SaaS型の購買管理システムのメリット・デメリットを解説！特徴や選ぶポイントも

そもそも購買管理システムとは、購買における一連のプロセスを効率化できるシステムのことです。具体的には、直接材・間接材などの見積もりや発注処理、検収処理の業務効率化などが可能です。

購買管理システムを導入することで、生産計画に沿ったスムーズな調達が可能となります。システム上で最新の在庫状況を把握できるので、過剰在庫や機会損失などのリスク低減にもつなげられるでしょう。購買管理システムの詳細や種類、メリット・デメリットについては、ぜひ以下の記事をご覧ください。

「購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！」

購買管理システムとは？企業における必要性やシステムの種類、メリット・デメリットなどを徹底解説！

製造業や建設業、社会インフラなどを営む企業では、購買管理が重要なミッションになります。購買管理システム・購買管理ツールを活用して購買業務の効率化やDX化を推進できることはご存知でしょうか。 今回は、購買管理システムの概要を紹介した上で、購買管理ステムの魅力やメリット・デメリット、選び方などを詳しく解説します。

ここでは、SaaS型の購買管理システムの詳細や、クラウドタイプとオンプレミスタイプの違いを見ていきましょう。

SaaS型はクラウドタイプの一種

SaaS型の購買管理システムは、購買業務に必要な基本的な機能がパッケージ化された、クラウドタイプの管理システムです。Web上で利用できるため、導入コストが低く、使い勝手に優れていることが特徴です。

また、ベンダーがシステムのアップデートを行うため、機能の追加に費用をかける必要がなく、常に最新の状態で利用できます。

クラウドサービスには、SaaS型以外にプラットフォームまでが提供される「PaaS型」や、ITインフラのみが提供される「IaaS」があります。これらのタイプは、ソフトウェアのインストールやサーバーの構築が必要となるため、導入に時間がかかる点がデメリットです。そのため、パッケージングされたシステムが提供される「SaaS型」の方が、最も導入ハードルは低いといえるでしょう。

クラウドタイプとオンプレミスタイプの違い

オンプレミスタイプの購買管理システムとは、自社のサーバーにシステムを構築する購買管理システムのことです。一方、クラウドタイプの購買管理システムは、インターネット上のクラウド環境でサービスを利用するため、構築する場所に違いがあります。

オンプレミスタイプの場合、導入に際して技術的なハードルが高いうえに、コストもクラウドタイプよりかかりやすいことが欠点です。そのため、近年は政府や大手企業においても、クラウドタイプのシステム導入が推進されています。

次に、SaaS型の購買管理システムを導入するメリットについて詳しく見ていきましょう。

購買プロセス・データを可視化できる

購買管理システムの導入により、購買プロセスやデータを可視化できるため、購買全体の管理を円滑に行えるメリットがあります。SaaS型であれば、クラウド上でリアルタイムかつ正確に情報を共有できるので、迅速な経営判断も可能になるでしょう。

併せて、購買にかかる業務時間や人的コストの削減につながることもメリットです。複数のサプライヤー商品の比較が容易になるほか、複数部署の資材をまとめて発注することでのボリュームディスカウントも期待できます。

購買管理システムは、複数のサプライヤー商品をかんたんに比較検討し、会員様向けのディスカウント価格で購入できる「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。

ペーパーレス化により業務効率をアップできる

購買管理システムを導入すれば、購買業務で発生する納品書や請求書などをペーパーレス化でき、業務効率化につなげられるメリットがあります。ペーパーレス化の実現により、過去の購買履歴をはじめとしたデータ・情報の検索が容易になるうえ、印刷にかかっていた紙代やコピー代、保管スペースのコスト削減も可能です。

「購買管理プラットフォーム」のような購買管理サービスを活用すれば、請求処理を1つに取りまとめることも可能です。を割かなければならないため、これらの業務を一括で行えるのは大きな魅力といえます。

人的ミスの防止につながる

購買における重複発注や、といった人的ミスを避けられることも、購買管理システムを導入するメリットです。SaaS型の購買管理システムを導入すれば、データ入力や管理の自動化によって人的ミスを削減でき、生産計画に則った仕入れを実現しやすくなるでしょう。

なお、購買プロセスの記録が残るため、データ改ざんなどを防止でき、内部統制に役立つこともポイントです。企業の業務の中でも、購買は業務上の権限が集中しやすいとされており、適切な対策を施していないと不正の温床となるリスクを孕むことになります。

購買管理システムでは、承認プロセスを可視化し、内部統制を厳格に行える ので、購買業務の健全性を確保しやすくなるでしょう。

SaaS型の購買管理システムにはメリットが豊富な一方で、デメリットもあります。詳しい内容をチェックしておきましょう。

導入・運用にコストがかかる

購買管理システムの導入・運用に際して、初期費用や月額の費用などがかかることには留意が必要です。基本的なシステムのほかに、オプション機能を付けるか否かでも費用は大きく変わります。

自社のニーズに合わせて利用する機能を絞り込めば、余計なコストをかけずに済むでしょう。SaaS型の購買管理システムの導入によって業務を効率化すれば、負担するコスト以上のメリットが得られるため、必要な設備投資といえます。

ビズネットの「購買管理プラットフォーム」なら、初期費用・月額費用は基本無料で使えるので、運用コストを抑えることができます。

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運用に一定の時間を要する

購買管理システムの導入から安定的な運用まで、一定の時間を要します。そのため、SaaS型の購買管理システムを選ぶ際は、サポート体制の充実度を比較検討することも大切です。

導入・運用に向けたサポート体制が整っていれば、自社における立ち上げや運用をスムーズに行えるでしょう。

続いて、SaaS型の購買管理システムを選ぶ際のポイントを3つ解説します。

自社の導入目的に合っているか

自社の導入目的によって、選ぶべき購買管理システムは異なります。たとえば、製造に必要な原材料や部品の調達・管理の効率化を目的とする場合は、直接材に特化した購買管理システムが適しているでしょう。

また、業務に不可欠な工具や消耗品などを効率的かつリーズナブルに購入することが目的の場合は、間接材に特化した購買管理システムが適しているといえます。

間接材は、品種や点数が多く、調達・管理の全体像を把握しづらいという課題があります。間接材向けの購買管理システムを導入すれば、システム画面上で品種・点数ごとの購買金額や購入先、在庫状況などをリアルタイムで確認できるため、業務効率化により、コスト削減と人件費削減を実現できるでしょう。

既存システムとの連携が可能か

「導入するSaaS型の購買管理システムと既存システムの連携が可能か」という点もチェックしておきたいポイントです。たとえば、既存の会計システムと連携できるSaaS型の購買管理システムを導入した場合、請求・支払い工程も含めて業務効率化が可能になります。

スムーズなシステム導入を実現するためにも、購買管理システムのタイプや搭載機能はもちろん、既存システムとの連携性も重視しておきましょう。

カスタマイズの自由度が高いか

SaaS型の購買管理システムの利用を検討する場合、カスタマイズが可能であるかをチェックしておくことも大切です。たとえば、購買管理機能における運用設定や承認設定などを自社のルールに合わせてカスタマイズできれば、より高度な購買管理を実現できるでしょう。

前述のとおり、SaaS型の購買管理システムは、機能やUIをベンダー側で自動的にアップデートしてくれるため、管理の手間は最小限に抑えられます。自社と相性のよい購買管理システムを選定して、業務効率化につなげましょう。

SaaS型の購買管理システムを導入することで、購買プロセス・データの可視化や人的ミスの防止を実現できるというメリットがあります。ただし、導入に際しては「自社の導入目的に合っているか」「既存システムとの連携が可能か」といったポイントを確認しておくことが大切です。

ビズネットの「購買管理プラットフォーム」は、間接材の購買管理を効率化できるSaaS型の購買管理システムです。自社のルールに合わせた細かな設定はもちろん、経理・会計データとの紐付けや、会員様向けのディスカウント価格でのサプライヤー商品の購入なども行えます。

スムーズな導入・運用を実現する手厚いサポート体制が整っています ので、ぜひお気軽にお問い合わせください。