発注業務が煩雑で時間がかかると感じる場面も多いでしょう。しかし、効率化を進めるために何から手をつけるべきか悩むことも少なくありません。まずは、現状の業務フローを見直し、改善の余地がある部分を明確にすることが大切です。
今回は、発注業務における課題を解説した上で、効率化するための具体的な方法を紹介します。さらに、発注業務を効率化するシステムを導入するメリットや、システム選定時のポイントなども解説するので、ぜひ参考にしてください。
まずは、発注業務における課題について紹介します。
発注業務では、以下のように多くのプロセスが関わるため、工数がかかりやすいという課題があります。
また、発注プロセスは、商品の特性や業界の商習慣に合わせて構築する必要があり、担当者の負担となりやすいことも課題です。さらに、商品によっては、在庫切れを防ぐために1回あたりの発注量を多くするので、過剰在庫の原因にもなるでしょう。
このような課題を解決するためには、受発注業務の全体的な流れを見直すことが重要です。受発注業務の詳細な内容や効率化の方法については、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
「受発注業務の全てを徹底解説！業務内容・流れ・フローや効率化の方法などを詳しくご紹介」
発注をFAXで行っているケースや、入力業務が多いケースでは、人的ミスが頻発しがちです。さらに、サプライヤーへの確認作業や修正作業によって工数が増えると、人的コストも増加してしまいます。
人的ミスを防止するためにダブルチェックを導入する方法もありますが、工数自体が増えてしまうため、根本的な解決にはなりません。そのため、ペーパーレス化を進めるなどして、作業環境そのものを見直す必要があります。
ペーパーレス化の進め方や効果、業務効率に対する影響は、以下の記事をご参照ください。
「ビジネスにおけるペーパーレス化の進め方とその効果とは？業務効率や生産性に対する影響について解説」
適正な在庫量を確保し、発注業務におけるムダを減らすためには、購買部門と関連部門との密な連携が不可欠です。具体例として、経理部門と連携してスムーズな会計処理を行う、製造部門や開発部門と連携して経営戦略に基づいた発注を行うといった対応が挙げられます。
関連部門と情報共有できる体制が整備されていないと、工数増加や在庫切れなどのリスクが高まるので、早急に体制の見直しが必要です。
発注業務を購買部門に集中化できていない場合、その他の部門の従業員が発注を行うケースもあります。発注には納期や金額確認などプロセスが多いため、本来取り組むべきコア業務に割けるリソースが減り、業務効率を下げる要因になってしまいます。
また、在庫に関する情報を全社的に共有できていないために、過剰在庫などを招きやすくなることも課題です。過剰在庫に陥った場合、保管コストが増加するおそれがあります。
特にアナログな方法で発注を行っている場合は、業務が特定の担当者に依存しがちです。その結果、適切に発注業務を管理できなくなるほか、担当者の業務の引き継ぎが難しくなるといった課題が発生します。
業務の属人化を防ぐためには、自社に適したシステムを導入し、リアルタイムで情報を共有できる体制を整えることが効果的です。
手動での発注業務が多いと、在宅ワークなどを導入しづらいという弊害があります。近年、企業における在宅ワークの需要は減りつつあるものの、業務内容や個別事情に合わせて在宅ワークの働き方を社員が活用できるよう 、環境を整備しておくことは重要です。
また、発注業務をシステム化していない場合、承認者が社外にいると、発注プロセスが滞るという課題もあります。システム化を図り、パソコンやタブレットで場所を問わずに承認手続きを行えるようになれば、発注リードタイムの短縮にもつながります。
次に、発注業務における課題を踏まえた上で、実際に業務を効率化するための方法を紹介します。
発注業務のフローや業務内容を見直すことで、業務の効率化を図れます。見直す際は、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。
上記のポイントを踏まえ、不必要な業務を減らし、自社の発注体制を最適化することが重要です。
また、発注方式を商品によって使い分けるのも一つの手段です。主な発注方式として、以下の2つがあります。
| 発注方式 | 概要 |
| 定量発注方式 | 在庫が一定量を下回った際に発注する方式 |
| 定期発注方式 | 事前に決めた発注間隔で、毎回必要量を計算して発注する方式 |
発注システムを導入することで業務をデジタル化し、効率化を実現できます。たとえば、従来は電話やFAXで行っていた発注業務をシステム上で実行すれば、業務効率化に加えて、人的ミスの防止も見込めるでしょう。
また、すでに発注システムを導入している場合は、自社の課題解決につながる別のシステムへのリプレイス（乗り換え）を検討するのもおすすめです。自社の会計システムなどと連携可能なシステムを選ぶことで、発注を含めた一連の業務の効率化を図れます。
購買管理システムをリプレイスするメリットや、乗り換えのポイントについては、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
「購買管理システムをリプレイスするメリットは？見直し・乗り換えのポイントや注意点も」
なお、ビズネットでは、購買管理システムをリプレイスする際のポイントについてまとめた無料の動画セミナーを開催しています。購買管理システムの見直しを検討している方は、ぜひ参加をご検討ください。
発注業務を効率化するには、基準となる在庫量を適正に設定することが重要です。適正な在庫量を定めることで、過剰在庫による保管コストの増加や、在庫不足による生産スケジュールの遅延といったリスクを抑えられます。
業界によっては、適正な在庫量を設定するにあたり、時期で需要が変動する季節商品や特売商品などの特性を考慮する必要があります。システム上で発注業務を管理できる環境に整備していれば、過去の購買実績をもとにした需要予測が可能です。
発注業務に割くリソースが大きく、コア業務に注力できていない場合は、外部企業のアウトソーシングサービスを利用するのも有効です。たとえば、業務プロセスの一部を外部委託する「BPO」を活用すれば、発注業務によるリソースの圧迫を防ぎ、コア業務に集中できる環境が整います。
ただし、アウトソーシングサービスを利用することには、以下のようなデメリットもあるので留意が必要です。
以下の記事では、調達・購買業務にBPOを導入するメリット・デメリットなどをまとめているので、ぜひご参考ください。
「調達・購買業務にBPOを導入するメリット・デメリットとは？BPOの概要についても解説」
発注業務を効率化するシステムを導入することで、以下のメリットが見込まれます。
発注業務を効率化するシステムを導入すれば、各部門・部署で実施していた発注業務を集約し、発注コストを削減できる点がメリットです。また、発注履歴や納入状況などをシステム上で確認できるので、ミス・不正の防止につながるメリットも見込まれます。
さらに、電話でのやりとりや紙伝票からの転記といった作業を省略することにより、リードタイムを短縮できる点もメリットです。関係者は、システム上で発注量 をリアルタイムでチェックできるため、適正な在庫量を維持することにもつながります。
発注業務を効率化するシステムの選定時は、以下のポイントを押さえておきましょう。
まずは、自社のニーズに適した機能が備わっているかを確認することが重要です。発注業務を効率化するシステムと一口にいっても、発注プロセスなどはシステムごとに特徴が異なります。自社のルールに合わせて各種設定を変更できるシステムであれば、柔軟に運用できます。
併せて、操作性についても確認しておきましょう。従業員がシステムを使用する際、操作が複雑だと作業に時間がかかり、業務効率の向上に支障をきたします。そのため、直感的で使いやすいシステムを選ぶことが重要です。
また、システムの導入時には導入コストを抑えられるか、サポート体制が整っているかも確認が必要です。導入費用が無料のシステムも存在するため、自社のニーズも踏まえながら、導入を検討すると良いでしょう。
多くの購買・調達部門では、直接材の発注を主な業務とし、間接材の発注管理が十分に行えていないのが現状です。間接材の調達を行えるビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、商品発注に加えて、発注承認、請求書のとりまとめ なども、システム上で一元管理が可能です。
また、30社以上のサプライヤーと連携しており、最安値検索機能を利用すると、ワンクリックで上部に最安値商品が表示されるため、簡単に 価格比較が可能です。そのため、見積もり依頼のプロセスが必要ありません。購買業務1件あたりの時間を、3分の1まで削減できたという導入企業もあります。
さらに、既存の会計システムと連携することも可能であり、購買業務のみならず、請求・支払い等の後工程も含めて 効率化を実現できます。「購買管理プラットフォーム」には、以下の特徴もあります。
上記のとおり、自社のルールに合わせて運用・承認設定などを柔軟にカスタマイズできる上、導入費用・月額基本料が無料なので、コスト負担を抑えての導入が可能です。導入・運用に向けて、ワンストップでサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
発注業務における課題として、発注プロセスが多いこと、人的ミスが発生すること、コア業務に集中できないことなどが挙げられます。これらの課題を解決するために、業務フロー・業務内容の見直しや、システムの導入・リプレイスの実行を検討すると良いでしょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、商品発注を簡略化できることに加えて、発注承認、請求書のとりまとめも、システム上で一元的に管理できます。導入費用・月額基本料は無料で、導入・運用を一気通貫でサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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