購買業務の改善事例を把握し、自社の業務内容を見直したい方も多いのではないでしょうか。昨今は、原材料費などの上昇に伴って調達コストが上昇傾向にあり、購買業務を改善する重要性が増しています。
今回は、購買業務における課題や、購買管理システムを活用した具体的な改善事例について解説します。ぜひ購買業務の効率化に取り組む際の参考にしてください。
そもそも購買業務とは、製品製造やサービス供給に向けて必要な原材料などを、外部のサプライヤーから仕入れることです。近年は、原材料費・燃料の高騰により、価格転嫁やコストの改善に取り組む必要性が高まっています。
ここでは、購買業務における主な課題について見ていきましょう。なお、調達コストを削減する方法や成功のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「調達コストを削減する3つの方法｜成功のポイントと価格交渉時の注意点」
部門・部署がそれぞれ購買業務を実施している場合、在庫情報をうまく共有できていないケースが少なくありません。その結果、誤発注・重複発注が発生し、保管や管理に関する余計なコストが増えるほか、ボリュームディスカウントを適用し
づらくなります。
特に、生産に直接的にかかわらない工具や保安資材、消耗品といった「間接材」は、購買業務を統一できていない傾向です。間接材の購買業務を改善することで、大幅なコストダウンにつながることが見込まれます。
ビズネットでは、コスト削減に関する無料の動画セミナーをご提供しています。コスト削減の基礎知識に加えて、購買業務の課題や解決策について、アニメ―ションを用いて分かりやすく解説していますので、ぜひチェックしてみてください。
前述したように、各部門・部署で購買業務を行う場合は、購買ルールが統一されていないという課題がよくあります。どの担当者が、何を購入しているのかを把握できないと、購買担当者の不正を招く可能性もあります。
たとえば、店舗で購入している場合は、領収書のみが残るので、実際に何を買っているかが分かりません。また、従業員が同一の商品をさまざまなECサイトや仕入れ先で購入しているために、在庫状況が把握しづらくなるというケースもあります。このようなリスクを回避するため、購買ルールを一本化して内部統制を強化することが重要です。
また、購買ルールが統一されていないことで、次のような課題が発生します。
購買ルールを統一すれば、これらの課題解決にもつながるでしょう。
特定の購買担当者のみが購買業務について把握しており、業務が属人化しているという課題もあります。特定の従業員へ依存すると、後進へ引き継ぎしづらくなるほか、不正リスクを高める要因にもなるでしょう。
属人化に陥る原因として、購買ルールや承認ルールが分かりづらいことが挙げられます。これらのルールを明確にしておかないと、担当者のスキルや経験によって業務が遂行され、標準化が難しくなるでしょう。
また、アナログな手作業をメインに間接材の購買業務に取り組んでいる場合は、必要以上に時間がかかり、直接材の調達などのコア業務に割けるリソースが減少するおそれがあります。
購買業務を改善する施策として、以下の5つが挙げられます。
ここからは、改善施策の内容について詳しく見ていきましょう。
購買業務の改善に向けて、一元的に管理する体制の構築・整備を行う施策です。購買業務の一元化は、集中購買ともいわれています。
特に間接材は集中購買に適しており、特定のサプライヤーから大量に仕入れることで、ボリュームディスカウントの効果も期待できます。
購買業務を一元的に管理すれば、過去の購入数量や価格、最安値のサプライヤーなど、購買に関するデータの蓄積・共有をスムーズに行うことが可能です。効率的な購買計画を策定し、利益の最大化も目指せるでしょう。間接材の購買・調達を行う際のポイントに関しては、以下の記事をご覧ください。
「間接材の購買・調達を行う際の５個のポイントとは？間接材料費の最適化を狙うための基礎知識をご紹介」
購買ルールを全社的に統一することで、購買活動の一貫性や透明性を確保し、内部統制の強化も図れます。具体的な統一ルールとして、以下の項目を明確化することが重要です。
統一された購買ルールに則って購買業務を実行するため、拠点が複数ある場合も、誤発注や重複発注といったミスを防止しやすくなります。なお、購買プロセスにおける内部統制の必要性については、以下の記事をご参照ください。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
購買業務を担当する従業員に、コストの意識付けを行うことで、利益向上や経営基盤の強化が見込まれます。たとえば、過去の購買データをもとに、四半期ごとの購買予算を組み、その範囲で収まるように購買を行うことで従業員のコスト意識が高まり、購買における無駄な支出を抑えられます。
また、余剰在庫の無駄や、担当者ごとの時間的コストのムラなども可視化し、これらの課題解決に向けて取り組むことも重要です。
購買部門と製造部門・販売部門の間で情報共有体制を強化することで、業務効率化につなげられます。具体的には、販売部門の情報で需要を予測したのち、製造部門の情報で購買計画を立案するという流れです。
具体的な取り組み例としては、在庫情報・発注状況のリアルタイムでの共有、定期的なミーティングの開催などが挙げられます。情報共有体制を強化すれば、在庫不足の防止や、納期遅延リスクの低減も図れます。
購買管理システムは、発注～支払いに関する一連の業務を一元管理できるシステムです。自社のニーズに適した購買管理システムを導入することで、購買業務における改善効果を高められます。
間接材の調達に特化したタイプや、業界に特化したタイプなどがあるため、自社が抱える課題に照らし合わせながら選ぶと良いでしょう。購買管理システムの種類や導入するメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
なお、購買管理システムの導入・運用の流れや、選定のポイントについてまとめたお役立ち資料も提供しています。自社に最適なシステムを選定する際の参考として、ぜひご活用ください。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、間接材の調達に特化した、主に製造業におすすめの購買管理システムです。また、企業ルールに沿った運用設定や承認設定なども行えるので、購買業務全体の最適化にも役立てられます。
ここでは、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入し、購買業務が改善した事例について紹介します。その他の導入事例については、以下のリンクから導入事例集をダウンロードいただき、ぜひご覧ください。
東京電力パワーグリッド株式会社様では、電設材料の購買にアナログ方式を採用していました。このため、購買を行うたびに自社システムへの手入力処理が発生し、多くの時間を要する課題を抱えていました。
そこで、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入したところ、電設材料の電子カタログ化や、検収・会計情報の取込み作業のデジタル化を実現。結果として、購買業務1件あたりの作業時間を3分の1にまで短縮しています。
さらに、FAXやメール、電話での発注が不要になり、購買工数の大幅な削減にもつながりました。
小田急電鉄株式会社様では、工具・機器・備品・消耗品類の購入に際して、基幹システムのワークフローが最適化されていないことが課題でした。また、基幹システムを介さず、社員がECサイトで直接購買しているため、購入実績を把握できていない課題も抱えていました。
そこで「購買管理プラットフォーム」を導入し、ワークフローを最適化した結果、9～25日かかっていた調達リードタイムを最短3～10日にまで短縮。これにより、2年間で購買業務時間を約654時間削減することに成功しました。
また、請求書はビズネットが取りまとめているため、請求処理の業務負担の軽減も実現しています。
株式会社ニッスイ様では、約100拠点の消耗品の発注や、請求処理に関する業務負担が大きな課題でした。
そこで「購買管理プラットフォーム」を導入し、オペレーションを集中化することで、統一購買と業務効率化を実現。発注時の価格交渉を年間約525時間、支払業務を約500時間削減しました。
さらに、発注方式の統一により、誤発注の防止や発注統制の強化にもつながりました。
株式会社大林組様では、発注手続きの煩雑化や、自社商品管理のコスト増加が課題でした。
そこで「購買管理プラットフォーム」を導入し、間接材や自社商品の一元管理を行うことで、業務コストと人件費を年間9,000万円以上削減しました。
さらに、購買履歴データの一元管理や分析などの便利機能を自由にカスタマイズできる「Bizm@nage」を活用し、全社的な業務効率の改善も実現しています。
多くの購買・調達部門は、直接材の購買がコア業務となっており、間接材には業務リソースを割けていない状況です。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入することで、品質も担保された大手サプライヤーの間接材を、会員向けのディスカウント価格で購買できます。
また、システム上で管理するため、一元管理による効率化などの改善効果も期待できるでしょう。そのほか、「購買管理プラットフォーム」には、以下のような特徴も備わっています。
上記のとおり、「購買管理プラットフォーム」では、自社の業務フローや規定に合わせたカスタマイズが可能なため、自社の購買業務に最適化しつつ運用できるのが大きな魅力です。
購買業務を改善する施策として、購買業務の一元管理、購買ルールの統一、自社のニーズに適した購買管理システムの活用などが挙げられます。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を利用した購買業務の改善事例では、業務の作業時間を3分の1に削減したケースや、統一購買による業務の効率化を達成した例があります。こうした効果を実現できる理由は、プラットフォームが提供する実用的な機能にあります。
たとえば、最安値商品をワンクリックで簡単に検索できるだけでなく、企業ごとのニーズに合わせた運用や承認設定も可能です。導入・運用に向けて、充実のサポート体制が整っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
PAGE TOP
