ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方とその効果とは？業務効率や生産性に対する影響について解説

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、情報の記録・保存・共有方法を紙からデジタルへと転換するプロセスを指します。この過程では、テクノロジーの力を活用して、情報の生成、収集、管理、配布が電子的に行われます。

これは単に紙の使用を減らすだけでなく、情報管理の効率性を向上させ、時間とコストの削減にもつながる重要な取り組みです。さらに、データの迅速な検索や共有、安全な保管といった点でもメリットがあります。

ペーパーレス化の対象となる書類

ペーパーレス化の対象となる書類は多岐にわたります。契約書や請求書から会議資料、人事・給与情報、技術文書やFAX、支払い依頼書、伝票など、業務で使用されるあらゆる種類の文書が含まれます。

さらに、法定書類や調査報告書、営業資料、顧客情報管理システムなどもデジタル化の対象となり得ます。これらの書類をデジタル化することで、情報の迅速なアクセス、容易な編集・更新、そしてセキュリティの強化が可能となります。

ペーパーレス化の推進状況の現状

世界各地の企業や政府は、環境負荷の軽減や業務効率化を目指して、積極的にペーパーレス化を推進しています。特にIT企業や金融機関などは、この動きをリードしています。

しかし、ペーパーレス化の導入時はシステム化の初期投資やスタッフの研修などの課題も存在します。また、長期的な利益や環境負荷軽減への貢献を考慮すると、ペーパーレス化は今後のビジネス環境において必要不可欠な取り組みとなっています。

企業がペーパーレス化を推進する際、法制度は重要な要素となります。各企業が決めたデータ保護、プライバシーや情報セキュリティの課題はもちろんのこと、電子署名や電子文書の法的有効性などがに関心を持ち、課題を解決しながら行わければなりません。。

データ保護とプライバシー

企業がペーパーレス化を進めるにあたり、顧客や従業員の個人情報を電子化することは避けられません。このため、データ保護法とプライバシー法が重要となります。また。各国で異なる法制度が存在し、企業はこれらの法制度に従う必要があります。例えば、EUではGDPR(一般データ保護規則)が適用されます。

情報セキュリティ

ペーパーレス化はデジタルデータの増大を意味し、その結果、情報セキュリティへの懸念が増大します。不正アクセスやデータ侵害を防ぐために、企業は適切なセキュリティ対策を講じなければなりません。

電子署名と電子文書の法的有効性

ペーパーレス化は、契約書や領収書、請求書など、法的な意義を持つ文書を電子化すことも含みます。しかし、これらの文書が法的に有効であるためには、電子署名や電子文書に関する法律が必要です。例えば、米国ではUETA(Uniform Electronic Transactions Act)やESIGN Actが電子署名と電子文書の有効性を保証しています。

以上の要素を考慮に入れつつ、企業は法制度の枠組み内でペーパーレス化を進めることが必要です。そして、法制度もまた、企業がペーパーレス化をスムーズに進めるために、時代とともに進化し続けています。

日本のペーパーレス化に向けた法制度改正

一部の業種では未だに紙の文書を外部との伝達手法や取引、会議やミーティングなどの社内業務で使用することが主流となっていますが、法制度の改正により、ペーパーレス化を推進するための環境が整備されつつあります。

例えば、2021年3月1日から適用開始された「改正会社法」により、株主総会の関連資料の電子配布が必須となりました。また、2022年1月に改正された「電子帳簿保存法」では、紙で受け取った文書をスキャンして保存する（電子化する）制約が緩和されています。

以前は、どの種類の文書を電子化するかを税務署に事前に申告・申請する必要がありましたが、今ではその申請は不要となっています。

さらに、2022年5月18日から施行された「改正宅地建物取引業法」により、不動産取引での電子契約が可能となり、宅地建物取引士の文書への押印義務が撤廃され、重要事項説明書などの電子化が許可されています。

また、2023年10月1日から施行予定の「インボイス制度」では、改正電子帳簿保存法と同様、紙で受け取った適格請求書（インボイス）を電子化して保存することが認められる予定です。

環境への影響：紙の消費削減とそれに伴う自然保護

ペーパーレス化は、エコフレンドリーなビジネスの一環として認識されています。紙の製造は大量の木材を必要とし、それに伴って森林伐採が行われています。このような森林破壊は生態系への影響だけでなく、地球温暖化の一因でもあります。

また、紙の製造や輸送、廃棄によるCO2排出も無視できません。ペーパーレス化により、これらの環境負荷を大幅に削減し、持続可能な社会に向けた実質的なステップとなります。

コスト削減：印刷・保管コストの削減

紙とインク、プリンターのメンテナンス、保管場所の確保といった紙にまつわるコストは想像以上に大きいものです。これらの消耗品や設備、そして物理的なスペースは一定の費用を要求します。

さらに、紙の管理に関連する人件費も無視できません。ペーパーレス化により、これらの直接的なコストだけでなく、間接的なコストも大幅に削減することができます。

情報管理の効率化：デジタル化による検索性・共有性の向上

紙文書は物理的なスペースを必要とすること、また管理が難しく、特定の情報を見つける時には手間がかかることがあります。

それに対して、デジタル化されたデータはコンピューターやクラウド上で管理することが可能で、検索機能を使用して瞬時に必要な情報を見つけることができます。

また、デジタルデータは容易に共有・編集することも可能です。リモートワークの増加する現代においてはその利点は一層大きくなっています。したがって、ペーパーレス化は情報管理の効率化と業務プロセスの改善を可能にします。

①目的を明確にして、経営層を巻き込んだ全社的なプロジェクトとして検討する

ペーパーレス化の第一歩は、目的を明確にすることです。この目的はコスト削減や生産性向上、環境負荷の軽減など、さまざまな形で表現されるかもしれません。経営層を巻き込むことで、プロジェクトの重要性と専門性を強調し、必要な資源と支援を確保できます。

また、全社的なプロジェクトとして検討することで、社内の意識改革を促し、より良い結果を生むことが期待できます。

②ペーパーレス化の対象となる紙媒体をまとめる

次に、ペーパーレス化の対象となる紙媒体をまとめます。これには、契約書、報告書、会議資料など、日常業務で使用されるあらゆる書類が含まれる可能性があります。この段階では、各部署から情報を集め、全社の紙の使用状況を把握することが重要です。

③対象とした紙媒体を活用している関係者を巻き込む

紙媒体を活用している関係者を巻き込むことで、ペーパーレスの効果を最大化することができます。彼らの意見とフィードバックは、新たなシステムやプロセスの設計に不可欠です。さらに、彼らをプロジェクトの一部にすることで、変更への抵抗を最小限に抑え、新しいペーパーレス環境への適応を促進することができます。

④計画を立ててペーパーレス化を実装していく

最後に、計画を立ててペーパーレス化を実装していきます。この計画には、紙の使用を削減または排除する具体的な手段や新しい技術やシステムの導入、関連する研修や教育プログラムの開発などが含まれるべきです。計画の実行は段階的に行われ、定期的な評価と調整が重要となります。初期の段階では、特定の部署や業務を対象にペーパーレス化を行い、その結果を評価してから、全社的に展開するという方法も有効です。

プロジェクトの進行中も、継続的なコミュニケーションとフィードバックが重要となります。それぞれのステップにおいて、関係者全体がペーパーレス化の目標と進捗状況を理解し、達成に向けた努力を続けられるようにすることが必要です。

また、新しい技術やソフトウェアの導入は、社員の研修や教育が伴わなければ十分な効果を発揮しません。技術的な導入と並行しながらスタッフの教育と研修を計画し、実施することで、ペーパーレス化の取り組みを全社的に成功させることができます。

これら全てのステップが連携して行われることで、効果的なペーパーレス化が実現します。このプロセスは、組織全体が一丸となって、持続可能な環境への移行を目指すという大きな目標に貢献することでしょう。

クラウドサービスの利用

クラウドサービスはデータの保存と共有における革新的なツールです。Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのサービスや各種経理サービス、会議システムを使用すると、データをインターネット上に保存し、特定のアカウントからはどこからでもアクセスすることができます。

これは、リモートワークやテレワークが一般化する現代のビジネス環境において重要な機能であり、また、データのバックアップとリカバリーにも役立ちます。加えて、クラウドサービスは多くの場合、高度なセキュリティ機能を備えており、データの安全性を確保します。

電子署名の導入

契約書や承認書など、署名が必要な書類の処理は往々にして時間と労力を必要とします。電子署名ツールの導入は、これらのプロセスを大幅に効率化します。

ユーザーはデジタルデバイスから直接署名を行うことができ、文書の送受信、署名、保存が一元化され、ペーパーレス化の推進に大いに寄与します。電子署名ツールには、DocuSignやAdobe Signなどがあります。

デジタルツールの活用

スキャン機能付きのプリンターや専用のスキャナー、スマートフォンのカメラに対応したアプリ（例えば、EvernoteやMicrosoft Lensなど）を活用することで、紙の文書をデジタルデータに変換することが可能です。

これらのツールを使用すると、手書きのメモや図面、会議のホワイトボードに書かれた内容までもがデジタル化でき、一元的に管理し、必要な時に簡単に検索・共有することが可能になります。

その他、デジタル経理サービスや会議システム、業務用の備品のFAX発注をオンライン化する購買管理サービスなどを導入することによって、紙の文書を効率的にデジタル化することができます。

事例1：大手IT企業のペーパーレス化

• 課題

株式会社キタムラグループの経理部門は1300店舗からの消耗品購入の支払い依頼書を毎月手作業で請求書と照合するという負担がありました。また、各店舗も支払い依頼書の作成と経理部門への発送作業に時間を費やしていました。消耗品の購入時の小口出金処理業務も各店舗の作業負荷が大きい状況でした。また、これらの業務に付随してペーパーレス化が進まないという課題も抱えていました。

• 解決策

消耗品の購入から請求支払いまでをビズネットの購買管理プラットフォームで一元化することで、各店舗の手間を軽減できました。さらに、「請求支払い」を「検収支払い」に移行することで経理の負担の軽減に成功したのです。そして、購買管理プラットフォームの導入によって、依頼書や請求書などの紙資料のペーパーレス化を推進することができました。

• 効果

この改善策の実施により、経理部門の突合チェック作業と店舗の訂正作業が年間で約600時間削減されました。さらに、支払い依頼書の作成業務が不要となり、小口出金に伴う請求処理業務も大幅に効率化され、作業時間が削減されたとのことでした。また、ペーパーレス化の推進によって、費用面や工数面のコスト削減が実現しています。

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事例2：製造業のペーパーレス化

• 課題

株式会社ニッスイの原料開発部は、国内の約100拠点から消耗品の調達を担当していました。しかし、各拠点が電話、FAX、メールなどで異なる発注手段を用いており、これらを統一して仕入先への発注を行うのに多大な労力が必要でした。

同じく、仕入先からの請求に対しても、各拠点が個々に請求データを作成する等、業務工数が大量に消費されていました。当初は人間が多く介在する発注から請求に至る流れの中で、発注漏れや誤発注が頻発し、システムと運用の見直しが必要となっていました。

• 解決策

集中購買とペーパーレス化の推進、各拠点での発注手段の一元化、発注漏れや誤発注の防止を目指しました。加えて、支払業務と価格交渉の一元化、価格比較ツールとしての利用を可能にするため、インターネットを通じた調達が必要と判断し、ビズネットのサービスを活用することを決定しました。

• 効果

ビズネットの購買管理プラットフォームを活用してオペレーションを一元化することで、発注手段の統一、誤発注の防止、発注統制の強化などを実現しました。発注業務の効率化は工数を大幅に削減し、購買データの集約と活用により業務効率の向上を達成しました。さらに、ペーパーレス化を推進することで、コスト削減も実現しています。

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事例3：小規模企業(10〜50人規模)のペーパーレス化

• 課題

カフェ・モーニングスターは、成長途中のスタートアップ企業で、限られたリソースを最大限に活用しつつ、サステイナビリティも重視しており、その一部としてペーパーレス化を推進しています。

• 解決策

カフェ・モーニングスターでは、注文や在庫管理、従業員スケジューリング等の各種業務をデジタル化しました。また、社内のコミュニケーションや会議資料も全てデジタルに移行し、スマートデバイスやクラウドベースのツールを活用しました。

• 効果

ペーパーレス化により、カフェ・モーニングスターは経費の大幅な削減を達成し、運営コストの効率化に成功しました。また、情報の即時性とアクセシビリティが向上し、業務効率とサービス品質が大幅に改善しました。

事例４：政府や地方自治体のペーパーレス化事例

• 課題

東京都は、膨大な量の公文書を管理するとともに、高度な市民サービスを提供するために、効率化とデジタル化を推進しています。

• 解決策

東京都は、公文書のデジタル化とクラウドストレージの活用を通じて、文書管理を効率化しました。さらに、市民向けの申請手続きや情報提供をオンライン化し、手続きの簡略化と迅速化を図りました。

• 効果

これらのデジタル化により、公文書の管理コストが削減され、公文書のアクセシビリティが大幅に向上しました。また、市民へのサービス提供がスムーズになり、手続き時間の短縮と市民の利便性向上につながりました。さらに、これらのデジタル化は、都民の満足度向上にも貢献し、より高品質なサービス提供につながっています。

これらの事例は、ペーパーレス化が組織の規模や業界に関わらず、環境への負荷軽減だけでなく、コスト削減や業務効率化などの実際のビジネスへの利点を提供できることを示しています。ペーパーレス化は今後もさまざまな分野で進展を続け、それに伴うメリットもさらに増えていくことでしょう。

デジタルセキュリティ：情報漏洩防止策

ペーパーレス化とデータのデジタル化は、情報が電子形式で保存や管理、共有されるようになることを意味します。これにより、データが不正アクセスやハッキング、情報漏洩などのリスクにさらされる可能性があります。これを防ぐためには、各種のセキュリティ対策を講じる必要があります。

これには、データの暗号化、アクセス権限の厳格な管理、強力なパスワードポリシーの設定、セキュアなクラウドサービスの使用、定期的なセキュリティチェックとアップデート、そして社員へのセキュリティ意識の啓蒙と教育が含まれます。

法的な問題：電子文書の法的な有効性や保管期間

電子文書の法的な有効性を確保するには、適切な手段とプロセスが必要です。例えば、署名された文書が必要な場合、電子署名の利用が可能です。これは法的に認められ、文書の信頼性と完全性を保証します。

また、電子化された文書には、それが作成または変更された時間を証明するためのデジタルタイムスタンプを付与することが必要です。さらに、電子文書の保管期間についても法律で定められているため、その規定に従い、適切な保管と廃棄のプロセスを設けることが必要です。

社員のトレーニングと慣れ：新しい技術への適応

ペーパーレス化への移行は、新しいテクノロジーとツールの導入を必要とします。これには一定の期間、社員全員が新しいシステムに慣れてツールを効果的に利用することが求められます。初期の研修だけでなく、定期的なトレーニングとサポートを提供することで、社員が新しいツールをより効果的に利用できるようになります。

また、新たなテクノロジーに対する抵抗感や不安を扱うために、社員への明確なコミュニケーションとサポートも重要です。サポートによって社員が新しいシステムの利点を理解し、それがどのように彼らの作業を助けるのかを理解することとになります。さらに、フィードバックメカニズムを導入することで、社員からの意見や提案を収集し、システムの改善に役立てることも可能です。

さらに、ペーパーレス化の移行期間中は、技術的な問題や誤解が生じる可能性があります。そのため、ITサポートチームと密に連携し、発生した問題を迅速に解決する体制を確立することが重要です。問題が早期に解決されれば、社員のフラストレーションを軽減し、新しいプロセスへの移行をスムーズに行うことができます。

以上のような注意点を考慮に入れることで、ペーパーレス化への移行を成功させ、組織全体の生産性と効率性を向上させることが可能になります。

ペーパーレス化は企業の業務効率化や環境対策に繋がる重要な取り組みですが、適切な計画や準備なしに行われると失敗につながることもあります。

以下に、ペーパーレス化の取り組みが失敗に終わった事例を紹介します。これらの事例から教訓を引き出し、ペーパーレス化の進行をスムーズに進める手助けにしましょう。

事例1：不適切なデータ管理

ある中小企業は、業務のペーパーレス化を推進しましたが、その過程でデータ管理が不十分となり、重要な情報の一部を失いました。結果として、業務が混乱し、生産性が低下する事態に陥っています。

この事例から学べる教訓は、データ管理とバックアップの重要性です。ペーパーレス化は、適切なデータ管理体制が整っている場合にのみ成功します。データの整理、保存、バックアップの方法をしっかりと計画し、適切なシステムを選択することが重要です。

事例2：セキュリティー漏洩

高度なテクノロジーを採用している大手企業でも、デジタルセキュリティ対策が不十分な場合、データ漏洩と改ざんのリスクが増大します。一部の企業は、ペーパーレス化の取り組み中にセキュリティ対策を軽視し、結果的に機密情報の漏洩という重大な事態を引き起こしました。

この事例から学べる教訓は、デジタルセキュリティの重要性です。データをデジタル化することで、情報はハッキングやデータ漏洩のリスクにさらされます。このため、データの暗号化、アクセス制限、ファイアウォールの導入など、適切なセキュリティ対策を講じることが不可欠です。

事例3：ユーザー体験の低下

ある公共機関は、市民へのサービス向上を目指しペーパーレス化を進めました。しかし、システムの導入と運用が不十分だったため、新しいシステムに対応できず、市民からのクレームが増える結果となりました。

この事例から学べる教訓は、新システムの導入と教育の重要性です。新しいシステムを導入する際には、その使い方をユーザーに十分理解させるための教育やサポートが必要です。また、新システムがユーザーの利便性を向上させるものであることを確認することも重要です。

事例4：法律違反

電子化された情報の保管と利用には、法律による規制があります。一部の企業では、法律に照らし合わせた形でのデータ管理が不十分だったため、違法な行為となり、罰金やペナルティを受ける結果となりました。

この事例から学べる教訓は、法的な側面を確認し、尊重することの重要性です。電子文書の法的な有効性や保管期間について確認し、それに基づいたデータ管理を行うことが重要です。

以上の事例を踏まえると、ペーパーレス化の過程で発生する可能性のある問題に対応するための準備と対策が重要であることがわかります。ペーパーレス化は、適切な計画と実行があれば、確実に成功へと繋がる有望な取り組みです。

近年、企業や組織はペーパーレス化を推進する一方で、完全にペーパーレス化が困難な文書も存在します。そうした事例を踏まえて、なぜ完全なペーパーレス化が難しいのか、どのような対策が必要なのかを探ります。

1.法的な制約による事例

法律や規制により、一部の重要文書は紙の形で保管する必要がある場合があります。例えば、不動産の売買契約や遺言などは、紙に印刷して公証人の前で署名する必要があります。これは法的な有効性を保証するためで、このような場合は完全なペーパーレス化が難しいです。

2.文化や習慣による事例

一部の業界や地域では、伝統的な習慣や文化により紙の文書が重視されます。例えば、日本の企業ではビジネスカードの交換がビジネスエチケットとなっており、これをデジタル化するのは容易ではありません。また、教育分野では、生徒が紙に書くことで学習効果が上がるという研究結果もあり、教材を完全にデジタル化するのは難しいとされています。

3.テクノロジーの制約による事例

既存の文書をデジタル化する際には、質の高いスキャンや正確なデータ変換が必要です。しかし、古い文書や手書きの文書は、その特性上スキャンが困難であったり、デジタルデータに変換する際に誤解釈が生じたりする可能性があります。このようなケースでは、デジタル化するよりも、紙の文書を保管する方が適切な場合もあります。

以上のような事例を踏まえると、ペーパーレス化は多くのメリットをもたらすものの、それを達成するためには各種の課題を克服する必要があることがわかります。