調達コストの負担が増える中、調達マネジメントの改善や見直しを検討しているという方も多いのではないでしょうか。調達マネジメントの課題や効率化のポイントを把握することで、自社で取り組むべき施策を見つけやすくなります。
この記事では、調達マネジメントの概要や具体的なプロセス、実行するメリットを紹介します。さらに、調達マネジメントの課題や、効率化のためのポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。
調達マネジメントとは、自社のプロジェクトで不可欠な資材・サービスなどの調達を管理することを指します。もともとは、プロジェクトマネジメントの世界標準である「PMBOK」において定義されたプロセスです。
たとえば、サプライヤーからの資材の購入や、必要機器のレンタル・リース契約の締結などが該当します。プロジェクトを生産計画に沿って実行するには、資材などをスムーズに調達することが重要です。
なお、調達マネジメントでは、外部サプライヤーとの連携を適切に管理する必要があります。調達業務において必要なスキルや、業務効率化する方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
「調達業務とは？基本的な業務内容や必要スキル、業務効率化する方法について解説」
調達マネジメントで管理する主な資源として、以下の3つが挙げられます。
| 資源の区分 | 概要 |
| 人 | 自社の既存人材でプロジェクトを完遂できない場合などに、外部から人員を調達する |
| 部材 | 適切な品質・価格・数量の部材を、生産計画に沿って設定した納期までに調達する |
| 設備 | プロジェクトで必要な機械・装置・ツールなどを調達する |
なお、建設業の場合は、ブルドーザーなどの建設機械も設備の資源に当てはまります。
調達マネジメントのプロセスとして、以下の4つがあります。
プロセスごとに行うべき業務について、以下で確認していきましょう。
まずは、調達マネジメントのプロセスをどのように進めるのかという計画を立てましょう。調達する資源の具体化やサプライヤーの選定、契約形態、評価などの内容を、調達マネジメント計画書としてまとめます。
たとえば、人的リソースを確保するために外注する場合は、作業範囲や責任の所在を明確化した上で合意形成する必要があります。また、このプロセスにおいて入札文書や発注選定基準を作成するケースもあります。
次に、調達マネジメント計画に基づいて、実際に調達を実行します。調達する資源に関する価格や数量、納期、支払方法などが記された発注書を発行します。
サプライヤーの選定に際し、必要に応じて調達に関する情報の共有や入札説明会の開催を行いましょう。場合によっては、サプライヤーと調達に関する交渉を行うことも調達マネジメントでは重要です。
サプライヤーと契約した後も、調達プロセスのパフォーマンスや資材の品質を確認し、適切に管理します。具体的には、納品物の品質や進捗、変更などの管理が該当します。
納品物の品質を管理する際のポイントとして、以下をしっかりと確認しておきましょう。
なお、必要に応じて、サプライヤーに対する変更要求や是正を行います。
資材が問題なく納品されていることや、契約内容と相違がないことを確認できれば、最後のプロセスで検収作業に入ります。スムーズな検収を行うには、明確な検収基準を設けておくことが重要です。
また、調達マネジメント計画書と照合して、調達プロセスを評価することも不可欠です。不具合やトラブルが発生した場合はその原因を明確にして、次のプロジェクトに活かしましょう。
ここでは、調達マネジメントを実行するメリットを紹介します。
調達マネジメントを実行すれば適正な仕入れ価格で資源を調達できるため、コスト削減を図れるメリットがあります。適切な調達を行うには、価格はもちろん、品質や仕入れ状況などを踏まえてプロジェクトに合わせて判断する必要があります。
また、特定のサプライヤーに固定するのではなく、都度見積もりを取って選定することが大切です。特に、近年は原油や原材料価格の高騰に伴い、調達コストの増加の影響を受ける企業が多い傾向にあります。
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企業における調達マネジメントを適切に実行すれば、ノウハウの蓄積が可能になり、効率的にサプライヤーを選定できます。たとえば、部署ごとに選定サプライヤーや見積書・発注書が異なる場合、全社的に共有可能なノウハウを蓄積しづらいといえます。
そこで、調達マネジメントを導入して評価・改善しながらノウハウを共有することで、生産性の向上や後進の育成にも役立てられます。
調達マネジメントを実行して社内で共有すれば、プロジェクトに携わるメンバー以外の関係者も全体のフローを把握できます。全体的なフローを関係者で共有できていれば、資材の納期遅れが発生した場合や過剰在庫がある場合も、迅速かつ的確な対応が可能になるでしょう。
また、メンバー間でフローを共有することにより、プロジェクトにおける生産性アップや迅速な意思決定を可能にし、効率化を図れるメリットも見込まれます。
調達マネジメントにはメリットが多い一方、取り組む上での課題もいくつかあります。以下で詳しく見ていきましょう。
調達マネジメントにおける課題として、全社的に調達方法や条件が統一されていないことが挙げられます。部署・拠点ごとに調達方法や条件が異なると、業務が非効率的になる上、情報共有などもしづらくなります。
一方、調達する資材やプロセスを一元的に管理すれば、効率アップを図れるほか、問題が発生してもすぐに対応できます。
なお、企業が調達する資源の中でも工具や事務用品といった「間接材」は、取引する品目やサプライヤー数が多いことを理由に、管理を統一できていないケースがあります。そこで間接材の一元管理などを実現できれば、業務効率化や調達コストダウンにつながる可能性は高いでしょう。
間接材のコスト削減の必要性や具体的な方法について、詳しくは下記の記事でご紹介しております。
「間接材とは？直接材との違いや調達における課題・コスト削減方法を紹介」
管理業務の手間がかかることも、調達マネジメントの課題です。特に製造業では、取り扱う品目が多岐にわたるため、サプライヤー選定やリスク管理、納期管理などの業務量も多くなりやすいとされています。
紙ベースの資料で在庫を管理している場合、人的ミスが発生するおそれもあります。しかし、自社のニーズに適したシステムを導入すれば、管理業務の負荷を軽減できる上、ペーパーレス化も図れるでしょう。
調達マネジメント自体は適切に運用できているものの、属人化に陥っているという企業も少なくありません。たとえば、特定の担当者のみがサプライヤー情報などを把握している場合、その担当者の離職によって業務の停滞や、意思決定の遅れを招くおそれがあります。
属人化を防止するため、関係者であれば誰でも情報にアクセスできる体制へ整備することで、情報共有やノウハウ蓄積が可能になります。
ここからは、調達マネジメントを効率化するためのポイントを紹介します。
調達業務を標準化すれば、業務のムダを削減できるほか、誤発注の防止やリードタイムの削減といった効果も見込まれます。調達業務担当者の経験値やスキルを問われないため、常に円滑な調達を実現できます。
標準化する際は、現状のプロセスの整理や業務フローの可視化を実行した上で、課題や改善策を探るとよいでしょう。また、調達におけるサプライヤーの選定基準や調達フローを明確に定めることもポイントです。
調達マネジメントの効率化に向けて、購買管理システムなどのITシステムの導入を検討するのも一つの方法です。購買管理システムを導入すれば、購買プロセスの標準化や、承認ワークフローの最適化などを図れます。
また、システム上で調達業務を実行するため、可視化や内部統制の強化につながるというメリットもあります。内部統制を強化できれば、不正防止にもつながるでしょう。
SaaS型の購買管理システムのメリット・デメリット、選ぶポイントなどについては、以下の記事をご参照ください。
「SaaSの購買管理システムのメリット・デメリットを解説！特徴や選ぶポイントも」
前述のとおり、調達マネジメントを効率化する際は、購買管理システムなどの導入がおすすめです。
間接材に特化したビズネットの購買管理システム「購買管理プラットフォーム」は、ITトレンドの購買システム部門で年間ランキング1位を獲得し、すでに14,000社以上の企業様に利用いただいているシステムです。導入事例として、購買業務にかかる時間を3分の1まで削減できた小田急電鉄株式会社様の事例などもあります。
また、「購買管理プラットフォーム」には、調達マネジメントの効率化につながる以下のような特徴も備わっています。
「購買管理プラットフォーム」の導入によって、自社のルールに合わせた各種設定や、最安値商品のワンクリック検索などを実現できます。
調達マネジメントを実行するメリットとして、コスト削減やノウハウの蓄積、関係者間でのフローの共有を行えることが挙げられます。効率的に調達マネジメントに取り組むには、調達業務の標準化や、ITシステムの活用を検討しましょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、間接材調達の効率化を図れる購買管理システムです。自社ルールに合わせた運用・承認設定や電子カタログを利用した購買により、調達マネジメントの効率化を実現できます。
自社の課題やニーズをヒアリングした上で、最適なプランのご提案も可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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