購買とは？購買と調達の違い・具体的な仕事内容も併せて紹介！

2023.12.02
調達と購買

購買は、企業活動において必要となる資材や部品、消耗品などを外部から購入する業務のことを指します。購買は業界や業種を問わず、ビジネスに不可欠な業務といえるでしょう。

今回は、購買業務の概要や調達業務との違いについて解説した上で、購買管理に必要な要素である「購買管理の5原則」について紹介します。

また、購買業務を効率化するための購買管理システムについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

購買とは

購買は、企業活動で必要とされる直接材や間接材をサプライヤー（仕入先）から購入する業務です。直接材は製造業などにおける資材や部品、間接材はオフィスで使用する消耗品や備品などをイメージするとよいでしょう。購買業務では、物品に留まらず、サービスや役務といった無形のものも購入対象となります。

購買業務の主な目的は、低コストかつ最適なタイミングで必要なものを購入することです。特に製造業の分野では材料の購入費が原価を押し上げる要因となるため、購買業務の重要性が高いといえるでしょう。

購買部の役割

購買業務を担う購買部にはどのような役割があるのでしょうか。必要な資材を必要なタイミングで購入する以外にも、サプライヤーを含めた購買の管理も購買部の重要な役割です。購買の対象は直接材・間接材など多岐にわたることから、取引先とのコミュニケーションも多くなります。

そのため、購買部には安定的かつ低コストで購入できるサプライヤーを選定し、納期調整や価格交渉などを継続的に実施していくことが求められるのです。一見、地味なイメージを持たれがちな購買部ですが、関係者との高度なコミュニケーションや交渉力、全体を俯瞰する力などのスキルが求められるでしょう。

購買と調達の違い

購買と混同されがちな業務が調達業務です。一般的に購買は生産計画にもとづいて資材の購入を行う一方で、調達は事業戦略にもとづいて購入するという違いがあります。

具体的には、購買は直接材、間接材を問わず直近のビジネスで必要なものを購入することを指す一方で、調達は人材の確保や設備投資といった中長期で必要なものを確保する業務とも表現できるでしょう。

企業によって購買や調達を担う部署の呼び方や役割はさまざまあり、調達部が購買部門としての役割を担っているケースもあります。調達と購買で対象とする範囲には違いがあるものの、いずれも社内外との購買や調達に関わる調整や交渉が求められる業務であるといえるでしょう。

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購買部における基本的な3つの業務内容

ここでは、購買部における主要な業務内容について解説します。購買部の業務は、社内外の多数の関係者とコミュニケーションを取りながら進めていくことが特徴です。

購買部の業務で代表的なものとしては、以下の3つがあります。

購買計画・見積り作成などの「見積業務」
関係部門との協議・サプライヤーの選定などの「発注業務」
納入品の確認・支払いなどの「検収業務」

購買計画・見積作成などの「見積業務」

購買業務のフローの第一ステップが見積業務です。見積業務においては、関係する部門との綿密な打ち合わせを経て、何をいつまでにどれだけ購買すべきかという情報をまとめます。その結果を見積依頼書として各サプライヤーに送付し、受け取った見積結果について関係部門を交えて精査します。

各サプライヤーからの見積結果は、QCD（品質、コスト、納期）の3つの観点で評価することが重要です。多くの場合、品質が高い場合はその分コストがかかる、納期は短い場合は品質が低いなどのトレードオフの関係があり、自社が置かれている実情に応じて何を重視するか決める必要があるでしょう。また、購買部門だけでなく、実際に購入を希望している現場部門の要望もヒアリングすることが重要です。

関係部門との協議・サプライヤーの選定などの「発注業務」

見積業務に続くのが、発注業務です。見積業務の段階では社内の関係各所と協議の上でサプライヤーの選定を行い、発注業務にて購買する品目、数量、納期などを確定します。このとき、取引条件についてサプライヤーと入念に認識合わせを行う必要があります。

もしこの段階で見積内容と差異がある、数量や納期に誤りがあるといった点を見抜けなければ、納入後に大きな手戻りが発生することになるでしょう。

取引条件の確認が取れた後は、品目・数量・納期を明記した発注書をサプライヤーに送付します。継続的に取引がある場合を除き、サプライヤーは発注書を受け取った段階で生産に着手するケースがあります。発注書送付までの手続きが長引く場合、当初予定していた納期に間に合わなくなることも考えられるため、発注までの手続きは迅速に進めることが重要です。

納入品の確認・支払いなどの「検収業務」

発注業務に続く最後のステップが検収業務です。発注した品目はサプライヤー各社から定められた期日に納入されるため、それらが必要な数量でかつ品質を満たしているかを検査します。

物品が納品される際には、多くの場合納品書が添付されているため、実際に納品された製品と納品書の内容を比較します。発注時の数量と相違がないか、製品仕様が注文内容と合致しているかなどの観点で確認を進めるケースが多いでしょう。

また、納入された製品の品質が発注時の条件を満たしているかは、購買部門だけでは判断できないケースもあります。その場合は、実際にその製品を業務で使用する現場部門にも動作確認などを通して検査に協力してもらう必要があるでしょう。検収完了後は、サプライヤーから発行される請求書に従って支払い手続きを進めます。

購買管理に欠かせない「購買管理の5原則」

ここでは、購買管理において不可欠とされる「購買管理の5原則」について解説します。購買において管理すべき事項は多岐にわたりますが、「購買管理の5原則」について理解することで、購買管理の適性化・効率化を促進する上で一助となるでしょう

1.取引先管理

購買業務は取引してくれるサプライヤーがいてこそ成り立つといっても過言ではなく、「購買管理の5原則」の中で取引先管理は重要性の高い項目といえるでしょう。取引先管理の主要な目的は、自社のビジネス目的に沿ってベストなサプライヤーを選ぶことです。

取引先管理においては、財務面でのリスクを査定する与信管理を行います。もし取引を開始した後に会社が倒産してしまった場合、製品の納入が止まったり、新たな発注先を探したりなど自社に大きな損害が予想されます。安定的かつ長期的な取引を実現するためにも、取引先の与信は早い段階で把握する必要があるのです。

2.品質管理

品質管理においては、納品物に対する評価項目や基準をあらかじめ定めておき、客観的に品質を査定できる体制を整えることが重要です。実際に製品を使う部門も検査に協力してもらえる体制を築くことで、より品質を担保できるでしょう。

また、取引先が適切な品質管理体制を整備しているかも品質管理における重要なポイントです。サプライチェーン全体で品質を担保する仕組みを整備することが品質管理の大きな目的といえるでしょう。

3.数量管理

数量管理においては、自社の置かれた現状を踏まえて発注したい数量はどのくらいなのかを検討しつつ、実際に発注する数量を決定します。数量管理においては、在庫の量や商品の売上見込み、取引先の稼働状況などさまざまなデータを根拠に、客観的な視点を持って発注数量を決めることが重要です。

特に材料や部品の原価率が高い製造業においては、市場のニーズに応じて柔軟に在庫量を調節できるかどうかが利益率に大きく影響します。そのため、他の業界よりも厳格な数量管理が求められるでしょう。

4.納期管理

納期管理は、取引先との調整を経て実際に製品が納入される時期を決定するプロセスを指します。納期は、取引先の稼働状況や市場全体の需要など、外部の要因に大きく影響されます。

そのため、ある製品の仕入を特定のサプライヤーに依存している場合、納期遅延のリスクが高くなるといえるでしょう。納期管理においては、複数のサプライヤーを開拓する、自社専用のロットを設けてもらうよう調整するなどのリスク回避策が必要です。

また、日々在庫の量が大きく変動する小売業などでは、数量管理に加えて納期管理の重要性も高くなります。たとえば、セールの日までに売れ筋の商品が納入されなければ大きな機会損失につながるでしょう。そのため、確実に指定された期日までに商品が納入されるよう納期管理を厳格に行うことが求められます。

5.コスト管理

購買部には、必要なものを低コストで仕入れることが求められます。そのため、仕入れる製品の価格が適正かどうかを判断するためのコスト管理も重要です。コスト管理においては製品が取引される際の相場を理解し、過去の取引データを参考にサプライヤーとの価格交渉を行います。

一方で、あまりにもコスト低減の目的を全面に出しすぎると、サプライヤーからの評価に悪影響を及ぼすリスクがあります。あくまでもサプライヤーの事情も勘案した上で価格交渉を行うよう注意しましょう。

購買管理を効率化できる購買管理システムとは

購買管理においては、「購買管理の5原則」を担保する上で一元管理することが求められるため、購買管理システムの導入が必須といえます。

購買管理システムでおすすめしたいのが、ビズネットが提供する「購買管理プラットフォーム」です。

「購買管理プラットフォーム」は、購買管理の効率化を支援するサービスであり、請求の一元化や既存取引先のカタログ化、横串検索など、多数のサプライヤーや品目を管理する購買部にとって役立つ機能がそろっています。

また、製造業を中心とした幅広い業界での導入事例があり、多拠点からの発注依頼や請求を一元化して人的ミスの削減、業務効率化につなげたケースもあります。さらに、購買に関するプロセスがシステムによって可視化されたことで、内部統制の強化につながったことも特筆すべきポイントといえるでしょう。

企業の利益をも左右する購買業務は徹底管理が必要

購買管理は一見地味な間接業務と思われがちですが、実際にはさまざまな関係者と綿密な調整が求められる上に、サプライヤーとの価格交渉などを通して企業の原価率低減、ひいては企業の利益率向上にも貢献する重要な業務です。

そのため、組織全体の購買が一元化された購買管理システムを導入し、効率化を図る必要があります。購買管理の効率化においては、今回紹介した「購買管理プラットフォーム」が有力な選択肢になるでしょう。この機会にぜひご検討ください。

この記事の監修者

ビズネット株式会社

受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。

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