企業全体の業績やコスト、コンプライアンスに関わる「購買管理」。購買管理を最適化することで、コスト削減や業務効率化、コンプライアンスの遵守などにつながります。しかし、購買管理を行うにあたっては、業務フローの明確化が必須です。
この記事では、購買管理の基本的な業務フローを解説した上で、業務フローの作成方法について紹介します。また、業務フローの最適化につながる購買管理システムについても詳しく解説するため、ぜひ最後までご覧ください。
購買管理とは、企業が必要な商品やサービスを適切な価格とタイミングで調達するプロセスを体系化したものです。言い換えると、必要な資材を購入するにあたって「タイミング」「量」「品質」「価格」などをバランスよくコントロールするための施策といえます。
購買とは何なのかわからないという人は、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
「購買とは？購買と調達の違い・具体的な業務内容も併せて紹介！」
ビズネットでは、購買管理の基礎知識を知りたい方に向けて、「購買管理のはじめ方ガイド」をご用意いたしました。購買管理の基本から業務フロー、さらにはシステム選定から導入によるメリットまで、段階的に解説しております。詳しくは、資料ダウンロードの上ご覧ください。「購買管理のはじめ方ガイド」
購買管理を適切に行うためには、「購買管理の5原則」の遵守が重要だと考えられています。概要は、以下のとおりです。
| 5原則 | 概要 |
| 1.適正な取引先の選定 | 取引先の実績や信頼性を確認し、長期的な取引関係を築ける業者を選択すること |
| 2.適正な品質の確保 | 商品やサービスの品質基準を設定し、準拠しているかを確認すること |
| 3.適正な数量の決定・確保 | 必要な数量をあらかじめ計画し、適切な量を確保すること |
| 4.適正な納期の設定・確保 | 取引先と明確な納期を設定し、遵守するための管理を行うこと |
| 5.適正な価格の決定・履行 | 市場価格や他の取引先の見積もりと比較して、適正価格での購入を決定して履行すること |
上記5原則を徹底できれば購買業務が最適化され、企業の業績や信頼性の向上につながります。
商品やサービスが納品され、検収が終わった後に、サプライヤーから自社宛てに請求書が発行されます。請求書は法律上の発行義務はありませんが、取引があったことを証明する重要な書類です。サプライヤーに対して支払った証拠となる書類であるため、一定期間は保存しておく必要があります。
最後に請求書にもとづいて、サプライヤーへ支払いを行います。サプライヤーとの関係を健全に保つためにも、請求書の内容や支払い方法を遵守した上で支払いを行うことが重要です。特に支払いの遅れは、サプライヤーとの関係性を悪化させる可能性があるため注意しましょう。
適切な購買管理をするためには、自社の購買プロセスに則した業務フロー図を作成する必要があります。ここでは、購買管理における業務フロー図の作成手順について見ていきましょう。
フロー図を作成することで、購買業務の流れを視覚的に理解しやすくなるでしょう。
購買業務フロー図を作成する際は、担当部署と責任範囲を明確にし、誰がどの工程を担当するのかを一目で把握できる構成にすることが重要です。
また、業務の開始点と終了点を統一した基準で定義し、判断が分かれやすい例外処理もあらかじめフロー内に記載すると、現場での運用が安定します。
さらに、専門用語や略語を避け、誰が見ても理解できる表現に整えることで、部署間の認識のズレを防ぎ、効率的な運用が可能になります。
購買業務フローは一度作成したら終わりではなく、事業環境や取引条件の変化に合わせて定期的に見直すことが欠かせません。処理件数や承認遅延などのデータをもとに改善点を特定し、現場の実態とプロセスを常に一致させることが重要です。
また、担当者依存の作業を放置すると属人化が進み、ミスや引き継ぎトラブルの原因になります。定期的なレビューを通じて業務を標準化し、継続的に効率化を図ることが求められます。
ここでは、購買管理システムの概要や導入メリットについて解説します。購買業務の内部統制については以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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