製造業は購買対象の部品・資材が多岐にわたるため、購買業務が煩雑化しやすいという課題を抱えている企業が少なくありません。自社の購買業務の効率化やコスト削減に向けて、購買管理システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
今回は、製造業向けの購買管理システムについて解説した上で、製造業における購買業務の特性や、製造業が購買管理システムを導入するメリットを紹介します。併せて、製造業におすすめの購買管理システムについても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
購買管理システムとは、直接材や間接材など企業に必要な資材を購買する際に、購入価格・納期・品質を適切に管理し、購買業務全体の効率化を実現するシステムです。特に購買する部品や資材が多岐にわたる製造業においては、導入が不可欠といっても過言ではないシステムといえるでしょう。
購買管理システムを導入することで、的確なサプライヤーの選定や適正価格での購買、請求処理の一本化などが実現できるため、購買コストの削減が期待できます。加えて、属人化の防止や業務効率化につながり、企業の利益に大きく寄与するでしょう。
ただし、自社に最適な購買管理システムを導入できなければ、購買管理システムの恩恵を最大限に受けることはできません。そのため、さまざまなポイントを押さえた上で購買管理システムを選ぶ必要があります。
購買管理システムの選定は、主に以下のようなポイントに沿って行うのが一般的です。
購買管理システムには、扱える品目の多さや利用できる機能の豊富さが求められます。もし業務に必要な資材の一部を扱っていない場合、対象品目の購買業務は別で作業することになってしまい、全体的な業務効率を損なうでしょう。
ただし、取り扱い品目の豊富さだけで決めるのではなく、自社に必要な資材を網羅的に購買できるのかを確認することが大切です。
また、見積依頼や受発注といった購買業務における基本的な機能に加えて、横断検索や価格比較などコスト削減や業務効率化につながる機能を備えているかも選定ポイントになります。
購買管理システムを選定するにあたっては、会計システムや在庫管理システムといった自社の既存システムと連携できるかについても考慮する必要があります。
たとえば、請求処理を一本化できる購買管理システムと会計システムを連携することで、購買管理システム上の請求データにもとづいて、会計システム上に費目設定や仕訳作業が自動的に取り込むことができるようになります。既存システムと連携ができなければ、手作業による工程が発生するだけでなく、人的ミスも多くなり業務効率の妨げとなるでしょう。
また、既存システムにSAPなどの大手企業が開発したERPパッケージを導入している場合は、連携可能な購買管理システムの選択肢も多くなるでしょう、もし自社独自のシステムを採用している場合は、連携作業が行える技術を有した企業のサービスを選定することをおすすめします。
購買管理システムの選定では、自社が採用している購買業務プロセスとの相性も重要なポイントです。いくら魅力的な機能を備えた購買管理システムであっても、現行の購買プロセスに合わない場合は、システムの利点を最大限に活かせません。
現行業務との親和性が高い購買管理システムを選定することも、円滑に導入を進める上で重要なポイントになるでしょう。
製造業では、他の業界に比べて数多くの部品・資材を購買対象とするほか、多数の取引先が存在することから、他の業界にはない購買業務の特性があります。
製造業を主要なビジネスとする企業は国内外に多数の拠点を持っていることが多く、拠点ごとに独自の購買業務フローが存在することがあります。また、拠点ごとに製造する品目や仕入先が異なるため、購買プロセスが拠点ごとに確立されているケースもあるでしょう。
このような場合、購買部門は各拠点の業務プロセスを理解した上で異なった対応やコミュニケーションが求められ、業務全体が煩雑になりがちです。また、拠点が多いことによって全社的に業務フローを統一する、システムを導入するといった取り組みが現場の反発により遅々として進まないリスクもあるでしょう。
製造業においては、製造過程で必要になる部品や材料といった直接材はもちろん、試薬や燃料、設備品といった間接材も必要です。
また、直接材・間接材ともに多種多様であり、それに伴い仕入先の数も多くなります。そのため、他の業界、業種における購買業務よりも業務量が多くなりがちで、現場の負荷も大きいといえるでしょう。
また、仕入先ごとに発注の手順や取引方法が異なることから、業務プロセスが複雑化する傾向があります。複雑化した業務は発注漏れなどの人的ミスにもつながることから、現場の購買部門は少なからずプレッシャーになるでしょう。
製造業の購買業務では、社内外を問わずさまざまな関係者とのやり通りが発生します。そのため、一度定めた手順やプロセスを柔軟に変えることができず、結果的にスムーズな購買につながらないケースがあります。
特に長期にわたって取引のあるサプライヤーへの購買では、長年の慣習やすでに使われているシステムに加え、サプライヤーの理解も必要になることから、抜本的にプロセスを変えることは難しいでしょう。このような状況を業界用語で「かたい」と表現し、購買業務における課題となっているのです。
製造業で購買管理システムを導入することには、以下のようなメリットがあります。
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
製造業で必要な材料や部品が不足すると生産ラインが停止してしまい、納期の遅れを招くばかりか、顧客からの信頼を損なうリスクもあります。そこで購買管理システムを導入すれば、サプライヤーへの発注状況や材料の在庫状態をリアルタイムで把握できるようになるため、材料の供給遅延や不足に対して迅速に対応できるでしょう。
結果的に、製造業における生産の安定性が高まり、当初の生産計画に則った製造管理を実行しやすくなります。
製造業は、原材料の変動や需要の変化が特に影響しやすい業種です。そのため、安定性の高い生産管理やコスト管理を実現するには、適切な在庫管理が重要となります。
購買管理システムを導入した場合、過去の発注データや生産スケジュールをもとに、適切な発注量の計算にも役立てられます。過剰在庫の回避によって無駄な在庫コストを削減できる上、スペースの有効活用も可能となるでしょう。
製造業は多くのサプライヤーから材料を調達するため、優良なサプライヤーの管理や納期の管理が不可欠です。購買管理システムの導入によって、サプライヤーごとの購買データや納期の履歴をシステムで一元管理すれば、信頼性の高いサプライヤーを効率的に選定できるでしょう。
結果として、自社の品質基準をクリアした材料を安定した納期で確保しやすくなるので、生産ラインに悪影響を及ぼすリスクの低減にもつながります。
なお、弊社では「調達・購買部門における業務効率化に関するお役立ち資料」をご用意しております。ぜひ以下のリンクよりダウンロードをしてご活用ください。
製造業で購買管理システムを選定する際は、以下3つのポイントに留意が必要です。
自社のニーズに即した購買管理システムを選定するためにも、各ポイントをしっかりとチェックしておきましょう。
製造業での購買管理システムを選定する際に重要なのは、そのシステムが自社の専門分野に特化したサプライヤーと円滑に連携できるかどうかです。製造業には多岐にわたる専門分野が存在し、それぞれに特化したサプライチェーンが存在します。たとえば、自動車部品・精密機械・電子部品など、サプライヤーの特性や求められる品質基準は異なります。
そのため、一般的な購買管理システムではなく、製造業特有のサプライチェーンや品質管理の要件に特化して開発されたシステムを選ぶことが重要です。製造業特有のサプライヤーとシームレスに連携できれば、納期の短縮や在庫の最適化が可能となり、結果としてコスト削減や製品の品質の向上につながるでしょう。
購買管理システムが会計システムと連携可能であれば、発注から入金までのプロセスがシームレスにつながり、業務効率が向上します。また、購買データがリアルタイムに会計システムに反映されるため、二重入力の手間が省け、人為的なミスの削減にもつながるでしょう。
リアルタイムに財務状況を把握できることは、現場の迅速な意思決定にも寄与します。たとえば、急な需要増に対応するために、どの部門から予算を捻出するかといった判断を即座に行えるようになるでしょう。このような迅速な意思決定は、競合他社の動きに素早く対応し、企業の競争力を高めるために不可欠です。
購買管理システムを選定する際は、「企業特有のルールやプロセスに対応した詳細なカスタマイズが可能かどうか」を確認することも重要です。汎用性の高いシステムであっても、自社の業務フローに合わない部分が生じる可能性があり、その結果として業務効率が低下したり、エラーが発生したりすることがあります。
特定の部品の選定基準や承認プロセス、納期管理のルールなど、自社のニーズに合わせてカスタマイズできれば、より正確かつ効率的な購買活動が可能になります。また、システム導入後の変更にも柔軟に対応できるため、企業の成長や変化に合わせたシステムの運用が可能となるでしょう。
購買業務には業務効率化のニーズが多くあるため、さまざまな購買管理システムがリリースされています。しかし、製造業の購買業務においては、業界の特性に適した購買管理システムの導入が求められるでしょう。
購買管理システムは、ビズネットが提供している「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。「購買管理プラットフォーム」は、BtoBビジネスにおける購買管理の一元化を支援するサービスで、商材や取引先ごとに業務フローを変えることなくワンストップでの購買を実現できます。
大同特殊鋼様や矢崎総業様、ホギメディカル様など製造業の導入実績も多くあり、製造業向けのサプライヤーも多くそろっております。また、先述の購買管理システムの選び方や選定ポイントを考慮すると、導入のメリットは大きいといえるでしょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」についての詳しい資料は以下から無料でダウンロードできます。
ここでは、「購買管理プラットフォーム」の特徴と導入事例について解説します。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」には、製造業における購買業務の効率化につながる機能が多数あります。その一つが、「請求の一元化」です。集中購買を採用することがある製造業においては、取引先各社から届く請求書の処理も現場の負担を増やす原因となります。
「購買管理プラットフォーム」を経由した支払いは運営元のビズネットがとりまとめて請求するため、購買部門の負荷軽減につながるでしょう。
さらに、導入後のサポートが手厚いことも嬉しいポイントです。導入後も研修や改善提案を受けられるため、現場のユーザーも安心感を持って導入できるでしょう。
「購買管理プラットフォーム」は幅広い業界で導入されていますが、ここでは製造業であるニッスイ様の事例を紹介します。
ニッスイ様の購買業務では、約100か所に及ぶ事業所や工場などからFAXやメールで寄せられる発注依頼、拠点ごとの請求データ作成などにより重荷になっている状況が続いていました。そこでビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入し、拠点ごとの購買業務プロセスや支払い業務を統一しました。
これによって、発注や支払いにかかる時間が短縮されたことに加え、全社で購買プロセスが一元化され、人的ミス防止や統制強化につながったのです。「購買管理プラットフォーム」によって、購買業務の負荷軽減とコンプライアンス強化を実現した事例といえるでしょう。
製造業が購買管理システムを導入することで、生産の安定化や在庫管理の最適化、サプライヤー管理の最適化といったメリットが見込まれます。ただし、有用性の高いシステムを導入するには、「製造業専門分野のサプライヤーと連携しているか」「購買・会計システムとの連携が可能か」などのポイントを押さえておくことが重要です。
製造業における購買管理の効率化を実現したいなら、ぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。当システムは、ITトレンドの購買システム部門で年間ランキング1位を獲得しており、すでに14,000社以上の企業様に導入いただいています。
既存取引先の商材の電子カタログ化によって購買情報を可視化できるため、全社的なガバナンスの強化などにも役立てられます。システムの導入・運用に際して万全のサポート体制が整っているので、まずはお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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