NGK株式会社様

NGK株式会社様では、従来利用していた他社購買管理システムについて、利用者の利便性と運用負荷の両面に課題を抱えていました。特に大きな課題となっていたのが、商品検索のしづらさです。

システム上には横串検索機能が用意されていたものの、実際には十分に機能しているとは言えず、現場の利用者は複数のパンチアウトカタログを個別に開きながら商品を探していました。

そのため、「目的の商品を見つけるまでに時間がかかる」「各サプライヤーの商品を比較しづらい」「最安値を探すには複数サイトを見比べる必要がある」といった状況が常態化し、購買業務全体の効率低下につながっていました。

購買統制面でも、大きな負荷が発生していました。社内ルールや各部門の要望に応じて購入を制限したい商品については、個別にマスキング設定をおこなっていました。掲載商品が更新されるたびに設定内容を見直す必要があり、継続的な対応が求められていました。

また、サプライヤーとの接続やカタログ運用についても、自社で管理する必要がありました。新たなサプライヤーを追加する際には個別に調整を進める必要があり、掲載商品の更新対応や単価管理、各種調整業務にも多くの工数がかかっていました。

こうした運用を支えるため、カタログ更新、商品マスキング、サプライヤーとの調整、単価管理といった業務の多くをBPOへ委託。しかし、その分のコストが継続的に発生しており、管理側の負担軽減とコストのバランスに悩みを抱えていました。

さらに、システム利用者の登録・管理や利用者情報の棚卸、掲載商品の価格情報や商品情報の確認といった管理業務も定期的に発生していました。資材部門にとって、無視できない業務負荷となっていました。

商品購入そのものでは一定のコスト削減効果が得られていたものの、システム利用料に加え、高額なBPO費用や社内管理工数も継続的に発生していました。その結果、「購買コストは下がっているものの、トータルで見た場合の費用対効果は十分なのか」という疑問が徐々に大きくなっていきました。

こうした状況を受け、NGK株式会社様では、現場利用者の購買体験向上と管理業務の効率化を同時に実現できる新たな購買基盤の検討を開始しました。

NGK株式会社様では、既存の購買システムが抱える課題を解決するため、新たな間接材の購買基盤の検討を開始しました。

選定にあたって重視したのは、単なるシステム機能ではありません。現場利用者の業務効率向上はもちろん、資材部門の管理工数削減、商品検索性の向上、サプライヤー管理業務の効率化、既存システムとの連携性など、複数の観点から評価しました。

情報収集の初期段階では、約10社のサービスを選定し、比較検討しました。各社へのヒアリングやデモンストレーションを重ねる中で、「自社でサプライヤーやカタログを管理するタイプ」と「サービス事業者がサプライヤー管理まで担うタイプ」の大きく2つに分類できることがわかりました。

その中でビズネットが高く評価された理由の一つが、「カタログ管理やサプライヤー対応を包括的に任せられる点」でした。

従来の運用では、サプライヤーとの調整やカタログ更新、商品管理などに多くの工数がかかっていました。一方、ビズネットではこうした業務をサービスとして提供しているため、資材部門は空いたリソースを本来注力すべき業務へ振り分けられます。

また、選定プロセスではビズネットの既存利用企業や取引サプライヤーへのヒアリングも実施。実際の現場利用者やサプライヤーから良好な評価を得られたことも、安心して導入を判断できた要因の一つとなりました。

さらに、提案内容やサポート体制に対する信頼感も高い評価につながりました。導入前の打ち合わせや提案活動を通じて、課題に対する理解度や対応の丁寧さを実感できたことから、「導入後も安心して任せられる」という印象を持ったといいます。

コスト面での優位性も、見逃せないポイントでした。システム機能や運用支援内容を比較した際、ビズネットは導入費用の面でも競争力が高く、標準機能の月額費用が無料である点や、初期費用がかからない点でも高く評価されました。

最終的な選定で大きな決め手となったのは、「実際にシステムに触れて確認した操作性」です。デモ環境を現場利用者にも操作してもらい、商品の探しやすさや画面のわかりやすさを検証しました。その結果、「欲しい商品にたどり着きやすい」「直感的に操作できる」といった評価が得られました。

特に、複数サプライヤーの商品を横断的に検索できる検索性の高いユーザーインターフェースは、従来システムで課題となっていた購買業務の効率化に直結すると判断されました。

また、管理者側で柔軟に設定変更できる点も高く評価されています。利用者向けのお知らせ掲載や各種設定変更を管理部門主導でおこなえるため、システムベンダーへの依頼や追加費用を必要とせず、スピーディーな運用改善が可能です。

加えて、現状の購買業務や社内運用を踏まえた最適な運用設計の支援をおこない、導入後も活用定着や運用改善に向けて伴走支援を受けられる点も安心感につながりました。

こうした「現場利用者の使いやすさ」と「管理者の運用しやすさ」を両立できる点が評価され、NGK株式会社様はビズネットへのリプレイスを決定しました。単なるシステムリプレイスではなく、購買業務全体の効率化と運用品質向上を実現する基盤として、ビズネットが選ばれています。

ビズネットの購買管理プラットフォームへのリプレイス後、NGK株式会社様では購買管理システム運用に関わる業務負荷が大幅に削減されました。

特に大きな効果として表れたのが、現場利用者の購買作業時間の短縮です。従来は複数のカタログを個別に確認しながら商品を探す必要があり、1件あたりの購買作業に約8分かかっていました。ビズネットへのリプレイス後は、横串検索や価格比較機能を活用することで、欲しい商品を素早く見つけられるようになり、購買作業時間は1件あたり約5分まで短縮しました。

上記の時間短縮だけで年間では現場利用者で3,000時間以上の業務工数削減を見込んでいます。さらに、カタログ管理やサプライヤー対応、ユーザー管理などの管理運用業務をビズネット側へ任せられるようになったことで、資材部門側の管理工数も大幅に削減されました。

こうした改善効果を試算した結果、年間約4,500時間の業務工数削減が見込まれています。
コスト面でも、従来必要だったBPO費用やシステム関連費用の見直しにつながり、運用負荷とコストの両面で大きな改善効果が生まれています。

導入後に実施した現場利用者アンケートでも、「商品選択肢の拡大」「検索性の向上」「価格比較のしやすさ」の3点に対して高い評価が寄せられました。

これまで購入できなかった商品が購買できるようになったことに加え、複数サプライヤーの商品を横断的に比較できるようになったことで、現場利用者はより短時間で、納得感を持って商品を選べるようになりました。

数字で見える業務工数削減に加え、現場利用者の購買体験向上にもつながっている点が、今回の大きな導入効果です。

定量的な業務工数削減に加えて、ビズネットの購買管理プラットフォームへのリプレイスによって大きく変化したのが、購買管理システムの運用体制です。

従来は、カタログ運用を維持するために資材部だけでなく、外部のBPO事業者や関連部門との連携が欠かせませんでした。カタログ更新や商品マスキング、サプライヤーとの調整、単価管理といった業務が発生するたびに、複数の関係者との確認や調整が必要でした。

こうした運用業務の多くをビズネットの購買管理プラットフォーム上で完結できるようになったことで、以前は複数の関係者で対応していたカタログ運用を、現在では少人数で安定的に運用できる体制を実現しています。この変化は、単なる省力化にとどまらず、資材部門の役割そのものを見直すきっかけにもなっています。

またビズネットの購買管理プラットフォームをNGK株式会社様の社内システムと連携することで、日次での検収データの取り込みや、社員のユーザーIDのデータ連携も整備され、今までおこなっていたアナログな作業もなくなりました。

NGK株式会社様では以前から、「できる限り管理業務を減らし、本質的な購買業務へ時間を振り向ける」という方針を掲げていました。サプライヤー戦略の立案や調達施策の推進、コスト最適化など、購買部門が価値を発揮すべき業務へ人的リソースを集中させることを重視していたのです。

ビズネットへの移行により、日々のカタログ管理やサプライヤー管理に追われる時間が減ったことで、購買戦略の企画や利用部門への支援といった付加価値の高い業務へ注力しやすくなりました。

少人数で安定して運用できる体制を整えられたことは、単に管理工数を減らすだけでなく、購買部門が本来果たすべき役割へリソースを集中するための基盤づくりにもつながっています。

ビズネットの購買管理プラットフォームへのリプレイスによって、購買業務の効率化と運用負荷の軽減という大きな成果を実現したNGK株式会社様。今後は、さらなる業務効率化とコスト最適化に向けて、購買プロセス全体の高度化に取り組んでいく考えです。その一つが、「ユーザーカタログ機能の活用拡大」です。

現在も一部の商材についてはユーザーカタログ機能を活用していますが、今後は既存取引先との契約品や定常的に購入する商材をさらに集約し、カタログ上で完結できる購買範囲を広げていく方針です。これにより、現場利用者がよりスムーズに購買できる環境を整えていきます。

また、カタログ購買比率の向上も重要なテーマとして位置付けています。購買業務をできる限り標準化・現場主導の購買とすることで、資材部門の業務負荷を低減するとともに、現場利用者の利便性向上にもつなげたい考えです。

さらに、ビズネットが持つ最安値検索（同一品検索）機能の活用促進にも期待を寄せています。
複数サプライヤーの商品を比較しながら最適な購入先を選べる環境は整ったものの、機能を十分に活用できているかについては、今後も継続して確認していく必要があると考えています。現場利用者が価格比較を意識しながら購買できる環境を定着させることで、購買コストの削減効果をさらに高めていくことを目指しています。

一方で、利便性向上と同時に重視しているのが購買の透明性向上です。
商品選択肢が増え、誰でも簡単に購入できる環境になったからこそ、適切な購買ルールのもとで運用していくことが重要だと考えています。現場利用者が必要な商品をスムーズに購入できる一方で、会社として適正な購買がおこなわれているかを可視化し、ガバナンスを維持する仕組みづくりにも取り組んでいく方針です。

そして最終的には、現場利用者満足度のさらなる向上を実現していきたいと考えています。
「欲しい商品を探しやすい」「適正価格で購入できる」「手間なく発注できる」。こうした現場利用者目線の価値を高めながら、資材部門では業務効率化やコスト最適化を進めていく考えです。

NGK株式会社様は、ビズネットを単なる購買管理システムとしてではなく、企業全体の購買改革を支える基盤として活用しながら、より戦略的な購買業務の実現を目指しています。