購買取引を行うサプライヤーを選定するうえで、RFQ（見積依頼書）は重要な役割を果たします。RFI・RFPとの違いやフローを把握することで、購買業務の最適化を図れるでしょう。
今回は、RFQの詳細やRFI・RFPとの違い、書類作成のフローについて解説します。併せて、RFQの作成を効率化するためのポイントなども紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
RFQ（Request for quotation）とは、日本語で「見積依頼書」を指します。企業がRFQを作成する目的は、原材料・部品・サービスなどの購入を検討するうえで、複数のサプライヤーから価格情報を収集して、比較検討することにあります。
ただし、価格のほかに納期や受け渡し方法、支払い方法といった情報をRFQに記入するケースもあります。自社に合わせてRFQをフォーマット化しておくことで、サプライヤーのスムーズな比較検討を実現できるでしょう。
RFI（Request for Information）は、日本語で「情報提供依頼書」を意味します。サプライヤーの選定に向けて、各社の基本情報や取引条件、生産仕様などを共有してもらうために用いる依頼書です。
RFQとRFIはどちらもサプライヤーから情報収集するための文書ですが、目的に違いがあります。 RFQは「購入を検討する段階」で使用しますが、RFIは「商品やサービスについて深く理解したい場合」に使用します。なお、RFIへの回答には、製品のカタログや企業パンフレット、事例集などが挙げられます。
RFP（Request for proposal）とは、日本語で「提案依頼書」を指します。製品・サービスに関する、より具体的な提案をしてもらうための依頼書です。
RFQは簡易的な見積もりで「価格比較を行うため」に使用しますが、RFPは価格だけではなく、製品・サービスの詳細な情報を総合的に評価して、「最適なサプライヤーを選ぶため」に使用します。
取引先選定の際に、RFQ・RFI・RFPを作成するフローは以下のとおりです。
上記のとおり、RFI、RFQ、RFPの順に作成することが基本となります。それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
まずは、RFIを提出して各サプライヤーの情報を収集していきましょう。RFIの主要な項目として、以下が挙げられます。
【RFIの主要な項目】
| 項目 | 内容 |
| 趣旨・目的 | RFIを提出する目的、及びどのような情報を求めているのかを明確に記載する |
| 会社情報 | 自社の事業内容や、取り扱っている製品・サービスなど、サプライヤー企業にも関係する情報を記載する |
| 導入実績 | 自社が購入を希望する製品・サービスの導入企業数や実績を記載してもらう |
| 製品・サービスの情報 | ・サプライヤー企業に記入してほしい製品・サービスの基本情報の項目を設置する ・複数のサプライヤーを比較検討しやすいように、「機能」に関する項目などを盛り込む |
なお、RFIを作成する段階で、自社が譲れない条件を社内で明確化しておくと、サプライヤーの比較検討をスムーズに行えます。
次に、RFQを提出して製品・サービスの購入にかかる概算費用を確認します。RFQの主要な項目として、以下が挙げられます。
【RFQの主要な項目】
| 項目 | 内容 |
| 依頼主の情報 | 自社が取り扱っている製品・サービスなどに関する情報を記載する |
| 製品・サービスの仕様 | 導入プロセスを想定するために、製品・サービスの仕様に関して記載してもらう ※仕様書の提出によって回答をもらうケースが多い |
| 想定費用 | 複数のサプライヤーにおける比較検討をスムーズに行うため、見積金額の内訳も含めて記載してもらう |
| 補償条件 | 不良品が納品されたケースや、サービスに不具合が発生したケースなど、万一の際の補償条件について回答してもらう |
また、必要に応じて製品・サービスの納期や、受け渡し方法などの項目も設置するとよいでしょう。
続いて、RFPを提出して自社の購入ニーズに沿った具体的な提案をしてもらいます。RFPの主要な項目として、以下が挙げられます。
| 項目 | 内容 |
| 現状の課題・導入目的 | 取引先企業から的確な提案をしてもらえるように、自社の現状の課題や導入目的を記載する |
| スケジュール | 最終運用までのスケジュールを記載する ※社内承認に要する日数や、サプライヤー側が要する日数なども考慮する必要がある |
| 契約条件 | 自社の要望・取引条件などを明確にし、サプライヤー側の条件をチェックするための項目を設置する ※必要に応じて、条件面に関する交渉を行う |
| 詳細な見積金額 | 製品・サービスの最終的な仕様を踏まえた見積金額をチェックするための項目を設置する ※内訳を確認し、不要な項目があれば相談したうえで削除依頼などを検討する |
なお、RFPを作成する際は、自社の要件をより正確に定義しておくことで、サプライヤーとの認識のずれを防ぎやすくなるでしょう。
ここからは、RFQの作成を効率化する4つのポイントを見ていきましょう。
RFQのフォーマットを統一して管理することで、作業効率を高められます。価格のほか、自社がサプライヤーを比較する際に必要な項目を追加して、フォーマットを作成しましょう。
「想定価格」の項目を追加すれば、コスト算定方法の内訳を詳細に把握でき、内訳をもとに交渉を進められます。人件費、消耗品費など、自社が必要な項目を決めたうえで設置しましょう。
RFQ作成を含めた購買業務においても、ITシステムを活用することが重要です。たとえば、FAXやExcelファイルで細々と見積もり情報を収集している場合、紙やデータの管理が複雑になります。また、過去の購買データとの比較検討が難しくなり、コストダウンの機会を逃したり、業務効率の低下を招いたりする可能性もあります。
そこで、自社のニーズに即した「購買管理システム」などを導入して、業務効率化やペーパーレス化を推進するのがおすすめです。
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RFQを作成する際は、購買部門で集約して取り組むことが重要です。企業によっては、購買部門以外の製造部門などが見積もり業務を行っているケースがあります。特に品目が多岐にわたる「間接材」は、現場任せにしている企業も少なくありません。
しかし、調達における全体像が把握できていないと、コストを削減しづらくなるほか、担当者と取引先による不正行為を招くおそれもあります。購買部門で集約してRFQを作成できるように、体制の見直しやシステム導入の検討を進めていきましょう。
調達業務を特定の担当者に依存していると、企業としてのノウハウが蓄積できない状態に陥ってしまいます。そのため、担当者が退職したり部署異動したりした場合は、ノウハウが途切れてしまい、スムーズな調達業務を行えない可能性が高まります。
RFQ作成をはじめとしたノウハウを共有できるように、購買業務におけるクラウド環境の活用なども積極的に進めるとよいでしょう。
購買管理システムの導入を検討してみたいという方には、ITトレンドの購買システム部門で年間ランキング1位を獲得しているビズネットの「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。ここでは、「購買管理プラットフォーム」の特徴と導入事例をご紹介します。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」では、30社を超えるサプライヤーと連携し、5,000万品目以上のアイテムを取り扱っています。そのため、自社が資材を調達する際にサプライヤーを選定する時間の短縮ができる利点があります。
また、ビズネットがすでに各サプライヤーに対して価格交渉をしているため、RFPの段階で行われる価格交渉の手間を削減できることも魅力です。横串検索機能（簡単に比較検討できる検索機能）や最安値検索機能を活用すれば、ディスカウント価格のアイテムをスムーズに探せます。そのため、見積依頼書を作成して送るといった手間を省略できるでしょう。
その他、「購買管理プラットフォーム」には以下のような特徴もあります。
上記のとおり、「購買管理プラットフォーム」では請求の一元化や自社のルールに合わせた細かなシステム設定を行えるため、購買業務の全体的な効率化が可能です。
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東京電力パワーグリッド株式会社様では、もともと以下のような課題を抱えていました。
そこで同社では、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入。「ユーザーカタログ」機能による電設材料の電子カタログ化や、自社システムとの連携による検収・支払い処理の最適化により、これらの課題を解決できました。
結果的に、購買業務1件あたりの作業時間を3分の1まで削減できたほか、購買システムの一元化や、検収・支払い情報に関するシステムへの手入力処理の削減などを実現しています。
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RFQを作成する際は、「フォーマットを統一して管理する」「ITシステムを活用する」といったポイントを押さえることで業務の効率化が可能です。また、自社のノウハウ蓄積や、属人化の防止を図るためにも、購買部門で集約してRFQを作成するとよいでしょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」では、30社超のサプライヤー商品の価格交渉を済ませているため、RFQ作成の手間を削減できます。また、請求処理の一元化なども可能なため、購買業務全体のコスト削減を実現できます。
自社のニーズを細かくヒアリングしたうえで、最適なプランをご提案しています ので、まずはお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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