統一購買するだけでは課題解決できない?アウトソーシングの必要性

コラム

店舗で使用するレジ袋、支社、支店で必要な印刷物や販促品などの社内物品。本社で統一購買をする事によって、サプライヤーからの購入価格の低減に成功している企業が多くあります。

しかし、統一購入した備品が各店、各支社に配送されるまでの運用業務全体を見直してみると、実は下がった価格に見合わない業務コストがかかっていたり、様々なリスクが隠れていたりする事も珍しくありません。

統一購買で本当に効率化できていますか?

社内物品のサプライヤーからの購入は、統一購買によって安い価格で購入する事ができているかもしれませんが、各拠点、各支社が本社に行う社内物品の発注や、本社で行っている出荷配送業務についてはどうでしょうか。

発注一つをとってみてもFAXなどを使って本社に発注を依頼し、本社も人力で対応をしているという例も少なくありません。本社では統一購買で購入した商品の在庫を持ち各拠点からの発注を元に出荷、梱包、配送作業を行っている例もあります。拠点数が50か所あれば、50か所分の発注依頼に対応しなくてはいけませんので、膨大な作業を行う必要が生じてしまいます。

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このように各拠点とサプライヤーの間で本社が中間業務を行うようなシステムにしてしまうと、統一購買で多少安く商品を購入しても、本社ではそれに見合わない業務コストがかかっている状態になってしまうのです。

将来、様々な問題が発生するリスクも

 

こういった膨大な中間業務が発生している状態のままでは、かえってコスト高になるだけでなく、将来に大きな課題を残してしまう事が考えられます。

店舗や支店などの拠点数が増えると、それだけ取り扱う仲介業務も増加していきますし、多くの要望に応えようとすると仕入れ先のサプライヤーも増加していきます。

単純に拠点が増加する事による作業量の増加、サプライヤーが増加する事による、仕入れ先の管理などの管理業務の追加など、本社の作業負荷だけがどんどん増加していく状態になってしまいます。

その結果、業務が追いつかなくなってしまい、納期の不安定化や本社業務のオーバーフローなどにつながる事が考えられます。

どうすれば解決できるのか?アウトソーシングという手段

 

社内物品は企業が購入している商品全体から見ると構成比も大きくなく、直接売り上げを左右するような事も少ないため、投資が行われずに、社内の人間の人力によって運用を行うような仕組みになりがちです。

これを解決するには、本社の仲介業務を自動化したり、業務そのものをアウトソーシングするなど、業務の仕組みそのものを検討する必要があります。

本社社員の方が受注業務から出荷まで行っていて、その業務にかなりの時間を割いているのであれば、それなりの人件費がかかっているはずです。その場合アウトソーシングが現実的な選択肢と思われます。

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アウトソーシングにかかるコストは、本社業務にかかっている人件費に比べ、一般的に安く設定されています。それは、その業務を行うための機器や経験のある人員が用意されているからです。また各社から同様の業務委託を受けることによって、ボリュームが大きくなり効率的に業務を行うことがコストにもつながるからです。

ですので、以下のような点に注意してアウトソーシングする先を選定するとよいと思われます。

  • 既にある程度業務委託を受けており、効率的な運用ができる業務ボリュームを持っていること。
  • 少量の品目における業務委託が可能、また品目の拡大にも価格が上がることなく柔軟的に対応できること。
  • 業務量の波がある場合は、固定費が発生せず、取扱い量によって利用料が変わる変動費型の利用料金であること(作業が少ない月度では利用料が下がる)

などいくつかのポイントをあげることができます。

まず、自社の社内物品運用業務で、上記のような事が起こっていないかどうか確認してみてはいかがでしょうか。

次回は「流通在庫などの在庫管理の適正」というテーマをご紹介します。

【社内物品とは】
業務上必要な「オフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、その他消耗品」を総称したビズネットオリジナルの名称です。間接材、用度品、副資材など、業種や企業によってその呼び方は異なります。

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