近年、多くの企業が現行の購買管理システムのサービス終了や、購買業務のさらなる効率化を理由に、リプレイス（変更）を検討しています。購買管理システムのリプレイスを検討している人の中には、そのメリットや見直しのポイントについて、詳しく知りたいと考えている方も多いでしょう。
今回は、購買管理システムをリプレイスするメリットや、企業がリプレイスを決断する理由を紹介します。また、リプレイス時に押さえておきたいポイントや注意点についても解説しているので、購買管理システムの切り替えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
購買管理システムとは、購買に関する業務を一元管理することで、工数削減などを図れるシステムのことをいいます。購買管理システムをリプレイスするメリットは、現状の業務状況や外部環境に合わせて業務効率化やコスト削減を今よりもさらに実現できることです。
古い購買管理システムを使い続けている場合、現行業務に合わなくなったり、アナログ業務が減らせなかったりすることで、かえって業務効率が低下することがあります。
また、法改正に対応するためにシステムをカスタマイズしようとすると、大規模なシステム改修が必要になり、結果的に時間とコストがかかる可能性も考えられます。このような場合に購買管理システムのリプレイスは、有効な選択となるでしょう。
ただし、リプレイスを成功させるためには、事前の計画が重要です。適切なプランニングがなされていない場合、かえって工数が増える可能性もあるため、綿密な準備と計画に基づいた移行を進める必要があります。
企業が購買管理システムをリプレイスする主な理由として、以下の4つが挙げられます。
多くの企業がサービス提供者のシステムを利用しているため、サービスが終了すると別のシステムを導入する必要があります。その際、自社のニーズに即したサービスを選定することが大切です。
また、オンプレミス型のシステムを使っている場合、メンテナンスやバックアップ、バージョンアップに多くの工数がかかることがあります。クラウド型に切り替えれば、これらの作業が自動で行われるため、システム管理にかかる負担を大幅に減らせるでしょう。
古いシステムでは法改正に合わせた更新が難しく、業務に支障をきたすことがあります。さらに業務に関連する法改正に伴い、自社でバージョンアップを図らなければなりません。クラウド型のシステムなら、常に最新の状態を維持できるため、改正に迅速に対応することが可能です。
近年は、SaaSをはじめとしたクラウド型の購買管理システムを導入する企業が増えつつあります。SaaS型の購買管理システムのメリット・デメリットや選ぶポイントについて、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
「SaaS型の購買管理システムのメリット・デメリットを解説！特徴や選ぶポイントも」
ビズネットの独自調査の結果、現在使っている購買管理システムに何らかの課題を感じている人は94.9%に上りました。
課題の内容として は「他の社内システムと連携できないので、購買データを手入力している（45.7%）」が最も多く、次いで「相見積がシステム化されていない（42.2%）」が挙げられました。
購買管理システムの課題を解決する手段としては、既存システムの改修や、新しいシステムへのリプレイスが考えられます。 しかし、改修やリプレイスに関しては、58.2%の 人が「かなり不安がある」または「やや不安がある」との回答もありました。
詳しい調査結果は、以下の資料をダウンロードしてください。
購買管理システムのスムーズな乗り換えを実現するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。ここでは、その中でも特に重要なポイントを４つ解説します。
最も重要なのは、システムが自社の購買業務に合った機能を備えているかどうかです。もし、自社のニーズに合わないシステムを導入してしまうと、リプレイスの効果が十分に得られません。そのため、まずは自社の業務要件を明確にし、それに基づいてシステムを比較検討することが重要です。
なお、購買管理システムの種類は大きく3つに分かれます。
特に間接材の購買管理が課題となっている企業には、間接材に特化したシステムが最適です。間接材の特性や購買プロセスに特化して設計されているため、購買プロセスが効率化され、コスト削減にもつながります。
今回はお役立ち資料として、購買管理システムの選定ガイドをご用意いたしました。システムの見直しに向けて、ぜひ参考にしてください。
既存のシステムとスムーズに連携できるかどうかも、リプレイスの成功を左右する重要な要素です。たとえば、既存の会計システムや在庫管理システムと連携が取れれば、購買データを自動的に反映させることができ、手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減できます。
もし、導入後に連携できないことが発覚すると、手間が増えるだけでなく、場合によっては業務効率が低下するリスクもあります。そのため、事前にシステム提供事業者に相談することが重要です。
新しいシステムの導入にあたり、現行システムと比較してコスト負担が大きくならないかを慎重に確認する必要があります。導入コストだけでなく、運用に要するコストも考慮して総合的に判断しましょう。
たとえば、クラウド型の購買管理システムの場合、基本的には月額の定額料金で運用でき、保守や運用にかかるコストは提供事業者側が負担します。そのため、初期投資が抑えられ、ITコストを大幅に削減できるでしょう。
なお、コスト面での比較は重要ですが、短期的なコスト削減にとらわれすぎず、システムの導入によって得られる長期的なメリットや運用効率の向上も考慮することが大切です。
購買管理システムの導入・運用に向けて、サポート体制が充実しているサービスを選べば、リプレイス時の負担を減らせるでしょう。
サポート体制が不十分な場合、自社の従業員が使い方に慣れるまでに時間がかかり、誤操作や設定ミスを起こしやすくなります。また、トラブル発生時に迅速な対応ができず、業務に支障が出るリスクも考えられるでしょう。
こうした事態を防ぐためには、どの範囲までサポートしているか、システムを導入する前に確認することが重要です。選定する際は、サービスの信頼性や安定性を示す「システムの導入実績」も一つの指標にしても良いでしょう。
ここでは、購買管理システムをリプレイスする際の注意点を3つ紹介します。
購買管理システムを導入する際、実際に使用する購買部門や関連部門と、事前に機能や業務フローの要件をしっかりと擦り合わせることが重要です。要件が曖昧だったり、十分に確認されていなかったりする場合、新システムへの移行中に思わぬトラブルやエラーが発生するリスクが高まります。
また、購買管理システムのリプレイスによって、どのような変化・影響があるのかを確認したうえで、操作方法や注意点をマニュアル化し、関係者に周知することも不可欠です。導入に向けて反対意見が出た場合は、新たなシステムへの変更で得られるメリットを丁寧に説明し、理解を得られるようにしましょう。
新システムへの移行は、新しい機能を導入できるチャンスでもあります。そのため、リプレイスに際してどのような機能を追加すべきか事前に整理し、必要なカスタマイズを検討しておくことが重要です。
たとえば、購買する製品を登録し、電子カタログとして管理できる機能を利用できると、購買情報の蓄積や可視化が可能になります。ただし、自社にとって不必要な機能を追加すると無駄なコストが発生してしまうため、必要な機能に限定することが大切です。
機能追加に関しては、システム提供事業者に早めに相談することで、自社のニーズや課題に合った最適なプランを提案してもらえます。
なお、購買管理システムの機能の一つであるカタログ購買について、以下の記事ではメリットや活用するポイントを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
「カタログ購買とは？メリットや活用するポイント、購買管理システムの機能も解説」
購買管理システムのリプレイス後は、システムの定着に向けた改善活動にも注力する必要があります。具体的には、業務の適正化や業務フローの見直しなど、システムの導入効果を最大化するための取り組みが重要です。
加えて、現場社員の業務にどのような変化が生じたかも調査すると良いでしょう。改善が必要な点があれば、適宜対応していくことがシステム運用の安定性を保つための鍵となります。
間接材の購買管理システムのリプレイスを検討しているなら、ビズネットの「購買管理プラットフォーム」がおすすめです。「購買管理プラットフォーム」は、すでに14,000社以上の企業様にご利用いただいているシステムで、2023年度のITトレンドの購買システム部門では年間ランキング1位を獲得しています。
近年は、購買管理システムのリプレイスについてのお問合せも増加中で、俳優の竹中直人氏がMCを務める経済報道テレビ（KHTV）「発見！課題解決カンパニー」で紹介されるなど、注目度も高まっています。
「購買管理プラットフォーム」には、以下のような特徴・メリットがあります。
上記のとおり、購買管理プラットフォームは、連携サプライヤーの5,000万品目以上のアイテムを取り扱っていることや、自社ルールに合わせた細かな設定を行えることが特徴です。購買管理システムの乗り換えを検討しているという方は、ぜひ導入をご検討ください。
間接材の購買管理システムのリプレイスには、工数削減や内部統制の強化といった多くのメリットが期待できます。しかし、システムを入れ替える際には「自社のニーズに即した機能を搭載しているか」「導入・運用に向けたサポートが充実しているか」といったポイントを確認することが不可欠です。
購買管理システムの見直しを検討中の方は、14,000社以上の企業様にご利用いただいているビズネットの「購買管理プラットフォーム」をぜひご検討ください。当システムなら、自社のルールに合わせた運用設定や承認設定などを行えるほか、既存の会計システムとの連携が可能です。
さらに、導入から運用までの手厚いサポート体制も整っています。自社の課題をヒアリングしたうえで最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
ビズネット株式会社
受発注の業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援する「購買管理プラットフォーム」を14,000社以上の企業に提供しています。電力、電設、建設・医療・製造などの現場専門品の購買業務を最適化し、業務やコスト削減・生産性向上を実現いたします。
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