消耗品の具体例や仕訳方法を把握し、自社の業務に役立てたいという方も多いのではないでしょうか。一口に消耗品といっても、事務用品や機器・什器類などの種類があり、仕訳や管理に関するポイントも異なります。
今回は、消耗品の概要や備品と消耗品の違い、消耗品と雑費の違いなどを紹介したうえで、消耗品の例を詳しく解説します。さらに、消耗品費として計上できるのはいくらまでなのかという疑問にお答えし、仕訳する際の方法や注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
消耗品とは、利用頻度が高く、消費サイクルの早い物品を指します。具体例として、帳簿や文房具、用紙、ガソリンなどが消耗品に当てはまります。
また、会計上の仕訳では、少額のものを計上するときに使用する「消耗品費」の勘定科目が用いられることが基本です。国税庁では、消耗品費を「使用可能期間が1年未満か、取得価額が10万円未満の什器備品の購入費」と定義しています。
なお、消耗品を購入した場合であっても、決算時に未使用のストック分などは「貯蔵品」として計上することが一般的です。
備品とは、取得価額が10万円以上30万円未満、もしくは耐用年数が1年以上の物品のことです。勘定科目は「備品」で、少額の物品を購入した際に用いられます。消耗品費の使用可能年数などの条件を超えた物品に対し、備品の勘定科目が用いられるケースが多い傾向にあります。
取得価額に関しては、本体代金に加えて工事費用などが含まれることに留意が必要です。たとえば、エアコンを購入した際の本体代金と据付工事費用が併せて10万円超の場合、備品として計上することになります。
なお、備品は固定資産として取り扱うため、減価償却が必要なこともポイントです。備品管理の概要や取り組むメリット、流れなどは以下の記事で詳しく解説しています。
「備品管理とは?取り組むメリット・流れ・実施のポイントについて詳しく解説」
消耗品費や備品といった勘定科目に当てはまらない物品や、少額かつ使用頻度の低い物品、一時的な費用を処理する際は、「雑費」として計上します。雑費の具体例としては、ゴミ処理費用、写真の印刷代、オフィス周辺の植栽の手入れなどが挙げられます。
また、雑費として計上する際は、内訳を記載する必要がないため便利な一方、企業としての支出が不透明になるおそれがあります。雑費計上が多すぎると、使途不明金があると判断され、税務署から指摘を受ける可能性もあるので注意が必要です。
一般に、雑費は経費総額の10%未満に抑えておくとよいとされています。
消耗品は、以下のように大きく6つに区分されます。
ここでは、消耗品の区分ごとに具体例や特徴を解説します。
事務用品は、事務に関連する消耗品を指します。事務用品の例として、以下の消耗品が挙げられます。
【事務用品の例】 |
ボールペン、封筒、付箋、コピー用紙、インク、トナー、印鑑、名刺、領収書、請求書、見積書など |
なお、消耗品費とは別に、「事務用品費」という勘定科目もあります。事務用品は購入時の点数や金額が大きくなる傾向のため、事務用品費として区別することで、自社の経費を把握しやすくなるでしょう。
作業用消耗品とは、工場などで作業をする際に必要な消耗品のことです。具体例として以下が挙げられます。
【作業用消耗品の例】 |
工具、手袋、ドライバー、ペンチ、ヘルメット、潤滑油、長靴、旋盤の替刃など |
上記の作業用消耗品のなかでも、特に工具は、安全に作業を進めるために管理を徹底する必要があります。工具を適切に管理できていないと、紛失したと勘違いして新しく購入するなど、コスト増のリスクも高まってしまいます。
日用品は、オフィスや工場で従業員が快適に働くために必要な物品のことで、例として以下が挙げられます。
【日用品の例】 |
ティッシュペーパー、トイレットペーパー、タオル、石鹸、清掃用品、洗剤、ゴミ袋、蛍光灯など |
10万円未満のパソコン、及びパソコンの周辺機器も消耗品費としての計上が可能です。パソコン用品の具体例としては以下が挙げられます。
【パソコン用品の例】 |
キーボード、マウス、モニター、LANケーブル、DVD、CD、USBメモリ、SDカードなど |
また、ソフトウェアの購入費用やクラウド型システムのライセンス費用を、消耗品として計上するケースもあります。ただし、備品や器具備品といった勘定科目で処理することもあるので留意が必要です。
機器・什器も、取得価額などによっては消耗品に分類されます。機器・什器類の具体例は以下のとおりです。
【機器・什器類の例】 |
机、椅子、本棚、ロッカー、ホワイトボード、電話、カメラ、テレビ、エアコン、プロジェクター、時計、空気清浄機、冷蔵庫、電子レンジ、プリンターなど |
前述のとおり、取得価額は本体の購入代金に加えて、設置工事費などが加算されることに留意しておきましょう。取得価額が10万円以上の場合は、機器・什器類を消耗品として計上できません。
上記で挙げたほかにも、会計上で消耗品として計上できるものは複数あります。その他の消耗品の例は以下のとおりです。
【その他消耗品の例】 |
ガソリン、軽油、灯油、車両用オイル、ワイパー、ドライブレコーダー、観葉植物、収入印紙など |
なお、ガソリンの費用を「車両費」の勘定科目で処理する会社もあるため、自社の規定をチェックしておくことが大切です。
ビズネットでは、消耗品の購買管理を効率的におこないたい方へ、お役立ち資料の「購買管理のはじめ方ガイド」をご用意いたしました。
購買管理の基礎知識や、購買管理の課題解決方法などについてご紹介しています。
ぜひチェックしてみてください。
前述のとおり、消耗品費として計上できるのは取得価額が10万円までと決められています。ただし、取得価額が10万円以上でも、耐用年数が明らかに短い物品については、消耗品の取り扱いとなることもあるので留意しておきましょう。
また、セットで購入するケースや、同一品を複数購入するケースにも注意が必要です。たとえば、本体価格8万円のパソコンと周辺機器を併せて購入したときの取得価額が10万円以上の場合は、備品の扱いとなります。
机や椅子を購入した場合も、購入したときの合計金額を計上するため、10万円以上の金額がかかった際は備品に分類する必要があります。
今回はお役立ち資料として、経理部門の支払業務における問題や、解決策となる購買管理が便利になるサービスなどについてまとめたガイドをご用意いたしました。支払業務を効率化したいという方は、ぜひチェックしてみてください。
消耗品の仕訳は、以下のように大きく2つのパターンに分かれます。
ここでは、それぞれのパターンごとの仕訳方法を紹介します。
物品の購入時に「消耗品」として仕訳し、決算時に使用分を「消耗品費」へと振り替える場合の仕訳方法について紹介します。
たとえば、1個あたり2,000円のインクカートリッジを現金で5個購入した場合は、借方・貸方の仕訳を以下のように行います。
借方 | 貸方 | ||
消耗品 | 10,000円 | 現金 | 10,000円 |
その後、決算のタイミングでインクカートリッジを3個使用しており、2個余っていた場合は以下のように仕訳します。
借方 | 貸方 | ||
消耗品費 | 6,000円 | 消耗品 | 6,000円 |
上記のとおり、インクカートリッジ3個分の金額である6,000円を消耗品費として振り替えましょう。
物品の購入時に「消耗品費」として仕訳し、決算時に未使用分を「消耗品」へと振り替える場合の仕訳方法について紹介します。
こちらでも、1個あたり2,000円のインクカートリッジを、現金で5個購入した場合を例に解説します。借方・貸方の仕訳は、以下のように行います。
借方 | 貸方 | ||
消耗品費 | 10,000円 | 現金 | 10,000円 |
決算のタイミングでインクカートリッジを3個使用しており、2個余っていた場合は、以下のように仕訳します。
借方 | 貸方 | ||
消耗品 | 4,000円 | 消耗品費 | 4,000円 |
上記のように、未使用のインクカートリッジ2個分の金額である4,000円を、消耗品として振り替えましょう。
企業が消耗品を購買する際は、仕訳のルールを決めておくことが重要です。というのも、消耗品を仕訳する際に他の勘定科目と混同してしまうと、経費の仕訳が適切に行えなくなるためです。ルールの具体例として、以下が挙げられます。
また、固定資産は消耗品費に仕訳できないことにも留意しておきましょう。使用可能期間が1年以上で、取得価額が10万円以上の物品は固定資産の扱いとなるため、消耗品費としての計上ができません。
原材料や部品といった「主資材」の在庫管理に注力している企業は多い一方、消耗品や備品といった「副資材」の管理まで手が回っていない企業は少なくありません。基本的に副資材は数量・種類が多いため、適正な在庫量がわかりにくいことや、業務負荷が大きいことが理由に挙げられます。
副資材の管理を効率的に行う方法として、購買管理システムの導入がおすすめです。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、ITトレンドの購買システム部門で年間ランキング1位を獲得している購買管理システムで、以下のような特徴を備えています。
「購買管理プラットフォーム」には上記のような特徴があるため、消耗品の購買・管理の効率化にも役立てられるでしょう。
「購買管理プラットフォーム」の導入事例として、今回は備品消耗品の購買業務1件あたりにかかっていた発注時間を3分の1以下に短縮できた、小田急電鉄株式会社様の例を紹介します。
もともと同社では、消耗品類や備品の購入に際し、基幹システムのワークフローが要求部門と購買部門をまたがっていることによるリードタイムの長期化や、ECサイトでの個別発注による購入実績の未把握などの課題を抱えていました。
そこで、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入したところ、購買管理プラットフォーム上で商品の購入から納品までを完結できるようになったほか、購入実績の一括管理も行えるようになりました。
結果的に、1件あたりの購買業務にかかる時間を3分の1以下に短縮でき、業務時間の削減に成功しています。さらに、ビズネットの請求書取りまとめサービスの利用によって、処理業務の削減も実現できました。
その他の導入事例は、ホワイトペーパー「導入事例集」にまとめております。ぜひチェックしてみてください。
使用可能期間が1年未満、あるいは取得価額が10万円未満の物品は、消耗品として取り扱えます。消耗品には、事務用品や作業用消耗品、日用品などの複数の種類があるため、適切に購買管理を行い、コスト低減に努める必要があります。
消耗品の購買・管理を最適化し、業務時間を削減したいという方は、ぜひビズネットの「購買管理プラットフォーム」の導入をご検討ください。当システムなら、サプライヤー商品を会員様向けのディスカウント価格で購入できるほか、自社のルールに合わせた運用・承認設定なども可能です。
自社のニーズに合わせた最適なプランのご提案も可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
PAGE TOP