間接材購買システムとは？直接材との違いと導入効果を解説

間接材購買システムは、企業における間接材の調達業務を効率化・最適化するためのシステムです。ここでは、間接材購買の定義からシステムが果たす役割、基本的な機能について解説します。

間接材購買とは

間接材購買とは、企業の売上や戦略に直接関わらない「経費購買品」を調達することを指します。具体例には、工具や保安資材、事務用品、消耗品、燃料、販促品などが挙げられます。

間接材購買に特化した購買管理システムの基本的な役割と機能は、以下のとおりです。

製品の生産に直接関わる原材料や資材などは「直接材」と呼ばれ、購買部門が一元的に管理することが一般的です。

直接材は製造部門が一元的に管理し、調達計画や在庫管理を厳密に行うことが一般的です。購買部門や調達部門はこれらを集中管理し、サプライヤーとの長期契約や価格交渉を戦略的に進めます。

一方で、間接材は個人または各部署で購買活動を行うことが多く、こうした活動が調達コストを膨らませる要因となっています。

誰がいつ何をいくらで購入したのか把握しづらくなり、コスト管理や支出の可視化が困難になってしまうのです。

さらに間接材は品目数が膨大で、少額の購買が頻繁に発生する特徴があります。このため、購買データが各部署に散在し、全社的な購買状況を把握できないという課題を生みやすいのです。

多くの企業で間接材購買の一元化が進んでいない理由には、間接材で取り扱う品目や取引サプライヤーが多岐にわたり、管理が煩雑化しやすいことが挙げられます。ここでは、間接材購買が抱える4つの典型的な課題について具体的に解説します。

• 品目数の多さと購買の分散
• 属人化とデータの散在
• 標準化が進まない問題
• 不正やルール逸脱のリスク
  

品目数の多さと購買の分散

間接材購買の第一の特徴は、取り扱う品目数が非常に多く、購買活動が組織全体に分散していることです。文房具ひとつをとっても、ペンやノート、ファイルといった細かな品目があり、それぞれ異なるサプライヤーから調達されるケースも少なくありません。

各部署が独自に必要な物品を発注するため、同じ商品を複数のサプライヤーから別々の価格で購入している事態も起こりえます。結果として購買先が乱立し、取引条件もバラバラになりがちです。

購買活動が各部署に分散していることで、「誰が」「どのサプライヤーから」「いくらで」「何を」購入しているのか、リアルタイムで可視化できなくなってしまうのです。こうした非効率な購買プロセスは、担当者の負担を増大させる要因となっています。

属人化とデータの散在

間接材購買において深刻な課題のひとつが、業務の属人化とデータの散在です。購買活動が各部署や個人に委ねられているため、発注方法や取引先の選定基準が担当者ごとに異なってしまうのです。

この状態では、担当者が異動や退職をした際に「どのサプライヤーとどのような条件で取引していたのか」が引き継がれず、業務が停滞するリスクがあります。

また、過去の購買履歴が個人のパソコンやメールボックスに埋もれてしまうと、購買データを組織の資産として活用できません。

購買データが各部署のExcelファイルや紙の伝票として保管されている場合、全社的な購買状況を把握するには各部署から情報を集める必要があります。この作業には膨大な時間と労力がかかり、リアルタイムでの分析はほぼ不可能です。

さらに、属人化が進むと不正やルール逸脱のリスクも高まります。購買プロセスが可視化されておらず、誰がどのような基準で発注しているのかチェックできないため、不適切な取引が見逃される可能性もあるのです。

KPMG FASが2024年に実施した調査によると、過去3年間で不正が発生した上場企業は約32%に達しています。内部不正は、決して他人事ではありません。

標準化が進まない問題

間接材購買において標準化が進まない背景には、企業内での優先順位の低さがあります。間接材は製品の製造や販売に直接関わらないため、経営層の関心が向きにくい領域だからです。

購買プロセスが部署ごとに異なると、全社的な購買ポリシーを徹底することが難しくなります。承認フローが統一されていなければ、高額な購買が適切なチェックを受けずに実行されるリスクもあります。

購買先の選定基準が曖昧なまま各担当者の判断に委ねられていると、「ある部署では適正価格で調達しているが、別の部署では割高な価格で購入している」といった事態すら起こり得ます。

また購買プロセスが統一されていないと、新しい担当者が業務を覚えるのに時間がかかり、ミスも起こりやすくなります。全社的な購買ポリシーを策定し、購買プロセスを標準化することが重要です。

不正やルール逸脱のリスク

間接材購買において見過ごせないリスクが、不正やルール逸脱の発生です。購買活動が各部署や個人に分散し、可視化されていない状態では、不適切な取引が行われても発見しにくくなります。

購買プロセスに明確な承認フローが設定されていない場合、「誰がいくらまで承認できるのか」が曖昧になり、チェック機能が働きません。

購買履歴が適切に記録・保管されていなければ、事後的に問題を発見することも困難であり、取引形態がブラックボックス化します。

企業が定めた購買ポリシーが現場に浸透していない場合、「承認が必要な金額を超える購買を承認なしで実行してしまう」といった形で、担当者が意図せずルールを破ってしまう可能性も出てくるのです。

こうした課題に対しては、購買管理システムを導入することですべての購買活動を記録し、承認プロセスを自動化しましょう。誰がいつ何を発注したのか、承認者は誰だったのかといった情報が残るため、不正の抑止力となり、問題発生時にも迅速に原因を特定できます。

間接材購買のコスト削減を検討する際は、いきなりシステム導入に進むのではなく、まず現状把握とルール整備から段階的に進めることが重要です。

第1ステップは、自社で扱っている間接材の品目と取引先、発注頻度や金額の実態を棚卸しし、「どこで・何に・いくら使っているのか」を可視化することです。この段階で、同じような商品を複数の取引先から重複して購入していたり、使われていない在庫が残っていたりするケースがよく見つかります。

第2ステップでは、可視化した情報をもとに取引先や品目の集約を進め、標準品・推奨品を決めていきます。発注先を絞り込み、価格条件や納期条件を見直すことで、単価の適正化とボリュームディスカウントの効果を得やすくなります。

第3ステップとして、定めたルールや標準品を現場で運用できるようにするため、承認フローや発注方法を整備し、その実行基盤として購買管理システムを活用します。このようにプロセスを踏むことで、システム導入による効果を最大化しやすくなります。

間接材購買を単に集約するだけでは、たとえ購入コストを抑えられても、オペレーションコストが増加してしまう結果となりかねません。そこで導入を検討したいのが「購買管理システム」です。

購買管理システムを導入することで、システム上での効率的な購買が可能となり、オペレーションコストの増加を回避できます。

特に近年では、SaaS型の購買管理システムが注目されています。システムによっては初期費用を抑えられる点や、インターネット環境があればどこでも利用できる点が、大企業・中小企業問わず導入が進んでいる理由です。

とくに製造業の工場における間接材・消耗品の調達や管理において、購買部門にかかる業務負荷は月あたり20時間にのぼるという調査もあります。購買管理システムを導入することで、業務負荷や時間を削減し業務効率や働き方改革につなげられる可能性もあるのです。

ここでは、間接材購買に特化したシステムを導入するメリットを紹介します。

一元化により業務効率をアップできる

間接材購買に特化したシステム導入することで、個人や各部署で行っていた間接材購買を一元化し、調達プロセスを改善できます。その結果、大幅な効率化を実現できるでしょう。

間接材の選定や発注がシステム上でのスムーズに行えるため、発注までの時間が減り、リードタイムの短縮効果も期待できます。

購買先の集約により調達コストを削減できる

システムを導入して間接材の購買先を集約することで、最安値で商品を購入できるようになる点もメリットといえます。1回あたりの取引量が増えることから、サプライヤーに対して適正な価格交渉をしやすくなるためです。

また、ペーパーレス化による発注書や帳票の印刷コストの削減も期待できます。紙媒体での管理ではなくなるので、社外からでも購買状況をすぐに確認でき、タイムロスが発生しません。

承認制度により内部統制を強化できる

購買管理システムを導入すれば、購買承認フローを適切に管理できるため、内部統制を強化することが可能です。個人や部署単位で間接材を購買する体制の場合、調達ルールが遵守されず、不正が発生するリスクがあります。

購買管理システムには、企業ルールに合わせて承認設定をカスタマイズできる機能もあります。自社の人員構成に適した承認設定を行うことで、スムーズかつ安全な調達活動を実現できます。

購買プロセスにおける内部統制の必要性や不正のリスクについては、下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」

購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介

組織内で必要となる資材を確保する購買プロセスでは、購買業務の適性化や不正対策などを行うために内部統制を徹底することが欠かせません。 今回は、購買プロセスにおける内部統制の必要性を解説した上で、内部統制を徹底するために押さえるべきポイントを解説します。 また、適正な購買プロセスを実現できる購買管理システムについても紹介します。ぜひ参考にしてください。

なお、お役立ち資料として「調達・購買部門のための内部統制ガイド」をご用意いたしました。ぜひ以下よりダウンロードのうえ、自社の調達・購買部門の改善にお役立てください。

ヒューマンエラーを削減できる

購買管理システムの導入により、ヒューマンエラーを削減できるメリットもあります。システムを活用することで、入力作業などを減らし、関係者間で購買情報をリアルタイムで共有できるためです。

発注履歴や納入状況を即座に把握できるようになり、人的なミスの防止につながるでしょう。また、購買データがシステム上で管理されることで、属人化の防止にもつながります。

ここからは、間接材購買を効率化できる「購買管理システム」を選ぶポイントを3つ紹介します。

自社の課題解決に適しているか

大前提として、自社の課題解決が可能な購買管理システムを選ぶことが重要です。たとえば、「請求書処理の時間を短縮したい」「発注から納品までの購買フローを最適化したい」など、課題に応じたシステムを選定する必要があります。

一口に購買管理システムといっても、間接材購買に特化したシステムや、直接材と間接材の購買に対応したシステム、特定の業務を効率化できるシステムなどがあります。間接材購買に特化したシステムを選べば、幅広いサプライヤーから最安値の商品を簡単に見つけられるでしょう。

このように自社の課題を見極めたうえで、最適な購買管理システムを選ぶことが大切です。

一連の購買プロセスに対応しているか

購買管理システムを選ぶ際は、間接材の選定から発注、納品までの一連の購買プロセスをカバーするシステムを選ぶ必要があります。

たとえば、見積査定業務など特定業務に特化したシステムでは、機能に制限があるため、購買業務全体の効率化を達成できない可能性があります。そのため、自社のルールに合わせた運用設定などが行えるシステムを選ぶことが重要です。

既存の自社システムと連携できるか

購買業務は、請求や支払いなどの後工程が必ず発生します。そのため、既存の会計システムと連携できる購買管理システムを選ぶことが重要です。

会計システムと連携して、購買の請求情報を会計システムに自動で取り込めば、業務の効率化・コスト削減を実現できるでしょう。

操作性・サポートが優れているか

豊富な機能を搭載している購買管理システムであっても、操作性が悪ければ運用が難しくなります。そのため、導入企業数が多いかどうか、そのシステムの操作性や機能性の評価を確認したうえで選定しましょう。

また、システムの導入と運用を円滑に行うために、システム提供元のサポート体制が充実しているかを確認することも重要です。充実したサポートがあれば、余分な工数をかけずに済みます。

導入にかかる費用などについては、こちらの記事にまとめています。コストパフォーマンスに優れたシステムの選び方を詳しく知りたい方は是非チェックしてみてください。

ここでは、おすすめの間接材購買システムを紹介します。各システムの特徴を把握したうえで、自社に最適なシステムを選定しましょう。

• 購買管理プラットフォーム（ビズネット株式会社）
• モノタロウ(株式会社MonotaRO)
• リーナー購買（株式会社Leaner Technologies）
• SOLOEL購買システム（ソロエル株式会社）
• べんりねっと（株式会社カウネット）
• パーチェスワンクラウド（SB C&S株式会社）

購買管理プラットフォーム（ビズネット株式会社）

間接材特化の購買管理システムです。1億1,000万点以上の商品を取り扱い、すでに14,000社以上の企業様に導入いただいています。ベーシックカタログ機能に加え、既存取引先を電子カタログ化する「ユーザーカタログ機能」、さらには複数カタログから最適な価格を探せる「横串検索機能」や「最安値検索機能」を備えています。

初期費用および月額費用は基本無料ですが、承認ワークフロー機能や、運用・承認・費目の詳細設定が行える購買管理機能、システム連携機能など多くの機能を活用できます。請求の一元化にも対応し、煩雑な購買業務の整理を支援できるのも特長です。購買情報が可視化されることで発注ミスが軽減し、全社的なガバナンス強化も実現します。

ONE SOURCE Lite(株式会社MonotaRO)

既存システムの改修が不要で、スマートフォンやタブレット端末からもブラウザフリーで操作できるサービスです。現場での利用にも適しています。初期導入費および運用費が無料で、多段階承認や金額制限設定といった柔軟な承認ワークフロー機能を備えており、稟議申請作業の効率化とガバナンス強化を実現します。

請求明細はCSVやPDFデータでダウンロードでき、経理処理の効率化が図れるほか、納期や返品等の問い合わせを一括で受け付ける「専用コールセンター」によるサポートも提供されています。

リーナー購買（株式会社Leaner Technologies）

誰でも直感的に使える操作性が特徴です。AIを活用した購買記録の自動集約・分析機能や、間接材購買の企画・設計から実施までを代行するBPO（購買業務代行）サービスも提供しており、コスト構造改革と業務の見える化を支援します。

導入に際しては、課題整理やロードマップの設計、サプライヤー説明会まで一貫した伴走サポートが行われます。事務用品やMRO資材といった「物品」だけでなく、施設管理、IT、人事サービスといった「サービス材」の購買管理にも幅広く対応しています。

SOLOEL購買システム（ソロエル株式会社）

大規模組織向けの「Enterprise」と、より手軽な「Light」の2つのラインナップがあり、カタログ購買だけでなく、外部カタログ接続や見積購買（Enterpriseのみ）など、企業のニーズに合わせた購買プロセスの効率化を実現します。

システムの提供にとどまらず、導入後の運用設定を代行する「クライアントシステムサポート」や、見積・発注処理・納期督促などの日々の実務を代行する「プロキュアメント業務代行サービス」も展開しています。

べんりねっと（株式会社カウネット）

充実した購買管理機能が特徴で、自社の業務フローに合わせた承認機能や検収機能や、複数の外部サイト連携カタログを横断して検索できる「サイト間一括検索」などの便利な機能を備えています。

SAPやOracleといったERPシステム、独自の基幹システムとの豊富な連携実績もあり、複数の拠点や購入先が存在する場合でも、システムを通じて購買を一元化することが可能です。

パーチェスワンクラウド（SB C&S株式会社）

ソフトバンクグループのSB C&S株式会社が提供する間接材購買管理ソリューションです。クラウド型購買管理システムである「パーチェスワンクラウド」を中心に、購買業務の可視化・診断を行う「改善支援」、オペレーションを代行する「購買BPO」、バイヤーの交渉力を強化する「調達イネーブルメント」という3つの支援サービスを組み合わせて提供しています。

単なるシステムの提供にとどまらず、豊富な実績に基づいた標準化や全社最適の実現を強力にサポートし、企業の購買DXを推進する点が大きな特徴です。

間接材購買を一元化する購買管理システムを導入することで、業務の効率化や調達コストの削減、内部統制の強化といったメリットが期待できます。システムを導入する際は、「自社の課題解決に適しているか」「一連の購買プロセスに対応しているか」といったポイントを押さえて選びましょう。

ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、すでに14,000社以上の企業様に導入いただいているSaaS型の購買管理システムです。最安値商品のワンクリック検索や、自社のルールに合わせた運用・承認設定も行えます。

導入・運用に向けたサポート体制も充実していますので、まずはお気軽にご相談ください。