見積業務は、自社の製品・サービスに関する売上を伸ばすためにも重要な業務です。そのため、見積業務を効率化するポイントについて、詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか。
今回は、見積業務の概要を紹介した上で、よくある課題や効率化するポイントを解説します。さらに、見積依頼の手間なく調達業務を行える「購買管理システム」についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
見積業務とは、見積書の作成や提出に関する一連のプロセスを含む業務のことです。企業の見積業務は、以下のようなフローに沿って実行されることが一般的です。
上記は、発注元に対して自社が見積業務を行う際の流れとなっています。一方、資材などを調達する際に、自社からサプライヤーに対して見積を依頼する際は、「RFQ（見積依頼書）」を提出する必要があります。
RFQの詳細やフローについては、ぜひ以下の記事をご参照ください。
「RFQとは？RFI・RFPとの違いやフロー、効率化するポイントも詳しく解説」
見積業務にExcelを活用している企業は多い傾向です。ここでは、Excelを活用した見積業務でよくある課題について見ていきましょう。
Excelで見積業務を行う際、1つの見積書を提出するまでに、多くの時間がかかるという課題があります。というのも、Excelで見積書を作成している場合、紙に印刷した上で回覧し、承認された書類をPDF化するプロセスが発生するためです。
紙ベースで回覧を行うので、承認者が不在のときは、リアルタイムで承認をもらえないということにも留意が必要です。昨今は、多くの企業がペーパーレス化を推進していることもあり、デジタルツールを活用した見積業務の効率化や、承認フローのオンライン化を検討する企業が増えています。
Excelで見積書を作成した場合、個人がデータを管理するケースがあり、ほかの社員が内容を確認しづらくなる可能性があります。たとえば、新たに見積書を作成する際、データを管理している担当者が不在だと、過去の見積内容を探すのに時間がかかってしまいます。
過去の見積情報や単価情報を、簡単に共有できるように環境を整備しておけば、見積における業務を効率化できるだけでなく、重複作業の防止にもつながるでしょう。
見積業務が属人的になりやすいことも、Excelで見積書を作成するときの課題です。見積の対象によっては、担当者の経験や知識によって見積の精度に違いが発生するためです。この状況で担当者の退職などが発生すると、一貫性のある価格設定の維持や、円滑な引き継ぎが難しくなるでしょう。
また、Excelの見積書では、形式や条件が担当者ごとにバラバラになるケースがあるので、最新のフォーマットをしっかりと管理することが不可欠です。
見積書フォーマットがExcelの場合、確認項目が多いことから、入力内容の漏れや誤りなどのヒューマンエラーが発生するリスクがあります。万一、見積金額に影響するミスがあると、取引先企業とのトラブルに発展するおそれもあるので注意しなければなりません。
見積業務を効率化・改善するためのポイントとして、以下4つが挙げられます。
以下では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
見積業務を効率化するために、見積情報を一元管理するのがおすすめです。たとえば、新しい見積書を作成する際、過去の見積内容などを参照すれば、精度の高い見積書をスムーズに作成できるでしょう。
また、見積書の形式を統一して視認性を高め、確認時間を短縮することもポイントです。承認フローで余計な時間をかけないようにするためにも、フォーマットをしっかりと管理しましょう。
見積業務の承認フローを電子化し、システム上で完結させるのも手です。システム上で承認プロセスを実行できるようにすることで、タブレットなどの端末さえあれば、外回りやテレワークで承認者が不在のときも、リアルタイムで承認してもらえます。
見積業務の電子化を進めれば、見積提出までの時間短縮につながるでしょう。見積回答が早い企業は、依頼主にとって安心感があり、結果として自社の見積内容をじっくりと検討してもらえる可能性が高まります。
見積提出はメールで行われることが一般的であり、発注先への文面作成や、承認された見積書データの添付といった作業が発生します。そのため、見積提出用のテンプレートを事前に作成しておき、毎回活用することで見積業務の効率化を図れます。
自社で使っているメールサービスによっては、メール本文をサービス上でテンプレート化して管理することも可能なので、必要に応じて活用するとよいでしょう。
自社の事業内容に応じて、見積書作成を外部の専門企業に委託することを検討してもよいでしょう。企業によっては、営業社員が見積書を作成しており、本来注力すべきコア業務に時間を割けていません。
アウトソーシングサービスを利用すれば、コア業務に集中できる上、人手不足の解消などにもつながります。ただし、社内にノウハウが蓄積しづらくなることや、情報漏洩のリスクがあることには注意が必要です。
なお、包括的に業務を委託したい場合は、「BPO（Business Process Outsourcing：ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の利用を検討するとよいでしょう。BPOとアウトソーシングの違いや、BPOを導入するメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
「BPOとアウトソーシングの違いとは？BPOを導入するメリット・注意点・業務例も紹介」
先述したとおり、発注元に向けて自社が見積業務を行うこととは別に、サプライヤーなどに見積依頼を行う業務もあります。特に、消耗品・工具といった間接材は取引サプライヤーや品目が多いため、見積依頼を毎回行うのは、自社にとっても大きな負担となるでしょう。
そこでおすすめしたいのが、間接材調達に特化したビズネットのシステム「購買管理プラットフォーム」です。「購買管理プラットフォーム」は、間接材調達をクラウド上で一元管理できるシステムで、30社を超えるサプライヤーと連携し、5,000万品目以上のアイテムを取り扱っています。
アイテムは事前に価格交渉を済ませ、会員様向けのディスカウント価格にて提供しているので、見積依頼の手間が発生しないことがポイントです。さらに、既存取引のサプライヤーとの間で、すでに価格が決まっている場合は、現行価格のまま設定いただけます。
その他、「購買管理プラットフォーム」の特徴として、以下が挙げられます。
上記のとおり、「購買管理プラットフォーム」は自社の用途に合わせて最適化しながら運用することが可能です。導入に際しては、課題やニーズをヒアリングした上で、最適なプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
ここでは、「購買管理プラットフォーム」の導入によって、購買業務時間を削減できた事例を2社紹介します。1社目の小田急電鉄株式会社様は、鉄道事業を中心に不動産業やその他事業も展開されている会社です。
同社では、工具や備品、消耗品の購入の際に基幹システムを使っており、発注から納品に至るまで時間を要する課題を抱えていました。また、複数のサプライヤーに都度見積を行うことや、基幹システムを通さずに従業員が直接ECサイトで購入することも課題でした。
そこで、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入したところ、1件あたりの購買業務にかかる時間が32分から9分まで短縮。「購買管理プラットフォーム」の利用によって、同社は2021年4月～2023年3月の間に、約654時間の業務時間の削減に成功しています。
この業務時間の削減を実現できた理由として、横串検索機能によって最安値商品をスピーディーに検索できるようになったことや、購買実績の一括管理が容易になったことが挙げられます。
2社目の東京電力パワーグリッド株式会社様は、一般送配電事業や離島における発電事業などを手がける会社です。同社では、FAXや電話での電設材料の発注作業や、検収・支払い処理時における自社システムへの手入力作業により、購買業務が多く発生していました。
もともと同社では、2016年よりビズネットの「購買管理プラットフォーム」を導入していましたが、前述の課題解決に向けて2022年より「ユーザーカタログ」機能の利用を開始。その結果、電設材料の電子カタログ化によってFAX・電話での発注が不要になった上、社内システムとの連携によって検収・支払い処理の最適化も実現できました。
業務時間の削減については、商品選定・発注～支払いまでの作業時間を、1件あたり3分の1まで削減することができています。また、システム連携によって検収・会計情報を取り込めるようになり、手入力時のミスがなくなったことも大きなポイントです。
その他の導入事例は以下よりご確認ください。
https://www2.biznet.co.jp/case/
見積業務の課題として、見積提出までに時間がかかることや、属人化に陥りやすいことが挙げられます。見積業務の効率化を実現するには、「見積情報を一元管理する」「承認フローをシステム上で完結させる」といったポイントを押さえておきましょう。
また、自社がサプライヤーに対して見積依頼をする際も、大きな手間がかかります。ビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、事前に価格交渉を済ませたアイテムを提供しているため、見積依頼の手間が発生しません。
購買業務の一元管理による業務効率化、コスト削減を図りたい方は、ぜひ導入をご検討ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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