資材の仕入価格などに関わる調達管理の業務は、企業の利益率を高めるためにも適切に管理することが重要となります。
今回は、調達管理について詳しく紹介した上で、対象となる主な資材・資源や、基本的な調達管理プロセスに関して解説します。さらに、調達管理における主な業務内容や業務上の注意点も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
まずは調達管理の概要と、購買管理との違いについて紹介します。
調達管理とは、資材（モノ）の購入だけでなく、人材や価格なども対象とした調達に関するすべてのプロセスを管理することを指します。具体的には、見積依頼 (RFP) の送信や入札の審査、サプライヤーとの交渉、商品・サービスの契約管理に関するプロセスなどが挙げられます。
調達管理がなぜ重要かというと、資材の仕入価格やリードタイムに直結する仕事であるためです。たとえば、同じ資材でも、仕入先によって納期や価格、発注できる数量の違いが大きいケースもあります。調達管理を適切に行うことで、短納期かつ低コストで資材を発注できる可能性が高まるでしょう。
ただし、利益を追求するあまり、低品質の資材を仕入れると自社製品の価値を下げるおそれがあります。そのため、調達管理では品質と価格のバランスを見極めながら、自社に最適な資材を仕入れられる体制を整備することが重要です。
調達管理と購買管理の違いは、管理する範囲が異なる点です。前述のとおり、調達管理では「ヒト」「モノ」「カネ」を含めて、すべての調達を管理することが特徴です。一方、購買管理では生産に必要なモノの仕入先の選定・発注を管理するため、調達管理よりも管理範囲は狭まります。
また、調達管理では必要な調達品を入手するためにリースやレンタルの手段も含めて検討しますが、購買管理では購入を通してのみモノを仕入れる点に違いがあります。購買管理の詳細を知りたい方は、ぜひ以下の記事をご参照ください。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
調達管理の対象となる主な資材・資源として、以下が挙げられます。
なお、調達品は売上・利益に直結する「直接材」と、業務を進める上で必要な「間接材」の2つに大きく分かれます。原材料や部品、仕掛品は直接材に含まれ、工具やメンテナンスパーツは間接材に含まれます。
続いて、基本的な調達管理プロセスを4つの項目で解説します。
まずは調達品目ごとの契約に向けて準備するため、対象となる調達品目の情報や調達の進め方に関する計画を策定します。調達品目を具体化させるには、プロジェクトマネジメント計画書や要求事項文書より要求事項を抽出した上で、内製と外注のどちらが適切かという検討が必要です。
外注を選んだ場合は、調達の進め方について定めた「調達マネジメント計画書」と、要件に関して取り決めた「調達作業範囲記述書」を作成しましょう。特に調達マネジメント計画書では、調達におけるスケジュールや仕入先の選定基準、制約条件などを記述するため、適切な調達活動を実現するために重要なドキュメントとなります。
なお、調達管理計画を策定する場合、サプライヤーとの契約方法や依頼文書を把握しておくことが大切です。以下の項目で詳しく見ていきましょう。
サプライヤーへ依頼する際の文書としては、主に4つのドキュメントがあります。
| 種類 | 特徴 |
| RFI（情報提供依頼書） | サプライヤーが提供可能な商品・サービスや実績といった情報を記載した文書 |
| RFP（提案依頼書） | 自社の要望に添った商品・サービスを提案してもらうために条件などを記載した文書 |
| IFB（入札招請書） | 納入者に対して、調達に入札するように求める文書 |
| RFQ（見積依頼書） | 希望する商品・サービスの内容を明記の上、見積金額の提示を求める文書 |
企業がサプライヤーとスムーズな取引を行うには、上表に挙げた依頼文書を活用することが大切です。
調達実行のプロセスでは、調達管理計画に基づいて発注先の選定や交渉を行い、自社にとって適切な発注先と契約を締結します。
発注先を選定する方法は、調達する対象によって異なります、たとえば、製造に必要な部品を調達したい場合は、部品を取り扱っている複数のサプライヤーに見積依頼し、その中からQCD（品質・コスト・納期）の観点で一番適しているサプライヤーを選ぶ方法などがあります。
また、ソフトウェアやアプリケーションが調達の対象である場合は、複数の企業から提案を受けて発注先を決定するコンペ方式で選定することもあるでしょう。コンペを実施する場合は、参加企業の公平を期すためにRFP（提案依頼書）の内容をメインに説明し、特定の企業に対して特別な情報を与えるといった行為をしないことが重要です。
実際の調達に際しては、選んだ発注先と交渉を行い、合意書を取り交わすことになります。
契約を締結した後は、契約内容どおりに履行されているかといったサプライヤーのパフォーマンスを監視し、必要に応じて変更・是正を図ります。もしサプライヤーに進行を任せてしまうと、納期遅れなどのリスクが高まるおそれがあるでしょう。サプライヤーと良好な関係を維持できるように、進捗管理や品質管理、変更管理などは行わなければなりません。
また、調達管理に取り組む際は、合意書を参照しながら調達パフォーマンスやレビューを実施します。たとえば、モノを調達した場合、「発注したとおりに部品が納品されているか」「注文数と納品数が同一であるか」といったポイントを確認します。
調達に関わるすべての作業と成果物に対して、検収を行うことで調達が完了します。検収を実施する際、モノの場合は品質・納期・数量などをチェックすることが基本となります。一方、ソフトウェアやエネルギー資源といった調達品の場合は、契約時点の仕様と納入品が合致しているかという点を確認しなければなりません。
また、ソリューション・サービスが調達対象の場合は、研修なども契約内容に含まれていることが多いため、研修実施後の受講者の状態を見て研修の成果を確認する必要があるでしょう。
万が一、検収段階で不合格となった場合は納入者に連絡して、上記3で紹介した調達を管理するプロセスからやり直すことになります。
調達管理の業務として、主に以下が挙げられます。
上記の業務の中でも、注文書の作成・送付に関しては、多くの企業で購買管理システムなどを導入して業務効率化を図っています。調達管理の業務内容に関する詳細は、以下の記事もご参照ください。
「資材調達とはどんな仕事？業務内容と求められる能力とは」
ここからは、調達管理の業務における注意点を2つ紹介します。調達業務に関しては、ぜひ以下の記事もご覧ください。
「調達業務とは？基本的な業務内容や必要スキル、業務効率化する方法について解説」
調達管理を行う上で、モノに関する調達管理は比較的スムーズに実行できますが、ソリューション・サービスやエネルギー資源といった専門性が必要な調達品は管理が難しい傾向にあります。特に近年は、脱炭素化の動きや電気料金の値上げを受けて、太陽光を使った自家発電設備の導入、あるいは自然エネルギーの電力購入に取り組む企業が増えつつあります。
今後、企業における調達管理を円滑に行うためには、このような発電設備や電力の知識を押さえておくことも重要になるでしょう。
調達管理は、各フェーズにおける動向の把握が難しい傾向にあるため、適切な調達管理を実施するには、現場や製造部門と積極的にコミュニケーションを取り、連携することが不可欠となります。
ただし、コンスタントな情報共有は必要であるものの、人員などのリソース状況によっては十分な情報共有が難しく、動向を把握しづらいケースもあります。
また、調達するタイミングや発注量、サプライヤーとの関係構築など、個人の知識・経験が問われやすい業務であるため、業務が属人化しやすいことも課題といえるでしょう。調達管理における各フェーズの動向把握を容易にし、属人化を解消するためには、購買管理システムのような一元的な管理が可能なシステムを導入するのもおすすめです。
調達管理では、原材料や部品、副資材、エネルギーなど企業活動に必要なさまざまな資材・資源を調達します。そのため、調達管理に関する業務内容は多岐にわたるため、各フェーズにおける動向の把握が難しいといった課題があります。
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調達管理にかかる業務負担を減らしていきたい企業は、ぜひ「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
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