社内物品や間接材購買における承認は、予算管理をはじめとする内部統制において非常に重要です。しかし、みなさんの会社では適切な承認行為が行われているでしょうか？
たとえば、不在になりがちな部長が決裁すべき書類を山積みさせてしまっているとか、はたまたそのような部長が、自分の承認印を部下に預けてしまっているとか・・・。または、昔からの社内ルールでとある部門長の承認が必要となっているが、今は形ばかりになっているとか・・・。
間接材購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
改善することで社内の生産性が上がるのですが、何から手をつけていいのかわからず
多くの企業で見て見ぬふりをされている領域であるとも言われています。
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本来、決められた部門予算に対して、適切な物品購入が行われているか、予算を超過しないか、などをチェックするのが、承認の目的のはずです。
しかし、前述のような理由で、チェックすべき人がチェックせずに承認されてしまうと、内部統制の問題がありますし、逆に承認しなくてもいい人も承認している状況があれば、それは実は「見えないコスト」を増大させている原因になっているかもしれません。
承認もそれなりに時間を要し、手間もかかるわけですから、ちりも積もれば、です。
では、承認を業務改革すると考えてみましょう。
例えば、購入履歴がしっかりと残るような社内物品購入システムが導入されているような企業では、ボールペンを5本、ノートを10冊など、文房具のように比較的少額の場合は、承認を省略したとしても後で履歴を月次でチェックするルールにすることで十分な場合もあるでしょう。
また、購買契約で安く購入できる商品を定番品として扱い、これらの物品なら承認が不要、定番以外の商品購入時は要承認とすることで、統一購買的な観点で、購入コストの削減のメリットも享受できます。
もう一歩進めて考えてみると、購買システムに予算管理機能があれば、月の予算枠を設定し、予算枠の範囲内では承認をはぶき、予算枠を超える場合は承認にまわる、という仕組みを作ることでも承認を省略できます。
また、最近ではSDGsなどの浸透もあり環境配慮商品のを選択する「グリーン購入」に取り組んでいる企業も多いと思います。
例えばある企業では、環境配慮商品を購入する場合は承認を省略し、対象外の商品を購入するときは、理由を申請させるようにすることで、承認の簡略化とグリーン購入比率を向上することに成功し、またこの状態を維持することが可能になりました。これは適切な承認の運用の一つといえるでしょう。
このように、単価が低く発注頻度が高い間接材の場合、形式を優先してしまうと業務のボトルネックが発生したり、未確認のままの承認が行われる原因をつくりだしてしまうこともあります。
何をどのように管理する必要があるかを明確にすることが承認行為を考えるうえで重要なポイントとなります。
【社内物品とは】
業務上必要な「オフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、その他消耗品」を総称したビズネットオリジナルの名称です。間接材、用度品、副資材など、業種や企業によってその呼び方は異なります。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
間接材購買は会社の価値を生み出すコア業務ではない上に、直接材の4倍の発注数があると言われています。
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