複数拠点における購買業務を集約する「集中購買」は、コスト削減に有効な購買手法です。集中購買に適したシステムを導入することで、購買プロセスの一貫性の向上や、コストの見える化などに役立てられるでしょう。
今回は、集中購買におけるシステム導入の概要や、導入が欠かせない理由、集中購買システムを導入するメリット・デメリットを紹介します。併せて、集中購買に最適なシステムの選び方なども詳しく解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
全社の購買管理を特定の窓口が担う集中購買は、企業の購買活動を効率化させ、コスト削減を実現するためにも重要な取り組みです。
一方、複数の部署が分散して購買すると、以下のような課題が生じるので注意が必要です。
| 課題 | 内容 |
| 重複発注のリスク | 同じ商品を複数の部署で重複して発注するリスクがある |
| 価格交渉力の低下 | 小口発注が多くを占めるため、サプライヤーとの交渉力が弱まる |
| 在庫管理の難しさ | 部署ごとに在庫を抱えるため、全社的な在庫の最適化が難しい |
分散購買で発生しうるこれらの課題を解決し、集中購買を成功させるにはシステムの導入が有効です。
なお、集中購買と混同しやすい共同購買の概要や利点については、以下の記事で解説しています。
「共同購買とは？共同購買はハードルが高い購買方法とされる4つの理由」
次に、集中購買の成功にシステムが不可欠な理由を3つ紹介します。
システムを導入して集中購買を実行することで、全ての購買プロセスが統一されたルールと手順に従って管理されるため、業務の一貫性が保たれます。また、購買プロセス全体をスムーズに進行した結果、業務効率の向上につながることも、集中購買にシステム導入が必要な理由といえます。
さらに、発注から納品、請求書の処理までの各プロセスの標準化も実現できるので、全ての取引において同じ基準で処理を行うことが可能です。
システムで集中購買を行うことで、企業全体の購買活動が一元管理されるので、各取引や商品のコストをシステム上で正確に把握できるようになります。コストを可視化すれば、コスト削減の余地や無駄な支出を把握でき、集中購買の大きな目的であるコスト削減を実現しやすくなるでしょう。
特に近年は、原材料費や労務費などが上昇した影響により、多くの企業が調達コストの増加を課題に掲げています。その上、下請法や独占禁止法の取引適正化の機運が高まっていることで、サプライヤーと価格を交渉するハードルも上がっています。
このような背景もあるため、システム導入によって集中購買に取り組む必要性は高いといえるでしょう。
集中購買システムを活用して全ての購買プロセスを一元化することは、内部統制の強化にもつながります。集中購買システムでは発注や承認のプロセスが標準化されているので、システム上で全ての手続きが追跡可能となり、適切な購買が行われているか否かを監視・管理しやすくなるためです。
分散購買では各部門や拠点で異なるシステムを使用している場合があるため、手続きの追跡が難しく、集中購買のようにデータを統合できないおそれがあります。
なお、弊社では「購買・調達部門の内部統制に関する資料」をご用意しております。ぜひ以下のリンクよりダウンロードをしてご活用ください。
続いて、集中購買システムを導入する具体的なメリットと、デメリットについて見ていきましょう。
集中購買システムは購買活動を一箇所に集約し、発注から支払いまでの流れを一元化することによって、業務の効率化を実現できるというメリットがあります。各部署・事業所の購買に関わる業務負担が減るほか、大量取引によって割引価格で仕入れられるケースなどもあるため、全体的な購買コストの削減につながります。
また、プロセスの標準化によって管理の手間が軽減されることもポイントです。プロセスを標準化できれば、業務の属人化を防ぐことにもなるでしょう。
集中購買システムは、突発的な需要増や急な注文処理に対応するのが難しいという事例があります。そのため、必要に応じて「分散購買と組み合わせる」「緊急発注に特化したプロセス・フローを整備する」などの対処や対策を施さなければなりません。
また、サプライヤーと良好な関係を築くことで、急な需要に対して迅速に対応できる体制を整えられるケースもあります。購買コストを削減できるといった集中購買システムのメリットを最大化させつつ、安定して運用するためのポイントを押さえておくことが大切です。
一口に購買管理システムといっても、自社で採用している購買プロセスや事業規模などによって選ぶべきシステムは変わってきます。自社に適した購買管理システムの選び方のポイントとしては、以下5つが挙げられます。
上記のとおり、自社における購買プロセスや既存システム、サポートの充実度などと照らし合わせた上で、ベストな購買管理システムを選ぶ必要があります。詳しい選び方について、以下で確認しましょう。
購買管理システムを導入する際は、自社で採用している購買プロセスに適合したシステムであることが最も重要です。たとえば、製造業で資材を購入する場合、注文先と長期的な契約を結んで定期的に発注するケースと、見積もりを都度取って発注するケースがあります。
それに応じて購買管理システムの中には定期購買に特化したシステム、もしくは見積もり依頼後の発注に特化したシステムがあるため、自社で採用している購買プロセスと照合した上で最適なシステムを選ぶことが大切です。
また、すでに集中購買を取り入れているのであれば、購買部門の負担を減らし、仕入値の交渉・改定を行うソーシング業務に注力できるような購買管理システムがよいでしょう。
在庫管理システムや経費精算システムといった既存システムと連携が可能な購買管理システムなら、システム導入のハードルを下げた状態で、さらに業務を効率化できます。
特に経費精算システムとの連携が可能であれば、購買業務はもちろん、請求・支払いの後工程も一元管理できるため、業務コストの削減効果が見込めるでしょう。
ただし、連携できるシステムは、購買管理システムのサービスを提供している企業によって異なります。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」の場合は、HUE PurchaseやSAP ARIBA、ORACLEのERP、さらに自社開発基幹システムなどとの連携が可能です。
※ビズネットでは連携できるシステムを順次増やしておりますのでご相談ください。
自社に合った購買管理システムを選ぶにあたり、自社で調達する資材を網羅できるシステムを選定することが大切です。理由としては、購買管理システムには「間接材購買に特化したシステム」や「直接材購買に特化したシステム」があるためです。たとえば、間接材購買のみに購買管理システムを利用したい場合は、前者の購買管理システムを導入しなければなりません。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」では、EC未対応の既存取引先企業の商品もカタログ化できるため、自社に必要な資材を直接材と間接材ともにシステム一つで購買できます。
また、各専門分野のサプライヤーと事前に取り決めたディスカウント特別価格で、最大5,000万アイテムを全社購入できる仕組みを採用しているため、自社の購買コストを削減する一助にもなり得るでしょう。
購買管理システムを選ぶ上で、サポート体制が充実しているかという点も重要なポイントです。具体的には、システム導入時の立ち上げ支援や、運用時における不明点の問い合わせ対応などが挙げられます。
サポート体制が整っていないと、システムの使用方法がわからない場合や不具合が発生した場合に、購買業務が滞ってしまい、後工程へ大きく影響することも少なくありません。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」の場合は、オンボーディング担当者による導入支援はもちろん、運用時のコールセンターによる支援、社員様向けの説明会や改善提案などを実施しています。購買管理システムの導入から運用まで、一気通貫でサポートが可能です。
購買管理システムの導入実績が豊富であることも、自社に見合ったシステムを選ぶために重要です。導入実績が豊富であるほど安心感につながり、自社のニーズに合致したシステムを導入しやすくなるでしょう。
また、導入実績を確認する際は、自社の規模や業種、購買プロセスが似ている事例を確認することをおすすめします、導入後の効果や改善点をより具体的にイメージしやすくなるほか、対象サービスに自社に似た企業に購買管理システムを導入した経験があることを意味するため、より信頼できます。
集中購買のシステム化を図りたい企業におすすめなのが、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」です。このサービスは、これまで14,000社以上の大企業・中堅企業様に採用されています。
購買管理プラットフォームでは、調達購買の見える化や企業ルールに則った管理機能の設定が可能であるほか、連携サプライヤーの商品を横断的に検索できるため、集中購買の業務効率化に役立てられます。物品選定や請求書処理などの購買プロセスを一元管理し、購買に要する時間を短縮できることも魅力です。
導入事例として、東京電力パワーグリッド株式会社様では、購買業務におけるFAX・電話による発注や、検収・支払い処理の自社システムへの手入力など、非効率な業務に対する課題を抱えていました。
しかし、購買管理プラットフォームを導入したことで、FAX・電話での発注を購買システムが代替できたほか、検収・支払情報に関するシステムへの手入力による作業負担を減らすことに成功しています。これにより、購買業務にかかる時間を3分の1にまで短縮できました。
集中購買システムを導入することで、業務効率化やコスト削減につながるメリットがあります。自社の集中購買に最適なシステムを選ぶためにも、採用している購買プロセスとの相性や、既存システムとの連携性などを確認することが重要です。
集中購買の効率化につながるシステムを導入したいという方は、ぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」の利用をご検討ください。「購買管理プラットフォーム」は、ITトレンドの購買システム部門で年間ランキング1位を獲得しており、5,000万品目以上のサプライヤー商品を会員様向けのディスカウント価格で購入できます。
また、最安値商品を横断的にワンクリックで検索できるなど、集中購買を支援する機能も多数備わっています。導入・運用に向けて充実のサポート体制が整っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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