購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介

組織内で必要となる資材を確保する購買プロセスでは、購買業務の適性化や不正対策などを行うために内部統制を徹底することが欠かせません。

今回は、購買プロセスにおける内部統制の必要性を解説した上で、内部統制を徹底するために押さえるべきポイントを解説します。

また、適正な購買プロセスを実現できる購買管理システムについても紹介します。ぜひ参考にしてください。

購買プロセスにおける内部統制の必要性

購買プロセスにおいて内部統制が必要である理由は、購買業務の性質上、不正が起こりやすいためです。購買業務とは、事業で必要となる部品や原材料などの資材を計画的に購入することです。主にサプライヤーの選定や価格交渉、納入品の検収などを行います。

購買業務では企業のお金や必要資材を取り扱うことから、企業は各購買担当者に対して少なからずお金や資材を扱う権限を与えています。このため、購買プロセスの内部統制ができていない場合、権限と購買プロセスの脆弱性を利用した不正が起こりやすくなるのです。

購買業務に内在するリスクの代表例は、以下の3つです。

ここでは、それぞれのリスクの概要や、リスクが発生する理由などについて解説します。内部統制を適切に構築するためにも、まずは購買業務に関するリスクについて理解しておきましょう。

基本的に購買業務は一人または少人数で業務を遂行する場合が多いため、属人化しやすい傾向があります。購買業務が属人化することで、特定の従業員に依存しないと購買プロセスを進められないようになり、業務が停滞しやくなる・不正があっても発見が難しくなるなどのリスクが発生しやすいです。

また、引継ぎが困難になったり、業務にローカルルールが出来上がったりする場合もあるため、不正が生まれやすくなります。

購買業務では、取引先と密接に関わりながら業務を進めるため、癒着による不正が発生するリスクがあります。具体例としては、主に以下のようなものが挙げられます。

業務の属人化が進めば、不正の発生リスクはさらに高くなるでしょう。

購買業務は、水増し請求や情報漏洩などの社内不正の発生リスクが高い業務です。お金を扱う業務であるため、購買プロセスの内部統制が取れていないと、水増し請求などの不正が発生しやすいと考えられます。また、調達先である企業と深く関わることから、情報漏洩といった社内不正も発生しやすいです。

具体的な不正としては、主に以下のような事例が挙げられます。

これらの主な原因は、同じ従業員が発注から検収までの一連の購買業務を単独で担当するなど、組織内でのチェックが行き届きにくいことです。一人の従業員が兼務するような業務体制であるほど、不正リスクが高まることを覚えておきましょう。

購買プロセスの内部統制を適切に構築する上でポイントとなるのは、次の5つです。

ここでは、それぞれのポイントについて見ていきましょう。

購買プロセスの内部統制を適切に構築するには、「購買管理規程」を作成しましょう。規程を作っておくことで、購買プロセスに関するルールや手順を可視化できます。属人化の防止や、チェック体制の強化にも有効です。

購買管理規程とは、購買プロセスにおける業務フローや禁止事項を定めた社内規定です。主に以下のような項目についてルールを定めます。

上記の項目について定めることで見込める効果については、次項で解説します。

購買管理規程で定める主な内容は、次のとおりです。自社の購買業務に則した購買管理規程を作成しましょう。

項目例	主な内容	得られる効果
目的	・購買管理規程を作成した目的	・購買業務のあり方を社内に共有できる
取引先の選定や評価	・サプライヤーの選定基準・サプライヤーの評価基準	・誰でも客観的な選定作業ができる・不正に特定の業者が選ばれることや癒着を防止できる
契約・発注	・契約書の作成方法・契約の不履行条件・決裁を取るまでの手続き・各書類の保管期間	・契約に関することや決裁を取るまでの手続きや作成する書類について、社内で共有できる・業務の属人化を防げる
着荷、検収の確認	・着荷の確認方法・検収作業について・返品	・着荷時の対応を社内で統一できる・検収方法を可視化し、不正な発注を防げる
支払条件	・取引先に支払うまでの手順	・水増し請求などの不正を防止できる