多くの企業が人手不足の課題に直面している中、BPOとアウトソーシングの違いを理解して、自社業務の委託を進めたいと考えている人もいるでしょう。両者は業務範囲や期間に違いがあるため、その詳細を把握しておくことが大切です。
今回は、BPOとアウトソーシングの違いを詳しく解説し、企業がBPOを導入するメリットや注意点も紹介します。さらに、BPOサービスで依頼できる業務の例や選ぶポイント、BPOサービスを活用した具体的なケースも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
BPOとアウトソーシングはいずれも業務を外部に委託する手法ですが、その目的・範囲・期間において異なる特徴を持ちます。以下では、それぞれの定義を整理したうえで、両者の違いを明確にします。
BPOとは、「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略称です。単一の業務タスクを切り出して委託する一般的なアウトソーシングとは異なり、業務プロセス全体を一括して外部の専門企業に委託することを指します。
具体的には、業務の企画・設計・実行・管理・改善までを一体として委託できる点が特徴です。総務・人事・経理などのバックオフィス部門や、コールセンター、マーケティングなど幅広い領域で活用されています。BPO事業者は専門的な知識・人材・システムを保有しているため、単なる業務代行にとどまらず、業務品質の向上やプロセス改善も期待できます。
アウトソーシングとは、自社が担っている業務の一部を外部の企業や個人に委託することを指す広義の概念です。人手不足の解消やコスト削減を主な目的として、特定の単純作業や定型業務を切り出して委託するケースが多く見られます。
データ入力や名簿作成、清掃・警備といった業務が代表例として挙げられます。委託範囲は限定的であり、業務プロセス全体ではなく特定のタスクに絞った外部委託という点で、BPOとは性質が異なります。
BPOとアウトソーシングの最大の違いは、委託する「目的と範囲の深さ」にあります。アウトソーシングが特定タスクの人手確保を目的とするのに対し、BPOは業務プロセス全体の最適化・課題解決を目的としています。また、BPOでは業務遂行だけでなく、マネジメントや改善活動まで委託できる点が大きな特徴です。また、業務にはコア業務とノンコア業務が存在します。コア業務とノンコア業務の違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「『コア業務』『ノンコア業務』、そして『BPO』ってなんですか？」
BPOとアウトソーシングの違いは「目的」「業務範囲」「委託期間」の3点から整理すると理解しやすくなります。それぞれの違いを具体例を交えて解説します。
アウトソーシングの主な目的は、人手不足の解消や特定業務のコスト削減です。たとえば、繁忙期のデータ入力業務を一時的に外部に任せる場合がこれに該当します。
一方でBPOは、業務プロセスの構築・最適化・課題解決を目的とします。単に業務を「こなす」だけでなく、業務管理・労務管理といったマネジメント機能まで一括委託できる点が特徴です。コア業務への経営資源集中や、専門性の高い業務品質の実現を目指す企業に適した手法といえます。
業務プロセス全体の再設計・改善を指す「BPR」との違いや具体的な手法については、下記の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
「BPRとは？概要や具体的な手法、成功事例をわかりやすくご紹介」
アウトソーシングでは、データ入力・名簿作成・清掃など、特定の単純作業を切り出して委託するケースが一般的です。委託範囲は限定的であり、業務の一部のみを対象とします。
BPOでは、企画・設計から実行・分析・改善まで、一連の業務プロセス全体を委託できます。たとえばマーケティング領域では、SNS運用・メルマガ作成・配信・効果測定までを一括委託することが可能です。業務の深さと幅において、アウトソーシングとは大きく異なります。
アウトソーシングは、特定タスクを一時的に外部に委託するケースが多く、短期間の活用にとどまる傾向があります。これに対してBPOは、業務プロセスの改善・継続的な品質向上を目的とするため、委託期間が長期にわたることが一般的です。
長期的な関係性を前提とするBPOでは、事業者との信頼関係の構築が重要な要素となります。継続的な情報共有や業務改善の提案が期待できることも、BPOならではのメリットといえます。
以下の表で、BPOとアウトソーシングの主な違いを整理します。
| 比較項目 | アウトソーシング | BPO |
| 目的 | 人手不足の解消・コスト削減 | 業務プロセスの最適化・課題解決 |
| 業務範囲 | 特定タスク（部分的） | 業務プロセス全体（企画〜改善） |
| 委託期間 | 短期・一時的 | 長期・継続的 |
| 管理範囲 | 業務遂行のみ | 業務遂行＋マネジメント・改善 |
次に、企業がBPOを導入する4つのメリットについて見ていきましょう。
BPOの場合、業務プロセスを外部へ委託することにより、経営資源（ヒト・モノ・カネ）をコア業務に集中できるメリットがあります。委託業務を切り分けることにより、企業経営の選択と集中をより適切に行えるでしょう。
たとえば、定型業務のBPOによって、新規事業の立ち上げや既存事業の拡大に注力することが可能になります。
また、BPOの導入はコスト削減にもつながります。BPOでは、専門性の高い企業に業務を委託するので、自社で人材を採用・教育するコストを削減できるでしょう。
BPO事業者は高い専門性を有しているため、顧客満足度（CS）の向上が期待できます。たとえば、コールセンターの業務プロセスを外部に委託した場合、熟練したオペレーターが問い合わせやクレームに対応することで、結果的に顧客満足度の向上につながるでしょう。
顧客満足度は、企業の売上拡大における重要な指標です。そのため、自社の負担を抑えながら顧客満足度を向上できることは、大きなメリットといえます。
BPO事業者は、専門的な知見や設備、システムを備えているため、法改正や顧客ニーズの多様化などの環境の変化にも、柔軟に対応してもらえるメリットがあります。
BPO事業者に依頼することで、自社で課題解決を図るよりも、よりスムーズか的確な対応が可能になるでしょう。
業務コスト削減の具体的なアイデアや成功事例については、下記の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
「業務コストを削減するアイデア・企業の成功事例を紹介！メリットや進め方も」
BPOは多くのメリットをもたらす一方で、導入前に押さえておくべきリスクや課題も存在します。以下の3点を十分に理解したうえで検討してください。
BPOを導入する際は、外部委託の目的設定や、業務プロセスの明確化などの準備が不可欠です。近年は、コア業務に経営資源を集中させることを目的にしている企業が大半です。
たとえば、コア業務を中期経営計画などで決め、注力するための体制を整えるとともに、外部委託する業務範囲を明確にする必要があります。なお、BPO事業者を選定する際は、RFP（提案依頼書）を作成することで、取引がスムーズに進むでしょう。
RFPの詳細やフローについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「RFQとは？RFI・RFPとの違いやフロー、効率化するポイントも詳しく解説」
BPO事業者に業務プロセスを委託すると、そのノウハウ・スキルが社内に蓄積しにくい場合がある点に注意が必要です。これを防ぐためには、事業者との密な情報交換や、重要な情報の共有を図ることが重要です。
BPO事業者を企業経営のパートナーとして関係を築くことで、必要なノウハウ・スキルを自社内でも蓄積しやすくなるでしょう。
BPOでは、社内の機密情報や顧客データを外部事業者と共有する場面が生じます。そのため、情報漏洩・不正アクセス・データの誤用といったセキュリティリスクへの対応が欠かせません。
BPO事業者の選定にあたっては、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証取得状況や、セキュリティポリシーの内容を確認することが重要です。また、委託契約書において機密保持条項（NDA）を明記し、情報の取り扱いルールを明確に規定しておくことも必要です。近年はランサムウェアなどのサイバー攻撃が増加しているため、事業者のセキュリティ体制を慎重に評価してください。
ここでは、BPOサービスで依頼できる業務例を部門別に紹介します。自社でBPOサービスをスムーズに依頼するためにも、ぜひ参考にしてみてください。
間接部門（バックオフィス）とは、企業の売上に直接関わらない支援機能を担う部門であり、経理・人事・労務・総務・法務などが該当します。これらの部門では繁閑の差が生じやすく、BPO活用によって柔軟な人員配置が可能になります。
具体的な委託業務の例として、以下のものが挙げられます。
購買業務の効率化方法や企業課題については、下記の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
「購買業務を効率化する方法とは？購買調達を改善する上で考えられる企業課題も紹介！」
なお、弊社では調達・購買部門における「業務効率化のポイントに関するお役立ち資料」をご用意いたしました。ぜひ以下よりダウンロードをしてご活用ください。
「お役立ち資料 調達・購買部門における業務効率化のポイントとは」
直接部門（フロントオフィス）とは、営業・製造・販売など企業の売上に直接関わる業務を担う部門です。近年は直接部門においてもBPOの活用が広がっており、特に営業関連業務での導入が増加しています。
委託できる業務の例として、以下のものが挙げられます。
受発注業務の内容・流れや効率化の方法については、下記の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
「受発注業務の全てを徹底解説！業務内容・流れ・フローや効率化の方法などを詳しくご紹介」
コールセンター部門には、以下のような業務があります。
| 業務の種類 | 業務内容 |
| インバウンド業務（受電対応） | 商品・サービスの受注、予約・問い合わせへの対応、カスタマーサポートなど |
| アウトバウンド業務（架電対応） | セールスアポイント、テレマーケティング |
BPOサービスを活用すれば、人件費のほか、必要機材の準備・メンテナンス、設置スペースなどのコストを削減できるでしょう。
なお、ビズネットが提供する購買管理プラットフォームでは、間接材購買における各サプライヤー企業に対する問い合わせ電話や、Webフォームからの問い合わせに対して、ビズネットお客様センターで一括で対応する仕組みを構築しています。
このシステムは、お客様からのお問い合わせに対して、まず当社で一次対応を行い、それから各サプライヤー企業に確認するというものです。よくあるお問い合わせなどに関しては、当社の一次対応のみで完結する場合もあり、その結果、自社業務の負担軽減にもつながります。
間接材購買に特化した購買管理プラットフォームの詳しい資料をご要望の方は、ぜひ以下のリンクよりお問い合わせください。
お問い合わせ
BPOサービスは事業者によって専門領域・対応実績・費用体系が大きく異なります。自社に最適な事業者を選ぶために、以下の3つのポイントから比較・検討することが重要です。
まず最初に確認すべきは、自社が委託したい業務領域に対して、事業者が十分な専門性を持っているかどうかです。BPO事業者によって得意とする業務領域は異なるため、自社のニーズに合致した専門性を持つ事業者を選ぶことが不可欠です。
たとえば、コールセンター業務に特化した事業者と、経理・人事などのバックオフィス全般を得意とする事業者では、提供できるサービスの内容や品質が異なります。委託前に担当領域での実績・サービス内容・提供体制を詳しく確認することが大切です。
業務を安定的・継続的に遂行してもらうためには、対応実績の豊富さとセキュリティ体制の充実度を確認することが重要です。同業種・同規模の企業での導入実績があるかどうかは、サービスの安定性を判断するうえで有効な指標となります。
セキュリティ面では、ISMS（ISO 27001）などの認証取得状況やプライバシーマーク（Pマーク）の有無を確認しましょう。ランサムウェアをはじめとするサイバー攻撃が増加している現代において、強固なセキュリティ体制を持つ事業者を選ぶことは、情報漏洩リスクの低減に直結します。
BPOサービスには初期費用・月額費用・従量課金などさまざまな料金体系が存在します。導入コストだけでなく、長期運用における総コスト（TCO）を試算したうえで、自社の予算と見合っているかを判断することが重要です。
複数の事業者から見積もりを取り、費用の内訳や追加費用の発生条件を比較することをお勧めします。「安さ」だけで選ぶのではなく、提供されるサービスの品質・範囲と費用のバランスを総合的に評価することが、長期的な満足度につながります。
BPOをスムーズに導入するためには、正しいステップを踏むことが重要です。以下では、導入準備から本格稼働までの基本的な流れを4つのステップで解説します。
BPO導入の第一歩は、現状の業務を可視化することです。どの業務がコア業務で、どの業務がノンコア業務にあたるかを整理し、外部委託の候補となる業務を特定します。
業務フローの文書化・工数の計測・担当者へのヒアリングなどを通じて、現状の業務実態を正確に把握することが重要です。この棚卸し作業が不十分だと、委託後に業務の漏れや重複が発生し、BPO導入効果が低下するリスクがあります。
業務の棚卸しが完了したら、どの業務を外部委託するかという委託範囲と、BPO導入によって達成したい目標を明確に定めます。目標設定は「コスト削減率○%」「対応時間の短縮」「人員の再配置」など、定量的・定性的に設定することが望ましいです。
委託範囲と目標が曖昧なままBPO事業者を探すと、提案内容の比較が困難になります。この段階での明確化が、その後の事業者選定と成果評価の精度を高めます。
委託範囲と目標が定まったら、複数のBPO事業者に対してRFP（提案依頼書）を作成・送付し、提案内容を比較します。RFPには委託業務の内容・現状の課題・期待する成果・予算感・契約条件などを記載します。
各事業者からの提案を専門性・実績・セキュリティ体制・費用などの基準で評価し、最終的な事業者を選定します。選定後は、業務開始前に契約内容・SLA（サービスレベル合意）・情報管理ルールを書面で明確にしておくことが重要です。
いきなり全業務を委託するのではなく、まずは一部の業務でパイロット運用（試験運用）を行い、品質・コスト・コミュニケーション面での課題を洗い出すことが推奨されます。
試験運用を経て問題がなければ、本格導入へと移行します。本格導入後も定期的な業務レビューとKPI評価を実施し、継続的な改善を図ることが、BPO活用の長期的な成功につながります。
ここからは、BPOを活用した2つのケースについて紹介します。
プリンターや複合機などを取り扱う販売会社では、インクやトナー、コピー用紙といった消耗品に関する販売業務が、営業担当者の負担を増やしていることが少なくありません。また、調達子会社などでも各グループ会社からの調達品・部品の問い合わせ対応や、見積もり作業に多くの業務が割かれていることがあります。
このような場合、受注用のプラットフォームのBPOサービスを活用することで、顧客からの受発注業務や物品の手配・出荷・配送業務、さらに在庫・納期の問い合わせ業務などの付帯業務をアウトソーシング化できます。結果的に営業担当者や調達子会社の社員は、よりコア業務に集中することができるでしょう。
さらに、BPOサービスのプラットフォーム上で事務用品を取り扱っていると、それらの商材も併せて顧客に販売できます。これにより、自社は消耗品に新たな商材の利益が加わり、クライアント企業は購買業務の効率化を図れるため、双方にとってのメリットが期待できます。
BPOサービスにより、自社にはない独自の機能を有効活用して、販路を拡大できるケースもあります。たとえば、キッティングと呼ばれる物流加工や小口出荷、顧客への直送機能など、物流のためのさまざまな機能を備えたプラットフォームがあります。
これらの機能をうまく活用することで、自社のビジネス領域ではなかった分野への販路拡大が、低コストで実現可能になります。
ある企業では、問屋経由で小売店に卸して販売していた商品を、未販売地域にも販売しようと計画していました。しかし、店舗向けに商品を小ロットに分ける作業は各問屋で行っていたため、工場からの最小ロットは1,000個単位となっていました。
通販向けの小口対応をするには、新たな製造ラインや販売、配送の仕組みを整える必要があり、大きな投資を伴います。
そこで、販売用のプラットフォームの物流機能を導入したところ、工場から通常の業務用のロットで出荷された商品を、物流倉庫で小口向けに梱包し直せるようになり、1個単位でも問題なく出荷できるようになりました。
また、プラットフォームの機能を利用すれば、宅配便を使った発送やWeb上に販売サイトを構築することも可能です。このようにBPOサービスの機能を活用することで、スモールスタートでのテストマーケティングが可能となり、ビジネス拡大のチャンスが広がります。
BPOとアウトソーシングには、目的や業務範囲に違いがあります。企業がBPOを導入することで、「コア業務にリソースを割ける」「顧客満足度の向上が期待できる」といったメリットがあるため、自社のニーズに合ったBPOサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
しかし、BPOサービスには導入準備が必要であり、ノウハウとスキルが社内に蓄積されにくいデメリットがあります。そのため、購買業務における課題がある場合は、「購買管理システム」の導入も一つの解決策となります。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、 SaaS型の購買管理システムとして、間接材購買の一元化を実現し、自社のルールに合わせた運用・承認の設定や、最安値商品の横断的な検索が可能です。また、ビズネットが請求処理を一括で行うことで、自社の業務負担を軽減できます。
自社の課題をヒアリングしたうえで、最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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