間接材はひとつひとつの単価は低いケースが多いですが、多種多様であるため、チリも積もれば相応の金額になる可能性があります。そのため、間接材にかかる費用をきちんと可視化して、コスト削減を実施していくことが重要だと言えるでしょう。
今回は、間接材の購入・調達を行う際に知っておきたい５個のポイントや基礎知識を詳しくご紹介していきます。
間接材購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
改善することで社内の生産性が上がるのですが、何から手をつけていいのかわからず
多くの企業で見て見ぬふりをされている領域であるとも言われています。
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間接材とは何かを知るためには、直接材について知る必要があります。
まず、直接材とは企業が行っている経営戦略に直接関わっており、調達・購買されている物資やリソースのことを指します。
そして、間接材は直接材以外に調達・購買されている、経費となる物資やリソースのことを意味しています。
例えば、製造業における間接材の具体的な事例としては、経費の対象となる工具・燃料・消耗品・保安資材などが挙げられます。その他、サービス業における間接材の具体的な事例は、事務用品・文具・帳票類・雑貨・販促品などが考えられるでしょう。
直接材には経営戦略に関わる主要な物資やリソースであるため、毎月調達・購買のためにかけたの予算をを把握しやすい特徴があります。
一方で、間接材はそれ以外にかかっているさまざまな備品やリソースに該当するため、品目・仕入れ先・在庫の管理が手間になりがちな特徴があります。
間接材の調達・購買は、直接材と比べると種類・用途が多岐にわたる特徴があるため、全体的なコストの把握が難しい傾向にあります。
また、間接材は生産スケジュールに合わせてまとまった数の調達・購買を定期的に行う直接材とは異なり、必要になった時点でその都度発注をかけて調達・購買を行うケースも多いです。そのため、計画的な調達・購買が難しく、１回ごとの支出金額も小さいためコスト管理が煩雑になりがちだと言えます。
ただし間接材の１回の支出金額が小さいからといって、コスト管理を野放しにしておくと年間で積もり積もって大きなコストになっていきます。つまり、把握されにくい間接材のコストを正確に割り出すことができれば、コスト削減の糸口が見え、大幅なコストダウンを期待することができるのです。
間接材購買のコストの把握・最適化の手段としてビズネット株式会社の「購買管理プラットフォーム」のような購買管理サービスを検討してみるのも良いでしょう。
日商簿記では、資材・材料費は用途によって以下の５つに分類されています。
このうち、主要材料費・買入部品費にあたるものが直接材です。一方、補助材料費・工場消耗品費・消費工具器具備品費に該当するさまざまな備品・燃料・消耗品などが間接材に当てはまります。
一般的に、直接材については製品製造原価・仕入原価などの売上原価に計上されます。そして、間接材は販売費・一般管理費に計上されると言われています。
直接材と間接材の調達・購買の違いとしては、対応する流れの違いが挙げられます。
直接材は経営に直接関わってくる資材であるため、定期購入の管理を専門の購買部などで一元管理し、どれくらいの調達・購買を行うのか年間計画を立てられているケースがほとんどでしょう。
一方、間接材は需要が出た際に都度、発注をかけて調達・購買を行っているケースが多いため、担当者個人や各部署単位でバラバラに管理されている場合があります。
そのため、間接材の調達・購買は、同じ資材であっても担当者個人や各部署によって仕入れ先が異なっていたり、少量ずつ別々の場所で管理されていたりするために在庫があるにも関わらず同じものを購入してしまっていたりする問題が発生します。
間接材は管理の一元化が難しい資材でもあります。
各部署の事務で用いる文具を事例に挙げてみましょう。文具は間接材にあたります。文具の調達・購買については、購買部が一括で定期的に対応するのではなく、各部署の担当者個人などが必要ある際に個別に対応する方法を取っている会社は多いことでしょう。
しかし、上記のような方法をとっていると各部署の担当者個人によって仕入れ先が異なってきます。結果、同じ文具でも購入先によって費用が微妙に異なり、コストに変動が出てきてしまうことに。
また、各部署の担当者個人が文具の調達・購買を個別に管理をしている場合、会社全体にどれくらいの文具があるのか把握することは難しいです。このように、間接材は管理の一元化が難しいという切実な問題が発生してきます。
間接材の調達・購買・在庫などの管理については、問題を抱えている企業が少なくありません。なぜならば、直接材は厳格な管理水準を設けている会社であったとしても、間接材の購入は各部署や部門、個人任せになっていて管理水準が低いケースが多いからです。
なぜ間接材の管理水準が低いのかと言えば、直接材に比べて１回の調達・購買でかかるコストが低いといった点が挙げられるでしょう。経営判断に直接的な影響を与えることが少なく見える間接材の管理については、後手になったとしても問題意識自体が芽生えにくいため、見逃されてしまっていることが多いのです。
しかし、間接材は企業活動が行われている以上、かかり続けるコストであることに変わりません。間接材の管理に目を向けると、直接材の管理水準と同様に、しっかりと適切に対応しなければ予算の無駄を招いてしまう事実に気づくことができます。
間接材の調達・購買に関わる管理を最適化したいと考えたとしても、人手不足などが原因で間接材の調達・購買の管理を行う人材の確保や部署立ち上げができないといった悩みを抱えている企業も多くいることでしょう。
直接材の管理と比べると優先順位はどうしても下がってしまうため、間接材の管理を行う人材の確保や部署立ち上げに二の足を踏んでいる企業もあるかと思われますが、間接材の調達・購買の問題解決には人材育成が不可欠であることを忘れないようにしてください。
ビズネット株式会社では購買業務の課題について相談ができる個別相談会を実施しています。
最適化の方法について糸口を見つけたい場合利用してみるのも良いでしょう。
間接材は、直接材と比べて発注を行うべき品目や点数が多い場合が多く、管理が複雑になる課題があります。間接材に含まれる資材は各部門や各部署によって多数存在し、オフィス用品や備品なども該当します。
そのため、社内で必要となっている全ての間接材の品目や点数を完全に把握している調達・購買の担当者は少なく、最悪の場合、社内の誰ひとり間接材の調達・購買の全容を掴めていないケースも見られます。
間接材の調達・購買は各部門や各部署、担当者レベルによってバラバラに実施してしまうため、コストが嵩んでしまう課題が発生します。
調達・購買を一括・定期でまとめ買いすれば、お得な価格で仕入れることができる間接材を別々でその都度購入しているために無駄なコストがかかってしまっているケースは非常に多いです。
間接材の在庫管理を各部門や部署、担当者レベルの現場に任せてしまうと「万が一に備えて購入する」「安心感を持つために在庫を補充する」など、根拠のない理由で過剰な在庫を抱えてしまう可能性があります。
さらに業務の体制や生産整備が変更された場合、過剰に抱えていた間接材を利用することができなくなる問題が発生するケースも考えられます。
間接材の調達・購買のプロセスが曖昧なままになっていると、在庫を確認して不足していた場合、その都度発注をかける必要が出てきます。そのため、調達・購買のプロセスに無駄な待ち時間が発生することがあり、効率的ではありません。
また、定期的に間接材の購入を行う仕入れ先を決めていないと、場当たり的な都度発注を行うケースも見られます。そのような対応の仕方をしていると、間接材の調達・購買の履歴を追えずにコストの最適化を行うことができず、予算削減に取り組むこと自体が難しくなっていきます。
間接材の調達・購買の管理を各部門や各部署で別々に行っている場合、同じ間接材の品目が別名で在庫に登録され、実際には過剰な在庫になっているにも関わらず、把握されずに追加購入されてしまうケースが起こってきます。
そのため、各部門や部署、各拠点でどのような間接材をどれくらい在庫を持っていて、どれくらいいの頻度で調達・購買を行っているかを洗い出し、担当者同士でコミュニケーションを取り合って整合性を取っていく努力が必要となってくるのです。
間接材の調達・購買を適切に管理せずに担当者任せにしている場合、取引先と担当者との癒着が発生してコストの適正化ができなくなるなど、コンプライアンスに問題が生じてしまうケースが出てくる可能性も考えられます。
間接材の調達・購買に関する取引先との癒着によって、無駄なコストがかかっているにも関わらず同じ取引先を使い続けるケースが発生した場合には、中長期的な経営予算にも大きな打撃となる可能性は否めません。
その他、会社の費用で違法ソフトの購入を行なったり、アカウントライセンスのタダ乗りをしたりするなど、担当者レベルでのコンプライアンス問題が生じる場合もあり得ます。
ガバナンスの低下とは、厳格な管理体制が敷かれていない状況や、内部統制の運用がしっかりと行われていない状況を意味します。
たとえば、各部門単位で別々のパソコンの機種やソフトウェアなどの間接材を導入していると、セキュリティツールやコミュニケーションツールの規格がバラバラになってしまい、会社全体のガバナンスの低下を招く恐れがあります。
これらの課題についてビズネット株式会社の「購買管理プラットフォーム」のような購買サービスで解決できる可能性があります。利用を検討してみるのもよいでしょう。
間接材の調達・購買業務を最適化するためには、間接材の在庫の管理状況を可視化する取り組みが非常に重要です。
しかし、在庫の管理状況を把握できるようにしておけば、間接材の過剰な在庫を抱えるリスクを避けることができるほか、需要が発生した時に欠品してしまっている問題も起こらなくなります。
さらに間接材の在庫の管理状況可視化することにより、どの品目をどれだけ仕入れているのかを正確に把握することができるため、間接材コスト管理のしやすさにも繋がります。
間接材の調達・購買を最適化するためには間接材の社内全体での購買状況を把握し、かかったコストを調べ上げる必要が出てきます。
間接材にかかる無駄なコストを削減する際には、在庫を把握した上で、どの品目をいくらの金額で購買しているのかを精査しましょう。
各部門や部署で別々の仕入れ先から購入している場合は、調達・購買の窓口を集約して取引量を増やし、スケールメリットを活かして仕入れ先に価格交渉を行うことも有効な手段です。
間接材の調達・購買の最適化を実施していくために、間接材の範囲を見直すことも重要です。よくあるケースとして、製造に関連する消耗品のみしか間接材として注目していなかったり、品目の種類ごとに各部門でバラバラの取り扱いになっていたりすることが挙げられます。
見落とされやすい間接材の範囲としては、機械・設備の修理費用、製品の広告費などの無形サービスも間接材の一種にあたる点です。これらについても、各部門や各部署でバラバラに発注・請求処理するのではなく、調達・購買を行う部門が一括して管理できるような体制づくりをしておきましょう。
間接材の調達・購買の最適化を実施するためには、調達・購買の方法を標準化していく取り組みも必須です。具体的には、間接材を購入する際に行っている発注方法や仕入れ価格などを標準化し、無駄なコストやプロセスを削減していきます。
なお、発注の方法が標準化されていたとしても、社内で行われている請求処理のフローが統一されていない場合、無駄なコストやプロセスが発生してしまう可能性が高いです。そのため、標準化の対応は現場の担当者単位で行うのではなく、社内全体で見直しや統一化を行っていきましょう。
間接材の調達・購買を最適化させる方法として、複数の仕入れ業者（サプライヤー）と競合させることも有効です。現状の仕入れ先との取引に馴れ合って満足してしまい、コスト削減の余地があるかどうかを検討しなくなってしまう、といったケースは多くみられます。
そのような事態に陥らないためにも、間接材の仕入れを行う業者は１社ではなく複数を競合させ、新規仕入れ先の開拓や、相見積もりによる最安値での仕入れの可能性を常に探究することがコストカットへの正しい道のりとなります。
このように、間接材の仕入れは、これまでの仕入れ価格や在庫量の把握や今後の仕入れ予定などを正しく想定できないと、複数の業者に相見積もりを依頼して競合させることが難しくなります。そのため、正確な間接材の仕入れ状況を把握するためにも、調達・購買業務の可視化や標準化が必要であると言えるでしょう。
間接材の調達・購買を集約することによって、社内全体の業務効率化を実現し、最適化することが可能に。
これまで間接材の調達・購買を各部門や部署、担当者個人単位で行っていた場合は、特定の専門部署に業務を集約することにより、各々が本来行うべきミッションに集中できることにくわえて、間接材の調達・購買にかけていた工数を有効活用することができます。
これにより間接材の調達・購買によって発生していた時間的なコストを削減し、各部門や部署・担当者個人の可処分時間を増やすことで、生産性の向上が見込めるのです。
間接材の調達・購買業務を特定の専門部署に集約することにより、購入先についての窓口も集約することが可能となります。そうなると、個々の購入先あたりの間接材の取引量が増えて、スケールメリットを活かして値引き交渉を行うことができるようになります。
また、各部門や各部署、担当者個人がバラバラに間接材の調達・購買を行っていた場合は、バラバラだった仕入れの費用も一元化されるため、コストの把握や調節もしやすくなるメリットが挙げられます。
間接材の調達・購買業務を最適化することにより、購入内容や金額を可視化することができることにくわえて、適正なコストでサプライヤーから資材を仕入れることが容易になるメリットがあります。
仕入れ価格をうまく調整するためには、既存・新規の複数の仕入れ先を競合させて相見積もりを取り、最安値を提示している業者を選定して発注をかける必要があります。
これら一連の仕入れ先の選定をうまく行うためには、間接材の購入内容や金額を可視化して分析できるようにデータを集めることが重要となります。
間接材の調達・購買業務を最適化することにより、規定に沿った承認制度を導入することが可能に。社内・社外での不正を防止し、コンプライアンスの遵守やガバナンス低下の防止を行えます。
間接材の調達・購買業務を各部署や部門、担当者個人にバラバラに任せてしまっていると、間接材の調達・購買ルールが曖昧となり、その曖昧さを利用した不正が横行してしまう可能性も否定はできません。
間接材の調達・購買の社内ルールを明確に規定し、調達・購買を行うために承認を受けるフローを導入すれば、このような不正を防止することができ、コンプライアンスの遵守やガバナンス低下の防止を実現することが可能となるのです。
ビズネット株式会社の「購買管理プラットフォーム」のような購買サービスを導入することで購買業務を最適化し上記のメリットを享受することができます。導入を検討してみるのもよいでしょう。
間接材の調達・購買を最適化するためにおすすめしたい方法として、一番に挙げられるのが、調達・購買を一元管理することができるビズネット株式会社の「購買管理プラットフォーム」のようなシステム・プラットフォームの外部サービス利用を検討することです。
経営判断に直結しており、定期的に大量発注が発生するため、実態を把握しやすい直接材の調達・購買については、システム化を既に行っている企業は多いことでしょう。
しかし、各部門や部署、担当者個人に任せてしまいがちな間接材の調達・購買については、全体像を把握しにくく、購入時期やプロセスもバラバラになりがちです。
そのような場合は、間接材の調達・購買の管理に特化したプラットフォームを導入することにより、間接材の購入先を集約することができ、業務効率化・コスト削減を同時に実現することが可能となります。
間接材の調達・購買の管理を徹底するためには、調達者の育成を実施し、リーダーシップを確立させることも重要です。
間接材の調達・購買の業務及び管理は、１つ１つの支出金額が大きくないケースが多いために後手に回りやすい領域ですが、チリも積もれば山となり、コスト増大につながる可能性が高いと言えます。
そのため、間接材の調達・購買の管理を専門で行う部署を立ち上げ、適任な人材を社内で育成し、各部門や各部署を横断してコミュニケーションを行わせることで、コスト削減を目指しましょう。
間接材の調達・購買を行う専門部署の責任者は、調達・購買業務を行うだけでなく、購買戦略の立案、各部署や各部門との連携、仕入れ先との価格交渉、信頼関係づくりなど多岐にわたる能力とリーダーシップが求められます。
これらを成功させるためには、長期的かつ計画的な人材育成が必須となります。
間接材の調達・購買業務を最適化させたい場合には、購買部門やサプライヤーを集約させることが重要です。
購買部門の立ち上げを行うことにより、間接材の調達・購買に関する知見やノウハウが集約されていき、業務の最適化を組織的に進めていく動きを作ることができるようになります。
また、仕入れを行うサプライヤーをバラバラに管理するのではなく、相見積もりを取った上で、最安値を提示するサプライヤーと優先的に取引を行うことにより、コスト削減を実現することが可能となるのです。
購買部門の立ち上げを人手不足などで実現できていなかったり、サプライヤーを既存取引先だけで固めてしまっていたりする企業も多いかと思いますが、この機会に見直しを行ってみてはどうでしょうか。
今回は、間接材の購入・調達を行う際に知っておきたい５個のポイントや基礎知識を詳しくご紹介してまいりました。
「間接材の調達・購買業務の最適化を行いたいが、どうすれば良いかわからない」といったお悩みをお持ちの担当者・経営者の方は、ビズネットの購買管理プラットフォーム（https://www2.biznet.co.jp/procurement/）をぜひご利用ください。
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この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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