ビジネスにおける「見える化、可視化」を徹底解説!

コラム

「経営の見える化で業務改善!」や、「組織力を高めるために業務の可視化を!」など、ビジネスの現場では「見える化」や「可視化」といったワードをよく耳にします。しかし漠然と理解はしつつも、いざ具体的に業務の「見える化」や「可視化」をするとなると「どうすればいいかよく分からない」という方も多いのではないでしょうか。今回は、「見える化、可視化」の起源や使い方、メリットや方法などを徹底解説します。

「見える化」「可視化」とは?

「見える化」「可視化」とは、主に企業活動において、どのような業務がどのような流れで行われているのか「業務プロセス(計画、実施、評価など)の実態」をグラフや図表などを用いて目に見えるようにすることです。目に見えるようにすることで問題点に気づき、問題点を共有できて改善のための対策を効果的に行えます。

実は「見える化」と「可視化」は意味が異なる

同じような意味で使われることの多い「見える化」と「可視化」は、重要な点で違う意味を持っています。顧客ニーズや従業員のやる気、スキルなど実際に目に見えないものを目に見える状態にするのが「可視化」です。「見える化」も「可視化」も見えないものが見えるようになっている点では同じです。しかし、「見える化」は「可視化」に加えて見たいと思わないときでも強制的に見えるようになっており、また改善のためのフィードバックやアクションを起こせるようになっている点で「可視化」と異なります。

この違いを理解していないと、「見える化」をしたといっても「可視化」にとどまって、問題意識のある人だけしか見なかったり、改善のためのアクションが起きなかったりして問題点の共有や改善がされません。

「見える化」の起源は「トヨタ自動車」

「見える化」という表現がはじめて使われたのは、1998年に現トヨタ自動車株式会社(以下、トヨタ)の岡本渉が発表した「生産保全活動の実態の見える化」という論文においてです。

トヨタの「見える化」への取り組み

トヨタの生産ラインでは、「アンドン」と呼ばれる生産ラインの異常を知らせるランプを設置し、ランプの色によって異常の発生とどのような種類の異常かを瞬時に「みんなに見える」ようにしました。この方法は、生産現場における「見える化」の原点となっています。

可視化との意味の区別があいまいな状態で定着

「見える化」による生産性の向上の効果は大きく、トヨタの「見える化」の考え方は生産現場だけにとどまらずビジネス分野全般に拡大していきました。しかし、「見える化」がトヨタによって使われる以前に「可視化」は使われていました。また、「見える化」が日本語の表現としては通常は使わないため、そして「可視化」は表面的な意味は「見える化」と同じで日本語として問題のない表現のため、「可視化」と「見える化」は意味の区別があいまいな状態で定着しました。

業務の効率化がやりやすくなる「見える化」の5つのメリット

「見える化」によって得られるメリットを紹介します。

1.課題の発見と把握

業務プロセスを「見える化」することで課題の発見と把握ができます。そして、「見える化」で組織内の全員が問題点に対して共通の認識を持てることで問題点の改善を効率的・効果的にできます。

問題点の改善だけでなく、抽象的な表現が多く使われる企業のミッションも「見える化」することで、具体的な行動に結び付けられます。また、企業全体の長期的な戦略目標として設定するKGI(重要目標達成指標)をKPI(重要業績評価指標)としてブレークダウンし「見える化」することで、目標達成のための具体的で効果的な行動を起こせます。

2.業務方法の共有化や標準化

一般的に日本の企業は、業務に関する詳細なマニュアルを完備していません。そのため同じ業務にもかかわらず人によって異なる方法で行われています。業務を「見える化」することで属人的に行われている業務を最も効率のよい方法に標準化できます。

3.人材の育成

「見える化」で業務方法の共有化・標準化ができれば最もよい効率的な方法ですべての従業員が業務をできるようになります。また、新入社員への教育も効率化できます。

4.作業リスクやミスの軽減

今まで多く生じていた作業上のリスクやミスを「見える化」することで改善ができます。また、作業リスクが高く、ミスの生じやすい業務のため一部の従業員しかその業務ができない場合、そのプロセスの非効率が組織全体を非効率にします。「見える化」することで、特定の従業員にしかできなかった作業が、誰にでもできるようになる可能性があります。これにより業務のボトルネックを解消できます。

5.コストの削減

「見える化」によって業務の無駄をなくせれば、不必要な残業や人員の削減でコスト削減ができます。

「見える化」をするための具体的な方法

「見える化」をするための具体的な方法を紹介します。

「見える化」をするための考え方

「見える化」は「可視化」とは異なり、単に業務を見えるようにするだけではなく現状を改善するために行わねばなりません。そのためには、「現状を把握」し、そこから「問題・課題を発見」します。次に「問題・課題の真の原因を発見」します。そして、「理想の姿に近づけるために真の原因を解決できる案の立案と実行」をし、「理想の姿に近づいたのか確認」することが必要です。

「問題・課題を発見」するには、まず「理想の姿」を明確にして、問題・課題を理想の姿と現状とのギャップとして把握します。問題・課題の把握には、2つのアプローチをとると効果的です。

1つは、切り口をできるだけ多くします。例えば、経営の「見える化」では、財務視点、顧客視点、商品・サービス品質視点、競合企業視点などの多くの切り口から把握できるようにします。もう1つは見方です。見方には3つあります。2つは、鳥の目や虫の目としてよく知られている「全体(森)を見る鳥の目」と「詳細・個別(木)を見る虫の目」です。そして、もう1つは「流れを見る目」です。社会・経済・技術・顧客・ニーズは絶え間なく変化しています。どちらへ行けば最もよいのか、「全体(森)を見る鳥の目」だけでは現在だけ、あるいは限定された範囲しか見えない可能性があります。そのため流れを見る目を持つことも重要です。

なお、問題・課題は対策が見えるまで詳細に分析しなければなりません。そして、対策を実行すれば終わりではなく、その効果も「見える化」して評価することも重要です。

「プロセスマップ」の作成

考え方の次に具体的に業務改善につながる「見える化」を行うために、まず行うべき作業について紹介します。「見える化」をするには、現場で実際にどのように業務がなされているのかを知る必要があります。それを可能にするのが、プロセスマップです。

プロセスマップとは、社内または特定の事業や組織のプロセス(業務)の全体像とその関係性を視覚的に示した図のことです。1つのプロセスでは、その開始から終了までに行われる作業を明示し、次のプロセスとの関係を線でつないだりします。すぐれたプロセスマップにするには、そのプロセスに関係していない者でもプロセス全体の流れ・関係が分かるように作成しなければなりません。また、問題・課題を把握できるように時間、コスト、必要なスキル、人員数などの情報も含まれていることが必要です。

「スキルマップ」の作成

業務ではなく業務を遂行する従業員に視点を当てたのがスキルマップです。スキルマップとは、従業員のスキルが一覧して分かるように作成された表のことです。スキルマップは、横軸か縦軸の一方にスキルを示す項目を記載し、もう一方に従業員の名前を記載します。従業員のスキルレベルは共通のものさしで数値化をして記載するのがよいですが、数値化が困難であれば◯か×の記載をします。

スキルマップは、「見える化」で明らかになった問題・課題で人的な要因に関係する事項の解決を図るために必要なツールです。スキルマップがないと計画的な人材育成や適切な配置転換ができません。

見える化を企業経営に生かそう

「見える化」が「可視化」とは異なることや、その重要性、およびメリット、そして「見える化」を進めるための方法について紹介しました。企業にとって必要不可欠な「業務の効率化」を行うにも「見える化」は重要です。「見える化」をしないまま業務効率化を行うと失敗するリスクが高まります。上手に「見える化」を行い、業務を改善していけば、経営の合理化を図ることが可能です。

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