総務などの間接部門における「ノンコア業務」とBPOのメリット

コラム

「コア業務」「ノンコア業務」とBPOについて考えるこのシリーズ。第2回目は間接部門における「ノンコア業務」とBPO活用による業務効率化について考えてみましょう。

間接部門の代表格といえば総務部門。本業を支援する要の部署といっても過言ではないでしょう。その分「ノンコア業務」が多く存在する部門です。前回も述べましたが、BPOをはじめとする業務効率化の効果が出やすい部門でもあります。

 BPOを活用するメリット

おさらいになりますが、これまでアウトソーシングによる効率化というと、単純に手のかかる業務を外部に委託するというプッシュ・アウト型が一般的でした。しかしBPOを活用することで、アド・オン型も活用でき、総務部門が他部門に提供するサービスレベルが向上、間接的に事業強化を図ることもできます。

※BPOのアウトソーシングスタイルの詳細はこちら

具体的な例をあげてみましょう。

総務部門の代表的な業務として、事務用品などの社内用品の手配業務があります。社内各部門からの購入要求を取りまとめ、納入業者に発注し、数日後に納品されたら検収し、要求部門に届けるというのが一般的なこの業務の流れでしょう。いずれも手間がかかる業務ですから、効率を上げるために納入業者への発注は週一回となり、発注してから納品まで一週間ほどかかることもあるかもしれません。

では、この業務にWebを使った社内用品発注システムのBPOサービスを導入してみるとどうでしょうか。

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Webを使った社内用品発注システムのBPOサービスを導入してみる

・総務部門のメリット

まず、各部門の担当者が直接Web画面から発注します。自動で注文がかかり、翌営業日には商品が発注者の手元に届きます。ここまで総務部門の担当者の業務は全くありません。

 総務部門がやることといえば検収ですが、締め日に利用実績がまとめて管理画面からダウンロードできるので、煩わしい集計業務もなくなり、検収業務の大幅に削減されます。つまり、かなりの業務効率化が見込めるメリットがあるのです。

・その他のさまざまなメリット

それだけではありません。納期が大幅に短縮され、社内へのサービスレベルが向上するメリットもあります。また、実績データが集計されて出てくるので、部署ごとの実績把握が可能となり、総務部門のコア業務である予実管理も強化できるでしょう。

整理すると

  •     業務削減(プッシュ・アウト)

    社内発注取りまとめ業務、取引業者への発注業務、検収業務、納品物の配布

  •     サービス内容の強化(アド・オン)

    納期の短縮(数日→翌営業日)

  •     新たな競争力を強化する(バイ・イン)

    予実管理業務の強化

という効果が期待できます。

このように、BPOをうまく活用することで、ノンコア業務の効率化のみならず、業務内容の強化や、コア業務の効率化にも寄与できるメリットがあることがわかります。今一度、自社の業務を見直して、BPOの活用を考えてみてはいかがでしょうか。

次回は直接部門におけるBPO活用について考えます。

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