株式会社シーテック様

従来の購買プロセスは、まず自社システムに起票し発注の事前承認を得たのち、自社システムへ決裁書を起票する必要がありました。承認後は、購買グループが紙の注文書を各サプライヤーへ郵送して発注を行う、アナログ作業が中心でした。注文書の発行には印刷・封入・投函といった工数も発生しているため、発注から納品までに多大な時間と手間を要している点が課題でした。

1件の発注に約120分、郵送によるタイムラグで納品まで約4～5日を要することもありました。納品後は、検収、自社システムへの購買データのアップロード、複数の請求書処理と多くの工程があり、現場の負担も大きく、ミスが発生するリスクのある状況にありました。「人の手に頼る部分が多く、漏れやミスが避けられない状況でした。業務効率化は急務でした」と購買グループご担当者様は振り返ります。

こうした課題を解決するため、シーテック様はビズネットの購買管理プラットフォーム「ユーザーカタログ機能」の導入検討をはじめました。

もともと2002年からビズネットのベーシックカタログ機能を利用しており、横串検索によるサプライヤー比較のしやすさや、最安値検索で安値な商品をすぐに選べる点、さらに請求書を一本化できる利便性を特に評価しており、継続利用していました。

現在利用しているビズネットを活用すれば、社員教育や運用面でも一つのシステムで完結でき、最も効率的だと考えました。さらに、開発コストが不要で導入後すぐに利用できる点、そして購入データを取得できる点や請求書の一本化も導入の決め手となりました。

そこで、まずは発注頻度が高い被服等貸与品の指定購買品を扱うサプライヤーを対象に、「ユーザーカタログ機能」を導入しWEBカタログ化を進めることにしました。

導入検討開始から導入までの期間は約半年間。（社内告知やサプライヤーへの協力依頼、社内承認などの準備が含まれています）スムーズに導入できた背景には、ビズネットの既存利用経験があり操作性に慣れていた事や、ビズネット営業担当による密なサポートと提案がありました。さらに、社内承認やサプライヤー調整で大きなトラブルが無かったことも成功要因の一つです。

導入後は、「ユーザーカタログ機能」を活用して指定購買品をWEBカタログ化し、簡単に選択・発注できる仕組みの構築が実現しました。紙帳票や郵送を廃止し、承認後すぐに注文書を電子送信できるようになりました。

導入後、購買業務は大きく改善しました。1件あたりの作業時間は約1/3に短縮され、年間1,500時間（200人日）を削減。生産性は3倍以上に向上しました。

郵送によるタイムロスも解消され、納品までのスピード感が大幅にアップ。さらに、ビズネット経由の発注件数は従来の倍以上に増え、利便性の高さが利用拡大を後押ししています。

従来の部署単位でのIDによる運用から、社員への個人ID付与の運用に切り替えたことで、誰が何を注文したかが明確になり、納品伝票にも発注者名が表示されるようになりました。これにより、時折納品時に発生していた発注者探しの混乱も解消されています。

また、請求書の一本化やCSVデータ連携により、基幹システムへの仕訳が効率化され、経理処理のスピードも向上しました。加えて、サプライヤーとの連携を強化し、発注可能なアイテムを順次追加することで利便性をさらに高めています。

インボイス制度や帳票準拠の課題は、ユーザーカタログ機能の導入によって「紙帳票の廃止」「電子化」「請求書の一本化」「CSVデータ連携」などで解決されました。

要求部門からは「商品を探す手間が減った」「配送先が明確になった」といった声も寄せられています。さらに、この取り組みは社内外から高く評価され、中部電力グループかいぜんコンテストで「優秀賞」を受賞しました。管理部門（当社）での受賞は初めてであり、購買改革の成果が認められた瞬間でした。

今回の取り組みで大きな成果を得たシーテック様は、ここで立ち止まることなく、さらなる改善に向けて動き始めています。

今後は、ユーザーカタログ掲載品の拡充を進め、安全装備品や工事材料など、現場で頻繁に使用されるアイテムを追加することで、購買業務DXの加速を検討しています。

また、ビズネットと協力しキャンペーンや施策による利用促進、データ連携強化による請求処理のさらなる効率化も視野に入れています。

ビズネットの「ユーザーカタログ機能」による購買業務の効率化は、単なる効率化にとどまらず、社員が本来業務に集中できる環境を生み出し、企業全体の生産性向上につながります。シーテック様の事例は、その好例といえるでしょう。