購買システムに搭載されたパンチアウト連携の概要や活用するメリットについて、詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか。パンチアウト連携の機能を活用することで、購買業務の効率化などを図れます。
今回は、パンチアウト連携の概要や仕組みを紹介したうえで、パンチアウト連携を活用するメリットを解説します。さらに、パンチアウト連携を利用するときの注意点や購買管理システムを選ぶポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
パンチアウト連携は、購買の一元化を行える「購買管理システム」に搭載された機能の一つです。パンチアウト連携では、購買管理システムと外部サプライヤーのECサイトを連携させて、システム上で商品購買の申請・承認などを行えます。
購買管理システムによって、連携しているサプライヤーには違いがあります。連携サプライヤーが多いほど、より広範な商品選択が可能になるでしょう。
なお、パンチアウト連携における「パンチアウトカタログ」はサプライヤーが管理するため、最新情報がリアルタイムで更新されます。一方、自社で管理するカタログは「ローカルカタログ」と呼ばれ、手動で更新しなければならないことに留意が必要です。
カタログ購買の詳細やメリットについて、以下の記事で詳しく解説しています。
「カタログ購買とは？メリットや活用するポイント、購買管理システムの機能も解説」
パンチアウト連携で間接材や副資材などの資材を購買するときの流れは、以下のとおりです。
まずは、購買管理システム上でサプライヤーのカタログサイトにアクセスして、仕入れたい商品を選択します。その後、購買管理システムで承認処理や発注の手続きを行いましょう。システムによっては、承認ルートや関連する条件設定をカスタマイズできるため、効率化やセキュリティの強化も図れます。
サプライヤーから注文確認・出荷に関する通知を受け取ったら、内容を確認しておきましょう。取引完了後に、サプライヤーから請求書を受け取り次第、精算処理を行います。
次に、パンチアウト連携を活用するメリットを6つ紹介します。
パンチアウト連携では、購買管理システム上からサプライヤー商品の選択・購入が可能になり、購買業務を効率化できるメリットがあります。手動によるデータ入力などを省略できるため、発注ミスや重複発注の防止にもつながるでしょう。
場合によっては、要求部門が商品購入の申請を直接行うようなケースもあります。通常は、外部カタログで商品を購入する際に再度入力する必要がありますが、パンチアウト連携なら手間を減らしてスムーズに購入できます。
購買管理システムによっては、連携するサプライヤーの商品を比較検討できる機能を備えています。たとえば、横串検索機能を備えているシステムなら、同じような商品のなかから、最安値の商品を簡単にピックアップできます。
自社の予算を踏まえ、サプライヤー商品の価格をしっかりと比較することで、購買コストの削減を図れることがポイントです。
なお、多くの企業では、製品生産に直接的に関わらない「間接材」の購買管理を最適化できておらず、コストダウンの余地が大きいとされています。間接材の購買業務を効率化できる購買管理システムの特徴や導入するメリットについては、以下の記事をご参照ください。
「間接材の「購買管理システム」とは？導入するメリット・基本機能・選ぶポイントも解説」
資材の取引データを購買システム上で一元的に管理できるため、購買状況をリアルタイムで把握できることも、パンチアウト連携を活用するメリットです。購買フローが統一されていない場合、割高な資材の購入や重複購入、私物購入の不正などが発生するリスクが高まります。
購買管理システムのパンチアウト連携を利用した取引なら、購買実績のデータが蓄積されるので、取引データの管理・制限を強化できます。取引データをもとに、サプライヤーの評価に活用すれば、調達戦略の改善につなげることも可能です。
パンチアウト連携で外部カタログ（パンチアウトカタログ）を利用して購買する場合、カタログのメンテナンスはサプライヤー側が実施します。一方、内部カタログ（ローカルカタログ）を使用する場合は、購買部門もしくはサプライヤーが情報を常にメンテナンスしなければなりません。
パンチアウト連携なら、商品価格や品番、ロット情報などの情報更新にかかる手間を省略できます。また、購買管理システムにログインすれば、外部カタログサイトにも自動的にログインできるため、スムーズに購買できることもポイントです。
パンチアウト連携機能を利用すれば、商品購買における網羅性・利便性のメリットを享受しつつ、ガバナンス強化も図れます。購買管理システム上に、承認状況や承認者の記録が残るため、承認ワークフローを適切に保てるようになるでしょう。
業務の透明性を確保することにつながり、従業員における不正行為のリスクなども大きく減ります。内部監査や外部監査を受ける際も、システム上に履歴が残っているので、客観的な証明が可能です。
パンチアウト連携では、外部カタログサイトの商品情報などがサプライヤー側で更新されるため、入力間違いによるヒューマンエラーを防止できます。
価格情報や在庫情報が、最新の状態に保たれた環境で購買決定を下せるので、調達コストを適切に管理することにもつながるでしょう。
企業が購買管理システムのパンチアウト連携を利用する際、購買管理システムの導入に一定のコストがかかる場合があることに注意が必要です。ただし、パンチアウト連携の利用によって業務効率化を図れるといったメリットはあるので、必要な投資として捉えることも大切です。
また、サプライヤーの分散によって、コスト削減が難しくなる可能性があることにも注意しておきましょう。購買においては特定のサプライヤーから大量に購入することで、ボリュームディスカウントできるケースがあるためです。
とはいえ、購買管理システムによって連携サプライヤーの数は異なります。そもそも連携サプライヤーを1社ずつ連携させる必要がある場合や、システム的に連携できないサプライヤーがある場合など様々なため、自社に合ったサプライヤー商品を取り扱っているシステムを選ぶことで、導入コストも抑えられ低コスト商品を見つけやすくなります。
続いて、パンチアウト連携に対応している購買管理システムを選ぶ際のポイントを見ていきましょう。
なお、購買業務の改善を検討している方は、以下の購買管理システム選定におけるガイドブックもぜひご活用ください。
購買管理システムを選ぶ際は、パンチアウト連携機能以外にも、自社のニーズに応えてくれるような機能を搭載しているかをチェックしましょう。購買管理システムの機能例として、企業のルールに合わせて設定できる購買管理機能や自社の既存システムとの連携機能などがあります。
たとえば、購買管理機能がカスタマイズ可能なシステムを導入した場合、自社ルールに沿った承認設定によるガバナンス強化や、部門ごとの予算設定によるコスト管理の強化を図れるでしょう。
前述のとおり、購買管理システムのパンチアウト連携は、システム提供事業者と連携しているサプライヤーのECサイトにスムーズにアクセスできる機能です。そのため、自社と取引している既存サプライヤーが、パンチアウト連携に対応していないというケースも少なくありません。
しかし、購買管理システムのなかには、EC未対応の既存サプライヤーの商材を電子カタログに登録して、システム上での発注を実現できるものもあります。このような機能を搭載していれば、購買情報の蓄積が可能になり、購買戦略の立案にも活かせるでしょう。
購買管理システムの導入実績も確認しておきたいポイントです。自社と同一、もしくは類似している業界での導入実績があれば、自社が抱えている課題解決に向けた効果が見込まれます。
また、導入実績を確認することで、システムの整合性や、運用上の留意点などを確認できることもポイントです。
パンチアウト連携に対応した間接材の購買管理システムを探しているなら、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。初期導入費用は基本無料で、パンチアウトした各サプライヤーの請求書もビズネットが一つに取りまとめて請求いたします。支払いもビズネットのみで完結するので、自社の手間を減らせるでしょう。
「購買管理プラットフォーム」では、導入するだけで30社を超えるサプライヤーと連携。文具、家電、工具、書籍などの各専門サプライヤーにおける5,000万品目以上のアイテムを取り扱っています。
また、サプライヤー商品は事前に価格交渉を済ませており、ビズネット会員様向けのディスカウント価格で購入できるので、自社での価格交渉の手間なくコスト削減を図れます。
その他、「購買管理プラットフォーム」の特徴として、以下が挙げられます。
上記のとおり、「購買管理プラットフォーム」を導入すれば、最安値商品の横断的な検索や、電子カタログ化による情報の可視化を実現できます。さらに、自社のルールに合わせた運用・承認設定のカスタマイズも可能なので、購買ワークフローの最適化にもお役立ていただけます。購買業務の効率化に向けて、ぜひ利用をご検討ください。
購買管理システムのパンチアウト連携を活用するメリットとして、購買業務の効率化や価格比較によるコスト削減、ガバナンス強化などが挙げられます。自社の課題解決につながる購買管理システムを選ぶためにも、機能性や導入実績を事前にしっかりと確認しておきましょう。
ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、すでに14,000社以上の企業様にご利用いただいている間接材に特化した購買管理システムです。パンチアウト連携に対応していることはもちろん、パンチアウトした各サプライヤーの請求書もビズネットが一つに取りまとめて請求することや、既存取引先の商材の電子カタログ化などを実現できることが魅力です。
導入・運用に向けて充実のサポート体制が整っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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