取引先が増えるほど、見積もり依頼や発注・納品・請求といった購買業務は煩雑になり、担当者の負担も増していきます。そこで注目されているのが、EDI（電子データ交換）による業務の自動化です。購買業務の効率化を目的に、EDIの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
今回は、購買システムのEDIの概要や種類を紹介した上で、EDIを利用するメリット・デメリットを解説します。併せて、EDI対応の購買システムを選ぶ際のポイントについても詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）とは、企業間の受発注・出荷・請求・支払いなどの各種取引を、通信回線を通じて電子データとしてやり取りすることです。購買システムで電子データの自動交換が行われているときは、「EDI取引」と呼ばれます。
EDIを活用すれば、自社システムへの手入力や、FAX・郵送などの省略化を図れます。EDIで行われるデータ変換の種類は、以下のとおりです。
| データ変換 | 概要 |
| 文字コード変換 | 「シフトJIS」「Unicode」などの種類のうち、自社のシステムで扱える文字コードに変換する |
| レイアウト変換 | 「固定長形式」「CSV形式」「XML形式」などの種類のうち、自社のシステムで扱えるレイアウトに変換する |
| データコード変換 | 商品に付与されるデータコード（データ番号）を、自社のシステムで扱えるように変換する |
購買管理システムの詳細やシステムの種類については、ぜひ以下の記事をご参照ください。
「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」
EOS（Electronic Ordering System：電子発注システム）とは、タブレット端末などを使って発注を行えるシステムのことです。主に、小売業や卸売業でスタッフが在庫情報を確認し、発注する際に用いられます。
EDIの仕組みを一部取り入れたシステムであるため、EOSはEDIの一種として捉えると良いでしょう。
API（Application Programming Interface）とは、ソフトウェアやプログラム、ウェブサービスを連携させる仕組みのことです。一方、EDIはインターネットや専用回線を利用して、あらかじめ定められたフォーマットで電子データを交換する仕組みを指します。
EDIは決められた形式に沿ってデータをやり取りするのに対し、APIはより柔軟に多様な形式のデータを送受信できる点が特徴です。このように、両者には機能や目的に違いがあります。
購買システムのEDIの種類として、以下の4つが挙げられます。
EDIの種類ごとの特徴について、詳しく見ていきましょう。
個別EDIは、取引先ごとに、データの変換形式やフォーマットを設定できることが特徴です。カスタマイズの自由度が高いため、細かなルールがある場合も対応できる利点があります。
一方、取引先ごとにEDIシステムを構築するので、多くの取引先とやり取りする場合は適さない可能性が高いでしょう。発注者主導でルール策定するケースが多いことから、受注者側は画面表示やレイアウトが得意先によって異なる「多画面問題」に対応する必要があります。
標準EDIは、第三者機関がデータ変換形式やフォーマット、EDI取引規約などを設定したものを指します。すでに標準化されたEDIを利用するため、取引先が複数ある場合もスムーズなEDI運用が可能です。
たとえば、中小企業向けの標準EDIとして「中小企業共通EDI」があります。中小企業共通EDIを活用すれば、IT利用に慣れていない中小企業でも、低コストかつ簡単に受発注業務のIT化を促進できるでしょう。
標準EDIの中でも、特定の業界に特化したEDIは「業界VAN型」と呼ばれています。一般に、標準EDIの場合、必要な商品コードのルール決めや変換作業は発生します。しかし、業界VAN型なら、商品コードや取引先コードが業界共通として標準化されているので、これらの手間を省略できることが特徴です。
具体的な業界VAN型のEDIとして、酒類・加工食品業界向けや医療機器業界向け、医薬品業界向けなどがあります。
WEB-EDIは、インターネット回線を利用して、商取引データをやり取りするEDIのことです。従来のEDIでは専用回線やVAN（付加価値通信網）を使用しているのに対し、インターネットを利用するWEB-EDIなら、低コストかつ柔軟な運用を実現できます。
また、WEB-EDIには大きく2種類あり、インターネットブラウザを介してデータの送受信を行う「WEBブラウザ型WEB-EDI」と、ファイル転送ソフトウェアを介してデータの送受信を行う「ファイル転送型WEB-EDI」があります。
次に、購買システムでEDIを利用するメリットを3つ解説します。
購買システムのEDIを活用することにより、発注業務の大幅な効率化が見込まれます。具体的には、書類作成やチェック作業の迅速化・省力化、FAX送信や郵送の省略化などにより、取引先とのスムーズなやり取りを実現できます。
また、購買に関する情報をシステム上で一元的に管理できるため、作業効率をアップするとともに、作業漏れの防止にも役立つでしょう。購買情報を蓄積し、次回の購買に活かすことも可能です。
EDIによって、経費や人的コストの削減といった効果も期待できます。たとえば、ペーパーレス化によって、用紙代や印刷代、郵送代、それらの作業にかかる人的コストなどを削減可能です。これにより、書類の保管コストやスペース確保の必要もなくなるでしょう。
さらに、購買システム上で管理することで、人的ミスによる損失を減少させる効果も期待できます。ペーパーレス化の進め方や効果については、以下の記事で詳しく解説しています。
「ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方とその効果とは？業務効率や生産性に対する影響について解説」
EDIでは、両社合意の標準化されたルールのもとで商取引データの送受信を行うため、内部統制の強化を図れることもメリットです。購買業務の属人化やブラックボックス化に陥ると、購買担当者の不正を誘発するリスクがあります。そこで、EDI対応の購買システムを活用することで、商取引データの透明性を確保できるでしょう。
なお、WEB-EDIの場合、通信内容が暗号化技術によって隠されるので、セキュリティ性を確保しやすい利点もあります。
購買プロセスにおける内部統制の必要性や不正リスクについては、ぜひ以下の記事をご覧ください。
「購買プロセスにおける内部統制の必要性｜購買業務における不正リスクも紹介」
ビズネットでは、内部統制の構築に取り組みたい企業様向けに、お役立ち資料をご用意しております。内部統制の基礎知識や不正例について紹介していますので、ぜひご一読ください。
続いて、購買システムでEDIを利用するデメリットについても見ていきましょう。
購買システムのEDIを利用する際、システム連携等に一定のコストがかかることに留意が必要です。とはいえ、前述のとおり、EDIによる業務効率化やコスト削減といったメリットも多いでしょう。
システム提供事業者としっかりと打ち合わせた上で、自社におけるEDI利用を検討することが大切です。
購買システムの障害や通信エラーといったトラブルが発生すると、一時的にEDIが利用できなくなるおそれもあります。利用できないときの対策などを事前に策定しておくことで、トラブル発生時も迅速に対応できるでしょう。
また、一口に購買システムといっても、自社サーバーでシステム構築する「オンプレミス型」と、インターネット上のサービスを利用する「クラウド型」の2つに大別されます。クラウド型の購買システムなら、システム提供事業者がメンテナンスなどを行っているため、自社でトラブルに対応する必要がありません。
ここでは、EDI対応の購買システムを選ぶ上でのポイントを解説します。
購買システムを選定する際は、自社の既存運用システムと連携できるかを確認しておきましょう。たとえば、自社の会計システム等と連携できれば、購買に関する工程のみだけでなく、請求・支払いなどの後工程も含めてDX化を図れます。
万一、購買システムの連携性を確認せずに導入した場合、自社システムの大規模な改修、リプレイスが必要になる可能性もあります。
なお、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、HUE PurchaseやSAP ARIBA、ORACLE ERP、およびお客様の自社開発システムなど、システム連携の実績があり、幅広い環境に柔軟に対応が可能です。お客様のご要望やシステム構成に合わせて最適なソリューションをご提案しますので、ぜひご相談ください。
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https://www2.biznet.co.jp/integration/
EDI利用のほかに、自社が必要とする機能が購買システムに搭載されているかを確認することが大切です。自社に必要な機能を整理するため、まずは業務を棚卸しした上で優先順位付けを行い、システム選定に活かすと良いでしょう。
たとえば、承認設定機能があれば、自社のルールに合わせて承認設定・条件設定などを行えるため、ワークフローの最適化による業務効率化を図れるでしょう。
ほとんどの購買・調達部門は、直接材の調達がコア業務のため、間接材の調達には多くのリソースを割けていない状況です。間接材の調達にビズネットの購買管理システム「購買管理プラットフォーム」を導入すれば、すでに値段交渉された会員価格で、5,000万品目以上のサプライヤー商品を購入できます。
また、「購買管理プラットフォーム」はITトレンドの購買管理システム部門で年間ランキング1位を獲得しており、14,000社以上の企業様にご利用いただいている実績もあります。
その他、「購買管理プラットフォーム」には以下のような特徴もあります。
上記のとおり、自社のルールに合わせて運用・承認設定を行えるほか、標準機能であれば導入費用・月額基本料は無料でご利用いただけます。
一口にEDIといっても、「個別EDI」「標準EDI」「標準EDI（業界VAN型）」「WEB-EDI」と4つの種類に分かれており、それぞれ特徴が異なります。購買システムでEDIを利用するメリット・デメリットを把握した上で、自社での活用を検討しましょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、5,000万品目以上のサプライヤー商品を購入できる、間接調達に特化した購買管理システムです。最安値商品を横断的にワンクリックで検索できるほか、運用・承認設定などのカスタマイズにも対応しているため、自社のニーズに合わせて柔軟にご活用いただけます。
自社の課題をヒアリングした上で最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
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