手不足の中で、限られた人的リソースを有効に活用することも重要な課題となっています。業務プロセスを改善し、無駄な作業を排除すれば、マンパワーが限られている企業でも、業務を効率的に進められるでしょう。
業務プロセスを改善する目的には、以下の4つが挙げられます。
業務プロセスの改善の目的として、業務効率・生産性をアップさせ、利益向上につなげることが挙げられます。たとえば、業務プロセスの改善により、効率化できれば、従業員がコア業務に注力できるようになり、企業の生産性向上につながります。
特に、ルーティンワーク化している作業は、ムダ・ムラが可視化されづらいため、客観的な視点で見直すことが大切です。ルーティンワーク化しやすい業務として、書類作成や経費精算に関する業務が該当します。
業務プロセスの抜本的な改善は、社内DXを促進する効果も見込まれます。社内DXは、企業競争力やBCP対策の強化、働き方改革の実現などに向けて重要な取り組みです。
たとえば、自社のDXに即したツールを導入することで、業務プロセス全体が改善され、結果として企業の競争力の強化につながるでしょう。ツールの導入によって、コストを削減できるケースも多く見られます。
なお、購買調達のDX化を実現するためのポイントや、調達業務におけるBCPの詳細については、以下の記事をご覧ください。
「購買調達のDX化を実現するには？日本企業における購買調達DXの現状をもとに解説」
「調達業務におけるBCPとは？目的や重要性、対策強化のポイントも解説」
業務プロセスの改善に取り組むことで、属人化・ブラックボックス化された業務を可視化できます。業務遂行を特定の従業員に依存している場合、作業効率の低下を招くほか、異動・退職時のスムーズな引き継ぎが困難になってしまいます。
業務プロセスの改善は、こうしたリスクマネジメントの手段として有効です。業務の標準化・マニュアル化を進めれば、従業員のスキルなどを問わず、滞りなく業務を進行できるようになります。
従業員エンゲージメントは、所属する企業に対する従業員の「愛着心」を表す言葉です。業務プロセスの改善によって、適正な業務量や労働時間を確保することで、ワークライフバランスの整った働き方を実現できるでしょう。
その結果、従業員エンゲージメントが向上し、離職率の低減や職場の活性化といったメリットが見込まれます。
業務プロセスの改善は、以下の5つのステップで行うことが効果的です。
ここでは、各ステップのポイントについて詳しく見ていきましょう。
まずは、現状の業務を分析して改善点を洗い出し、課題を把握していきます。既存の業務プロセスや工数を把握するため、図式化や、担当者へのヒアリングなどを行うと良いでしょう。
ヒアリングする際は、上司や経営者以外の第三者が行うことで、従業員が忖度のない意見を発しやすくなり、より実態に即した課題を抽出できます。
次に、課題の解決に向けた具体的な成果や期間、手段などを定めます。KPI（重要業績評価指標）を定めることで、目標達成の度合いを把握しやすくなります。
また、課題を改善する箇所の優先順位付けを行うこともポイントです。課題整理で役立つフレームワークとして、「ECRS（イクルス）の原則」の活用がおすすめです。ECRSの原則とは、以下4つの要素を踏まえて、業務改善を行うフレームワークのことです。
| Eliminate（排除） | 排除できる業務はないか？ |
| Combine（結合） | 業務を1つにまとめられないか？ |
| Rearrange（交換） | 作業工程などを入れ替えることで、効率化を図れないか？ |
| Simplify（簡素化） | 業務を簡単にできないか？ |
このような要素も踏まえて課題を抽出することで、より良い改善案を策定しやすくなります。
続いて、目標達成に向け、業務プロセスの具体的な改善策を策定します。まずは優先順位が高い課題を中心に、改善策を決めていきます。たとえば、コストや労働時間の削減、DX化の促進といった目標の実現に向けた改善案の立案が効果的です。
ビズネットでは、コスト削減の基本セミナーを無料で開催しています。業務コスト削減の成功事例も併せて解説しているので、調達購買業務の効率化を検討している方は、ぜひご覧ください。
ステップ4では、前述のステップ3で策定した改善案を実施していきます。その際、大規模な改善案にこだわらず、小規模な改善案を採用するのも一つの手段です。
改善効果が現れるまでには一定の期間が必要です。徐々に実績を積み上げることで、リスクを最小限に抑えながら、着実に改善を進められるでしょう。
改善によって得られた効果と、事前に設定したKPIを照合し、目標達成率を検証しましょう。十分な成果が得られない場合は、問題点を分析することが重要です。
効果検証を踏まえつつ、次の課題解決に向けたアクションを実施して、業務プロセスの改善を進めていきます。改善を継続することで、自社の業務の最適化や効率化などを図れます。
ここでは、業務プロセスの改善を成功させるためのポイントを4つ紹介します。
業務プロセスの改善に向けて、ツールやサービスを活用するのもおすすめです。たとえば、購買管理システムを活用した場合、調達プロセスの一元管理によって業務効率化を図れます。
購買管理システムの概要や活用のメリットについては、以下の記事をご参照ください。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
また、業務プロセスの一部を外部へ委託する「BPOサービス」を導入した場合、コア業務にリソースを充てられるメリットがあります。BPO導入のメリットについては、以下の記事でも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
「BPOとアウトソーシングの違いとは？BPOを導入するメリット・注意点・業務例も紹介」
業務プロセスの改善を進めるにあたり、関係する従業員に周知を徹底して、理解をしてもらうことが重要です。その際、業務プロセス改善の結果として得られる以下のメリットを具体的に示すと、従業員からの理解が得やすくなるでしょう。
従業員に対する説明が不足していると、不満や反対の声が上がり、改善活動の進行が妨げられることが考えられます。
業務プロセスの改善の目的で述べた内容にも通じますが、現状の業務環境を維持していても、根本的な改善は見込まれません。DXや働き方改革も意識した業務プロセスの改善に取り組むことで、効果を高められるでしょう。
具体的には、ペーパーレス化・オンライン化の推進、マニュアルの標準化、短時間勤務の推進などが有効です。なお、ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方や効果については、以下の記事をご参照ください。
「ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方とその効果とは？業務効率や生産性に対する影響について解説」
業務プロセスの改善によって成果を得られた場合も、定期的に見直す必要があります。最適化された業務プロセスであっても、業務実態が変化したことに伴い、新たな課題が見つかる可能性があるためです。
PDCAサイクルに基づき、継続的に取り組むことで、適正な業務プロセスにアップデートできます。
ほとんどの購買・調達部門は、直接材の購買業務がコア業務となっており、間接材の業務プロセスの改善には注力しづらい状況です。
間接材調達にビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入することで、煩雑な業務プロセスを大幅に削減でき、購買業務の効率化が期待できます。「購買管理プラットフォーム」は、5,000万品目以上の大手サプライヤー商品を、会員向けのディスカウント価格で購入できる購買管理システムです。
連携している品質が担保された複数の大手サプライヤー商品を横断的に検索し、最安値商品を迅速に特定可能なため、見積依頼・評価などのプロセスを省略でき、商品選定・発注～支払い処理まで、大幅なプロセス改善が見込まれます。購買業務1件あたりの時間を、3分の1まで削減できたという導入企業もあります。
「購買管理プラットフォーム」のその他の特徴は、以下のとおりです。
上記のとおり、「購買管理プラットフォーム」の導入費用・月額基本料は無料なので、自社のコスト負担を抑えながら購買業務プロセスの改善に役立てられます。導入・運用に際して、手厚いサポート体制が整っていますので、ぜひお気軽にご相談ください。
業務プロセスの改善の目的として、業務効率・生産性のアップや社内DXの促進、リスクマネジメントの強化などが挙げられます。実際に取り組む際は、「ツール・サービスを活用する」「従業員に周知徹底する」といったポイントを押さえることで、スムーズな改善施策の実行へとつながるでしょう。
間接材の購買業務プロセスの改善には、ぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。「購買管理プラットフォーム」なら、見積依頼・評価などのプロセスを省略できるので、購買業務における大幅なプロセス改善を目指せます。
自社の課題を丁寧にヒアリングした上で、最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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