副資材の調達をスムーズに拡大しコスト削減をするための方法とは?

コラム

生産に直接影響を与える原材料や部品などの直接材は、その価格が製造原価に大きく影響するため調達コストを引き下げることが極めて重要な資材です。直接材は取引量や回数が多いため、各企業はさまざまな方法でコスト削減に取り組んでいます。

しかし、副資材については、直接材に比べると1つあたりの取引量や回数が少ないことからコスト削減に対する取り組みは直接材ほど進んでいません。また、副資材のコスト削減に取り組んではいるものの十分な成果を上げられていない企業も多く存在します。直接材ほど製造原価に対するウェイトが高くないとはいえ、コスト競争力を高めるには、副資材についてもコスト削減に取り組む必要があります。そこで、副資材の調達コストを削減するための方法について、副資材調達の現状や問題点を踏まえたうえで解説します。

副資材とは?

副資材とは、企業が調達する資材のうち、直接、個別の製品価格に反映されにくい資材のことです。具体的には、製造現場で使用する「工具」「ユニフォーム」「手袋」「燃料」など、またあらゆる部門で使用する「筆記用具などの文房具」「電卓・電話機などの事務機器」などのオフィス用品が該当します。製品はさまざまな原材料や部品を使用して作られますが、これらは「直接材」と呼ばれます。つまり、商品の製造、管理に必要だが、商品の一部にはならない資材を「副資材」と呼ぶともいえるでしょう。また「副資材」は「間接材」や「MRO(Maintenance, Repair and Operations)」とも呼ばれます。

副資材の調達の現状

副資材の調達の特徴と課題

副資材は、直接材に比べると以下のような特徴があります。

・種類が多く購入数・金額が少ない(多品種少量発注)
・社内の全部門が発注部門(多数の発注窓口)
・購入先が多岐にわたる(多数の仕入れ先)

多くの場合、直接材は、少品種であり大量発注が可能であるため発注窓口を集約でき大幅なコスト削減が可能です。一方で、副資材は上記のような特徴からコスト削減しにくく、多くの企業が課題を抱えています。しかし、厳しい価格競争を乗り切って利益を上げるためには、副資材のコスト削減まで徹底して行うことが必要です。売上が簡単に伸ばせない時代には、コスト削減に注力して利益を増やしていくことは極めて重要なのです。

また、副資材の調達を業務の合間に行えるとしても、会社によって一定額以上は決裁や相見積もりを取ることが必要と定められています。仕入れる副資材の品質や納期の管理など、面倒な業務が必要になることもあります。これらの業務を各部門ですべて合計すると、意外に見えないコストとして無視できないほど大きい可能性があります。これらの理由により、副資材の調達を効率化し、コスト削減を進める必要があります。

副資材の「オフィス用品」は効率化が進んでいる

これまで、合理化が難しく、またその効果が大きくないとして重視されなかった副資材調達の効率化ですが、副資材のうち「オフィス用品」については、近年状況が変わってきています。それは、インターネットによる電子商取引で法人向けネット通販が利用できる環境が整い、効率的に調達ができるようになってきたからです。現在は多くの企業でネット通販の利用が進んでいます。しかし、一方で製造現場や開発現場で使う工具や安全用品、実験用品などの専門性の高い副資材は、まだまだネットを利用した調達は進んでいません。

副資材調達の問題点

副資材は、なぜ調達の効率化が進まないのでしょうか。それは、自社のそれぞれの部署が発注するため発注窓口が多いこと、さらに多品種の資材を仕入れる必要があるため仕入れ先が多いことが考えられます。そのうえ多品種少量発注のため一品種あたりの購入金額も小さいことも効率化が進まない原因のひとつでしょう。また、副資材の低コスト化に立ちはだかる問題として、そもそも問題意識自体が持たれていないことも挙げられます。副資材を必要とする部門や社員が業務の合間に個別に発注するやり方では当然、コスト削減は望めませんが、それが効率の悪い発注方法だとはあまり意識されていません。つまり、副資材にコストがかかっているという認識自体が薄く、隠れたコストになりやすいのです。

しかし、この現状をそのままにしておくのは前述したとおり問題です。効率的に副資材を仕入れられる環境が整ってきていることも考慮すると、隠れたコストを徹底的に洗い出し、利益を少しでも生み出すためにもコストの削減を考えるべきでしょう。

ここからは、あらためて、「副資材調達の問題点」についてまとめて、副資材のコスト削減について考えましょう。

仕入れ原価の削減が難しい

副資材の調達価格を抑えようとすると、以下のような問題があります。

  • 個別部門の購入では、多品種少量のため価格削減交渉ができない

価格交渉を行うには、仕入れ先にとって重要な顧客(大口顧客)になる必要があります。大量に購入する代わりに単価を下げる「ボリュームディスカウント」ができるからです。仕入れ先企業は、多少価格を下げても購入額が多ければ利益が出るため、定期的に大口注文をしてくれる重要な顧客を失わないようにするためにもボリュームディスカウントに応じます。直接材は少品種多量のため、このような価格交渉がしやすいのですが、副資材は多品種少量のため仕入れ先が分散し、仕入れ先企業1社あたりの発注量が少量のためボリュームディスカウントによる価格交渉がほとんどできません。

  • 他に品質・価格に優れた副資材があってもその情報が共有されない

仕入れ原価をより安くするには、できるだけ多くの仕入れ先を探し出し、資材の品質・価格といった情報を得る必要があります。複数の仕入れ先を比較検討し、より高品質で低価格なものを選ぶことでコスト削減につながるからです。また、「仕入れ先の比較」は価格交渉においても重要です。仕入れ業者間で競争させられれば、価格交渉を有利に進められるからです。しかし、副資材は、部門や社員が個別に調達していることが多く、このような情報がなかなか共有されません。

効率化が難しいので人材費などのコスト削減が難しい

調達コストは、副資材の仕入れ原価のほかに、「購入に必要な人件費・経費」もかかります。副資材の調達は、多品種少量発注であることから、その仕入れは業務が仕組みとして確立されておらず「属人的」に行われています。部門や社員が独自のノウハウで個別に調達してしまう属人的な調達が行われている場合、以下のようなさまざまな問題が発生します。

・一元管理や標準化による効率化が進められない

・重要なコア業務の中断やコア業務に集中できないなどの問題が起きる可能性がある

・見積もりや品質の確認などを同じような副資材を個別部門・個別社員が行うことで調達に無駄が生じる

・調達ノウハウが共有されない など

つまり、属人的な仕入れ業務が蔓延している状況では、仕入れ業務の効率が悪いというだけでなく、余計な経費がかかっていることすらあるのです。仕入れ原価を下げにくい副資材の調達において、コスト削減を実現するためには、属人的な調達方法からの脱却が不可欠といえるでしょう。

副資材の調達コストを削減するには?

このような問題のある副資材の調達でコスト削減(効率化)を行うには、具体的にどうすればいいのでしょうか。解決策について考えてみましょう。

購入部門として調達を管理し、調達ノウハウや品質などの情報を共有する

まずは、属人的な調達方法を根本的に見直さなければなりません。そのために副資材の調達を購入部門がまとめて行い、一元管理する必要があります。これにより重複などの無駄がなくなり、調達ノウハウが共有できます。また各部門での調達担当の手間が省けるので、各社員はコア業務に集中できます。

調達方法をマニュアル化・標準化して誰でも同じように調達を可能にする

次はマニュアル化・標準化を行います。これにより担当者が休んでいても誰かが代わりに行うことができ、担当者の退職や異動が発生しても引き継ぎが容易です。また、どのような手順で調達が行われているのかを可視化できていれば、調達方法の効率化を考えるときにも役立ちます。

「ネット調達」の利用を拡大する

会社によっては、購入部門を設けたりマニュアル化したりするほど副資材の調達量がない場合もあるでしょう。この場合は、「ネット調達」を利用してはいかがでしょうか。オフィス用品のネット調達をしていなければ、まずオフィス用品からはじめます。すでにオフィス用品のネット調達をはじめている場合は、オフィス用品以外の工場現場で使う副資材までネット調達を拡大することを目指しましょう。そうすることで、仕入れ原価の削減と調達にかかわる人件費の削減が期待できます。経験と実績の豊富な「ネット調達」サービスを利用することで、副資材の調達の問題点を効率的に解決できコスト削減を実現できます。

ネット調達を拡大してすべての副資材のコスト削減を実現!

副資材は多品種少量発注になるという性質から、仕入れ原価を下げにくく、属人的な調達管理になりがちです。そのため、副資材のコスト削減を実現するためには、副資材の調達管理を効率化し、無駄を削減することが重要です。ネット調達という外部サービスの利用を拡大することで、コストと時間の無駄をなくし、費用対効果を高められます。