購買管理とは?購買業務を改善してスムーズに行うための4つのポイント

コラム

企業にとって購買は必要不可欠な業務の1つです。購買業務が正常にできないと企業の業務は各所で混乱します。購買業務を正常に行うには購買管理が適切になされていなければなりません。つまり購買管理が適切にできることで、コスト削減、スムーズな生産、不正防止などが可能となるのです。しかし、会社の規模が大きくなって購買業務が増加したとき、あるいはコスト削減が思うように行かないときに現状を放置していると、人件費や無駄な作業の増加、発注ミスの発生、不正の発生などさまざまな問題が生じ、それが大きくなる可能性があります。こうした問題を防ぐためには常日頃から、「購買管理」の見直しが必要です。そこで、今回は購買業務を的確に行うために効果的な購買管理の5原則や、購買管理をスムーズに行うためのポイントなどについて解説します。

購買管理とは?「購買」と「調達」の違いを知る!

購買管理とは一言で表すと「企業における購買業務を適切に管理すること」です。購買業務は、「必要な資材を」「必要なタイミングに」「必要な量だけ」「できるだけ高品質な資材を」「安定的に」「できるだけ安く」購入し、「必要な部門に確実に届けて使われる」までのプロセスが含まれます。購買管理は、このプロセス全体がスムーズに流れるように管理しなければなりません。

「購買」と「調達」の違い

購買は、確かに購入することであって品質の悪いものが混入していたり、納期が遅れたりするのは納入業者が悪いから関係ないと思われるかもしれません。しかし、購買業務は発注(購買)すれば終わりでは決してありません。

購買とよく似た用語に、「調達」があります。調達は購買と基本的に同じ意味で使われることがありますが、厳密には大きな違いがあります。区別して使うときは、購買が「必要なものを決め、購入先を選定し、発注書を発行する」までに対して、調達は購買に加えて購入したものが届くまでを管理する(または検収する)ことを意味します。また、購買は必要なものを購入することですが、調達は購入以外にも借りること(レンタル、リース)も含まれます。購買管理は購買、調達の両業務がスムーズに正確に行われているかどうかを管理する必要があるといえるでしょう。

これからの時代はIT技術やAI技術などの進展で新しいサービスが生まれたり、融合したりします。幅広い視野・視点で購買や調達を考えられるようにすることは重要です。

購買業務を有利に的確に行うために必要な「購買管理の5原則」

購買業務を行ううえで、守るべき基本原則があります。「購買管理の5原則」と呼ばれるもので、以下のような内容です。

1.適正な取引先を選ぶ

取引先の都合で仕入れが滞ったり、品物や数量が間違っていたりすれば、購買業務に支障を来します。安定した仕入れができ、信用できる取引先を確保しなければなりません。

2.適正な品質を確保する

基本的に品質は価格に比例しますが、品質が価格に見合っていないこともあります。一定のレベルをクリアした品質の確保が必要です。

3.適正な数量を決定し確保する

必要な数が足りていないと業務に影響が出て、余ると無駄が生じます。在庫の管理にはコストがかかり、鮮度が落ちるものは廃棄しなければならなくなります。

4.適正な納期を決定し指示し守らせる

納期の設定を誤ると、予定通りに計画が進まなくなります。また、トラブルが起きても大丈夫なような配慮も必要です。計画に遅れが生じないように納期を設定し、それが守られることが必要です。

5.適正な価格で購入する

仕入価格は会社の利益に影響する重要な要素です。品質を維持して可能なかぎり安く仕入れることが必要です。

購買の5原則に対し問題意識を持つことが重要

購買の5原則を知ること、意識することは重要ですが、それだけでは購買の5原則を生かせません。なぜなら、購買の5原則は、原則に過ぎずどうしても守らればばならないルールではないからです。しかし、強い問題意識があれば、自社にとって最適な購買方法や管理方法を生み出せる可能性があります。また、現状の問題点を、視点を変えて解決できるようなアイデアも生まれてくるでしょう。

購買管理をスムーズに行うための4つのポイント

購買管理をスムーズに行うためのポイントを紹介する前に、購買業務の基本的な流れについておさらいします。

購買業務の基本的な流れ

企業によって多少異なりますが、基本的な購買業務は以下のような流れで行われます。

1.取引先の選定

取引先を決め、業務の依頼を行います。

2.見積もり依頼

見積もりをしてもらい、さらにその価格が適正かどうかを判断します。

3.価格・納期の比較検討

見積もりの価格や納期を比較し、最終的にどこと取り引きするかを決定します。

4.発注

購買内容を確定させ、契約を結びます。

5.納期管理

決められた納期までに間に合うかどうかの確認や、遅れが生じた場合の対応などを行います。

6.入荷・検収・検査

納品された品物や数が合っているか、品質に問題ないかどうかなどをチェックします。

7.出荷

必要な品物を生産現場へ届けます。

8.支払い

支払いの処理を経理部門へ依頼します。

2.購買管理をスムーズに行うための4つのポイント

購買管理をスムーズに行うための4つのポイントを解説します。

ポイント1. 購買方法の標準化

「各現場がそれぞれに購買業務を行っており、誰が何を購入しているのか分からない」「購買担当は独自のやり方で仕入れているので、担当者がいない日は業務がストップする」ということはないでしょうか。購買方法がバラバラで属人的に行われていると、情報の共有や引き継ぎなどに問題が生じます。購買方法を社内で統一し、誰が担当しても同じように購買業務ができるようにしなければなりません。

ポイント2. 購買データの一元管理

購買データは企業の財産ですから、無駄にせず有効活用することが望ましいといえます。有効活用とはすなわち、データの「共有」です。しかし、同じ企業内で複数の購買部門や担当者がいると、大切な購買データが共有されにくくなってしまいます。購買データの共有を行うためには、1カ所にデータを集約し、そのデータを誰でも参照できるような環境、つまり「購買データの一元管理」が必要です。購買業務で培ったノウハウや取引先の情報など、購買データが共有・蓄積されることでよりスムーズな購買が可能です。

ポイント3. 購買業務の見える化

企業として、誰が何を購入しているのかを把握できないとトラブル発生時に困るうえに、業務改善が困難です。業務の流れやプロセス、リアルタイムの状況などを可視化(見える化)できれば、問題発生時にすぐ対応でき、解決できる環境が整います。

ポイント4. システム化

「購買方法の標準化」「購買データの一元管理」「購買業務の見える化」が実現できれば、購買管理がスムーズに行えるようになります。ただ、考えるべきは実現するための方法です。いくら業務の方法を工夫しても、アナログ作業では会社規模によっては限界があります。これらのポイントを実現するために「システム化」が必要になります。

システム化にはリスクもある

システム化は業務改善のカギである一方、ネックでもあります。なぜなら大規模システムの導入は、企業規模によっては費用対効果が悪く、失敗すると大きな損失を生じさせるリスクがあるからです。そのため、なかなかシステム化に踏み切れない企業も多いのが現状です。そこでシステム化とは別の手段で解決する方法を紹介します。それが「購買業務アウトソーシング」です。

購買業務アウトソーシングとは?

購買業務アウトソーシングとは、購買業務そのものを外部委託してしまうという方法です。購買業務アウトソーシングでは、面倒な購買業務を専門業者に任せられるので、社員はシステム上で簡単な作業を行うだけで済みます。一定の費用を支払う必要がありますが、社内に大規模システムを導入することなく「購買業務のシステム化」が可能です。購買業務アウトソーシングでシステム化のリスクを避けつつ、購買管理をスムーズに行うための4つのポイントを実現できます。

購買管理の改善で収益力をアップ

購買業務を滞りなく行うためにも、購買管理は必要不可欠です。ただし、購買管理をしているからといって油断はできません。本当の意味でしっかりと管理が行われているかどうかが重要です。そのために「購買管理をスムーズに行うポイント」を紹介しました。企業の収益力をアップさせるためにも、ぜひ購買管理の改善を推進していきましょう。

 

参考: