企業で発注ミスが起きると、売上機会の損失や顧客満足度の低下につながるおそれがあります。発注ミスが多い原因を把握して、自社の業務改善に役立てたいという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、発注ミスが多い原因を紹介した上で、発注ミスが多いことによる企業への影響や、発注ミスが多い場合の防止策について解説します。さらに、発注ミス防止に役立つシステムを選定する際のポイントも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
まずは、企業における発注ミスが多い原因について詳しく見ていきましょう。
発注時に目視チェックや手入力のプロセスがあると、情報の誤認や確認漏れが発生しやすく、結果として発注ミスにつながる可能性があります。特に紙の発注書をシステムに入力する場合は、数量や品番、価格の入力ミスが起きるおそれがあります。
また、手書きの注文書をデジタル化するプロセスでも、読み間違いなどのミスが起こる可能性が考えられます。こうしたヒューマンエラーを防ぐためには、IT化を進め、デジタル技術を導入することが有効です。
発注に関するデータの管理体制が整備されていない場合も、発注ミスにつながりやすくなります。具体的には、口頭での指示による発注品の誤認や、手書きメモの紛失によって十分な情報伝達ができずに発注ミスを引き起こすことが考えられるでしょう。
発注ミスや後戻り工程が発生しないよう、発注する品物は口頭で伝えるのではなく、電子データとして管理することが重要です。
発注業務が属人化している場合、担当者が不在のときに発注ミスが起きるリスクがあります。別の従業員が対応する際に、システム入力時のミスや確認漏れが発生しやすくなるためです。
こうした属人化によるトラブルを防ぐためには、発注業務を一元的に管理できるシステムを導入し、スムーズな発注体制を整備することが重要です。
従業員1人あたりの業務負担が大きいと、ヒューマンエラーの頻度が増え、発注ミスが誘発されます。適切に業務を分担するためには、人員配置の見直し必要です。
バックオフィス業務のIT化やデジタル化が遅れている場合は、人員配置を見直す前に、業務の効率化を優先する必要があります。業務自体を効率化することで、1人あたりの業務量を減らし、結果としてヒューマンエラーの削減につながるでしょう。
人手不足により、発注業務に十分な時間を割けず、発注ミスが発生する場合もあります。たとえば、本来の業務の合間に発注業務を兼務している場合、集中力が途切れてしまい、誤った商品を発注したり数量を間違えたりする可能性があります。
このような状況では発注ミスのリスクが高まるため、発注業務を専門部門に集約する体制を整えることが重要です。
社員教育が不十分だと、社員が発注業務に必要な知識やスキルを十分に身につけていないことが原因で発注ミスを犯してしまう可能性が高くなるでしょう。たとえば、新しい発注システムが導入された際に、社員がその操作方法を十分に理解していなければ、誤った入力をしてしまいかねません。
発注ミスを減らすためには、使いやすい発注システムを導入し、わかりやすいマニュアルの整備をする必要があります。その上で、定期的な教育研修を実施し、全従業員がシステムを正しく使いこなせるよう指導することが重要です。
発注ミスが多発すると、企業はさまざまな損失を被る可能性があります。ここでは、具体的な影響を3つ紹介します。
発注ミスによって商品や部品、材料などが不足すると、自社の商品・サービスの売上機会を失う可能性があります。
たとえば、製造業において部品や材料が不足した場合、製品の生産工程に支障をきたします。結果として、完成した製品を市場に投入するタイミングが遅れ、本来得られるはずの利益を逃すことになってしまうでしょう。
特に競争が激化している市場では、売上機会を逃すことが競合他社に市場シェアを奪われることにつながってしまうため、早めに対策を講じることが重要です。
発注ミスにより、自社の商品・サービスを顧客に提供できないと、顧客満足度が低下してしまうおそれがあります。
具体的には、「必要な商品・サービスが揃っていない」「他社の方が商品・サービスが充実している」とネガティブな感想を顧客が抱いてしまうでしょう。結果として、自社の商品・サービスから既存顧客が離れる可能性があります。
また、SNSなどでネガティブな口コミが広がるとリピート購入の減少、さらには新規顧客の獲得が難しくなり、自社のブランドイメージが損なわれる可能性も考えられます。
発注ミスが起きると、再発注の業務が発生するほか、誤って配達された商品や材料の返品業務、関係者への報告業務などが必要となり、業務コストが増えてしまいます。
使用期限や賞味期限がある商品の場合、返品が難しく在庫を廃棄しなければならないこともあります。
また、発注ミスによって従業員の心的負担が増し、モチベーションやパフォーマンスの低下を招く可能性も否めません。発注ミスの原因の一つとして、人手不足も考えられるため、従業員が働きやすい環境を整えて離職率を低下させる対策も重要です。
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ここでは、発注ミスが多いときに役立つ防止策5選を紹介します。
在庫情報を全社的にまとめて一元管理すれば、過剰在庫や過少在庫を減らし、スムーズな発注を実現することが可能です。在庫情報を一元管理する具体的な方法として、購買管理システムの導入が有効です。
購買管理システムを導入することで、リアルタイムでの在庫管理が可能となり、業務の標準化が進み、属人的な業務の解消にも役立ちます。購買業務の効率化については下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
「購買業務を効率化する方法とは？購買調達を改善する上で考えられる企業課題も紹介！」
職場内を整理整頓することも、発注ミスの防止に必要な対策の一つです。職場内が乱雑な状態では、発注に必要な書類やメモを紛失するリスクが高まります。また、業務に集中できる環境ではないため、入力・転記ミスが発生する可能性もあります。
必要な物を必要なタイミングで取り出せるよう、まずは不要な物を処分する「整理」を行い、物の収納場所を決める「整頓」に取りかかることが重要です。
発注業務におけるチェック体制を強化することも、発注ミスの防止に有効です。具体的には、発注業務の承認ワークフローを見直して別の従業員が発注品の種類や数量を確認できる体制を整えることで、発注ミスの削減が期待できます。
さらに、システムを導入して発注を電子的に管理すれば、社内の発注状況をリアルタイムで確認でき、重複発注の防止などにも役立てられます。
発注業務の人手が足りていない場合は、人的リソースの確保を検討しましょう。業務負担を分散させることで、ヒューマンエラーの削減につながります。
また、業務の一部を外部にアウトソーシングすることも一つの手段です。アウトソーシングを活用すれば、人員を新たに雇用する必要がなく、即戦力として専門知識を持つ人材を確保できます。発注業務を外部に委託することで、自社のコア業務に注力できるようになり、競争力強化を実現できるでしょう。
システムを導入して発注業務で活用すれば、発注ミスの防止につながります。たとえば、電話やFAXによる従来の発注方法でミスが生じていた場合、 IT化を進めることで業務の正確性と効率性を向上させることが可能です。
承認プロセスもシステム上で完了するため、リードタイムの短縮も目指せます。システムによっては、自社のルールに合わせて承認プロセスのカスタマイズも行えるので、業務効率化に向けた最適な施策を実行できます。
発注ミスの防止を図れるシステムを選ぶ際は、以下3つのポイントを押さえておくことが大切です。
発注を行えるシステムを選ぶ際は、単に機能が多いシステムを選ぶのではなく、自社の課題解決に役立つような機能が搭載されているかを確認しましょう。機能が豊富という点だけで選ぶと、かえって使いにくくなり、業務の効率化を阻害する可能性があります。そのため、自社が本当に必要としている機能を検討した上で、担当者がスムーズに使えるシステムを選ぶことが重要です。
また、多くの企業や業界で採用されているシステムであることは、信頼性の高い証拠となります。システム提供事業者のサポート体制がしっかりしているかどうかをチェックすることも、スムーズな導入・運用を実現するために不可欠です。
発注ミスの防止に役立つシステムの利用を検討している方には、すでに14,000社以上の企業様に利用いただいているビズネットの「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。
「購買管理プラットフォーム」なら、自社のルールに合わせて運用設定や承認設定などを行えるため、正確かつ効率的な発注を実現できます。既存取引先の商材を電子カタログ化して購買情報を可視化できるので、全社的なガバナンスを強化できることもポイントです。また、前回発注した商品を購入することができるお気に入り登録や承認機能などもあり、発注ミスを防ぐ機能もございます。
「購買管理プラットフォーム」には、そのほかに以下のような特徴もあります。
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企業の発注ミスが多い原因として、データの管理体制が整っていないことや業務が属人化していることが挙げられます。発注ミスを防止するには、在庫情報の一元管理や職場内の整理整頓、発注業務でのシステム活用を検討するとよいでしょう。
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自社のニーズをヒアリングした上で最適なプランをご提案しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
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