内部統制における社内物品管理について

コラム

各拠点で使う事務用品や副資材などの社内物品の購買はどのレベルまで管理されていますか。総額の管理だけ行い、個々の内容については現場任せになっていませんか?

複数の工場を持つある企業では、各工場で使用するレンチやドライバーなどの工具類の購買管理はすべてそれぞれの工場に任せていたために、同じ機能を持つものでも仕入れ先が異なるため、購入価格がバラバラで、内部統制面から見た購買管理が出来ていると言える状態ではありませんでした。

このような状態になっていると、どんな問題が発生するのでしょうか。

現場任せの社内物品購入の問題点

社内物品購入を現場任せにしてしまうと、本来まとめて購入すれば安くなる可能性があるものも単品の価格で購入しなくてはいけません。拠点の数が多くなれば多くなるほど、必要以上のコストがかかってしまう可能性があります。

また内部統制面から見て、購買に関してのルールやチェックする仕組みが出先ごとに異なってしまうということを問題にするケースや、本社では購入した社内物品の総金額ベースでの管理を行っているだけの場合が多いことから、不正の温床になってしまうケースもあります。

こういった購買状況を本社側でも把握できない状態になっている事は、何か起きた場合に内部統制の面から指摘を受ける可能性があると考えられます。

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社内物品管理を含めた運用の仕組みづくりとその注意点

 

先ほどご紹介した複数の工場を持つ企業では、まず社内で使用するドライバーなどの工具類の定番商品と仕入れ先のサプライヤーを決め、すべての工場で使用する工具の標準化を実施。購入も本社で統一購買を実施するようにしました。

さらに、各工場の現場から出される社内物品の発注は、各工場の責任者や本社での複数個所承認を受けてからサプライヤーに発注される運用の仕組みを構築する事で、不正な購買などの防止と経費削減などの効果が生まれたのです。

また、納品された社内物品は各工場で検収を行う事で、本社での納品管理が行えるような仕組みになっています。

このように管理を行えるようにするということは重要なことですが、反面やりすぎると、管理者の業務負荷が高くなり、管理が甘くなるという面があります。どの程度まで管理を行うのが効率的なのか「管理のバランス」を考慮してオペレーション構築する事が必要です。

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たとえば、どんな商品を購入する場合でも複数人の承認が必要な状態を作ってしまうと、承認作業そのものの数が増えて大きな業務負荷になってしまううえ、単なる作業になってしまい本来の承認の機能が失われてしまう可能性があります。

オペレーションを簡略化する場合には、購買手続きのトレーサビリティを高めるという方法もあります。購買状況がもれなくデータ化される仕組みを利用することにより、何か問題が起きた時に、問題個所を見つけることができるようになり、すべての購買を毎回チェックする必要があるものと無い物を区分して運用することができるようになります。

【社内物品とは】
業務上必要な「オフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、その他消耗品」を総称したビズネットオリジナルの名称です。間接材、用度品、副資材など、業種や企業によってその呼び方は異なります。

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