社内物品の購買業務の改善方法

コラム

前回、購買業務を統一化することで、社内物品の購入コストに関する課題は解決できたが、オペレーションに関する課題が増えてしまったという「社内物品の購買業務における課題」についてお話しました。

今回はこのオペレーションの効率化を含む購買業務の改善方法について考えてみたいと思います。

購入コストの改善がオペレーションへ与える影響

 

全国に事業所をもつ会社がオフィス用品の購買業務を総務部に集中させたところ、購入コストの統一化、低減化、管理強化には成功しました。

しかし、社内からの取りまとめ業務、仕入先への発注業務、納品物の荷受・仕分け・社内要求先への納品業務が増えてしまい、残業時間の増加、本来業務の遅延などを招いてしまいました。

では、それをどう解決すればよいでしょうか。

社内物品のオペレーションを効率化

 

最近、オフィス用品のBtoB向けWeb販売サービスがあるのだから、そういうものを活用して改善すれば良いじゃないか、という考えもあります。確かに、発注から納品まで総務部門の手を煩わさずに購入できそうです。

ただ、これらのサービスにはできないことがあります。

一つは「ワークフロー」にあてはまらない。つまり承認プロセスの外になってしまいます。これでは購買業務の統一化で達成できた管理の強化からは離れてしまいます。

もう一つは、オフィス用品のような消耗品はこれでも良いのですが、その他の社内物品、つまり販促品や帳票、カタログといった印刷物などの個別の物品については取扱いができないということです。

cl_c35.png

このような社内物品のオペレーションの改善には、それこそオフィス用品販売サービス会社が持っている仕組みを自社にフィットさせた形で用意しないと難しいでしょう。

次に、少し違う視点で見てみましょう。

購買業務をアウトソーシングして改善する

 

最近、業務システムなどで「クラウドサービス」の活用というキーワードが目立つようになりました。「クラウドサービス」とは、インターネットを経由して、社外の信頼できる企業が運営するサーバーで稼働する、その企業用にカスタマイズされたシステムを利用するサービスのことです。

企業がこれまで自社内に置いていた業務システムを、「クラウドサービス」に置き換え、システムの機材や運用をアウトソーシング化することで、課題となっていたシステムのオペレーションコストの改善を狙っています。

「クラウドサービス」と同様のことを、社内物品の購買業務でも行うことができます。

cl_c36.png

社内物品の購買業務に関する、購買、物流、管理業務をパッケージ化し、導入する企業の実体やニーズに合わせてカスタマイズすることで、社内物品業務をアウトソーシング化でき、購買業務の改善が期待できます。

つまり、貴社専用の「社内物品調達サービスシステム」を自社で用意することなく導入が可能となるわけです。

【社内物品とは】
業務上必要な「オフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、その他消耗品」を総称したビズネットオリジナルの名称です。間接材、用度品、副資材など、業種や企業によってその呼び方は異なります。

【関連記事】